Coworkify

Casilla, Pamela – Cuccia, Teresita Navarrete, Matías – Nuñez, Nicolás Zúñiga, Nicolás

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79 / 652 1.3) Tecnología de información

Coworkify ofrece una versión web utilizando JavaScript para el manejo de backend utilizando librerías como Slick, jQuery, y Underscore.js y frameworks como Backbone.js.

Bootstrap por el lado de frontend. Además, le ofrece al usuario poder personalizar este frontend a gusto agregando imágenes y/o componentes que él mismo desee. Cabe mencionar que también está disponible una versión para móviles y tabletas.

Figura 52. Tecnologías de Coworkify.

2)Relevamiento detallado y análisis del sistema

2.1) Detalle, explicación y documentación detallada de todas las funciones seleccionadas

Módulo gestión de reservas y recursos:

En este módulo se puede realizar el core del sistema de Coworkify, que es básicamente realizar una reserva de un espacio de trabajo y configurarlo a la elección y gusto del usuario. Cuenta con un calendario de reservas donde se puede observar visualmente que reservas y recursos se han asignado y en qué momento diferenciándolos por colores.

Al realizar la reserva del recurso también permite que los miembros visualicen el costo de ese recurso y emite la respectiva factura al confirmar la reserva. La reserva de recursos puede estar limitada, esto quiere decir que hay recursos que sólo son accesibles para los usuarios con rol de administrador.

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Figura 53. Gestión de reservas y recursos.

En este módulo se detectan las siguientes funcionalidades:

- Crear reserva: Permite agregar una reserva en cuestión, eligiendo el recurso, miembro y hasta con la posibilidad de agregar una nota. También se puede modificar la fecha y la hora en caso de ser necesario. En esta funcionalidad según el rol del miembro y en el caso de ser administrador podrá acceder a recursos exclusivos.

Figura 54. Creación de una nueva reserva.

- Borrar reserva: esta opción permite borrar una reserva ya existente del calendario.

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Figura 55. Eliminación de una reserva existente.

- Seleccionar vista de calendario: esto permite ver el calendario ya sea en días, semanas o meses.

Figura 56. Modificación de la vista del calendario.

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82 / 652 Módulo de Gestión de miembros:

Aquí es donde se pueden crear, modificar y eliminar miembros. Con la opción de configurar a cada uno con su respectivo plan contratado y emitir la factura. Además, cuenta con la opción de descargar la lista de miembros en un archivo .csv

En este módulo se detectan las siguientes funcionalidades:

- ABM Miembro: se puede agregar un nuevo miembro, modificar y/o eliminar uno ya existente.

Figura 57. Agregar, modificar o eliminar un miembro del espacio de trabajo.

- Emitir factura: al momento de dar de alta a un miembro en el espacio de trabajo se puede elegir la opción de emitir la factura correspondiente al plan elegido para ese miembro. La factura puede imprimirse o enviarse en formato .pdf

Figura 58. Selección de la opción de emitir factura.

- Enviar correo electrónico: existe la posibilidad de comunicarse de manera directa con algún miembro mediante el envío de un correo electrónico vía espacio de trabajo actual.

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Figura 59. Envío de correo electrónico.

- Descargar lista de miembros: se puede obtener y descargar la lista de los miembros del espacio de trabajo actual en un archivo de formato .csv

Figura 60. Descargar lista de miembros.

Módulo de pago y facturación:

Como novedad con respecto a otros sistemas, Coworkify integra la opción de pagos automáticos por parte de los miembros y la inclusión de varios métodos de pagos como lo son tarjetas de crédito y débito, cheques y efectivo. A su vez se puede integrar un software de contabilidad para manejar procesos que exijan mayor complejidad, aunque también se cuenta con la opción de añadir impuestos por artículo.

El proceso de facturación cuenta con la posibilidad de emitir la factura a algún invitado que no sea miembro del espacio de trabajo. Esta factura es única y tiene un número que, en caso de ser requerido, puede personalizarse según la nomenclatura que se desee. Como último para destacar, se puede descargar en .pdf, .csv y/o enviar directamente por correo electrónico.

En este módulo se detectan las siguientes funcionalidades:

- Crear factura: se puede crear una nueva factura por la reserva a un miembro del espacio de trabajo e inclusive se puede generar una factura para un invitado que no pertenezca a este espacio.

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Figura 61. Añadir nueva factura.

- Eliminar factura: se puede eliminar una factura creada anteriormente.

Figura 62. Eliminar factura existente.

- Enviar factura por correo electrónico: en caso de ser solicitado se puede enviar la factura mediante esta vía a la dirección indicada previamente en la factura.

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Figura 63. Enviar factura mediante correo electrónico.

- Descargar factura: es posible obtener la factura en formato .pdf o .csv

Figura 64. Descargar factura.

- Añadir tasa de impuesto por artículo: si se decide añadir impuestos a ciertos recursos o reservas está la opción de agregarlos a la factura emitida a ese miembro en cuestión.

Figura 65. Añadir impuesto a un artículo solicitado en la factura.

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- Confirmar pago: si el miembro elige una forma de pago en la cual no se pudo validar automáticamente se puede confirmar manualmente si se tiene registro del mismo.

Figura 66. Confirmar un pago manualmente.

Módulo de Personalización:

Este módulo se ocupa pura y exclusivamente en la personalización del espacio de trabajo. En el que se ofrece la posibilidad de crear widgets de chat, menús de ayuda y un sitio web exclusivo para el espacio de trabajo.

Las funcionalidades de este módulo son:

- Crear sitio web: se puede crear una página de inicio de aspecto profesional para el espacio de coworking que muestre fotos destacadas y planes disponibles a los que los nuevos miembros se pueden suscribir en cualquier momento.

Figura 67. Crear sitio web para el espacio de trabajo.

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- Crear widget de chat: existe la posibilidad de crear fácilmente un propio widget de chat de terceros de Zendesk, Helpdesk, UserVoice o cualquier otro servicio en las páginas para miembros.

Figura 68. Crear widget de chat.

- Crear menú de ayuda: se puede agregar un enlace del menú de navegación de Ayuda en las páginas orientadas a los miembros que los dirijan exactamente a dónde deben ir para obtener documentación o asistencia.

Figura 69. Crear menú de ayuda.

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88 / 652 2.2) Modelo lógico del sistema actual

Modelo de casos de uso del módulo Gestión de Reservas y Recursos:

Diagrama 19. Modelo de CU del módulo de Gestión de Reservas y Recursos.

Modelo de casos de uso del módulo Gestión de miembros:

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Diagrama 20. Modelo de CU del módulo de Gestión de Miembros.

Modelo de casos de uso del módulo Pago y Facturación:

Diagrama 21. Modelo de CU del módulo de Pago y Facturación.

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90 / 652 Modelo de casos de uso del módulo Personalización:

Diagrama 22. Modelo de CU del módulo de Personalización.

2.3) Problemas y necesidades detectados en las funciones relevadas en detalle y en su entorno organizacional

Es un sistema bastante sencillo, no posee mayores complejidades para el uso. Su versión de prueba deja mucho que desear en cuanto a su diseño. El soporte de lenguajes no es del todo verídico, ya que realmente soporta los idiomas inglés y japonés.

La mayoría de las traducciones al español son incorrectas. En cuanto a funcionalidad hay cosas que están muy bien integradas y con gran escalabilidad como es, por ejemplo:

el proceso de pago y facturación.

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Problema Necesidad

Un diseño demasiado apático, no es visualmente llamativo.

Agregar distintos tonos de colores para indicar botones, combinarlos para generar una experiencia visual más confortable.

Traducciones mal realizadas. No es posible utilizarlo al 100% de sus funcionalidades en otros idiomas que no sean inglés y japonés.

Corregir traducciones en otros idiomas.

No es clara la vista del dashboard inicial Mejorar distribución de gráficos.

Al momento de realizar la reserva no se indica bien el precio a abonar por la misma.

Generar una mejora en el aspecto visual que permita observar correctamente el precio que se abonará en caso de confirmar la reserva.

Tabla 4. Problemas y necesidades Coworkify.

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