EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL AUDITOR 154

El Informe de Auditoría,

Memorando

Ejecutivo, el Plan de Acción y las Presentaciones realizadas, tienen carácter confidencial.

Productos, junto con las actividades propuestas para su mejoramiento.

Seguimiento a

compromisos pactados con la CGR, respecto al aforo de tanques de transferencia de custodia y al sistema de control del Proyecto de Sodas Gastadas y Caldos Microbianos.

 Completar el aforo de

los tanques

pertenecientes a la maestra de tanques de transferencia de custodia, teniendo en

cuenta las

especificaciones técnicas y los estándares de Ecopetrol S.A.

 Rediseñar el sistema de control del Proyecto de Sodas gastadas y caldos microbianos, pasando de un control en campo (PLC) a un control remoto (DCS, cuarto de control PTAR), teniendo en

cuenta las

especificaciones técnicas y los estándares de Ecopetrol S.A.

Se garantizó la completitud del proceso de aforo de tanques de transferencia de custodia, teniendo en

cuenta las

especificaciones de Ecopetrol S.A. y las particularidades de cada uno de los tanques analizados.

Se realizó soporte a la definición de Ingeniería detallada y a la implementación y puesta en marcha del sistema de control del Proyecto de sodas gastadas y caldos microbianos en la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales de la GRB

 Registro fotográfico.

 Informe a la Contraloría.

 Ingeniería de detalle.

 Registro fotográfico.

L. Registro fotográfico de tanques.

J. Ingeniería de detalle Proyecto de sodas gastadas.

M. Registro fotográfico

Proyecto Sodas

Gastadas.

El Informe a la Contraloría y la totalidad de los registros fotográficos tienen carácter confidencial.

Es de resaltar, que los objetivos pactados contractualmente se limitaban a la participación del estudiante en práctica en dos auditorías y en el seguimiento a los compromisos con la Contraloría General de la República. Al concluir el periodo de prácticas, se pudo participar en tres auditorías, llevando más allá de los límites los objetivos propuestos.

11. CUADRO DE ACTIVIDADES SUPLEMENTARIAS

OBJETIVOS RESULTADOS

ESPERADOS RESULTADOS

OBTENIDOS INDICADOR

VERIFICABLE No. DE ANEXO

SOPORTE OBERVACIONES

Analizar y generar recomendaciones del Mapa de Riesgos 2008 para la VRP, definido por funcionarios de dicha Vicepresidencia

Recomendaciones, Plan de Mejoramiento.

Se generaron

recomendaciones para el Plan de Mitigación de Riesgos 2008 para la VRP, partiendo del Mapa de Riesgos definido por funcionarios de la Vicepresidencia.

 Memorando Ejecutivo N.A.

El Memorando Ejecutivo con sus respectivos anexos (Plan de Acción), tienen carácter confidencial.

Diseñar presentación para la capacitación a Interventores y Administradores, a cargo de la DAI – Bogotá.

Presentación de la capacitación.

Se creó Presentación con información referente a la función de la DAI, y al nuevo Manual de Interventores y Administradores de Ecopetrol S.A.

 Presentación N.A. La presentación

realizada, tiene carácter confidencial.

Diseñar presentación de resultados de la denuncia de pérdida de maquinaria de la Refinería de Cartagena.

Presentación de la denuncia.

Se creó Presentación de la denuncia de pérdida de maquinaria de la Refinería de Cartagena, con ocasión del Comité Directivo de Ecopetrol, en el cual se expusieron los resultados de los trabajos de auditoría de la Dirección, al Presidente de la organización.

 Presentación N.A. La presentación

realizada, tiene carácter confidencial.

Analizar Queja

relacionada con posibles deficiencias en la prestación de los diferentes servicios del

Informe de Auditoría, Memorando Ejecutivo y Plan de Mejoramiento.

Se generó Informe de Auditoría con los resultados de las investigaciones

realizadas,

 Informe de Auditoría.

 Memorando Ejecutivo.

 Plan de Mejoramiento. N.A.

El Informe de Auditoría,

Memorando Ejecutivo

y Plan de

Mejoramiento, tienen

Club Miramar a sus

residentes. determinando las

acciones tendientes a mitigar las deficiencias en el proceso, a partir de un Plan de Mejoramiento. Se envió Memorando Ejecutivo a los entes responsables.

carácter confidencial.

Planeación Queja relacionada con posibles irregularidades en los procesos de Equipo Automotor, perteneciente a la Coordinación de QA/QC y Talleres

Planeación de pruebas de auditoría.

Se determinó la planeación de la auditoría, la cual relaciona las actividades y pruebas de auditoría a ejecutar con el fin de evidenciar o desvirtuar las situaciones objeto de denuncia.

 Planeación. N.A.

La planeación de la Auditoría, tiene carácter confidencial.

12. IMPACTO DE LOS RESULTADOS

En la actualidad, Ecopetrol S.A., y especialmente la Gerencia Refinería de Barrancabermeja (GRB), se encuentran en un proceso de reestructuración y modernización, el cual exige contar con personal interdisciplinario que pueda garantizar el éxito en la ejecución de los nuevos proyectos y retos a los que se enfrenta la organización.

En ese sentido, la Dirección de Auditoría Interna, ha pasado de ser un ente de control netamente fiscal a un ente que se involucra en todas las fases de la cadena de valor del negocio: Exploración, Producción, Refinación, Transporte y Comercialización de hidrocarburos y combustibles; con el fin de diagnosticar la existencia y aplicación de controles eficaces, eficientes y económicos en los procesos, determinando oportunidades de mejora y actividades que permitan su perfeccionamiento para poder llegar a cumplir nuestras metas y megas.

La Regional Magdalena Medio de la DAI, es la encargada de los procesos de negocio de la Vicepresidencia de Refinación y Petroquímica (VRP), debido a las labores de la empresa en dicha área de influencia.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Dirección solicitó el recurso de un estudiante en práctica con perfil técnico, que pudiera soportar, de acuerdo a su campo de acción, conocimientos y perfil profesional, los diversos trabajos de auditoría que se realizan en el marco del Plan General de Evaluación y Auditoría de la organización. Es importante resaltar, que la Dirección no contaba con el soporte de un Ingeniero Mecánico/Mecatrónico/Electrónico, que pudiera brindarle el soporte requerido.

El aporte y conceptualización técnica de un Ingeniero Mecatrónico, permitió resolver algunos casos de auditorías especiales (análisis de quejas) que habían sido definidas en la Dirección, pero que no se ejecutaron por no contar con el personal idóneo.

Para el caso del Mantenimiento de Bombas centrífugas de la GRB durante el año 2005, se pudo determinar un pago de más de $ 200’000.000 =, por parte de Ecopetrol S.A., a trabajos que nunca fueron realizados por el contratista y se evidenciaron debilidades de control por parte de Administradores e Interventores de contratos.

La Auditoría de Parafinas permitió evidenciar oportunidades de mejora en los equipos de medición y despacho, con el fin de reducir las pérdidas registradas en

algunos equipos que se encuentran actualmente fuera de servicio, debido a la no producción de cera microcristalina. Además, se emitieron recomendaciones tendientes a asegurar los procesos de mantenimiento, inspección y calibración de equipos en la Planta de Parafinas y Bases Lubricantes.

El acompañamiento, seguimiento y monitoreo a las actividades de aforo de tanques de transferencia de custodia y a la implementación del sistema de control del Proyecto de sodas gastadas y caldos microbianos, permitió solucionar las deficiencias en los procesos, halladas por la Contraloría General de la República, teniendo en cuenta la importancia en el aseguramiento de la medición y despacho de productos a clientes, evitando pérdidas potenciales para la empresa.

Adicionalmente, el rediseño del sistema de control permitió ejercer un control remoto sobre las bombas y los procesos en la planta de sodas gastadas, evitando la contaminación de los operarios y centralizando el control de las actividades, teniendo en cuenta los estándares definidos por Ecopetrol S.A.

En términos generales, los resultados obtenidos durante el periodo de práctica industrial, permitieron a la Dirección de Auditoría Interna, ahondar en campos a los cuales no se había llegado y permitirán, a corto y mediano plazo, mitigar los riesgos inherentes a los procesos de la compañía.

ANEXOS

A. CONTRATO DE APRENDIZAJE

B. JUSTIFICACIÓN DE LA PRÓRROGA DEL CONTRATO

C. OTROSÍ AL CONTRATO (PRORROGA)

D. CONCEPTO TÉCNICO BOMBAS

F. ACTA SOCIALIZACIÓN INFORME DE AUDITORÍA PARAFINAS

G. ACTA PRESENTACIÓN DE RESULTADOS AUDITORÍA DE PARAFINAS

H. PLANEACIÓN AUDITORÍA DE PARAFINAS

I. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL AUDITOR

J. INGENIERÍA DE DETALLE PROYECTO DE SODAS GASTADAS Y CALDOS MICROBIANOS