Canales de comunicación en el ámbito laboral

Otra forma de comunicar es a través de las teleconferencias que son una herramienta muy eficaz cuando no es posible reunir a los empleados personalmente, de hecho los promotores de las teleconferencias aseguran que después de las juntas que se realizan en persona, éstas son la mejor alternativa. Esta tecnología permite que participantes que se encuentran en dos o más lugares se vean y hablen entre sí (Dominick, 2006).

Por otro lado, el teléfono como otro canal de comunicación, permite establecer contacto con un receptor al que no se tiene posibilidad de contactar personalmente.

La comunicación puede ser inmediata por lo tanto se puede emitir el mensaje y la respuesta al momento. La desventaja es que una plática telefónica carece de la retroalimentación visual que con frecuencia revela qué tan bien está llegando el mensaje.

Otro canal de comunicación es el correo de voz, el cual se utiliza a través de una máquina que recibe y guarda el mensaje que el emisor quiere comunicar. La ventaja es que el mensaje se envía al receptor y cuando éste tiene oportunidad lo escucha.

No se interrumpe, se puede escuchar con calma y si así le conviene al emisor, no requiere retroalimentación. La desventaja es que la respuesta no tiene que ser inmediata y no se puede asegurar si el receptor interpretó correctamente el mensaje.

La comunicación escrita es cuando el mensaje se envía a través de la escritura y puede ser utilizando en diversas formas como: cartas, correos electrónicos memorándums, boletines, presentaciones, entre otros. A diferencia de la comunicación verbal, la comunicación escrita es permanente es decir, cuando las ideas se escriben quedan como referencias para el futuro. Cuando queremos recordar las cosas con mayor precisión podemos irnos a la fuente del mensaje escrito, asimismo cuando no tenemos muy claro el mensaje podemos recurrir a la fuente escrita y leerlo tantas veces se requiera para poderlo entender. La mayor ventaja de la comunicación escrita es que se puede preparar con tiempo, se pueden estudiar cada una de las palabras que se van a utilizar y por lo tanto se pueden leer

Biblioteca

UP Bonaterra

tantas veces sea necesario para dejar el mensaje tan claro como uno lo requiera. Por último, los mensajes escritos suelen tener menos errores.

Existen diversas formas de utilizar la comunicación escrita, muchas de estas formas han ido evolucionando a la par de la tecnología, de hecho podemos decir que el internet y los celulares han sido determinantes para generar opciones de comunicación por escrito. Y así contamos con correos electrónicos, mensajes inmediatos, entre otros. En el caso del correo electrónico, permite a los comunicadores enviar y contestar los mensajes escritos a través de una computadora.

En Estados Unidos y Canadá este medio se ha convertido en el más usado para comunicarse en el trabajo tan es así que 97 por ciento de los trabajadores encuestados dice usarlo todos los días o varias veces por semana (Farías Arizpe, 2011). Igual que el teléfono y los faxes, el correo electrónico es prácticamente inmediato, además de ser un instrumento para la comunicación con el exterior, es usado como alternativa para los teléfonos y los contactos personales dentro de la oficina en donde con frecuencia se le considera parte de un intranet es decir, de una infraestructura que permite el intercambio de información de manera digital.

Otra característica del correo electrónico es que es asincrónico, de modo que puede ser leído y revisado en momentos diferentes al enviado. Como las ideas aparecen por escrito, facilita la posibilidad de comprender escritos largos y detallados, también permite que se envíe el mismo mensaje a varias personas que están prácticamente en cualquier lugar del mundo. Además de la velocidad y la comodidad, este medio ofrece un acceso asombroso a personas que, de otra forma, estarían inaccesibles.

Teniendo la dirección electrónica es muy probable que el mensaje lo reciba directamente el receptor sin tener que pasar por sus secretarias o personal asistente.

Biblioteca

UP Bonaterra

frecuencia y la informalidad de este tipo de envíos. Por lo anterior, ciertos estudios mencionan que el correo electrónico aumenta la posibilidad de que las personas se comporten irresponsablemente, en contraste con las conversaciones frente a frente (Jaramillo, 2011). El carácter informal del correo provoca que por la velocidad se pierda precisión y en muchos casos las buenas formas de escritura. En el correo electrónico está permitido una gran cantidad de atrocidades al idioma, mientras se entienda todo ha sido válido. Hasta el momento no existe un órgano regulador del correo electrónico, de no ser las reglas que la misma empresa imponga a manera de reglamento interno.

Por otro lado, se ha dado un fenómeno diferente en donde se escriben las palabras como suenan con el afán de ganar tiempo, sin embargo existen ejemplos de problemas serios que han generado correos electrónicos en las empresas por la manera tan irresponsable de utilizar éste canal de comunicación. En donde todo se dice más rápido, no es necesaria la formalidad y se queda para siempre. Lo anterior ha sido utilizado para hacer denuncias serias o poner en evidencia las malas prácticas que se han podido encontrar en las empresas. Es por eso fundamental tener cuidado dentro de una organización en el correcto uso del correo electrónico (Alder & Marquardt, 2005).

En el caso de los mensajes instantáneos, tienen la ventaja de que se puede tener una comunicación al momento por escrito ya sea por el celular o por la misma computadora y el lenguaje es totalmente informal en la mayoría de los casos ya que lo importante es la velocidad del mensaje y la disponibilidad del receptor y emisor.

Por lo tanto no hay tiempo que perder, decir más con menos. Las formalidades del idioma y las reglas gramaticales pasan a otro plano. Una de las desventajas es que por comunicar rápido no necesariamente es más efectivo, por lo que un mensaje se puede interpretar de una forma equivocada. Este canal de comunicación puede ser útil en cosas sencillas e informales pero es poco práctico para temas relevantes y formales dentro de una organización.

Biblioteca

UP Bonaterra

Finalmente, considerando que por lo menos el 70 por ciento del tiempo del personal administrativo se comunica a través de mensajes por escrito (González, 2011), es fundamental tener personal entrenado para saber elegir el mejor canal de comunicación y transmitirlo acorde al objetivo del mensaje y al receptor, con la finalidad de ser asertivo e incrementar las posibilidades de éxito.