CAPÍTULO IV: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
4.1 Procesos para una Auditoría a la Gestión Operativa
4.1.1 Conocimiento del negocio
Al desarrollar una Auditoría, el auditor debe tener o adquirir un conocimiento del negocio suficiente para que le sea posible identificar y comprender los eventos, transacciones y prácticas que, a su juicio, puedan tener un efecto importante sobre el examen o en el dictamen de auditoría. Dicho conocimiento es usado por el auditor al evaluar los riesgos inherentes y de control y al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría.
El nivel de conocimiento del auditor para un trabajo incluiría un conocimiento general de la economía y la industria dentro de la que la entidad opera, y un conocimiento más particular de cómo opera la entidad.
La auditoría que se va a realizar en el presente capítulo será para determinar, mediante indicadores de gestión, los niveles de eficiencia, eficacia y economía de las Áreas de gestión y de operación de la Estación de Servicios “La Maná”, a través de la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría para llegar a elaborar el informe en el que se incluya conclusiones y recomendaciones.
Para trabajar con la información actualizada, se obtendrá conocimiento e identificación de:
· La estructura y funcionamiento general de la empresa.
· Las áreas a examinar que involucra sus actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir.
· Las prácticas administrativas y de operación que realiza la empresa.
El análisis de estos aspectos serán los ejes principales para determinar el grado de confiabilidad de la información administrativa y la metodología a ser utilizada para facilitar la auditoría.
La gerencia de la ESTACIÓN DE SERVICIOS LA MANÁ debe aplicar técnicas de gestión, operación y finanzas actualizadas, propia a la naturaleza de la empresa, y acorde a las expectativas y necesidades que tenga.
61 La ESTACIÓN DE SERVICIOS LA MANÁ al inicio de sus actividades era considerada una empresa que vendía productos a los consumidores (propietarios de vehículos y de motores); siendo manejada por el Lcdo. José Ignacio Rivas Paredes quien no se preocupó de mantener controles internos en lo referente a la comercialización de combustibles y lubricantes.
El crecimiento de la ESTACIÓN DE SERVICIOS era tal que el propietario creyó necesario que las ventas debían mejorar; decidiendo crecer en cuanto a infraestructura, por lo que la adecuaron en el año 1995, a fin de asegurar y proteger sus recursos, garantizar la exactitud de los inventarios, confiabilidad en el proceso contable y operacional, cumpliendo las políticas internas implantadas por el dueño y evaluar el rendimiento de las diferentes áreas, lo que permitió que se constituyeran como ESTACIÓN DE SERVICIOS LA MANÁ.
Cabe indicar que la gestión operativa ha tenido falencias desde el inicio de la empresa por cuanto el personal que labora no ha tenido el direccionamiento técnico que le permita aplicar los principios administrativos, técnicos y contables establecidos en el Código de Comercio en el país.
Esto origina que el control de ingresos y egresos se los esté llevando en base a criterios propios, y es en el año 2010, cuando se les explica cómo realizar un arqueo de caja y como hacer un inventario físico de productos destinados para la venta.
Sin embargo, el control se lo ha venido realizando de una forma tradicional sin tomar en consideración las múltiples actividades que se desarrollan en la ESTACIÓN DE SERVICIOS, y que deben ser debidamente planificadas, presupuestadas y controladas para un mejor rendimiento. Tanto es así, que actualmente no hay un programa que permita el ingreso de datos, el procesamiento de la información y la emisión de resultados con la finalidad de tomar decisiones en beneficio de la empresa.
Actualmente, la ESTACIÓN DE SERVICIOS LA MANÁ cuenta con un organigrama aprobado, que le permita direccionar las funciones de cada empleado, sin embargo la ausencia de una planificación establecida bajo criterios técnicos y profesionales, no ha permitido desarrollar en forma correcta los objetivos y metas de la empresa.
62 La descoordinación en el proceso de ingreso y salida de inventario, no permite conocer en forma eficiente los requerimientos de ciertos productos, lo que ocasiona que los mismos estén en bodega, sin embargo se solicita su compra.
La centralización en la toma de decisiones afecta directamente a la empresa. Es necesario destacar que hay gestiones que no pueden esperar, por las exigencias que cada una tiene, esto se debe a que solo es el gerente quien da autorización a las mismas.
Respecto a las capacitaciones para el personal administrativo y de ventas no se da constantemente, lo que ocasiona desconocimiento en cuanto a información actualizada.
4.1.2 Enfoque de la auditoría de gestión operativa
Hoy en día las empresas, se ven fortalecidas con la asimilación de la calidad total, excelencia gerencial y sistemas de información.
En este contexto que el sistema de control asume un rol relevante porque a través de sus evaluaciones permanentes posibilita maximizar resultados en términos de eficiencia, eficacia, economía, indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas.
La instrumentalización de los sistemas de control se da a través de las Auditorias que se aplican en las empresas dentro de un período determinado para conocer sus restricciones, problemas, y deficiencias como parte de la evaluación. La articulación de los órganos de control, asesoría, apoyo de una organización social en conjunto, posibilita el cumplimiento de los fines empresariales.
Mediante este examen sistemático y objetivo se proporcionará una valoración independiente de las operaciones de la Estación de Servicios “La Maná”, se evaluará el nivel de eficacia, eficiencia y economía alcanzado por ésta en la utilización de los recursos disponibles, detectar sus posibles deficiencias y proponer las recomendaciones oportunas en orden a la corrección de aquellas, de acuerdo con los principios generales de la buena gestión, facilitando la toma de decisiones a las personas con responsabilidades de vigilancia o capacidad de emprender acciones correctivas.
63 4.1.3 Esquema de marcas y técnicas de auditoría utilizadas
MARCA SIGNIFICADO
¥ Información proporcionada por los directivos de la empresa
§ Cotejado con documento
µ Corrección realizada
¢ Comparado en auxiliar
¶ Sumado verticalmente
© Confrontado correcto
^ Sumas verificadas
« Pendiente de registro Ø No reúne requisitos
S Solicitud de confirmación enviada
SI Solicitud de confirmación recibida inconforme
SIA Solicitud de confirmación recibida inconforme pero aclarada SC Solicitud de confirmación recibida conforme
Totalizado
Conciliado
Circularizado
Inspeccionado Calificación del riesgo de control
El riesgo de control se puede calificar como alto, moderado alto, moderado, moderado bajo y bajo, la misma que será de acuerdo a la calificación porcentual que obtengan los controles aplicados comparándolos con la ponderación porcentual que les asigne el auditor:
RIESGO CONFIANZA
15% - 50% Alto Baja
51% - 59% Moderado Alto Moderada Baja
60% - 66% Moderado Moderada
67% - 75% Moderado Bajo Moderada Alta
76% - 95% Bajo Alta
64 La escala señalada inicia en 15% porque no puede haber empresa totalmente sin control que tenga una calificación menor a ese valor; en cambio, la escala llega hasta 95% porque no puede haber una empresa con un control totalmente eficiente y efectivo, puesto que toda administración es perfeccionable y susceptible de mejoramiento continuo.
Técnica de la colorimetría
La colorimetría consiste en el uso de colores para reflejar de mejor manera los resultados de mediciones realizadas fundamentalmente agrupándolos por niveles o rangos.
Escala colorimétrica de tres niveles
COLOR RANGO NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
ROJO 15% - 40% Alto Bajo
AMARILLO 41% - 60%
61% - 85%
(+) Moderado (-) Moderado
(+) Moderado Regular (-) Moderado Bueno
VERDE 86% - 95% Bajo Alto
Esta matriz se utiliza después de haber aplicado el cuestionario de Control Interno, que es una de las herramientas básicas que se efectúan para evaluar el control interno, en donde se mide el nivel de confianza, que luego da origen a un riesgo de control determinado, sobre el cual se deberá de aplicar un número determinado de pruebas a través de procedimientos de auditoría los mismos que se logran a través de más técnicas según sea el procedimiento. Las dos primeras categorías de riesgo se encuentran fuera de control por parte del auditor y son propias de los sistemas y actividades del ente, en cambio el riesgo de detección está directamente relacionado con las tareas del auditor.
Riesgo de Detección
Es aquel riesgo que es asumido por el auditor por cuanto existe la posibilidad de que exista un error de importancia, el cual no podría haber sido puesto de manifiesto ni por los sistemas de control interno de la entidad ni tampoco por la aplicación de las pruebas adecuadas de auditoría. Este riesgo puede ser mitigado con el nivel de profundidad de pruebas que aplique el auditor; mientras más profundas son las revisiones, el riesgo de detección disminuye.
65 Fórmula del Riesgo de Auditoría
Considerando los aspectos anteriores, el Riesgo de Auditoría es necesario para que el auditor en la ejecución de su trabajo pueda cerciorarse o satisfacerse de la razonabilidad de las cifras o actividades examinadas, se compone de la multiplicación de los tres riesgos así:
RA = RI * RC * RD Donde:
RA = Riesgo de Auditoría RI = Riesgo Inherente RC = Riesgo de Control RD = Riesgo de Detección
66 4.1.4 Análisis DAFO
FORTALEZAS DEBILIDADES
La planificación de estrategias de financiamiento las realiza la gerencia.
No se emplean políticas, reglamentos y procedimientos de control interno.
Se lleva el control de facturas y documentos financieros y contables.
No se cuenta con un manual contable en la entidad.
El capital social pertenece al propietario de la Estación de Servicios.
No cuenta con una reserva legal del capital
Cancela oportunamente sueldos y salarios a sus empleados.
Falta de Seguridad Social (IESS) para empleados.
Declaración de impuestos al SRI. No cuenta con el DIMM para declarar impuestos.
Valoración cualitativa
Por medio del cuadro se analizan los factores que inciden en la estructura contable y financiera de la empresa. De acuerdo a su actividad es una empresa de servicios ya que se dedica a la venta de combustible y lubricantes. Por ser una empresa de tamaño pequeño existe una planificación del financiamiento, contablemente existe control de documentos, se cancelan sueldos y se realiza la declaración oportuna de impuestos; factores determinantes como las fortalezas de la empresa.
Entre las debilidades se destaca que no se aplica control interno en ninguna de sus áreas, esto implica que se debe observar todo el proceso operacional y monitorear los resultados que permitan evaluar la eficacia y eficiencia de las operaciones que se desarrollan en la misma.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Contratar programas y software contable y tributario.
El tratamiento y calidad de la información.
Política de cambio que está promoviendo
Terpel – Refinanción Aumento de la competencia.
Mejoramiento en las condiciones de servicio en las gasolineras.
Altos costos de financiamiento han afectado los márgenes de utilidad.
67 Valoración cualitativa
En el cuadro se presentan los factores que permitieron realizar el diagnóstico externo y que influye en las operaciones y crecimiento económico de la empresa.
Las estrategias de comercialización se enmarcan en la ley de la oferta y la demanda, la Estación de Servicios “La Maná” evalúa las necesidades de sus clientes para realzar sus productos ya que mantiene una buena política de precios, sus productos derivados del petróleo son de calidad, esto le permite captar más clientes, dado el nivel de competencia en el cantón.
La comercialización del combustible depende de la política fiscal, tributaria y fijación de precios en el territorio ecuatoriano. Actualmente se encuentra amenazada porque no aprovecha el recurso tecnológico y no cuenta con un programa contable que fidelice la información; además influyen las tasas de interés bancario y la inseguridad social de nuestro país.
4.2 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA 4.2.1 Planeación preliminar de la auditoría
ESTACIÓN DE SERVICIOS “LA MANÁ”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010 PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR Objetivos:
• Obtener un amplio conocimiento de la empresa y el desarrollo de sus actividades.
• Identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoría
N° PROCEDIMIENTO REF/PT REALIZADO POR FECHA OBSERVACIONES
1
Entrevistar a las autoridades y a los directores de las áreas a examinar.
PP. 1 A.E
02 – 05 de julio del
2012
2
Visitar las
instalaciones, para observar,
inspeccionar y verificar de forma física el
funcionamiento de las áreas a auditar.
PP. 2 A.E
09 – 10 de julio del
2012
3 Obtener información de los antecedentes de la empresa
Pág. 2 A.E 16 de julio
del 2012 CAPÍTULO I
4
Obtener los
documentos legales de constitución de la empresa y/o
modificaciones
Pág. 116-
124 A.E 23 de julio
del 2012 ANEXOS
Ref.
PP 1/2
68 5
Obtener los organigramas estructural, funcional y de personal.
PP. 3 A.E 27 de julio
del 2012 ANEXO N° 17
6
Solicitar la planificación estratégica de la empresa
Pág. 74 A.E 27 de julio
del 2012
7
Realizar el análisis interno de la empresa
en lo referente a los procesos
Pág. 66-
67 A.E 06 de agosto
del 2012
8
Realizar el análisis externo de la empresa en lo referente a los factores
macroeconómicos.
Pág. 66-
67 A.E 13 de agosto
del 2012
9
Recopilar
información acerca de los clientes, proveedores, competencia y precios.
Pág. 70 A.E 22 de agosto
del 2012
10
Evaluar el riesgo inherente.
PP. 5 A.E
05 de octubre del
2012
11
Elaborar el reporte de planificación preliminar de la auditoría de gestión.
PP. 6 A.E
15 de octubre del
2012 12 Elaborar el Plan de
Auditoría. PP. 7 A.E 05 de julio
del 2012
13
Recopilar
documentación e información sobre el contrato de la auditoría.
PP. 8 A.E
18 de octubre del
2012
14
Recopilar
documentación de la aceptación de la auditoría.
PP. 9 A.E
19 de octubre del
2012 Elaborado por: Emilia Virginia Arévalo
Revisado por: C.P.A María Mendoza
Fecha: 01 de julio del 2012 Fecha: 05 de julio del 2012.
69
ESTACIÓN DE SERVICIOS “LA MANÁ”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010 ENTREVISTA CON LA PROPIETARIA
Nombre del entrevistado: Ing. Beatriz Gallo Cargo: Gerente
Entrevistador: Emilia Arévalo
Fecha: Lunes, 02 de julio del 2012 Hora: 17h00 p.m.
Lugar: Oficina de la Gerente
¿Cuál es su opinión acerca de la situación actual de la empresa?
Me parece que la empresa está bien, desde que asumí este cargo como gerente, la situación ha mejorado en cuanto a ordenamiento se refiere, puesto que antes no había un orden; por ejemplo cada quien hacía lo que creía conveniente hacer; pero también ha habido una mejora en las ventas, esto sin dudas se debe a la imagen que hemos ganado entre nuestros clientes, aunque hay que reconocer que la competencia aquí en La Maná es muy fuerte dada la geografía de este cantón, pero aun así hemos crecido con nuestras ventas. Para este año hemos decidido, cambiar la imagen corporativa, fin de brindar un mejor servicio, esto como una de nuestras metas institucionales.
¿Cuáles considera usted son las fortalezas y debilidades que tiene la empresa?
Una de nuestras fortalezas es la imagen que tenemos gracias a nuestro proveedor como es PETRÓLEOS & SERVICIOS; así también otra de nuestras fortalezas es el personal humano que tenemos, desde el conserje hasta la contadora que colaboran con nosotros, y por ultimo considero que es importante que esta empresa cuenta con un capital propio. Dentro de las debilidades, como ya expuse anteriormente esta la competencia que tenemos en el cantón, pero también considero que nos falta mayor publicidad.
¿Existe un Manual de Funciones operativas y contables que norme las actividades de sus colaboradores?
Una de las debilidades que actualmente nos adolece es la falta de documentos importantes como un Manual de Controles Internos, aunque ya hemos conversado con nuestra contadora y nos dice que está trabajando en eso, lo que le podría decir que tenemos es el Reglamento de Trabajo.
¿Se tiene un procedimiento de inducción establecido, en cuanto a las actividades operativas de la Estación de Servicios?
No, aún no se ha trabajo en ese tema, ya que aplicar un plan de inducción implicaría perder una cuantas horas de trabajo, y eso no está permitido por nuestro proveedor; sin embargo se están pensando aplicar otras medidas para cumplir con este plan.
¿Cuál es la expectativa que usted tiene de esta Auditoria a la Gestión Operativa de la empresa?
Que los hallazgos que se indiquen en el informe de auditoría sean relevantes y que las conclusiones recomendaciones emitidas en el informe de auditoría puedan ser aplicables con el tiempo, para que reflejen el incremento de la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones y por ende en el aumento de la rentabilidad de la empresa.
Elaborado por: Emilia Virginia Arévalo Revisado por: C.P.A María Mendoza
Fecha: 02 de julio del 2012 Fecha: 05 de julio del 2012.
Ref.
PP 1 1/1
70
ESTACIÓN DE SERVICIOS “LA MANÁ”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010 ENTREVISTA CON LA CONTADORA
Nombre del entrevistado: Ing. María Tiziana Gallo Cargo: Contadora
Entrevistador: Emilia Arévalo
Fecha: Martes, 03 de julio del 2012 Hora: 18h00 p.m.
Lugar: Oficina de la Contadora
¿Qué Tiempo trabaja en la empresa?
Tengo 3 años como Contadora de esta empresa.
¿Cuáles considera usted son las fortalezas y debilidades que tiene la empresa?
Como fortalezas están que se planifica estrategias de financiamiento y esto se lo realiza junto a la gerencia, se lleva el control de facturas y documentos financieros y contables, el capital social pertenece al propietario de la Estación de Servicios, se cancela oportunamente sueldos y salarios a sus empleados y se declara oportunamente los impuestos al SRI; pero también las debilidades son mucha entre ellas: No se emplean políticas, reglamentos y procedimientos de control interno, no se cuenta con un manual contable en la entidad, no cuenta con una reserva legal del capital, falta de Seguridad Social (IESS) para empleados.
¿Existe un Manual de Funciones operativas y contables que norme las actividades de sus colaboradores?
La empresa no cuenta con este documento, sin embargo le he propuesto a la Gerente realizarlo y aplicarlo para este próximo año.
¿Cuál es la expectativa que usted tiene de esta Auditoria a la Gestión Operativa de la empresa?
Que demuestre la situación verdadera de la empresa, y se procedan a realizar todas las recomendaciones aplicables en la empresa, para la mejora permanente de los procesos operativos y contables.
Elaborado por: Emilia Virginia Arévalo Revisado por: C.P.A María Mendoza
Fecha: 02 de julio del 2012 Fecha: 05 de julio del 2012.
Ref.
PP 1 1/1
71
ESTACIÓN DE SERVICIOS “LA MANÁ”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010 NARRATIVA
Nombre del entrevistado: Ing. María Tiziana Gallo Cargo: Contadora
Entrevistador: Emilia Arévalo
Fecha: Martes, 03 de julio del 2012 Hora: 18h00 p.m.
Lugar: Oficina de la Contadora
VISITA A LAS INTALACIONES
El día 09 de julio del año 2012, siendo las 16h30 p.m. se realizó una visita previa a la auditoría en las Instalaciones de la Estación De Servicios La Maná, ubicada en el Barrio El Rocía en la Avenida 19 de mayo en compañía de la Ing. Beatriz Gallo, Gerente Propietaria de la Estación de Servicios, en donde se pudieron observar varios puntos interesantes previa ejecución del trabajo. La empresa cuenta con una infraestructura de una planta, la misma que la componen, tres áreas importantes para el funcionamiento de la Estación de Servicios:
• En el área de expendio encontramos seis maquinas surtidoras de combustible entre, gasolina súper, extra y el diesel.
• Los tanques se encuentran en el costado derecho de la estación de bombeo, el mismo que cuenta con medidas de seguridad para no permitir el acceso a toda persona.
• Las oficinas de administración se encuentran en la parte posterior de los surtidores de combustibles
• Los baños se encuentran en el costado izquierdo de las oficinas de administración, tanto para el público en general, como para las personas con discapacidad.
• Existen vitrinas junto a los surtidores de combustibles en las que encontramos lubricantes y aditivos para el expendio al público.
• En la parte lateral izquierda, la empresa tiene como un negocio relacionado una lubricadora y lavadora.
En la parte exterior de la empresa se visibiliza un parqueadero para los clientes, que igualmente es usado para los proveedores, además del parqueadero de uso exclusivo para el autotanque, además se puede notar la imagen corporativa de la empresa que es propia de la distribuidora “PETRÓLEOS & SERVICIOS”; se pudo notar también que en junto a la torre de publicidad existen plantaciones de plantas ornamentales, dándole un mejor aspecto a la empresa, los colores utilizados son de buen gusto, así también se puede visualizar que existen algunas señalizaciones que forman parte de las medidas de seguridad preventivas y correctivas en caso de alguna emergencia. Esta empresa trabaja de manera ininterrumpida las 24 horas del día en cuanto a la parte operativa, mientras que los horarios de las personas que laboran en el área administrativa es desde las 08h00 a.m. hasta las 12h00 a.m. y de 14h00 p.m. hasta las 18h00 p.m.
Siendo las 19h00 p.m., se da por concluida la visita a las instalaciones de la empresa, observando aspectos necesarios para realizar el trabajo de auditoría, y con la colaboración de todo el personal mientras se realizaba el recorrido.
= Inspeccionado
Elaborado por: Emilia Virginia Arévalo Revisado por: C.P.A María Mendoza
Fecha: 09 de julio del 2012 Fecha: 10 de julio del 2012.
Ref.
PP 2 1/1