ESTUDIOS PREVIOS DE NECESIDAD PARA UNA CONTRATACIÓN
El profesional de Talento Humano, en uso de sus facultades Constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el numera 7 y 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1993, el artículo 2.2.1 del decreto reglamentario 0734 de 2012, Se permite realizar el presente estudio previo de necesidad para una contratación, el artículo 20 del decreto 1510 de 2013, Se permite realizar el presente estudio y documentos previos para realizar una contratación y el análisis del sector de conformidad con el art. 15 del decreto 1510 de 2013
1. CAPACIDAD JURÍDICA PARA LA CONTRATACIÓN.
1.1. CAPACIDAD OBJETIVA.
1.1.1. Fundamento Jurídico: Artículo 311 y numeral 9 del Artículo 315 de la Constitución Política
de Colombia
1.2. CAPACIDAD SUBJETIVA.
1.2.1. Fundamento Jurídico: El Alcalde Municipal de Momil, fue elegido popularmente en las
pasadas elecciones del 30 de octubre de 2011, debidamente posesionado y en ejercicio del cargo y como tal es el Representante legal y constitucional del Municipio para todos los efectos.
2.1 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD.
La forma en que se ha desarrollado la separación absoluta entre las esferas pública y privada y de éstas en torno al desarrollo de actividades que interesan a la sociedad, se muestra propicia al afianzamiento de una concepción material de los asuntos públicos, por cuya virtud los particulares vinculados a su gestión, si bien siguen conservando su condición de tales, pueden en determinados momentos participar en el desempeño de actividades que en principio poseen características de funciones públicas, predicado que, según lo expuesto, tiene un fundamento material, en cuanto consulta, de preferencia, la función y el interés públicos involucrados en las tareas confiadas a sujetos particulares, por ello, es menester de seguridad y confianza pública el desarrollar todos y cada uno de los actos de la administración conforme está reglamentado, en aras de conservarle la seguridad jurídica que representan.
La ley, atendiendo a la identificación y naturaleza de los sujetos que participan en el proceso de la contratación y la necesidad de realizar su objeto, establece las actividades que cada uno de ellos debe cumplir dentro del referido proceso. Igualmente, la ley, delimita el campo de las responsabilidades que les corresponden a las entidades
estatales, a los servidores públicos y a los contratistas, en armonía con los preceptos de la Constitución (art. 6º, 90, 124 y 209), originadas en sus acciones u omisiones, cuando quiera que éstas irrogan perjuicios a cualquiera de los sujetos de la relación contractual.
En éste orden, los particulares pueden ejercer funciones públicas, en forma temporal o permanente, como se deduce de los artículos 123, inciso tercero y 210, inciso segundo de la Carta. En sentido amplio la noción de función pública atañe al conjunto de las actividades que realiza el Estado, a través de los órganos de las ramas del poder público, de los órganos autónomos e independientes (art. 113) y de las demás entidades o agencias públicas, en orden a alcanzar sus diferentes fines. En un sentido restringido se habla de función pública, referida al conjunto de principios y reglas que se aplican a quienes tienen vínculo laboral subordinado con los distintos organismos del Estado. Por lo mismo, empleado, funcionario o trabajador es el servidor público que está investido regularmente de una función, que desarrolla dentro del radio de competencia que le asigna la Constitución, la ley o el reglamento (C.P., art. 123). Es dentro de la anterior concepción, como se ha hecho posible la colaboración de los particulares en el desempeño de ciertas funciones o actividades públicas, sin que éstas ni el sujeto que las ejecuta se desnaturalicen. Así, los contratistas, conforme a dicho estatuto, son las personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, que asumen la ejecución de una labor o actividad, o que deben asumir la realización de una determinada prestación, según las especificidades del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.
Que dentro del plan de adquisiciones de la entidad vigencia 2014 se tiene contemplado contratar los servicios profesionales de un asesor en materia financiera y presupuestal, siendo necesario su contratación dado que en la planta de personal del Municipio de Momil, no existe el cargo de asesor en materia financiera y presupuestal que se encargue de asesorar al municipio en el área económica y presupuestal y es así como se requiere la asistencia de un profesional en materia económica que preste este servicio.
Por último, es preciso señalar que no hay personal de planta que pueda desarrollar el objeto y las obligaciones del contrato, debido al grado de especialización, lo cual implica la contratación del servicio.
2.2 ESTUDIO DEL SECTOR
Atendiendo lo ordenado en el art. 15 del decreto 1510 de 2013 y en aplicación al manual o guía expedido por Colombia Compra Eficiente para la elaboración de los estudios del sector en materia de contratación directa, se estable el siguiente análisis del sector desde los aspectos legales, organizacionales, comerciales, técnicos y análisis del riesgo:
ASPECTOS LEGALES Y ORGANIZACIONALES: La Entidad Estatal requiere una persona natural cuya profesión sea economista o contador titulado y en ejercicio con tarjeta profesional.
ASPECTOS COMERCIALES, TECNICOS Y ANALISIS DEL RIESGO.
La entidad dado que necesita de asesoría financiera y presupuestal, requiere un economista o contador especializado con mínimo cinco años de experiencia profesional contado desde la fecha de graduación y experiencia acreditada de asesoría en la mencionada materia.
ASPECTOS FINANCIEROS, ORGANIZACIONALES, TÉCNICOS Y DE ANÁLISIS DE RIESGO
Esta entidad ha contratado durante las vigencias 2012 y 2013 los mismos servicios, con unos honorarios de CUATRO MILLONES DE PESOS MTE y CUATRO MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS, respectivamente, contratados mediante la modalidad de contratación directa denominada prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión atendiendo la naturaleza del objeto a contratar, la idoneidad y experiencia del contratista, con base en la causal señalada en el literal h) numeral 4º de la ley 1150 de 2007, y por último la entidad fue satisfecha con los servicios prestado en la medida que el señor contratista brindo su asesoría satisfactoriamente cumpliendo con las obligaciones adquiridas.
TIPO DE REMUNERACION: El tipo de remuneración recomendada para la prestación de servicios objeto del Proceso de Contratación son los honorarios fijos mensuales.
2.3 DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES ESPECIALIZADOS DE ASESORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL AL MUNICIPIO DE MOMIL –DEPARTAMENTO DE CORDOBA PARA EL FORTALECIMIENTO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL.
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. Son obligaciones del contratista en desarrollo del presente Contrato: 1. Prestar sus servicios especializados de Asesoría a la Gestión financiera y presupuestal, para lo cual hará los análisis que estime convenientes, los que le solicite el Alcalde y demás funcionarios ante lo cual presentara las recomendaciones a que haya lugar 2. Asesorar al Municipio en todo lo relacionado con la parte financiera y presupuestal del municipio especialmente en la organización, expedición, control y supervisión de los actos administrativos con implicaciones financiares y presupuestales. 3. Prestar el servicio en los casos de emergencia, en horas hábiles, siempre que se le requiera. 4. Actuar con diligencia en los asuntos encomendados por el Señor Alcalde del MUNICIPIO y demás funcionarios en la materia objeto del contrato. 5. Brindar orientación y absolver las consultas relacionadas en el área. 6. Acreditar afiliación a salud y pensión según lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002,797 de 2003 y decreto 510 de 2003, presentando mensualmente los recibos de pago de aportes al SGGSS en salud y pensiones. 7. Utilizar las herramientas tecnológicas diseñadas por la Entidad como instrumento de apoyo y consulta para cumplir de manera efectiva en la calidad, oportunidad y pertinencia en sus servicios como contratista.8.. Responder por los elementos, bienes, información, etc. Que se pongan a sus
disposición para la ejecución del presente contratos propendiendo, en todo caso, por su conservación y uso adecuado; no obstante el contratista deberá contar con su propio material y herramientas de trabajo y prestará sus servicios profesionales de manera independiente y autónoma. 9. Devolver los bienes que le hayan sido entregados por el MUNICIPIO para desarrollo del contrato, al finalizar el plazo de ejecución del mismo. 10. Mantener la Confidencialidad de la información que le sea suministrada en razón del contrato. La protección es indefinida por lo tanto no se podrá hacer usos de la información en ningún tiempo, ni durante la ejecución del contrato, ni una vez finalice, ya que dicha información goza de confidencialidad de la información, por razón del secreto Profesional, sólo podrá ser usada para fin inherentes a su actividad. El incumplimiento a este compromiso podrá ser objeto de las sanciones contempladas en la ley y a las denuncias que de su incumpliendo se puedan derivar. 11. Presentar al supervisor dentro de los cinco días siguientes al mes, informe sobre el desarrollo de la actividad contractual. 12. Ejecutar las actividades y obtención de resultados de calidad de conformidad con la especificación presentada en los términos de invitación. 13. Cumplir con los deberes señalados en los artículos 4º y 5º de la Ley 80 de 1993. 14. Informar oportunamente al CONTRATANTE, sobre cualquier eventualidad que pueda sobrevenir y que afecten el desarrollo del contrato. 15. No aceptar presiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley y comunicar oportunamente al CONTRATANTE y a la autoridad competente, si ello ocurriere so pena de que el CONTRATANTE declare la caducidad del contrato.16. Presentar la cuenta de cobro de conformidad con la forma de pago estipulada en el contrato, junto con el informe de las actividades realizadas para cada período de pago 17. El CONTRATISTA una vez vencido el plazo del contrato de prestación de servicios, entregar al supervisor debidamente inventariados, los documentos y asuntos que en razón de sus obligaciones estuvieron a su cargo. 18. Cumplir con las demás instrucciones que se deriven en el desarrollo del objeto contractual EL MUNICIPIO para el normal desarrollo y cumplimiento del objeto contractual.
2.3.1 TIPOLOGÍA CONTRACTUAL.
El tipo de contrato adecuado para lograr el objetivo de la empresa se enmarca dentro de lo que expresa el literal h), del numeral 4º, del artículo 2º de Ley 1150 de 2007, identificada como: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PROFESIONALES.
2.3.2 PLAZO DE EJECUCIÓN
Once meses y diez días calendarios sin exceder el 31 de diciembre de 2014 contados a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución.
2.3.3 AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS: En materia de autorizaciones el señor alcalde cuenta con las autorizaciones y facultades para poder suscribir contratos otorgadas por el H. Concejo Municipal otorgadas mediante acuerdo No 017 de fecha 19 de diciembre de 2014. No se necesitan licencias.
2.3.5 FORMA DE PAGO: El pago se realizará de la siguiente manera:
1. Un pago anticipado de CINCO MILLONES DE PESOS MENSUALES. 2. Once pago mensuales de CINCO MILLONES DE PESOS.
2.3.6 GASTOS DE DESPLAZAMIENTO: El Municipio reconocerá al CONTRATISTA los gastos de desplazamiento, los cuales deberán ser liquidados de acuerdo a la tabla de viáticos del municipio.
2.4 MODALIDAD DE SELECCIÓN, SU JUSTIFICACION Y FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODELIDAD DE CONTRATACIÓN.
Atendiendo la naturaleza del objeto a contratar, la idoneidad y experiencia del contratista, la modalidad de contratación que corresponde adelantar es un contrato de Prestación de servicios profesionales, que de conformidad con el literal h), del numeral 4º, del artículo 2º de Ley 1150 de 2007 y el artículo 81 del decreto 1510 de 2013 es de forma directa, es decir sin que sea necesario que se haya obtenido previamente varias ofertas.
2.5 ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Para el presente contrato se pagaran por concepto del servicio profesional prestado la suma de SESENTA MILLONES DE PESOS MTE (60.000.000).
Para soporte del análisis técnico y económico del contrato, por ser un contrato que se caracteriza por ser intuito personae, es decir, que se suscribe por las calidades del contratista, el valor no se encuentra sujeto a las reglas del mercado sino al valor incalculable de la intelectualidad y del resultado satisfactorio de la labor de profesional. Así las cosas para fijar los honorarios del contratista se tuvieron en cuenta la idoneidad y experiencia del futuro contratista, además de los honorarios pagados en las vigencia 2012 y 2013, haciendo un aumento razonable.
2.6 JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN
No se aplica factores de selección por tratarse de un contrato de prestación de servicios profesionales que se celebra mediante la modalidad de contratación directa, sin embargo la contratación se celebrará teniendo en cuanta la idoneidad y experiencia del contratista reflejada en su hoja de vida. Así las cosas se solicita contratar directamente los servicios profesionales del futuro contratista quien es un profesional del área económica graduado con tarjeta profesional con experiencia acreditada.
2.7 ESTIMACIÓN, TIPICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO:
De acuerdo con lo previsto en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 y los lineamientos del manual de riesgos expedido por Colombia Compra Eficiente esta entidad ha definido como riesgos dentro de la ejecución del presente
contrato de prestación de servicios profesionaleslos siguientes riesgos:
N o. C la se Fu en te Et
apa Tipo (Qué puede pasar y cómo puede DESCRIPCIÓN ocurrir) Consecuencia de la ocurrencia de la evento Pro babilid ad Im pac to C al ific ac ió n To tal Prio rid ad 1 Gen er al In te rno Ej ecuci ón Ope raci on al
Se presenta cuando la Información suministrada por la entidad errónea o
desactualizada. Puede variar el resultado 3- Po
si ble C at astr óf ic a Ex trem o Al ta 2 Gen er al Ex te rno Pr econ tractu al Ope raci on al
Se presenta cuando el uso o
recolección de Información errada Inadecuada selección del contratista Posible
M od er ad o Al ta Menor 3 Es pe ci fic a int er no Pl an ea ci ón Fi na nci er os
Se presenta cuando la existe la
estimación inadecuada de costos Desequilibrio económico del contrato
Im pr ob ab le Menor Ba jo ;M en or 4 Es pe ci fic o Ex te rno Pl an ea ci ón So ci
al Se presenta cuando existe Insuficiencia
de proveedores No cumplimiento de objeto contractual Rar
o Menor Ba jo Menor 5 Es pe ci fic o In te rno Pl an ea ci ón Ec on óm ic o
Se presenta cuando se necesitan servicios adicionales necesarios para la utilidad del objeto contractual
Controversias post-contractuales (liquidación) Posi ble M od er ad o Al to Menor
N o. C la se Fu en te Et
apa Tipo (Qué puede pasar y cómo puede DESCRIPCIÓN ocurrir) Consecuencia de la ocurrencia de la evento Pro babilid ad Im pac to C al ific ac ió n To tal Prio rid ad 6 Gen er al Ex te rno Pl an ea ci ón Ope raci on al
Se presenta cuando existe Insuficiencia de mano de obra o profesionales especializados
El incumplimiento del objeto misional del Municipio. Im pr ob ab le Menor Ba ja Menor
MITIGACION DEL RIESGO
N o. ¿A q uié n s e le as ig
na? Controles a ser Tratamiento/
implementados Impacto después del tratamiento ¿A fec ta el e qu ili brio ec on óm ic o del con tra to ? responsable Persona por implementar el tratamiento Monitoreo y revisión Pro babilid ad Im pac to C al ific ac ió n To
tal ¿Cómo se realiza el
monitoreo? Periodicidad ¿Cuándo? 1 M SBV Verificación de la información suministrada por el contratista y la entidad R ar o Menor Ba jo No Grupo de asesores Verificar mediante una confrontación de los documentos aportados.
Cada vez que se
presente la necesidad. 2 M SBV Verificación cuidadosa de los documentos aportados por el contratista. R ar o Menor Ba jo No Grupo de asesores Verificar mediante una confrontación de los documentos aportados.
Cada vez que se
presente la necesidad. 3 M SBV Verificación cuidadosa de los documentos aportados por el contratista. R ar o Menor Ba jo No Grupo de asesores Verificar mediante una confrontación de los documentos aportados, presupuesto y tabla de honorarios.
Cada vez que se
presente la
N o. ¿A q uié n s e le as ig
na? Controles a ser Tratamiento/
implementados Impacto después del tratamiento ¿A fec ta el e qu ili brio ec on óm ic o del con tra to ? responsable Persona por implementar el tratamiento Monitoreo y revisión Pro babilid ad Im pac to C al ific ac ió n To
tal ¿Cómo se realiza el
monitoreo? Periodicidad ¿Cuándo? 4 M SBV Elaboración de un adecuado estudio de mercado. R ar o Menor Ba
jo No surge la necesidad Oficina donde de contratación
Realizar un análisis del sector
verificando los valores del mercado y así realizar un buen fundamento de lo que se pretende contratar.
Cada vez que se
presente la
necesidad.
5
M
SBV Definir un correcto objeto contractual
Im pr ob ab le Menor Ba jo No Grupo de asesores Analizar la necesidad de la MSBV para así realizar una buena
calificación del objeto contractual
Cada vez que se
presente la
necesidad.
6
M
SBV
Elaborar un estudio de,
mercado de la necesidad que se pretende satisfacer. R ar o In si gn ifi can te Ba
jo No surge la necesidad Oficina donde de contratación Realizar análisis del sector haciendo un estudio minucioso de la necesidad que se pretende satisfacer.
Cada vez que se
presente la
necesidad.
2.9 ANALISIS SOBRE LA EXIGENCIA DE GARANTIAS.
Por la naturaleza del contrato , la forma de pago y de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 116 y sgtes del decreto 1510 de 2013, el contratista se obliga a constituir, a favor del MUNICIPIO DE MOMIL una garantía única, la cual podrá consistir en una garantía bancaria o en una póliza de seguro, que ampare los siguientes riesgos: a) Para garantizar la Calidad del servicio, por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al plazo del mismo y seis (6) meses más. b) Cumplimiento, por el 10% del valor del contrato, por un término igual al de la duración del contrato y seis (6) meses más; c) Para garantizar la devolución del pago anticipado, por el 100% del valor del mismo, por el término de ejecución del contrato y seis meses más.
2.10 INDICACION DE SI EL PROCESO ESTA SOMETIDO AUN ACUERDO COMERCIAL
El presente proceso no está cobijado por un acuerdo comercial por ser un proceso de contratación directa y su cuantía inferior a los 125.000 dólares americanos.
Para constancia se firma a los trece (13) días del mes de Enero de 2014.
____________________________ ODALIS RAMONA CONEO CORREA
Profesional de Talento Humanos
