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MANTIENE EL INDICADOR ANALISIS RESULTADOSEvalua los resultados y propone acciones en función del resultado. Vuelca los datos al cuadro de mando. ELEGIR RESPONSABLE En función del proceso de medición, realiza mediciones, segmentos y comparaciones Entiende el sentido de ese indicador y lo que controla. El programa le vuelca los datos a su ficha para alinearlo con el Cuadro de Mando
GESTIONAR CON INDICADORES
Imagínese que fuera al colegio a preguntar que tal va su hijo. Habla con su profesor y éste le lleva a una sala y le pone delante de una pila de papeles, exámenes, trabajos etc…
¿cómo va a saber como va su hijo? Imposible verdad...
En cambio si le dicen Matemáticas 8, Lengua 9 etc… ya se hace una idea exacta de cual es su rendimiento. También le puede dar otro tipo de información sobre comportamiento, actitud, interés etc…
Este es el concepto de indicador. Eso es lo que pretendemos para cualquier organización, tener una serie de indicadores que nos muestren como evoluciona y que sean perceptibles de un vistado, que nos ayuden a tomar decisiones.
Es decirl el “boletín de notas” es nuestro cuadro de mando.
Con esta herramienta pretendemos de una manera sencilla:
• Implicar a las personas en la responsabilidad de gestionar indicadores
• Establecer y determinar los puntos de control importantes en su organización
• Ofrecer tanto al responsable como a la organización una vision globlar de los resultados
• Determinar y evidenciar el origen de esos resultados
• Proponer plan de acción y mejoras para el periodo siguiente
• Comunicar
Esperamos que les sea de utilidad Equipo GuiadelaCalidad
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Con una ficha clara que le permite introducir de una manera sencilla todo lo necesario para Definir, medir, analizar y realizar informes y graficos.
Se definiran las metas para el periodo actual y en función del criterio a seguir para la definición de objetivos, la de los siguientes períodos.
Establecerá segmentos y su relación causa efecto .
CONSENSUAR LAS METAS CREAR FICHAS
CAPTURAR FICHAS
Una vez identificados los responsables se les da la ficha completa para que vayan reflejando mediciones y analizando resultado. En fecha determinada se proponer incorporar al CM
REVISION
La organización una vez capturado los datos de todos los indicadores, tiene una visión global semafórica de todos los indicadores y puede proponer acciones de mejora.
En función de los resultados de los análisis efectuados se pone mentas para el siguiente perído y se crean las fichas de indicadores para distribuir a sus responsables
CAMBIAR DE PERIODO DEFINIR LOS INDICADORES
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Hemos desarrollado la aplicación Gestion de indicadores-Cuadro de Mando, que tiene cuatro niveles (módulos) de desarrollo en función de las necesidades concretas de la organización.
El objetivo es establecer un sistema que nos permita:
• Monitorizar la gestión de la organización en tiempo real
• Implicar a las personas en su gestión con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos
Módulos que incluye Ficha de indicador
Permite gestionar completamente 1 indicador
Resumen de indicadores
Permite tener una visión de la evolución de todos los indicadores tato global como individualmente y con código de color
Gestión de indicadores
Incluye elementos de gestión tales como segmentación, comparaciones o análisis causa-efecto
Presenta una estrucutra de los
indicadores en función de los criterios del Modelo EFQM y de las areas de gestión concretas.
Cuadro de Mando
Variante de la anterior y su principal diferencia es que su gestión la realizan todos los responsables de cada indicador. Permite generar y capturar las fichas de indicadores de cada responsable
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Detalle de la aplicaciónGestión de indicadores- Cuadro de mando es un pack (comprimido) que viene con cuatro aplicaciones integradas, aunque se pueden utilizar por separado.
Están realizadas en excel (Microsoft Office) y están completamente alineadas y automatizadas.
Requisito para que el programa funcione correctamente, es que losindicadores tienen que guardarse en una carpeta denominada FICHAS que cuelgue directamente del subdirectorio donde se guarden los indicadores generados por la aplicación.
Requisitos globales
Esta aplicación está diseñada para, siguiendo el principio de simplicidad, pueda gestionar sus indicadores durante un período de 5 años.. El editor está protegido al igual que todas las celdas que contienen programación, para evitar un mal funcionamiento del programa, al eliminar o modificar contenidos específicos de la aplicación así como su aspecto y presentación.
Vea mas consideraciones globales en
Si necesitara alguna configuración especial, escríbanos a [email protected]
Programas incluidos
La aplicación Gestión de indicadores-Cuadro de mando es la más completa y permite gestionar los indicadores de su organización durante un período de 5 años
Las otras tres aplicaciones son derivadas de ésta y en función de la necesidad de la organización pueden utilizarse de forma independiente.
Tiene más información de estas aplicaciones en:
Ficha de indicador
Resumen de indicadores
Gestión de indicadores
Cuadro de mando
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Aspectos a tener en cuenta para desarrollar la estructura de indicadores
Al igual que el ejemplo que le ponemos al principio con las notas de un alumno, (notas de asignaturas y de actitud, interés, motivación etc..) la información ofrecida de nuestros indicadores se puede enfocar por areas y grupos.
El programa además utiliza los criterios del modelo EFQM para agrupar los indicadores tanto de percepción como de rendimiento En la imagen de la izquierda ve las areas que están definidas por defecto, pero todas son configurables.
Las areas de gestión como referencia que se pueden configurar pueden ser la siguientes
Gobierno de la organización
Posicionamiento estratégico Estrucutrua de procesos
Planificación económica y financiera Gestión de activos y recursos Gestión del cambio
Personas
Estructura de gestión de las personas Líderes
Formación, desarrollo, gestión por competencias
Grupos de interés
Posicionamiento y definición del mercado Alianzas y colaboraciones
Orientación a grupos de interés Prestación de servicios Comunicación y conocimiento Gestión de la comunicación Información y conocimiento Creatividad y mejora Creatividad y aprendizaje Innovación y mejora
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Dar de alta un indicador
Los indicadores son “relojes” que se colocan en algún aspecto que interesa observar, para ver cómo se comporta. Si lo que se quiere es generar un sistema de mejora, interesará medir ciertos aspectos para tomar decisiones en función de su comportamiento
Algunos errores típicos a la hora de definirlos:
• Partir de una meta para definir el indicador,
• Confundir lo que es un indicador con la fórmula para su cálculo.
• definir el indicador y luego establecer el objetivo
Clasificación básica de tipo de indicadores
De resultados (autopsia) De rendimientos (biopsia)
Ejemplo
Indicador de resultado: Tiempo que se tarda en llegar a un destino
Indicador de desempeño: velocidad a la que se conduce
Si se controla la velocidad es probable que se logre el resultado
Todos los campos son “obligatorios” y el programa no te deja guardar si falta alguno.
Fijaros en el ultimo cuadrante, en el que indicamos
• si ese indicador está segmentado o no
• La relación causa-efecto entre el resultado que se espera (criterios 6 a 9 del Modelo) y aspectos de la gestión que lo generan (vriterios agentes 1 a 5)
• Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar.
• No se pueden tomar decisiones por simple intuición.
• Los indicadores mostrarán los puntos problemáticos del proceso y nos ayudarán a caracterizarlos, comprenderlos y confirmarlos.
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Generar las fichas de los indicadores
Cada vez que defines un indicador el programa te preguntará si quieres crear su ficha (un excel que se guardará en la carpteta FICHAS).
Si lo que quieres es crearlos todos a la vez, utiliza la opción CREAR FICHAS, del menú principal.
La ficha de un indicador tiene las siguientes areas
Area de definición
El programa vuelca todos los datos que se introdujeron al definir el indicador
El campo periodo te permite navegar por todos los períodos en los que está vigente.
Area de datos
El programa vuelca la meta y te permite meter datos de las mediciones con la
frecuencia determinada. Si el indicador está segmentado se habilitarán tantas casillas como necesite para reflejarlo.
A medida que se van reflejando las
mediciones te ofrece su comparación con la meta para reflejar posibles desviaciones.
Area de gráficos
Representación gráfica de las mediciones
Area de análisis
El responsable del indicador reflejará su análisis, aportando evidencias e indicando un plan de acción en función del resultado
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Estructura de indicadores – cuadro de mando. PANTALLA PRINCIPAL
Una vez definidos los indicadores y que se empiecen a reflejar las mediciones, comentarios, análisis y evidencias, podemos acceder a la pantalla principal de la aplicación que nos va a reflejar la estrucutra de indicadores que tiene la organización.
De un simple vistazo se puede ver cuantos indicadores hay en cada una de las areas de gestión definidas. Hay un código de color para identificar los de percepción o los de rendimiento.
Desde esta pantalla podemos acceder a
• Listado completo de indicadores (ver la página siguiente)
• Los indicadores definidos según los criterios resultados del Modelo
• Los indicadores definidos según las áreas de gestión.
• A la ficha completa de cualquier indicador, pulsando en el botón resumen y gráficos Podemos imprimir la estructura de indicadores utilizando el botón impresora.
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Datos concretos de la evolución de los indicadores
A esta pantalla habremos accedido o bien con el listado completo o bien con el filtro de algún criterio o de alguna área de gestión Esta opción tiene dos pantalla con datos:
• La que veis encima y algunos datos más pulsando sobre el botón más detalle
•
A simple vista y a la derecha con código de color podeis ver la tendencia de cada indicador comparando las medición con la del año anteriorDesde esta pantalla
• podeis ordenar los indicadores por código
• Adecuar el alto de las filas
•
Imprimir la estructura de indicadores. También se puede volver a la estrucutra-cuadro de mandoELABORADO REVISADO FECHA APROBADO FECHA
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Datos concretos de la evolución de los indicadores
Los datos de las mediciones de cada indicador y de sus segmentos los introduce el “responsable” de cada indicador.
A él también le compete introducir comentarios con referencia a esas mediciones, hacer una análisis, buscar evidencias y proponer un plan de acción. Todo esto se hace enla ficha del indicador, tal y como hemos explicado antes.
En la fecha que se coordine con la dirección, todos los responsables, copiarán a la carpeta FICHAS, todas las fichas de indicadores actualizadas.
El responsable de manejar el cuadro de mando (equipo directivo), con la opción del menu CAPTURAR FICHAS, volcará todos los datos de cada indicador a la aplicación principal, que automáticamente, realizará todos los cálculos para ofrecer una visión global del cuadro de mando de la organización.
En la imagen de arriba se puede ver como en función de la comparación de la meta con la medición volcada, el programa ofrece por indicador una alerta semafórica. Se pueden consultar también todos los comentarios y análisis introducidos por el responsable de cada indicador.
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Resumen y gráfico del comportamiento de cada indicador
Desde esta opción de menu podrá:
• Elegir cualquier indicador dado de alta y del que se hayan capturado datos.
• El programa ofrece un indicador semafórico para el período en el que se encuentra
• Información gráfico incluyendo: mediciones, segmentos, comparaciones para todos los años que se tengan datos para ese indicador.
• Información de los comentarios finales de cada período que haya dejado el responsable del indicador en su análisi y plan de acción
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Resumen y gráfico del comportamiento de cada indicador
Los datos de las comparaciones de cad indicador, se introducen desde esta pantalla
Actualizan automáticamente los gráficos y ficha de cada indicador Aunque el programa, al pasar a otra opción siempre pregunta si quiere guardar los cambios introducidos en la ficha del indicador, puede realizar esta acción cuando quiera, con el icono de la barra derecha del menú
Si lo necesita puede modficar-eliminar cualquier indicador. Atención no elimina físicamente la ficha del indicador en la carpeta FICHAS, aunque si genera de nuevo una ficha la sobreescribe
