CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
MUNICIPALIDAD DE AMATITLAN DEPARTAMENTO DE GUATEMALA
EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORÍA
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
11 4 4 4 4 4 3 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 1 1 1
1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función
2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales 3.1.2 Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES 5.1 Comentarios 5.1.1 Antecedentes Generales 5.1.2 Descripción del Área Evaluada 5.1.3 Gestiones y Actividades Realizadas 5.2 Conclusiones 5.2.1 Conclusiones Generales 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno
7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 Base Legal
El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los terminos legalmente establecidos y de conformidad con sus caracteristicas multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercido por medio del Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde Muncipal, síndicos y concejales, electos, políticos, ordenanzas directamente por sufragio universal y secreto para un periodo de cuatro años, pudiendo ser reelectos.
El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.
La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales.
Su ámbito juridico se encuentra regulado en la Constitución Política de República, articulos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal.
1.2 Función
El municipio, para la gestión de sus intereses, en le ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.
Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes:
Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros, administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento de desechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento, regulación del transporte, gestion de biblioteca, parques y farmacias municipales, servicios de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales, reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.
2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA
La auditoría se realizó con base en:
La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en el artículo 232.
El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.
Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del Sector Gubernamental.
Nombramiento DAM-0083-2014 de fecha 20 de junio de 2014.
3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
3.1 Área Financiera
3.1.1 Generales
Verificar los cobros realizados por concepto de estacionamiento público, por parte de la Municipalidad de Amatitlan durante el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, con el objetivo de ver la razonabilidad de los procesos y procedimientos que involucran el cumplimiento de las tarifas autorizadas, asi como, el registro, control y revelación en el estado de resultados por el periodo indicado.
3.1.2 Específicos
Verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el manual de procesos y procedimientos autorizado por el Concejo Municipal, como parte del cumplimiento del control interno determinado.
Verificar el cobro del estacionamiento publico, mediante las tarifas autorizadas por la Municipalidad de Amatitlan, las cuales son de Q 2.00 y Q 3.00.
Comprobar la correcta contabilización de los ingresos percibidos por concepto de estacionamiento público y su correctda revelación en el Estado de Resultados, por el período indicado.
Realizar pruebas de auditoria para ver la razonabilidad del saldo financiero según el Estado de Resultados, presentado al 31 de diciembre de 2013.
4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
4.1 Área Financiera
Ingresos:
El Estado de Rusultados, muestra en la cuenta No. 13.02.60.16.99 Otros estacionamiento de Vehiculos en vías públicas, un saldo de Q 153,320.00, el cual corresponde al periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, en nuestro alcance, consideramos la revisión del 100% de los meses de enero, abril, junio, octubre y diciembre de 2013, llegando a una estimación de la nuestra muestra del 52% equivalente a Q79,130.00 según recibos de caja 7B revisados, así mismo, los recibos de caja 31B, los cuales también fueron utilizados para la cobranza del parqueo público, pero fueron contabilizados en una cuenta diferente por valor de Q262,914.50, el resultado de la revisión se detalla en el presente informe.
5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES
5.1 Comentarios
5.1.1 Antecedentes Generales
El 30 de marzo de 2014, según expediente EXP-DAM-0446-04-2014, ingresado en la ventanilla de la Contraloria General de Cuentas, se solicitó por parte del Diputado Amilcar Pop, para realizar examen especial de auditoria en la Municipalidad de Amatitlán, del Departamento de Guatemala, sobre los ingresos percibidos por concepto de servicios de estacionamiento público en la Municipalidad de Amatitlan.
5.1.2 Descripción del Área Evaluada
Ingresos Propios:
Los ingresos propios obtenidos por la Municipalidad, por concepto del estacionamiento público, se registran en la cuenta Otros estacionamientos de vehículos en vías públicas, por el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre 2012, la Municipalidad muestra en su Estado de Resultado el saldo recaudado de Q 153,320.00.
5.1.3 Gestiones y Actividades Realizadas
Para llevar a cabo el examen especial de auditoria en la Municipalidad de Amantitlan departamento de Guatemala, se realizaron las actividades siguientes: Se solicitaron los reportes de SICOIN GL, de las ejecuciones presupuestarias de los ingresos percibidos durante el perido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, asi mismo, de este mismo periodo se solicitaron los recibos de caja serie 7B y 31B, los controles o constancias de entrega de los recibos a los empleados responsables del cobro del estacionamiento publico y las liquidaciones diarias de caja, donde se contabilizan los ingresos, según requerimiento realizado en oficio O-01-DAM-0083-2014 de fecha 08 de julio de 2014.
Se evaluó el control interno a través de un cuestionario de control interno, el cual fue contestado por el Director de Administración Financiera Integrada Muncipal y concluyeron en observaciones incluidas en los hallazgos reportados.
5.2 Conclusiones
5.2.1 Conclusiones Generales
El Examen Especial de Auditoria, fue concluido de acuerdo al programa de auditoria implementado, se determinaron hallazgos importantes o irregularidades con el control interno, así como, en la contabilización o registro de los ingresos, los cuales se detallan en numeral 6 del presente informe.
6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
Como resultado del presente examen especial de auditoría realizado, se detectaron aspectos importantes que merecen ser revelados, los cuales se describen a continuación:
Área Financiera
Hallazgo No. 1
Uso y manejo inadecuado de cuenta contables
Condición
De acuerdo al análisis efectuado al Estado de Resultados, se detectó que para el registro de los ingresos por parqueo público utilizan dos cuentas para hacerlo, siendo la primera cuenta: Otros estacionamientos de vehiculos en la vía pública, cuyos ingresos se llevan a cabo por medio de los recibos 7B, por un monto registrado de Q 153,132.00 y la cuenta Otros atributos no clasificados en grupos anteriores, el cual muestra un monto registrado de Q 262,914.50.
Criterio
El acuerdo Ministerial No. 215-2004 del Ministerio de Finanazas Públicas, Manual de Clasificaciones Presupuestaria para el sector público de Guatemala, Articulo 2 establece: "Para que las Entidades de la Administración Central, Entidades Decentralizadas y entidades autónomas incluyendo las Municipalidades, apliquen en el proceso presupuestario un ordenamiento homogéneo en las finanzas públicas, deberan observarse el uso y aplicación del manual de clasificaciones presupuestarias para el sector público de Guatemala, cuyos clasificadores adicionalmente forman parte del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN
WEB-Causa
El Director de AFIM, no ha llevado a cabo una depuración de cuentas para dejar las que en realidad demuestran las actividades que la Municipalidad lleva a cabo para llevar fondos a las arcas.
Efecto
Al tener dos cuentas diferentes para registrar un mismo movimiento no permite que se visualice de mejor forma los conceptos de los ingresos municipales.
Recomendación
Al Alcalde Municipal para que gire instrucciones al Director de AFIM, para que se lleve un registo de los parqueos públicos en una sola cuenta, no importado si son recibos 7B o 31B.
Comentario de los Responsables
De acuerdo a nota emtida por el Alcalde Municipal y el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, dirigida a la Comisión de Auditoria, sin número y
de fecha 09 de septiembre de 2014, manifiestan: "En relación al mismo se le informa que a recomendación del Señor Alcalde Municipal actualmente el ingreso por parqueo público que se genera para las Arcas Municipales se esta registrando en la cuenta Otros Estacionamiento de vehículos en Vías Públicas llevando así solo un cuenta para el control prespuestario y contable del mismo."
Comentario de Auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud de que los responsables acordaron realizar el registro del cobro de parqueo únicamente en la cuenta "Otros Estacionamineto en Vías Públicas" no importando la serie de los recibos emitidos, a partir de la recomendación planteada y notificada.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 9, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
ALCALDE MUNICIPAL MAINOR GUILLERMO ORELLANA MAZARIEGOS 8,000.00
DIRECTOR DAFIM PABLO ENRIQUE DE JESUS CARBALLO ZUÑIGA 8,000.00
Total Q. 16,000.00
Hallazgo No. 2
Falta de manual de funciones y procedimientos
Condición
La Municipalidad no ha implementado el manual de procedimientos para llevar un control sobre la actividad desarrollada en los parqueos municipales, ya que no se logro obtener una información concreta, sobre la forma que tienen para controlar los ingresos obtenidos, asi como, para efectuar el traslado a la tesorería o su eventual depósito y liquidación en la Municipalidad.
Criterio
El Decreto número 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, articulo 34, reformado por el articulo 6 de decreto 22-2010, Reglamentos Internos establece: " El Concejo Municipal emitirá su propio reglamento interno de organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, así como, el reglamento de personal, reglamento de viaticos y demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la Administración Municipal".
El Acuerdo Número 09-03 de fecha 08 de julio de 2003, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por el Jefe de la Contraloría General de
Cuentas, norma 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos establece: " La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación y las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo".
Causa
El Concejo Municipal no ha implementado el Manual de Procedimientos, para el manejo y resguardo de los fondos municipales en la actividad de parqueos.
Efecto
Se corre el riesgo de uso indebido de los fondos municipales, que en determinado momento puedan causar desmedro en el erario municipal.
Recomendación
Al Concejo Municipal, para que emitan el Manual de Procedimientos, de recepción y deposito de cobros sobre parqueos públicos.
Comentario de los Responsables
De acuerdo a nota emtida por el Alcalde Municipal y el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, dirigida a la Comisión de Auditoria, sin número y " En respuesta a dicho hallazgo de fecha 09 de septiembre de 2014, manifiestan:
se le informa que el mismo ya fue trasladado al Concejo Municipal para poder definir los lineamientos a seguir y cumplir así con los manuales de funciones y procedimientos para el cobro de parqueos.
Comentario de Auditoría
Se confirma el hallazgo en virtud de que los responsables solicitaron al Concejo Municipal los lineamientos para cumplir con los manuales de funciones y procedimientos, como parte del cumplimiento en la recomendación planteada y notificada en el hallazgo.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 3, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
ALCALDE MUNICIPAL MAINOR GUILLERMO ORELLANA MAZARIEGOS 8,000.00
DIRECTOR DAFIM PABLO ENRIQUE DE JESUS CARBALLO ZUÑIGA 8,000.00
Hallazgo No. 3
Deficiente control interno Falta de firmas en Liquidación diaria de ingresos y en la constancia de entrega de talonarios de recibos de caja a empleados responsables
Condición
Al efectuar la revisión de los ingresos de la Municipalidad, por concepto de estacionamiento público, se determinó que el formato utilizado para el control de la entrega de los talonarios de recibos de caja al personal que realiza los cobros y los formatos utilizados para la liquidación diaria de ingresos, no cuentan con las firmas de empleados responsables, quienes tienen la obligación de registrar el nombre y firma como constancia y cumplimiento del control interno, tanto del empleado que recibe y entrega, asi como de la persona que esta liquidando los ingresos percibidos en el dia.
Criterio
Las Normas Generales de Control Interno, norma 1.2 Estructura de Control Interno, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un abiente óptimo de trabajo...". Norma 1.5 Separación de funciones "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente las funciones de las unidades administrativas y sus servidores". Norma 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, establece: "Los procedimiento de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.
Causa
El Director de AFIM, no ha implementado un control sobre el cumplimiento de los empleados que tiene una responsabilidad para registrar su nombre y firma en los formularios de control de entrega de talonarios de recibos de caja y en las liquidaciones diarias de ingresos de percibidos.
Efecto
Existe un alto riesgo, por falta de control y que la Municipalidad vea disminuidos sus ingresos, por no tomar las medidas adecuadas para evitar situaciones que perjudiquen a la Municipalidad.
Al Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Muncipal, para tomar las medidas de control y solicitar a los empleados responsables para que consignen su nombre y firma en los formatos establecidos para el control de los talonarios de recibos de caja y en las liquidaciones diarias de ingresos.
Comentario de los Responsables
De acuerdo a nota emtida por el Alcalde Municipal y el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, dirigida a la Comisión de Auditoria, sin número y " En respecto a dicho hallazgo se de fecha 09 de septiembre de 2014, manifiestan:
le informa que se hizo la recomendación por parte del Señor Alcalde al cual se le indico que desde el años 2013 se tiene un procedimiento por parte de la Tesorería Municipal para la entrega y liquidación de talonarios, el cual se registra en el sistema SIAF-MUNI al encargado de los cobros a realizarse, dicho sistema emite una constancia la cual es firmada por quien recibe y entrega quedando una copia para archivo de la tesorería y la Original para quien recibe, al mismo tiempo se lleva un Libro de Actas para entrega y recepción de talonarios 31-B Autorizado por la Contraloría General de Cuentas el cual se lleva en forma paralela dichos registros, así también por parte de quien recibe y liquida los talonarios se tiene un registro llevado por su parte un libros de Actas en el cual se hace constar la numeración de recibos a entregar el depósito bancario efectuado a nombre de la Municipalidad de Amatitlan y el monto realizado, el cual es revisado por la Tesoreria y si todo esta conforme a la liquidación el encargado firma el libro conforme y recibe los depósitos para su registro, de lo cual se adjunta copia".
Comentario de Auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud de que en la revisión de los documentos en campo se comprobó y verificó el incumplimiento del procedimiento planteado por los responsables como argumentos de descargo.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 20, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
ALCALDE MUNICIPAL MAINOR GUILLERMO ORELLANA MAZARIEGOS 20,000.00
DIRECTOR DAFIM PABLO ENRIQUE DE JESUS CARBALLO ZUÑIGA 20,000.00
Total Q. 40,000.00
Hallazgo No. 4
Condición
La Comisión de Finanzas, no efectúa arqueos sorpresivos a las personas que se encargan del cobro sobre el estacionamiento público municipal.
Criterio
El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal - MAFIM - númeral 6.2.6 Modulo de Tesorería, establece: "Que la existencia de fondos y valores, cualquiera que sea su origen, deberá estar sujeta a comprobación fisica mediante arqueos sorpresivos periódicos, practicados por la Comisión de Finanzas"
Causa
La Comisión de Finanzas Municipal, no ha llevado a cabo esta actividad, que redunda a beneficio para el control de la Municipalidad sobre sus ingresos por estacionamiento.
Efecto
Al no tener control sobre los ingresos que genera esta actividad municipal, se corre riesgo de pérdidas de cualquier indole sin saber que es la realidad de los ingresos por estacionamiento.
Recomendación
Al Concejo Municipal, para que le solicite a la Comisión de Finanzas, para que lleve a cabo las actividades para las cuales fue nombrada.
Comentario de los Responsables
De acuerdo a nota emtida por el Alcalde Municipal y el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, dirigida a la Comisión de Auditoria, sin número y " Por parte de este Hallazgo se le de fecha 09 de septiembre de 2014, manifiestan:
informa que la Comisión de Finanzas Públicas Realiza Arqueos cada fin de mes, dándolo seguimientos a todo los que respecta a los ingresos y egresos Municipales dejando constancia del mismo en acta la cual es firmada y enviada a la Contraloría General de Cuentas como lo indica la ley".
Comentario de Auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud de que los responsables no presentaron la documentación correspondiente al seguimiento que hace la Comisión de Finanzas a los arqueos mensuales que realiza y reporta a la Contraloría General de Cuentas, asi mismo, el objetivo primordial de realizar un arqueo de caja o valores, es la oportunidad o el momento de constartar de que las actividades de cobro se realizan con normalidad, verificando el movimiento a través de una fiscalización
adecuada, por lo tanto, los argumentos presentados para el descargo del hallazgo no correponde.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 1, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
ALCALDE MUNICIPAL MAINOR GUILLERMO ORELLANA MAZARIEGOS 5,000.00
DIRECTOR DAFIM PABLO ENRIQUE DE JESUS CARBALLO ZUÑIGA 5,000.00
Total Q. 10,000.00
7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO
Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.
No. NOMBRE CARGO PERÍODO
1 MAINOR GUILLERMO ORELLANA MAZARIEGOS ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2013 - 31/12/2013
2 GUSTAVO ADOLFO MORALES OCHOA SINDICO I 01/01/2013 - 31/12/2013
3 BYRON ROMEO TELLO BALCARCEL SINDICO II 01/01/2013 - 31/12/2013
4 ELDER AMILCAR LEMUS MARROQUIN CONCEJAL I 01/01/2013 - 31/12/2013
5 BRENDA YANNET CRUZ ORREGO DE MELGAR CONCEJAL II 01/01/2013 - 31/12/2013 6 MIGUEL ENRIQUE DE LA CRUZ FUENTES CONCEJAL III 01/01/2013 - 31/12/2013
7 CLODVIN FERNANDO ACEITUNO AYALA CONCEJAL IV 01/01/2013 - 31/12/2013
8 MARIA MAGDA RAQUEL FIGUEROA GODOY CONCEJAL V 01/01/2013 - 31/12/2013
9 JOSE ANTONIO DIAZ ACEITUNO CONCEJAL VI 01/01/2013 - 31/12/2013
10 MARIA DE LOS ANGELES PRADO SANCHEZ CONCEJAL VII 01/01/2013 - 31/12/2013 11 CLAUDIA LUCRECIA SANTIAGO GOMEZ SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2013 - 02/08/2013
12 HUGO RENE GOMEZ GALVEZ SECRETARIO MUNICIPAL 07/08/2013 - 31/12/2013
13 PABLO ENRIQUE DE JESUS CARBALLO ZUÑIGA DIRECTOR DAFIM 01/01/2013 - 31/12/2013
