CAPÍTULO I La influencia de la cultura en los proyectos empresariales
1.5. Grupos
El estudio de los grupos para poder generar una buena estrategia de proyectos es muy importante y nos ayudará en nuestra metodología del caso práctico. Un grupo incluye a dos o más personas dentro de un entorno, en el cual colaboran para alcanzar un fin común.
Entre otras actividades un grupo puede orientar y resolver problemas, explotar posibilidades o alternativas en forma creativa o ejecutar planes bien elaborados (Cartwright y Zander, 1986).
En la terminología de los sistemas, se define al grupo como: “Conjunto de sistemas de comportamiento mutuamente independientes que no sólo se afectan entre sí, sino que responden también a las influencias exteriores” (Huse y Bowditch, 1973)
1.5.1. Tipos de Grupos
Dentro de la Administración existen temas que aunque no apoyan directamente en los proyectos empresariales, son sin duda una herramienta que puede dar su éxito o su fracaso y, por tal motivo, es importante tomarlos en cuenta.
Robbins (1999) hace la siguiente clasificación de grupos:
Formales: se dan cuando tienen una estructura determinada, se tienen normas y estatus, esto es, que cuentan con una sanción oficial y han sido organizados por
una autoridad administrativa o de otro tipo, con el propósito de que cumplan con las metas de la organización.
Informales: estos no tienen una estructura muy definida, a la vez que no cuentan con un estatus específico. Surgen de manera espontánea en alguna organización o grupo formal. Estos se pueden formar en razón de la amistad de los integrantes o de intereses similares.
De Mando: grupos en los cuales los integrantes comparten la responsabilidad de administrar el grupo u organización, para lograr con mayor eficacia las metas propuestas. Un ejemplo es la gerencia que existe en una tienda de autoservicio, en este caso, Wal-Mart de México en la cual un grupo de 4 personas coordinan el buen funcionamiento de la tienda. Cada gerente tiene ciertas áreas de trabajo, como el gerente de piso de ventas, el gerente de Mercaderías, el gerente de Operaciones y por arriba de éstos, el gerente general, el cual tiene conocimientos de las áreas anteriores.
De Tarea: son cuerpos o conjuntos de individuos que se forman en grupo, para plazos breves, con tiempos especificados con anterioridad a fin de realizar una singular serie de tareas o proyectos.
De Interés: son grupos integrados por un conjunto de individuos enfocados a la búsqueda de una meta común, los integrantes de este tipo de grupo se ocupan de una o varias tareas conjuntamente y logran intereses particulares para cada uno.
De Amistad: grupo en el cual los integrantes tienen características comunes entre sí, cada quien escoge a los integrantes, o bien lo hacen en conjunto. Este tipo de grupo también puede considerarse informal puesto que no tienen la capacidad de ingresar voluntariamente así como de abandonarlo.
De los tipos de grupo que se han comentado anteriormente se debe analizar cuales pueden apoyar de forma más efectiva a la Implantación de un Programa de Continuidad del Negocio en México.
1.5.2. Toma de decisión en los grupos
Una persona tendrá poder sobre otra si puede ejecutar un acto que provoque algún cambio en otra persona. La fuente de poder interpersonal tiene por lo menos dos componentes (Cartwright y Zander, 1989):
a. Ciertas propiedades de la persona que ejercen la influencia, se llaman recursos de poder.
b. Necesidades o valores de la persona influida.
Generalmente, la toma de decisiones grupales implica una labor ardua, pues diversos criterios e ideas se mezclan; pero difícilmente se homogeneizan y es entonces cuando la razón encuentra camino a través de la dirección del grupo. (En su defecto, en la mayoría). Sin embargo, como cita Zander, dos cabezas piensan mejor que una y es conocido que las limitaciones de un individuo no son las de otro y entre ambos el resultado es siempre superior al unitario pensamiento individual y limitado. Es decir, las decisiones de grupo reflejan la norma dominante de la toma de decisiones que se desarrolla durante la división del grupo.
Existen técnicas para la toma de decisiones como la interacción cara a cara, verbal de ideas y aquella que denominamos tormentas de ideas, en la que la creatividad alienta cualquier posibilidad desarrollando alternativas; y la técnica del grupo nominal, es decir, cada uno de los miembros expone su idea ordenando y señalando su opinión sin restringir la percepción individual de cada uno, y por último la reunión electrónica e impersonal a través de una PC.
1.5.3. Comunicación y barreras comunes de la comunicación
La comunicación es un fenómeno inherente a la relación grupal de los seres vivos por medio del cual éstos obtienen información acerca de su entorno y de otros entornos y son capaces de compartirla haciendo partícipes a otros de esa información. La comunicación es de suma importancia para la supervivencia de especies gregarias, pues la información que ésta extrae de su medio ambiente y su facultad de transmitir mensajes serán claves para sacar ventaja del modo de vida gregario. (Francois Frederick, 1973)
Frederick nos define los siguientes factores que favorecen la comunicación en grupo:
La Escucha Activa: Cuando lo más importante de la comunicación es escuchar, atender a lo que se percibe (oral y no verbal). Mostrar Empatía: ponernos en lugar del otro, no significa estar de acuerdo, sólo entender lo que a la otra persona le pasa y hacérselo saber. Saber Preguntar: las preguntas pueden ser de dos tipos, abiertas (dan lugar a una respuesta larga) o cerradas (se responden con sí o no). Para saber preguntar es preciso: hacer preguntas cortas y directas, una sola pregunta cada vez, esperar la respuesta, no responder las propias preguntas.Además de los factores antes mencionados, Frederick nos enlista además de factores que obstaculizan la comunicación en grupo:
Aptitudes: estratégicas, tácticas económicas, geográficas y temporales de los canales. Barreras personales: provienen de las emociones, los valores y los malos hábitos de escuchar. Las emociones actúan como filtros en la comunicación. Se escucha y se ve lo que emocionalmente sintonizamos. La comunicación, entonces, no se puede separar de nuestra personalidad. Barreras físicas: ocurren en el ambiente. Ruidos, distancia entre las personas, interferencias físicas de otro tipo. Control ambiental: es modificar las condiciones físicas de modo de predisponer al receptor e influir en sus sentimientos y comportamiento. Barreras semánticas: relacionadas con el significado. Surgen de la limitación de los símbolos a través de los cuales nos comunicamos.Para elaborar la Metodología de un Programa de Continuidad del Negocio en México es necesario identificar en qué fase pueden presentarse estás barreras de la comunicación y de esta forma tratar de evitarlas con actividades dónde sean detectadas.