CAPÍTULO IV: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
4.3 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA A LA GESTIÓN OPERATIVA
4.3.1 Cuestionario de Control Interno
ESTACIÓN DE SERVICIOS “LA MANÁ”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Entrevistado: Operarios
N° PREGUNTAS
RESPUESTAS PONDERACIÓN
OBSERVACION SI NO N/A CALIFICACIÓN
OBTENIDA
PUNTAJE ÓPTIMO
1
¿Conoce usted de la existencia de un
Manual de
funciones?
X 0 7
La empresa no tiene un Manual de funciones, que detalle de manera
específica las actividades que se
deben ejecutar 2 ¿Le Supervisan las
actividades
permanentemente?
X 0 7
No existe un control adecuado de las operaciones más
importantes
3
¿Se le
proporcionan los materiales de protección cuándo
recibe el
combustible en los tanques?
X 7 7
La empresa cumple con las exigencias
técnicas de seguridad y salud
laboral
4
¿Recibe capacitaciones técnicas sobre el manejo del autotanque y de los tanques estacionarios?
X 7 7
La empresa capacita a sus personal esporádicamente sobre temas relacionados a su desenvolvimiento
5
¿La empresa cuenta con políticas definidas en cuanto al personal exclusivo que debe
manipular el combustible?
X 0 6
La ausencia de políticas es una de las falencias que acaece en la gestión operativa de la empresa EVALUACIÓN DE RIESGOS
6
¿Se analizan los riesgos tanto internos como externos a los que se expone el área y que pueden afectar el logro de los objetivos planteados?
X 4 7
Se lo realiza de manera empírica, sin ningún aspecto técnico, siendo este
un factor que adolece a la administración 7 ¿Están definidos
las metas y X 0 7
No se pudieron Ref.
PA 1 1/2
86 objetivos para el
área operativa?
detectar estos principios básicos de gestión en el área en mención
8
¿Existe
coordinación entre las áreas de la empresa
relacionadas con el área operativa?
X 6 7
Se comunican entre los vendedores y el operador, sin embargo esta comunicación se la realiza de manera empírica
9 ¿Se le evalúa en sus funciones como operario?
X 5 7
Las evaluaciones a las que se hace alusión es a las que de manera verbal se les pregunta ciertos aspectos básicos sobre el manejo de herramientas de la empresa
10
¿Se comprueban las existencias previo a la confirmación del pedido?
X 6 7
Se verifica aparte del stock digital el físico antes de confirmar el pedido.
TOTAL 35 70
Elaborado por: Emilia Virginia Arévalo Revisado por: C.P.A María Mendoza
Fecha: 29 de octubre del 2012 Fecha: 30 de octubre del 2012.
87
ESTACIÓN DE SERVICIOS “LA MANÁ”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010 HALLAZGOS ENCONTRADOS
ÁREA OPERATIVA HALLAZGO N°1
TÍTULO: INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE FUNCIONES CONDICIÓN
La empresa no cuenta con un Manual de Funciones que delimite las actividades a realizar cada colaborador.
CRITERIO
Según buenas prácticas administrativas, la implementación formal de un Manual de Funciones, es de mucha utilidad para lograr una eficiente administración fundamentalmente a nivel operativo.
CAUSA
No se ha elaborado un Manual de funciones por parte de los funcionarios de la empresa
EFECTO
Se ve afectado el rendimiento de los empleados nuevos que no cuentan con una guía para el desempeño de sus funciones.
CONCLUSIÓN
La falta de un Manual de funciones ha provocado que en algunas ocasiones se incumplan con procedimientos obligatorios, tales como la delegación de funciones ante la ausencia de personal.
RECOMENDACIÓN
Al Gerente General: Dispondrá a la Contadora la elaboración de un Manual de Funciones completo que integre la descripción de funciones, responsabilidades, procedimientos y normas administrativas, y a la vez que adopte las medidas necesarias para lograr:
- Facilitar al personal la comprensión de los objetivos, metas y estrategias implementados en la empresa.
- Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas.
Ref.
HAO 1 1/2
88 - Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.
- Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los procedimientos.
- Servir de base para la capacitación del personal.
- Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
- Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
- Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.
- Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evitar los conflictos internos.
- Evitar la resistencia del personal a utilizar el manual.
Todo esto con el fin de lograr uniformidad en los procedimientos de trabajo, la eficiencia y la calidad esperada en los servicios prestados.
Elaborado por: Emilia Virginia Arévalo Revisado por: C.P.A María Mendoza
Fecha: 05 de noviembre del 2012 Fecha: 07 de noviembre del 2012.
89
ESTACIÓN DE SERVICIOS “LA MANÁ”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010 HALLAZGOS ENCONTRADOS
ÁREA OPERATIVA HALLAZGO N°2 TÍTULO: INEXISTENCIA DE POLÍTICAS
CONDICIÓN
No existen políticas formalmente establecidas en ninguna de las áreas, solamente han sido difundidas verbalmente.
CRITERIO
Las buenas prácticas administrativas señalan que las empresas deben tener debidamente implementadas las políticas, generales y específicas para cada área como una guía para ofrecer un servicio óptimo.
CAUSA
El Gerente General no ha dado la debida importancia a la formalización de políticas a través de un documento impreso.
EFECTO
Los empleados al no contar con políticas formalmente emitidas, existe el riesgo de que éstas sean mal interpretadas, ocasionando un riesgo operativo, lo que dificulta el cumplimiento de objetivos planteados en las proyecciones de la empresa.
CONCLUSIÓN
La ESTACIÓN DE SERVICIOS LA MANÁ, no cuenta con políticas formalmente establecidas, lo que ocasiona que se incremente el riesgo operativo al dejar que los empleados además de las instrucciones que han sido verbalmente expuestas impongan sus criterios en base a las necesidades de cada área.
RECOMENDACIÓN
Al Gerente General.- Formulará con cada uno de los responsables del área las políticas necesarias y las emitirá formalmente en un documento para conocimiento y correcta aplicación de todos los empleados.
Elaborado por: Emilia Virginia Arévalo Revisado por: C.P.A María Mendoza
Fecha: 05 de noviembre del 2012 Fecha: 07 de noviembre del 2012.
Ref.
HAO 2 1/1
90
ESTACIÓN DE SERVICIOS “LA MANÁ”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010 HALLAZGOS ENCONTRADOS
ÁREA OPERATIVA HALLAZGO N°3
TÍTULO: FALTA DE CAPACITACIÓN PERMANENTE AL PERSONAL CONDICIÓN
La empresa no tiene implementado un plan de capacitación técnica y comercial para los operarios y expendedores de combustible.
CRITERIO
Según las metas de la empresa, están las de ser líderes en el mercado local en cuanto al expendio de combustible.
CAUSA
La falta de planificación por parte de la Gerente, no se han desarrollado capacitaciones permanentes para el personal directamente involucrado en la parte operativa.
EFECTO
Los empleados no cuentan con estrategias nuevas, en el manejo de combustible, así mismo los tiempos de respuesta ante cualquier eventualidad se alarga.
CONCLUSIÓN
La ESTACIÓN DE SERVICIOS LA MANÁ, no tiene implementado un plan de capacitaciones para el personal que labora en la empresa.
RECOMENDACIÓN
Al Gerente General.- Planificar, elaborar e implementar u plan de capacitación técnica permanente para los operarios y expendedores de combustible.
Elaborado por: Emilia Virginia Arévalo Revisado por: C.P.A María Mendoza
Fecha: 05 de noviembre del 2012 Fecha: 07 de noviembre del 2012.
Ref.
HAO 3 1/1
91
ESTACIÓN DE SERVICIOS “LA MANÁ”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Período: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010 MEDICIÓN DE RIESGOS
MEDICIÓN DE RIESGOS
Riesgo Inherente: Según el estudio que se realizó a la empresa, se puede determinar que el riesgo inherente es de 25% (riesgo bajo alto), considerando la ponderación de la siguiente matriz y las variables de importancia así:
- La empresa no tiene implementado la planificación estratégica, lo que no permite que guíe el rumbo de sus actuaciones.
- La estructura organizacional es adecuada y casi en la totalidad están debidamente asignadas las funciones en el área y por ende la coordinación con las demás áreas de la empresa.
- El personal que trabaja en el área cumple el perfil laboral exigido por las autoridades para ocupar sus puestos de trabajo.
- A pesar de no estar debidamente implementadas y manejarse de manera tácita las funciones y políticas para el área, cada una de las personas saben cómo desarrollar sus actividades.
Riesgo de Control: Según la evaluación del control interno se obtuvo los siguientes parámetros:
Para la medición del Nivel de Confianza y Riesgo del Control Interno del Área Operativa de la ESTACIÓN DE SERVICIOS LA MANÁ, se utiliza la siguiente
matriz de medición:
Ref.
PA 2 1/3
92 COLOR RANGO NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA
ROJO 15% - 40% Alto Bajo
AMARILLO 41% - 60%
61% - 85%
(+) Moderado (-) Moderado
(+) Moderado Regular (-) Moderado Bueno
VERDE 86% - 95% Bajo Alto
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐧𝐟𝐢𝐚𝐧𝐳𝐚 = 𝑪𝒂𝒍𝒊𝒇𝒊𝒄𝒂𝒄𝒊ó𝒏 𝒐𝒃𝒕𝒆𝒏𝒊𝒅𝒂 𝑷𝒖𝒏𝒕𝒂𝒋𝒆 Ó𝒑𝒕𝒊𝒎𝒐
𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐧𝐟𝐢𝐚𝐧𝐳𝐚 =35 70 Nivel de Confianza = 0,50 X 100 = 50,00%
Nivel de Riesgo = 100% - Nivel de Confianza Nivel de Riesgo = 100% - 50,00%
Nivel de Riesgo = 50,00%
Lo que implica que el Área Operativa de la ESTACIÓN DE SERVICIOS LA MANÁ, tiene un nivel de confianza del 50,00 % (Moderada) y un nivel de riesgo de 50,00%
(Moderado regular) que debe mejorar notablemente, puesto que demuestra un nivel de controles ineficientes que podrían estar repercutiendo en la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos del área.
Riesgo de Detección: Conforme a los riesgos antes determinados se puede afirmar que el riesgo de detección correspondiente a este trabajo de auditoría es del 15 %, en virtud, de la experiencia y profesionalismo del auditor en este campo, lo que permitirá diseñar procedimientos y aplicar técnicas eficientes para la obtención de información válida.
Riesgo de Auditoría: Según los porcentajes determinados tras el análisis a la Empresa y al Área Operativa, el riesgo de auditoría se compone de:
RA = RI * RC * RD
Riesgo de auditoría= Riesgo Inherente * Riesgo de Control * Riesgo de Detección Riesgo de auditoría= (0.25 * 0.25 * 0.15)
93 Riesgo de auditoría= (0,009375) * 100
Riesgo de auditoría= 0,9375 %
Según el valor obtenido del riesgo de auditoría, se puede deducir que el auditor se enfrenta a un riesgo de 0,9375% de que ha ocurrido un error material que ha evadido los controles del cliente y podría no ser detectado por los procedimientos del auditor.
Elaborado por: Emilia Virginia Arévalo Revisado por: C.P.A María Mendoza
Fecha: 12 de noviembre del 2012 Fecha: 13 de noviembre del 2012.
94