MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO, CONTROL, DISPOSICION FINAL y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LICONSA, S.A. DE C.V.

(1)

Liconsa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

EL REGISTRO, CONTROL,

_,

DISPOSICION FINAL y BAJA DE

BIENES MUEBLES DE LICONSA, S.A.

DE C.V.

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

(2)

Manual de Procedimientos para el Registro, Control, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de

L1CONSA, S.A. DE C.V.

Clave: VST-DA-PR-004

I

No. Revisión: 01

Emisión original: 13-06-2005

I

Revisión: 14-10-2008

• INDICE GENERAL Página l. INTRODUCCiÓN --- 1-1 11. OBJETIVO GENERAL --- 1-1 111. GLOSARIO --- 1-6 IV. MARCO LEGAL --- 1-2 V. ALCANCE --- 1-1 VI. POLíTICAS GENERALES --- 1-9 VII. PROC EDIMIENTOS --- 1-1

2.

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_~ \ ' i ' j ! 1-9 1-7\ \ 1-9 1-9 1-10 1-11 1-15 1-33/ 1-85 1-1 1-1 Recepción

y

Altas de Bienes Instrumentales por Adquisición,

Dación en Pago, Donación

y

Traspaso de Centros de trabajos (VST-DA-PR-004-01) ---Baja de Bienes en Caso de Siniestro, Robo

y

Extravio (VST-DA-PR-004-02) ---3. Movimientos Internos de Almacén. Reasignación de Bienes

(VST-DA-PR-004-03) ---4. Sustitución de Bienes Muebles (VST-DA-PR-004-04) ---5. Toma de Inventarios de Bienes Muebles (VST-DA-PR-004-05)

6. Disposición Final

y

Baja de Bienes Muebles por Licitación Pública, Subasta, Invitación a Cuando menos Tres Personas

y

Adjudicación Directa (VST-DA-PR-004-06) ---7. Disposición Final

y

Baja de Bienes Muebles por Donación

(VST-DA-PR-004-07)-

---8.

Disposición Final

y

Baja de Bienes Muebles por Destrucción (VST-DA-PR-004-08) ---VIII. RE LACiÓN DE AN EXOS ---IX. H1STORIAL DE CAMBIOS ---X. AUTORIZACiÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA:"1 DE: j

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Manual de Procedimientos para el Registro, Control,

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Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de

,fj7 L1CONSA, S.A. DE C.V.

I

Clave: VST-DA-PR-004

I

No. Revisión: 01

i

Emisión original: 13-06-2005

i

Revisión: 14-10-2008

Liconsa

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•

1.

INTRODUCCION

El presente documento se realiza con fundamento en las Bases Generales emitidas por el H. Consejo de Administración y con el propósito de proveer en forma detallada y ágil, lo más relevante de la normatividad relativa a la administración y baja de los bienes propiedad de L1CONSA.

Este documento es un compendio del control del activo fijo que contiene los aspectos más significativos y de observancia obligatoria, que se contemplan en diferentes preceptos legales que permiten el adecuado uso y disposición de los bienes muebles propiedad de L1CONSA.

Se ha denominado al presente documento "Manual de Procedimientos para el Registro, Control, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles", en el que se incluyen las

/ "

-disposiciones para la operación, de acuerdo al siguiente desglose: \

REGISTRO DE BIENES MUEBLES CONTROL DE ALMACÉN

TOMA FíSICA DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES DISPOSICiÓN FINAL Y

BAJA DE BIENES MUEBLES

\.

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 1 DE: 1 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

(4)

Manual de Procedimientos para el Registro, Control,

Disposición Final

y

Baja de Bienes Muebles de

Clave: V8T-DA-PR-004 No. Revisión: 01 _~

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11. OBJETIVO GENERAL

Promover el uso eficiente, eficaz y honrado del patrimonio de la Entidad, régimen de racionalidad y simplificación administrativa.

bajo un

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FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGiNA: 1 DE: 1 \

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Revisión: 14-10-2008

111. GLOSARIO

Para efectos del presente manual se entenderá por:

ACTIVO FIJO: Son los bienes muebles tangibles propiedad de L1CONSA, que

tienen por objeto: el uso de los mismos en beneficio de la Entidad; la producción de artículos para su venta o para su uso en la propia Entidad; la prestación de servicios, los bienes instrumentales y de consumo que figuren en los inventarios y que se encuentran inscritos como tal en los registros contables de la Entidad .

•

AFECTACION: La asignación de los bienes muebles a un área, persona y/o

servício determinados.

ALTA:

/'-,

_,

Es el ingreso de bienes muebles a L1CONSA, a través d~ \

adquisición, donación, adjudicación, dación en pago, renta

6

comodato; en estos dos últimos casos, se registrarán los, \

bienes fuera del Sistema de Control de Activo Fijo (SICAFI),

'<\

únicamente para su control administrativo, ya que no forman· J

parte del patrimonio de L1CONSA.

AVALÚO: Es el resultado del proceso de estimar el valor de un bien

determinando, la medida de su poder de cambio en unidades monetarias y a una fecha determinada. Es asimismo, un dictamen técnico en el que se indica el valor de un bien a partir de sus características físicas, su ubicación, su uso y de una investigación y análisis de mercado.

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1 ;" 1]' i f--'-¡ ~ , ~ FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGiNA: 1 DE: 6 lA

Es la cancelación del registro de un bien en el inventario de

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L1CONSA por enajenación, inutílidad o inaplicación en el

servicio, extravío y siniestro (robo, accidente o destrucción) y .

por terminación de contrato o convenio. .J7

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Las Bases Generales para el Registro, Afectación, Destino Final y Baja de Bienes Muebles propiedad de L1CONSA, SA DE C.V. emitidas por el H. Consejo de Administración.

BAJA:

BASES:

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No. Revisión: 01 ..

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_{Emisión original:} _13-06-2005

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_Revisión: _14-10-2008

Liconsa

...

BIENES DE CONSUMO (CONSUMIBLES) O DE GASTO CORRIENTE:

Son aquellos que por su utilización en el desarrollo de las actividades que se realizan en L1CONSA, tienen un desgaste parcial o total y su control es a través de un registro global en

sus inventarios no siendo susceptibles de inventariarse

individualmente, dada su naturaleza y finalidad en el servicio y que fueron adquiridos por partidas de los capítulos de gasto corriente.

BIENES

INSTRUMENTALES O DE GASTO DE

INVERSiÓN FíSICA

Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza la Entidad, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza

y

finalidad en el servicio y que fueron adquiridos por partidas del capítulo de gasto de inversión. í_! _;'-L.,n L....:~ ¡fA IV!

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\

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Son los bienes instrumentales y de consumo que figuren en los inventarios de L1CONSA, también se ubican dentro de esta definición, los bienes muebles que por su naturaleza, en

los términos del artículo 751 del Código Civil Federal, se \

hayan considerado como inmuebles y que hubíeran\

recobrado su calídad de muebles, por las razones que en el \

mismo precepto se establecen. \

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\\

_•

Son aquellos, que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten funcionales o aún funcionales, que no se requieran para el servicio al cual se destinaron o sea inconveniente seguirlos utilizando; que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación o que su reparación no resulta

rentable; que son desecho y no es posible su

reaprovechamiento o no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta a las señaladas.

BIENES MUEBLES:

•

BIENES NO UTILES:

CABM:

CC:

El Catálogo de Bienes Muebles.

Centro de Costos

\

CCI: Catálogo de Códigos Internos.

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008

PÁGINA: 2 DE: 6 DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN

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-Manual de Procedimientos para el Registro, Control,

Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de _

L1CONSA, S.A. DE C.V. . •

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Emisión original: 13-06-2005 í Revisión: 14-10-2008

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CENTROS DE TRABAJO:

Gerencias Metropolitanas, Estatales y Programas de Abasto Social, Oficina Central.

•

COMITE: El Comité de Bienes Muebles.

COMPRAVENTA: Habrá compraventa cuando uno de los contratantes se obliga

a transferir la propiedad de una cosa o de un derecho y el otro se obliga a pagar por ellos un precio cierto y en dinero (Art. 248 del Código Civil Federal)

,~

,

\

Entre otros, los residuos, desperdicios, restos y sobras de los ,

•

bienes.

Las que integran la Administración Pública Federal

Centralizada a que se refiere el segundo párrafo del articulo 10. de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, la

Procuraduría General de la República, las Unidades

Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados. DEPENDENCIAS: DESECHOS:

..

DESINCORPORACION PATRIMONIAL:

La separación de un bien del patrimonio de L1CONSA.

DICTAMEN DE NO UTILIDAD:

El documento elaborado por el responsable de los recursos materiales que describe el bien y en el cual se acreditan las razones que motivan la no-utilidad del mismo, así como en su caso, el reaprovechamiento parcial o total.

• DISPOSICION FINAL:

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• FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 , j PÁGINA: 3 DE: 6 DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN

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Manual de Procedimientos para el Registro, Control, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de

L1CONSA, S.A. DE C.V.

I

Clave: VST-DA-PR-004 No. Revisión: 01

I

Emisión original: 13-06-2005 Revisión: 14-10-2008 , • DONACION: • ENAJENACiON: ENTIDAD:

Es un contrato por el que una persona transfiere a otra gratuitamente, una parte o la totalidad de sus bienes (Art. 2332 Código Civil Federal).

La transmisión de la propiedad de un bien, como es el caso de la venta, donación, permuta y dación en pago.

L1CONSA, SA de C. V.

GRUPO HOMOGÉNEO Es la agrupación de bienes muebles por Cuenta Contable.

LEY: La Ley General de Bienes Nacionales.

L1CONSA: L1CONSA, SA de C. V.

LISTA: La lista de valores minimos para desechos de bienes muebles / ' \ que generan las dependencias y entidades en la¡ \ Administración Pública, que emite bimestralmente la \ Secretaria de la Función Pública en el Diario Oficial de 4a

Federación. \ • '\ NORMAS: OBSOLESCENCIA:

\\

Las Normas Generales para el Registro, Afectación,

\j

Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.

Calidad de obsolescente (que está volviéndose obsoleto, que está cayendo en desuso).

\1

OBSOLETO: Anticuado, inadecuado a las circunstancias actuales.

/1

• •

PERMUTA:

PROCEDIMIENTOS DE VENTA:

La permuta es contrato por el cual cada uno de los '.

.

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co.ntratantes se obliga a dar una cosa por otra (Art. 2327 del

-<f'í

Codlgo CIvil Federal).

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Los de licitación pública, subasta, invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa.

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 4 DE: 6 DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN

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Manual de Procedimientos para el Registro, Control,

Disposición Final

y

Baja de Bienes Muebles de ,,,

L1CONSA, S.A. DE C.V. __

Clave: VST-DA-PR-004

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No. Revisión: 01 ;

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PROGRAMA ANUAL DE DISPOSICiÓN FINAL

DE LOS BIENES

MUEBLES (PADIF):

Es aquel en el cual se incluyen todos los bienes no útiles para el servicio de L1CONSA, a fin de que se realice su destino final y baja, ya sea por enajenación, donación, dación en pago, etc.

•

REASIGNACION: Es el cambio de depositario de los bienes cuando el personal que los tiene asignados cause baja, sea reubicado de área de trabajo o cuando por necesidades del servicio, se requiere que los bienes cambien de ubicación o depositario.

RESPONSABLE DE LOS ACTIVOS FIJOS:

El Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales en Oficina Central y el gerente en los centros de trabajo, son los facultados para determinar la afectación de bienes muebles, asi como para proponer el destino final correspondiente .

Subcomité de Bienes Muebles.

Sistema de Control de Activo Fijo. •

SECRETARIA:

SICAFI:

SUBCOMITÉ:

La Secretaria de la Función Pública, a través de la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y

Patrimonio Federal.

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•

I \ • SUSTITUCION: ....~

Por garantía, es el cambio de bienes muebles por otros del

I

mismo tipo por parte del proveedor y sin costo adicional para • la empresa. Por reposición, cuando el Departamento de

Control de Activo Fijo detecta algún faltante o bien, el Órgano Interno de Control determina que existe responsabilidad por

parte del depositario; en el extravio, robo o destrucción de

/~

alguno de los bienes que tiene bajo su resguardo y se ,. ' conviene su pago a valor de reposición, de acuerdo al estado

físico en que se encontraba al momento del siniestro o con un /

bien de similares características.

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l

TRASPASO: Cuando por necesidades de operación se requiera de enviar

un bien disponible a otro Centro de Trabajo.

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FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 5 DE: 6 DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN

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Clave: VST-DA-PR-004 ) No. Revisión: 01

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Revisión: 14-10-2008

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UBIS: Universo de Bienes Instrumentales Registrados .

•

VALOR MINIMO: El precio generala especifico que fije la Secretaría o para el

cual ésta establezca una metodología que lo determine o el obtenido a través de un avalúo.

VALOR PARA VENTA: El precio específico asignado por el responsable de los

recursos materiales, para instrumentar la venta de bienes con base al valor minimo.

Los vehiculos terrestres.

VEHíCULOS:

VAlUADOR: Las instituciones de crédíto u otros terceros capacitados,

considerando dentro de éstos últimos al Instituto de

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I

Administración y Avalúos de Bíenes Nacíonales, a los~

. ,

corredores públícos y a cualquier otra persona acreditada para v

ello.

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA' 6 DE: 6, DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN

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Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de

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Clave: VST-DA-PR-004 No. Revisión: 01 .

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IV. MARCO LEGAL

1. Leyes

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Vigente. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Vigente.

- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Vigente.

Ley General de Bienes Nacionales. Vigente.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Vigente.

2. Reglamentos

- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Vigente.

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente.

- Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Vigente.

3.

Códigos

Código Civil Federal. Vigente. - Código de Comercio. Vigente.

- Código Federal de Procedimientos Penales. Vigente. - Código Fiscal de la Federación. Vigente.

Código Penal Federal. Vigente.

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-4.

• L\_{¡ ,} Otras disposiciones t:::;¡ . Bases J.1

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Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de I

Bienes Muebles, aprobadas en la sesión ordinaria 307 del H. Consejo de Administración realizada el 7 de abril de 200S, mediante acuerdo

_19/111/0S.

PÁGINA: 1 DE: 2

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Clave: VST-DA-PR-004 No. Rev¡s¡ón: 01

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Criterios Normativos

Inconformidad.- Improcedencia de incluir dicho recurso en los procedimientos de Enajenación de Bienes Muebles, emitido por la Secretaria de la Función

Pública bajo el número BM-Oa. Lineamientos

Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.Vigente.

CatálogQ

Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios (CABMS). - Catálogo de Códigos Internos.

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FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 20M &17'

PÁGINA: 2 DE: 2

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V. ALCANCE

Este manual será aplicable a todos los usuarios de bienes muebles y servidores públicos

adscritos a las siguientes áreas: A.

B.

En Oficina Central:

- Dirección General

Órgano Interno de Control Dirección de Administración Dirección de Abasto Social

Dirección de Finanzas y Planeación Dirección de Materiales

Dirección de Producción Unidad Jurídica

Unidad de Comunicación Social En los centros de trabajo:

Gerencias Metropolitanas Norte

y

Sur Gerencias Estatales

Programas de Abasto Socíal

i j \ ,. ! " , ',,_1 '-JL, FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: j DE. 1 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

(14)

Clave: VST-DA-PR-004 No. Revisión: 01

Emisión original: 13-06-2005 Revisión: 14-10-2008

VI.

1.

2. 3.

4.

pOLíTICAS GENERALES

Corresponde a la Subdirección de Contabilidad General en Oficina Central y a la

Subgerencia de Administración y Finanzas de los centros de trabajo o sus

equivalentes, implantar el control contable de los activos fijos, mientras que a las

áreas de Activo Fijo, les corresponde controlar física

y

administrativamente el

manejo de los bienes instrumentales de dicho activo, en sus distintas modalidades: altas, bajas, traspasos, reasignaciones y sustituciones, utilizando el Sistema de Control de Activo Fijo (SICAFI).

La Subdirección de Adquisiciones de Consumo Interno en Oficina Central y el

Departamento de Compras en los centros de trabajo, proporcionarán

semanalmente al Almacén General de Activo Fijo, la lista de pedidos relacionados con la compra de bienes instrumentales fincados en el período, conteniendo desglose de conceptos, con el propósito de considerar todos los bienes adquiridos en el control físico administrativo correspondiente.

El control físico administrativo. de los bie~es instrumentales se llevará, en forma í~\ documental y de manera electronlca a traves del SICAFI, mismo que dara el alta de i ,

todos los bienes instrumentales del activo fijo propiedad de L1CONSA, ubicados en \

•

Ofícina Central y en los centros de trabajo, cualitativamente y se asígnará su\ i

número de inventaría de acuerdo a los códigos internos establecidos para tal fin, \

con el que serán identificados. \

, \

Los movimientos de control de existencias físicas del Almacén de Bienes \\..~ .

Instrumentales, se registrarán en el Sistema de Control de Activo Fijo (SICAFI), con _~ (

~...

la siguiente documentación: . \

•_.••...'•

Control de existencias físicas Por cuenta contable

• 1208 Maquinaria y Equipo • 1212 Mobiliario

y

Equipo de Oficina • 1216 Equipo. de Transporte • 1220 Equipo de Cómputo Documentación

Formato C-BI-AL-05 "Cédula Mensual de Control de Bienes Instrumentales".

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 1 DE 9 DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN

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¡Clave: VST-DA-PR-004

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misión original: 13-06-2005 ¡Revisión: 14-10-2008

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5. Las compras centralizadas que realice Oficina Central a cargo de los centros de

trabajo, por concepto de bienes instrumentales, serán entregadas directamente al Almacén General de Control de Activo Fijo, apegándose a la normatividad señalada en este manual, a fin de llevar un adecuado control de dichos bienes.

6. Las requisiciones que generan las diferentes áreas de Oficina Central de L1CONSA,

serán liberadas por el almacén del Departamento de Control de Activo Fijo, a fin de constatar que no se cuenta con el tipo de bienes instrumentales requeridos.

7. El responsable de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales en

Oficina Central y el de la Sugerencia de Administración y Finanzas en los centros

de trabajo, realizarán un diagnóstico de los inmuebles destinados al

almacenamiento de bienes instrumentales, determinando como resultado del mismo, el cierre de aquellos que no se consideren necesarios.

8. A efecto de llevar un óptimo control de la operación de almacenes de bienes

instrumentales en Oficina Central y en los centros de trabajo, el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales y los Gerentes en los centros de trabajo

establecerán las medidas y mecanismos necesarios que: / \

,

.

a. Eviten la creación de bodegas o almacenamiento de bienes muebles en \

lugares diferentes al almacén. \ \

b. Impidan el acumulamiento de bienes instrumentales no útiles o los desechos\. \

de éstos. Para tal fin, procederán a su desincorporación inmediata con \ \

apego a las disposiciones legales correspondientes.

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....}

9.

10.

c. Disminuyan las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes.

d. Acorten la capacidad ociosa del almacén, así como de la mano de obra

correspondiente.

La rotación de bienes instrumentales se manejará con el movimiento de aquellos bienes no útiles a la Entidad, incorporándolos al Programa de Disposición Final de Bienes Muebles mismo que se reportará, en su grado de avance semestralmente, al Departamento de Control de Activo Fijo de Oficina Central.

El Departamento de Control de Activo Fijo conciliará con el Departamento de Contabilidad Financiera, la relación de pedidos y facturas pagadas, contra los egresos habidos al cierre contable de cada mes, para cerciorarse que todos los

bienes instrumentales adquiridos estén considerados en el citado control

ad ministrativo.

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FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 2 DE: 9 DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN

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. Emisión original: 13-06-2005

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Revisión: 14-10-2008

11 . 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Para actualizar los movimientos de los bienes instrumentales, el Departamento de Control de Activo Fijo, asi como las áreas similares en los centros de trabajo

utilizarán el formato DA-SRMSG-037 "Solicitud

y

Captura de Movimientos de

Bienes Muebles", registrando los cambios de datos en el Sistema de Control de Activo Fijo.

Es responsabilidad del Departamento de Control de Activo Fijo, asi como de las

áreas similares en cada Centro de Trabajo, dar el debido mantenimiento y tener

actualizada la información en el SICAFI, para su control físico administrativo, emisión de resguardos

y

conciliación mensual contra los registros contables.

En el caso de que no se puedan conciliar las cifras fisicas con las contables, tanto las áreas de Contabilidad como las de Activo Fijo, llevarán a cabo las acciones necesarias para su aclaración correspondiente.

El personal del Departamento de Control de Activo Fijo realizará visitas a los centros de trabajo, con el objetivo de capacitar a su personal sobre el Sistema de Control de Activo Fijo, supervisar la operación de la administración de los bienes '\ instrumentales; revisar el avance del Programa Anual de Disposición Final de' \

Bienes Muebles y supervisar la toma física de inventarios. \

_,

El Departamento de Control de Activo Fijo supervisará los movimientos que \ \ efectúen los centros de trabajo, para asegurar la existencia y custodía de los bienes 1, \

instrumentales propiedad de L1CONSA. .

Las áreas de informática en centros de trabajo, tendrán la responsabilidad de llevar \

el control fisico-administrativo del equipo de cómputo, componentes y accesorios, \

reportando dicha información a las áreas de Control de Activo Fijo, para realizar su

--'o

registro en el Sistema de Control de Activo Fijo.

En los centros de trabajo, las áreas de Informática proporcionará a los

responsables del Control de Activo Fijo, la información relacionada con los cambios

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efectuados, respecto del equípo de cómputo asignado a los empleados de dichos

8L

centros, con el fin de que emitan los resguardos respectivos.

Para el control adecuado de las refacciones informáticas en Oficina Central-cc/-'/

j "

consideradas bienes de consumo, se llevará un registro global de los movimientos

1/

de entrada, salidas y existencias fisicas, a través del Sistema de Control de

!/

Inventarios de Refacciones (SIREFAC). v

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 3 DE: <)

(17)

,--~~- ~~-~~~~

;,:1)

Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de

", L1CONSA, S.A. DE C.V.

,Clave: VST-DA-PR-004 ! No. Revisión: 01

i

I

Revisión: 14-10-2008

Liconsa

19. Para los casos en que sea necesario retirar bienes informáticos, bajo el resguardo del Departamento de Control de Activo Fijo en Oficina Central y en las áreas encargadas del Control de Activo Fijo en los centros de trabajo, a solicitud de la Subdirección de Desarrollo de Sístemas Informáticos en Oficina Central y/o las áreas de Informática en los centros de trabajo, se seguirá el siguiente procedimiento:

a) Solicitar mediante acta administratíva los componentes o partes de los procesadores de equipo de cómputo obsoleto, para ser utilizados en el mantenimiento de otros equipos en servicio, en la que se indícará el motivo por el cual se requiere disponer de ese tipo de componentes; además, se anotará la descripción, la marca, el número de serie o en su caso, el número de inventario, el valor en libros, así como las características del o de los equipos de los que se tomaron los componentes. Asimismo, se indicará las características de los equípos de cómputo a los cuales serán ínstalados dichos componentes, los datos administrativos del usuario y la adscripción del equipo que se está actualizando.

1 j

/\

_,

\

b) El acta administrativa será firmada en Oficina Central por los titulares de la Subdirección de Desarrollo de Sistemas Informáticos, de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Departamento de Control de Activo Fijo. En los centros de trabajo, por el Subgerente de Administración y \

Finanzas, el responsable del área de Informática y el responsable del área de \

~ntroldeActi~Fijo.

\

\\

Para el caso de bienes propiedad de empleados y de terceros ajenos a L1CONSA,' éstos se registrarán por separado en un control administrativo, de tal forma que, en

las instalaciones de la Entidad permanezcan los citados bienes, sin ningún compromiso para la Entidad y fuera del SICAFI; para estos fines, en Oficina Central se registrarán en el Módulo de Entradas y Salidas de Terceros que se encuentren en el área de acceso y vigilancia del edificio y para los centros de trabajo, se elaborará en el momento del ingreso, el formato CAF-001: "Control de Entradas y

Salidas de Bienes Muebles Propiedad de Terceros".

Cuando se lleven a cabo bajas por traspasos de bienes instrumentales, el Departamento de Control de Activo Fijo y las áreas similares en los centros de trabajo, entregarán la documentación administrativa del movimiento a realizar al área de Contabilidad, y ésta anexará la documentación soporte original o copia que acredite la propiedad, para que a su vez la envíe junto con el AMI (Aviso de Movimientos Internos), de acuerdo con las normas y polítícas de operación de la

Subdirección de Contabilidad General.

/1

21. 20.

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 4 DE: 9

(18)

~~--~~

¡ L1CONSA, S.A. DE C.V.

Autorización de Salida de Bienes Muebles del Centro de Trabajo

22~ En toda Salida de Bienes Muebles Instrumentales, el área solicitante elaborará el

formato DA-SRMSG-038: "Autorización de Salida del Centro de Trabajo", con los datos numéricos y la descripción del bien, en original y tres copias, para todos los tipos de salida:

• Salida por _Traspaso~

• Salida Temporal.

• Salida por Reparación.

• Salida Continúa.

• Salida por Devolución de Bienes a Centros de trabajo,

• Salida por Traslado de Bienes Muebles.

/\

,

\

1,

\

Salida por enajenación, donación y dación de pagó,

•

Cuando un bien mueble instrumental sea enviado a otro Centro de Trabajo de

manera definitiva, deberá quedar amparada con el formato DA-SRMSG-038.\

\\

"Autorización de Salida del Centro de Trabajo", el cual genera la Baja y Alta \0

respectivamente, en los registros contables así como en el físico del Sistema de Control de Activo Fijo (SICAFI), de los activos que se traspasan a los centros de trabajo o a Oficina Central.

Salida por Traspaso:

Salida Temporal:

Cuando un bien mueble ínstrumental sea enviado a otro centro de trabajo o alguna Secretaria del Gobierno Federal en calidad de préstamo, deberá quedar amparado con el formato DA-SRMSG-038:" Autorizacíón de Salida de Centro de Trabajo" y por ningún motivo ésta podrá exceder de 30 (treinta) días hábiles, a partir de la fecha en que se efectúe la salida del bien, para ello, las áreas del Control de Activo

Fijo deberán darle seguimiento,

En el caso del préstamo de un bien mueble instrumental a alguna Secretaría del

Gobierno Federal y su préstamo sea mayor de 30 (treinta) días hábiles será

necesario realizar un contrato de comodato por dicho bien o bienes,

/1

I

•

(19)

I

Manual de Procedimientos para el Registro, Control, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de

I L1CONSA, S.A. DE C . V . .

! Clave: VST-DA-PR-004

I

No. Revisión: 01 l ' .

[=E-m7_is-:i7_{ó-n-o-cri:-g-;-in-a}7₁_{:-1:-::3:--0;::-:6::-_0::}

20;::-:0:-:5:-+1=R-ev-:i-s;-;ió-n-:"7₁7_{4 _-:1-=0-:_2:-::0-=00::}₈

--.-..jI

Lic

O

nsa

En caso de que se exceda el tiempo señalado, el Departamento de Control de Activo Fijo y/o área de Activo Fijo notificará al área que gestionó la salida para que justifique en un plazo no mayor de 2 (dos) días hábíles, las razones por las que no ha sído devuelto el bien instrumental, en el entendido de que si al término de este plazo no se justifica su reingreso, las áreas de Control de Activo Fijo solicitarán al

área de Contabilidad el envio del cargo contable correspondiente; para aquellos

casos en los que el bien haya sido enviado a otro Centro de Trabajo.

En los casos de bienes muebles instrumentales que hubieran salido temporalmente a instalaciones que no sean propiedad de L1CONSA y no se tenga contrato de comodato o no regresen en un plazo de 15 (quince) d ias hábiles, contados a partir de la fecha en que se efectúe la salida de los mismos, el Departamento de Control de Activo Fijo y/o las áreas del Control del Activo Fijo notificarán al área que gestionó la salida de los bienes para que ésta informe las causas por las que no han sido devueltos, en el entendido de que al término de este plazo y si no se justifica su reingreso, se procederá conforme a lo que se precisa en las políticas del

siniestro, robo yextravio. Salidas por reparación:

Toda salida a reparación de bienes muebles instrumentales, estará amparada con \

una requisición, pedido y/o hoja de servicio correspondiente, el cual deberá \ anotarse en el formato DA-SRMSG-038: "Autorización de Salida del Centro de \ Trabajo".

Los bienes muebles instrumentales que hubieran salido a reparación y que no

.~~

hayan regresado en un plazo de 30 (treinta) días hábiles, a partir de la elaboración .._~

" '.

del formato DA-SRMSG-038: "Autorización de Salida del Centro de Trabajo", el .\

Departamento de Control de Activo Fijo y/o área de Activo Fijo solicitará por escrito

al área solicitante del servicio, que indique las causas del retraso y teniendo 5

i

1.

(cinco) dias hábiles después de que se cumpla dicho período para concluir este :j:¡L

trámite. En caso contrario, se procederá al cobro del bien a valor de reposición al depositario de los mismos.

Salida Continúa:

Cuando un usuario por comisión de su trabajo continuamente utiliza un bien mueble

instrumental y lo tiene que sacar de la Oficina Central para asistir algún Centro de

'i-"

Trabajo y poder realizar su actividad, esta salida del bien mueble tiene que quedar

1

amparada con el formato DA-SRMSG-038: "Autorización de Salida del Centro de

Trabajo", que tiene una vigencia máxima de un año.

/j

(20)

f~-;:---c;-:-~--:7--;---c---o=--;-~---:;

I Manual de Procedimientos para el Registro, Control,

y

Baja de Bienes Muebles de _

L1CONSA, S.A. DE C.V. ~_

[=C_la7v-ce:-;-V_S_T7-D-cA_--cP_Rc-:-0r-c0:-::4~~~c::"/-="

-tl-;;;Nr-c0-c'

r-cRec-:v_is_i-;-ón7":7Co;:-1~c=---j

LiCO::

I

Emisión original: 13-06-2005 I Revisión: 14-10-2008

L

Salida por Devolución de Bienes a Centros:

Cuando los centros de trabajo envian bienes instrumentales a la Oficina Central, para su reparación, y son devueltos ya reparados, éstos quedarán amparados con el formato DA-SRMSG-038: "Autorización de Salida del Centro de Trabajo""

Salida por Traslado de Bienes Muebles:

Cuando los bienes muebles instrumentales están en los almacenes del

Departamento de Control de Activo Fijo y los tiene que trasladar de Oficina Central a cualquier almacén o viceversa, así como, los bienes que se tienen en las Unidades Fronteriza, Portuaria y Almacén de Pantaco, que se tenga la necesidad de moverlos a la Oficina Central o viceversa, quedarán amparados con el formato

DA-SRMSG-038: "Autorización de Salida del Centro de Trabajo". Salida por enajenación, donación y dación en pagó:

Cuando un bien instrumental se le da baja definitiva por medio de las diferentes

modalidades de enajenación, deberá quedar amparadas con el formato DA-/'\

SRMSG-038: "Autorización de Salida del Centro de Trabajo". \

23. Cuando un área solicite a través del formato DA-SRMSG-038 "Autorización d e !

Salida del Centro de Trabajo", la salida de un bien, el Departamento de Control del. Activo Fijo en la Oficina Central, asi como el área de Control de Activo Fijo de los. \ centros de trabajo, deberán verificar físicamente los datos numéricos y descripción\\

del bien; posteriormente se confrontan con los registros en el SICAFI, verificando '

las firmas de autorización del área solicitante y la del servidor público que autoriza la salida, otorgando el número progresivo del control del formato.

24.

25.

En caso de no utilizar el formato DA-SRMSG-038 "Autorización de Salida del Centro de Trabajo", se cancelará avisando al Departamento de Control de Activo

Fijo y/o área de Control de Activo Fijo correspondiente.

Cuando sus caracteristicas del bien instrumental requiera sea pesado, el solicitante deberá pesarlo y consignarlo en el formato DA-SRMSG-038 "Autorización de Salida

del Centro de Trabajo".

El área de Vigilancia de cada Centro de Trabajo, verificará que los datos fisicos de los bienes muebles instrumentales que van a salir, coincidan con los registrados en el formato DA-SRMSG-038 "Autorización de Salida del Centro de Trabajo" y que

cuente con las firmas de autorización; en caso contrario, no se dará la salida. ~

PÁGINA: 7 DE: 9

(21)

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¡ti

l

Disposición

~~s~.1~~~e~e;

Muebles de

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Cla~~:. VST:~A-PR-004

I

No. .

R~~isión:

01

! Emlslon ongmal: 13-06-2005 i Revlslon: 14-10-2008

t I

.

,

[Liconsa

El formato DA-SRMSG-038 "Autorización de Salida del Centro de Trabajo", se encuentra en la página de Intranet, el cual está a disposición del usuario que lo requiera o bien puede solicitar al personal del Departamento de Control de Activo Fijo en Oficina Central que se lo envié a su cuenta via Groupe Wise.

En cualquier Tipo de Salida del formato DA-SRMSG-038 "Autorización de Salida del Centro de Trabajo", su distribución será de la siguiente manera:

Original 1a . Copia

2"' Copia 3a Copia

El consignatario

Área de Activo Fijo (Acuse recibo) Área solicitante

Vigilancia

El instructivo del llenado del formato DA-SRMSG-038 "Autorización de Salida del Centro de Trabajo", se encuentra en el apartado de formatos de este Manual.

26. En Oficina Central

y

centros de trabajo, el Departamento de Control de Activo Fijo

y

áreas similares, turnarán a las áreas de Contabilidad correspondientes, fotocopia de los formatos DA-SRMSG-038 "Autorización de Salida del Centro de Trabajo", expedidas en el período, para que se efectúen los movimientos contables a que dé lugar; éstas deberán entregarse mediante oficio en Oficinas Central semanalmente, los centros de trabajo determinarán la periodicidad en que realicen esta acción, la cual deberá ser cuando menos una vez al mes.

/7

/

.

,

.

I / / ' i / í ! V ¡ FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA 8 DE 9 DfREce/ON DE ADMINISTRACIÓN

(22)

y

I

!

_,

Revisión: 14-10-2008

Liconsa

27. Los movimientos de Baja, se registrarán en el SICAFI con la siguiente

documentación soporte: Por baja de bienes

• Venta por Enajenación

• Dación en pago

• Donación

• Traspaso a Centro de

Trabajo

Documentación

Formato DA-SRMSG-038 -"Autorización de

Salida de Centro de Trabajo, y Auxiliar

Contable donde quede asentado la baja correspondiente.

IDEM. IDEM. IDEM.

•

Extravió o robo Hasta en tanto se

correspondiente.

tenga la dictaminación

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA 9 DE: 9

(23)

-~~-~

-Manual de Procedimientos para el Registro, Control,

:

~_-;-;;~~~L:c;IC:.;:O:.:-N~S::c.Al'~S::,.A7·

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V'7'~--;:;-;-

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Clave: VST-DA-PR-004 No. Revisión: 0 1 '

I

Emisión original: 13-06-2005 Revisión: 14-10-200S

Liconsa

VII.

PROCEDIMIENTOS

1. Recepción y Altas de Bienes Instrumentales por Adquisición, Dación en Pago,

Donación y Traspaso de Centros de trabajos (VST-DP-PR-004-01)

2. Baja de Bienes en caso de Siniestro, Robo

y

Extravío (VST-DP-PR-004-02)

3. Movimientos Internos de Almacén. Reasignación de Bienes (VST-DP-PR-004-03)

4. Sustitución de Bienes Muebles (VST-DP-PR-004-04)

5. Toma de Inventarios de Bienes Muebles (VST-DP-PR-004-05)

6. Disposición Final y Baja de Bienes Muebles por Licitación Pública, Subasta,

Invitación a Cuando menos Tres Personas y Adjudicación Directa

(VST-DP-PR-004-06)

7. Disposición Final

y

Baja de Bienes Muebles por Donación (VST-DP-PR-004-07)

S. Disposición Final y Baja de Bienes Muebles por Destrucción (VST-DP-PR-004-0S)

11 /1

_¡ / ' , / \ . \ FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 1 DE: 1 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

(24)

Clave: VST-DA-PR-004-01

I

No. Revisión: 01

y

(:1

procedimientoL~~~a~;~e~'~c~~n

C;

~Itas

de Bienes

Instrumentales por Adquisición, Dación en Pago,

Liconsa

Donación y Traspaso de Centros de Trabajo

FIRMAS DE APROBACiÓN

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i j

í \

\

Lic. Héc va ánchez García

Encarga o de la Su dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

(

M~I

, \. '\\\\ x'

\

\ ]\", V \

--~~;:::";

Lic, Eduarp9n arrillo Diaz

Encargado del DJsW¡cho de la Dirección

l~~~~~~~~~d_e~A_d_m_i_n_is_t_ra_c_io_'n~Y_S_U_b_d_i_re_c_to_r_J_U_r_íd_i_C_O~~~~~~~~~-.J

Vigencia: Este documento fue autorizado por el Comité de Mejora

Regulatoria Interna en su Novena Sesión Ordinaria del 14 de octubre de 2008 y entrará en vigor al día

síguiente de su autorización, ' - - - - ' - - ----J

/7

. I / FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGiNA: 1 DE. 9 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

(25)

Procedimiento para la Recepción y Altas de Bienes

Instrumentales por Adquisición, Dación en Pago,

Liconsa

Donación

y

Traspaso de Centros de Trabajo

Emisión original:

30-06-2005

Revisión:

14-10-2008

íNDICE DE PROCEDIMIENTO Página

•

Objetivos ---Políticas de Operación ---Descripción de Actividades ---Diagrama de Flujo ---3

4

7 9

/J

'

/

o

\

'

\

"

" \, ' j \, j \ j [\ 'jilJ" ~" FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 2 DE: 9 DfRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

(26)

Liconsa

C~-;::-~--;~~-:-"~~C;=-=-~~~-=":~~--;--::~~~--i

Procedimiento para la Recepción y Altas de Bienes Instrumentales por Adquisición, Dación en Pago,

Donación y Traspaso de Centros de Trabajo

i

Clave: VST-DA-PR-004-01 No. Revisión: 01

'-;::--c--:-;-~--C-C---C-=-::-:~CC7CC7+;;;:---C--:-;-~-:-:--ccc-cc~-=-~-i

i

Emisión original: 30-06-2005 Revisión: 14-10-2008

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=;;;¡¡¡¡¡

=

OBJETIVO

Mantener el control físíco de los bienes que ingresan a la Entidad por concepto de adquisiciones, dación en pago, donación, pago en especie, traspaso de centros de trabajo, etc., etiquetándolos y dándolos de alta en el Sistema de Control de Activo Fijo (SICAFI); con la finalidad de tener identificada el área y el resguardatario del

bien. l\ 1" ¡L.-¡ ',1 ~L

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_/

1\

\

\\

: \ \ " 1 : \ ] " I_• o • : FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 3 DE: 9 DIRECCiÓN DE ADMINISTRACIÓN

(27)

Procedimiento para la Recepción y Altas de Bienes Instrumentales por Adquisición, Dación en Pago,

Donación

y

Traspaso de Centros de Trabajo Clave: VST-DA-PR-004-01 I No. Revisión: 01

Manual de Procedimientos para el Registro, Control, Disposición Final

y

L1CONSA, S.A. DE C.V.

pOLíTICA DE OPERACiÓN

1. Los movimientos de alta se registrarán en el Sistema de Control de Activo Fijo

(SICAFI), con la siguiente documentación:

!

Alta Documentación

!

¡

Adquisición I Factura y forma FC-3 "Pedido e Informe de Recepción".

i

I

Dación en pago

I

Contrato y/o Factura o el documento legal en que se acredite

Ila propiedad.

I Donación

I

Contrato de Donación, avalúo (en su caso).

,

_i

I

Adjudicación

I

Convenio o acta judicial y avalúo

,

!

Comodato Contrato o convenio /Control Admvo. - área usuaria

i _{Pago en especie} _Factura.

.1

I _Traspaso _{Salida de Planta y Aviso de Movimiento Interno (AMI).}

I

\

2.

El personal del Departamento de Control de Activo Fijo, asi como el responsable en

los centros de trabajo, serán los garantes de colocar las etiquetas con código de

barras o alguna otra forma de identificación de los bienes instrumentales del activo

~~j

/

fijo. /

3. El Departamento de Control de Activo Fijo en Oficina Central, programará la

adquisición de los insumas necesarios para la emisión de etiquetas de código de barras a través del SICAFI, de acuerdo a la solicitud e información que reporten los centros de trabajo.

"

4. Durante los lapsos en que no se adquieran nuevas etiquetas en las Oficina Central y

tK

los centros de trabajo, deberán generarse etiquetas provisionales a través del SICAFI o elaborarlas de forma manual para la identificación de los nuevos bienes

muebles, asi como para aquellos cuya identificación se haya destruido o extraviado.

/Í

•

(28)

5.

6.

7.

El número de etiqueta con código de barras, corresponderá al número de inventario o código de identificación de cada bien asignado por el SICAFI; este número de inventario debe conservarse desde el alta hasta la baja definitiva o baja por traspaso del bien a un centro de trabajo.

Quedan excluidos los bienes que por sus características o funcionalidad impidan su

etiquetado, por ejemplo: material de vidrio, equipo de laboratorio, etc.; la

identificación de bienes no se limita a lo señalado en los puntos 3

y

4; en Oficina Central y los centros de trabajo podrán utilizarse otras alternativas para llevar a cabo esta actividad, siempre

y

cuando se justifique.

En Oficina Central los bienes que se encuentren ubicados en áreas comunes,

estarán bajo custodia

y

resguardo del responsable del Departamento de Servicios

Generales. En los centros de trabajo, la responsabilidad recaerá en quien determine /\

\

la Subgerencia de Administración y Finanzas. 8.

9.

El Departamento de Contabilidad Financiera de Oficina Central y las áreas similares en los centros de trabajo, darán de alta en sus registros correspondientes los bienes instrumentales del activo fijo a valor de adquisición, respecto a los bienes producidos en las diferentes áreas de L1CONSA, el valor se asignará de acuerdo al costo de producción.

En caso de que se desconozca el valor de adquisición de algún bien instrumental, el mismo podrá ser determinado para fines administrativos de inventario, por el

responsable de la Subdirección de Recursos Materiales

y

Servicios Generales

y

en

los centros de trabajo, por el de la Subgerencia de Administración y Finanzas,

considerando el valor de otros bienes con características símílares o bien, en su defecto, el que obtenga a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes.

\ \ ¡ ,_ir" Iv, L...\.'·----"

10. El Departamento de Contabilidad Financiera en Oficina Central y la Subgerencia de

Administración y Finanzas de los centros de trabajo, establecerán los controles y mecanismos que sean necesarios y que permitan la guarda y custodia de la

documentación que ampare la propiedad de los bienes de L1CONSA, los

registro~

correspondientes y la que por las características de cada bien se requiera, de \

I

,1

conformidad con las disposiciones legales respectivas.

/i

.~.

I

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008

PÁGINA: 5 DE: 9

(29)

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y

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11

Instrumentales por Adquisición, Dación en Pago,

I

Liconsa

Donación

y

Traspaso de Centros de Trabajo Clave: VST-DA-PR-004-01 : No. Revisión: 01

I

Emisión original: 30-06-2005 : Revisión: 14-10-2008

,

==:i¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡

11. En el caso de que se carezca de documentos que acrediten la propiedad del bien

instrumental, el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales en Oficina

Central

y

los Gerentes en los centros de trabajo procederá, para efectos de control administrativo, a elaborar el acta en la que hará constar que el bien instrumental es propiedad de L1CONSA y que figura en sus respectivos inventarios. El área contable

de cada Centro de Trabajo definirá el valor de registro.

Asimismo, cuando se carezca de licencia, permiso u otra documentación necesaria para el uso o aprovechamiento del bien, instruirán para que se realicen las gestiones necesarias para su obtención o reposición.

/)

í

\

\ \

\

_\ \

,

f j\ ¡~ ~~ FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 6 DE: 9 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACiÓN

(30)

Donación

y

Traspaso de Centros de Trabajo

I

No. RevisiÓn: 01

I

'.

(9, , :'i

~'

Liconsa

I

Revisión: 14-10-2008

...

....:.

DESCRIPCiÓN DE ACTIVIDADES Actividad p Contrato Jefe Depto, Control de Activo Fijo Responsable 1 Paso Núm. j 1 Nombre

y

clave '1 del documento de trabajo

__--+

--+

1 - - '_ _

--+

Recibe bienes muebles con la copia del pedido y

i

Pedido y lo Factura

factura, contrato de Dación en Pago, Comodato o

I

o documento que

Donación, Pago en especie, Traspaso a o

I

acredite la

autorización de salida de centro de trabajo,

I

propiedad del bien

I

Autorización de

I

Salida de Centro de

¡

Trabajo

i

I, DA-SRMSG-038 i

2

_I

Jefe Depto.

I

Revisa características físicas, técnicas, número,

/\

I

_\

I

i,, Control de i_, de sene, modelo, dimenSiones y funCionamiento

_\

Activo Fijo ' de los bienes conjuntamente con el área usuaria, _,

I

de acuerdo con la descripción del pedido, factura 1

\

I

_I

_{"Autorización de Salida de Centros de Trabajo"}contrato y/o formato DA-SRMSG-038,

I

\\

i \\_, _i

3 I Jefe Depto,

i

Se pregunta si ,el bien cumple _las

I

\, I

! con ',\',,"' \" -L Control de o,", IespecificaCiones solicitadas? \ .,

I

<..J

Activo Fijo ,_I _{Si, ir al paso No, 5}

! No, ir Al paso No, 4 ! l.

I

V

I

LLt

4 Jefe Depto. Devuelve al proveedor los bienes para cambio y j~

-I

Control de i ajuste documental. _•

Activo Fijo !

I

Ilr al paso No. 1

_{I ;}

!lngresa I

11

5 Responsable los bienes al almacén, verifica los datos Pedido 1Factura /

u

I

/

i

del Almacén Iconforme al pedido y factura o contrato y acusa Remisión/Relaciónl

¡

de recibído en la copía de la factura, remisión o Contrato

i

_I _contrato _I

i

I

_, 1 •\

• ,

i

6 Responsable Acomoda los bienes en el almacen

I

I Pedido 1Factura 1

•.~

j _{del Almacén} _{corres ondiente,} _{' Remisión/Relación/}

I

/7

• I , FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 7 DE." 9 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACiÓN

(31)

i Manual de Procedimientos para el Registro, Control,

Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de L1CONSA, S.A. DE C.V.

! Donación y Traspaso de Centros de Trabajo

¡.~-"'~---~~"

I

¡

i I

Liconsa

Paso

Núm. Responsable

. Nombre y clave

Actividad I del documento de

¡trabajo

7 Jefe Depto.

Control de Activo Fijo

I Elabora el informe de recepción en el pedido, Pedido (Informe de

I describiendo los datos de la factura y/o contrato ! Recepción)

.

,

! del recibo de los bienes muebles recibidos y I

I

hace el trámite de pago a proveedores. I

i i

8 Responsable

del Almacén

! Elabora la Cédula Mensual de Control de Bienes Cédula Mensual de

Ilnstrumentales y mensualmente la entrega al Control de Bienes

I Jefe del Departamento de Control de Activo Fijo. Instrumentales/

I .1 Informe Mensual I DA-SRMSG-032

\

I

FIN DE PROCEDIMIENTO 10 FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 20G8 PÁGINA: 8 DE: 9 DIRECCf6N DE ADMINISTRACiÓN

(32)

Liconsa

Procedimiento para la Recepción

y

Altas de Bienes Instrumentales por Adquisición, Dación en Pago,

Donación

y

Traspaso de Centros de Trabajo

i

Emisión original: 30-06-2005

I

r

Clave: V8T-DA-PR-004-01

I

No. Revisión: 01

, I DIAGRAMA DE FLUJO

Y¡I

. f. ! '

\

\ Entrega a la Subd. de Desarrollo de Sistemas Informativos y la documentación soporte 8 B

Verifica mediante SICAFI, el

alta contable del bien y efectúa su alta fisica asignando el número de inventario a los

activos

9 A

Elabora cédula mensual del control de bienes instrumentales y mensualmente la entrega al Jefe de Departamento de Control de Activo Fijo 10 B Fin de Procedimiento Elabora el informe de recepción en el pedido describiendo los datos de la factura de los bienes muebles

recibidos y tramita el pago al

proveedor

7 A

B SI

5

Ingresa los bienes al almacén. verifica los datos conforme a lo

solicitado y acusa recibo en la copia de la factura, remisión o

contrato

Acomoda los bienes en el

f---,a:::,lmacén correspondienFt"e_--J El bien cumple las especificaciones solicitadas? A Inicio de Procedimiento

Recibe los bienes muebles, copia del pedido y factura ,contrato de dación de pago, comedato o donación, pago en

especie, traspaso o

autorización de salida de centro de trabajo

1 A

Revisa las características del

bien conjuntamente con el área usuana

2 A

NO

1

Devuelve al proveedor los bienes para cambio y ajuste

documental . 4 6 7 B FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 9 DE: 9 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

(33)

Manual de Procedimientos para el Registro, Control, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de

Procedimiento para la Baja de Bienes en caso de Siniestro, Robo y Extravío

i

No. Revisión: 01

I

Revisión: 14-10-2008

FIRMAS DE APROBACiÓN Elaboró: !~1 ~.7T~, , . . : . __ -' ',:__::_:.-::::;;>c",

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o/ Lic, Sergio Reynaldo González Carmona

Jefe de Departamento de Control de Ac ivo Fijo , (\ \

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Lic, Hé a r Sánchez Garcia

Encargado de la u dirección de Recursos

Materiales y Servicios nerales

Lic. Eduardo Ca! Díaz

Encargado del Despacho e la Dirección

de Administración y Sub ¡rector Jurídico ,

/1

!!

Vigencia: Este documento fue autorizado por el Comité de Mejora

Regulatoria Interna en su Novena Sesión Ordinaria del 14 de octubre de 2008 y entrará en vigor al día

siguiente de su autorización.

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FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA' I DE. 10

(34)

C.

..._~ Procedimiento para la Baja de Bienes en caso de Siniestro, Robo y Extravio

I

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I

Revisión: 14-10-2008

, • INDICE DE PROCEDIMIENTO Página

•

• o

bjetivas ---Políticas de Operación

---3

4

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Descripción de Actividades ---Diagra ma de Flujo

---6

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¡~ ,-\ FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA: 2 DE 10 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACiÓN

(35)

1 Emisión original: 30-06-2005

!

Revisión: 14-10-2008

, I ~~

OBJETIVOS

Aplicar oportunamente la baja derivada del siniestro, robo o extravío,

Dar aviso a las instancías correspondientes, para que en caso de proceder se

instaure el procedimiento admínistrativo para algún servidor público,

1

\

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!

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 2008 PÁGINA' 3 DE: >:J DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN

(36)

Procedimiento para la Baja de Bienes en caso de

, Siniestro, Robo y Extravio

r

Clave: VST-DA-PR-004-02

I

No. Revisión: 01

, Emisión original: 30-06-2005

I

POLÍTICAS DE OPERACiÓN 1 1 ! r ¡ j\ , i~ ~_.~ 1.

2.

Si un bien instrumental se hubiere extraviado, robado o siniestrado, el resguardatario deberá levantar acta administrativa ante el responsable del Control de Activo Fijo en Oficina Central y quien ejerce esa función en los centros de trabajo, con dos servidores públicos como testigos, en la que se harán constar la existencia del bien y su falta posterior, asi como, las circunstancias de modo, tiempo y lugar en el que ocurrieron los hechos. Formulándose por duplicado quedando un ejemplar en resguardo del área, y el otro deberá entregarse a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales o Gerencia según sea el caso.

Tratándose de bienes cuyo valor sea equivalente y/o menor a $1,000.00 (UN MIL PESOS 00/100 M.N), el área de Control de Activo Fijo o quien realice esta actividad

en los centros de trabajo conminará al servidor público a la restitución del bien o pago .~. a valor de reposición; en el caso de no lograrse, notificará y enviará la documentación \\ formulada al Órgano Interno de Control, para que éste tome conocimiento del hecho

a efecto de que determine o no la existencia de elementos constitutivos de responsabilidad administrativa e informe el resultado de dicha investigación a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y al Subgerencia de Administración y Finanzas o quien tenga estas funciones en los centros de trabajo.

3. Para el caso de bienes cuyo valor sea mayor a $1,000.00 (UN MIL PESOS 00/1 OO.··-~I···/

M.N) el resguardatario de los bienes formulará el acta administrativa mencionada en el punto anterior, así también el responsable del control de los bienes muebles

remitirá a la Unidad Jurídica las constancias con que cuente, a fin de que ésta junt0\

con el usurario implicado en el siniestro procedan a presentar la denuncia de hechqs \

ante el Ministerio Público Federal que le corresponda. \ \

• •

Asimismo, se informará al Departamento de Administración de Riesgos de Oficina 1

'. ,

Central, con objeto que gestione el pago por concepto de seguro. \\

.¡

4. En caso de que la aseguradora decline el pago, el Departamento de Administración

de Riesgos remitirá al Órgano Interno de Control los antecedentes documentales del siniestro para que determine la existencia o no de elementos constitutivos de responsabilidad administrativa respecto de los servidores públicos que participaron

en el.

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FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 20G8

PÁGINA 4 DE: ro DIRECCIÓN DE ADMINISTRACiÓN

(37)

Manual de Procedimientos para el Registro, Control, Disposición Final y BaJ'a de Bienes Muebles de

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Procedimiento para la Baja de Bienes en caso de i,',' LI.co-n~-s-a·

Siniestro, Robo

y

Extravio

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I

Clave: VST-DA-PR-004-02 I No. Revisión: 01

i

Emisión original: 30-06-2005 Revisión: 14-10-2008

i

5. Será responsabilidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

Generales y Subgerentes de Administración y Finanzas o quien ejerza esta función en los centros de trabajo, efectuar la baja de bienes extraviados, robados o

siniestrados de los registros en el módulo físico del Sistema de Control de Activo Fijo (SICAFI) e informar al Departamento de Contabilidad de Oficina Central para que

proceda conforme corresponda.

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FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 20ca PÁGINA: 5 DE 10 DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN !

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(38)

I

Procedimiento para la Baja de Bienes en caso de Siniestro, Robo y Extravio

I

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I

Revisión: 14-10-2008

.

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~ DESCRIPCiÓN DE ACTIVIDADES Paso Núm. Responsable Nombre y clave del documento de trabajo • \ Oficio y Acta Administrativa

Toma conocimiento de la preexistencia y pérdida Acta Administrativa

!

Subgerente

o Jefe de Oepto. posterior y formula el acta en la cual constan las

del Área circunstancias de modo, tiempo y lugar.

Remite la copia del acta a la Subdirección de

I

Recursos Materiales v Servicios Generales

Jefe del Oepto.

I

Recibe acta Administrativa e informa a las Areas

de Control de

I

de Administración de Riesgos y Activo Fijo.

Activo Fijo o i Responsable de

I

Activo Fijo en

I

Centros de 1 Trabaio 2 , 3 I

I

i I

4

i

Jefe del Oepto. '1 Se pregunta si el valor del bien es equivalente o

I

de Control de I menor a $1,000.00 (mil pesos)?

i

Activo Fijo o

I

Si, ir al paso No. 5

i

Responsable de

i

No, ir al paso No. 9

J' ,

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Activo Fijo en .. , /

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5 Jefe del Oepto. Conmina al resguardatario a que efectúe el pago

1/

de Control de I o reposición del bien. I

Activo Fijo o

I

Responsable de

I

Activo Fijo en

I

Centros de

I

Traba'o .

6 Jefe del Oepto.

I

Se pregunta si el resguardatoario acepta pagar

01

de Control de 1 restituir el bien? !

Activo Fijo o 1 SI, ir al paso No.?

Responsable de

I

No, Ir al paso NO.9

Activo Fijo en i I Centros de

I

Trabajo . Oficio y Acta Administrativa

FECHA: 14 DE OCTUBRE DE 200a

PÁGINA 6 DE: 10