Herramientas de gestión del tiempo personal

Para evaluar tanto la gestión del uso del tiempo personal como el nivel de estrés, es ne- cesario recopilar una serie de datos para su estudio. Éstos pueden ser obtenidos mediante herramientas detime tracking(monitorización de tiempo) y asistentes personales software.

En esta sección se describen algunas aplicaciones existentes.

2Extraída de [MEL06].

3.1.3.1. Herramientas de time tracking

La funcionalidad principal de las herramientas de gestión de tiempo consiste en registrar la duración de cada actividad realizada. De esta forma es posible llevar un control y seguimiento del uso del tiempo invertido con el fin de poder evaluar y tomar medidas correctivas en caso necesario. Los beneficios que estas herramientas aportan son numerosos:

Capacidad de planificación: Conocer con precisión el tiempo invertido en actividades concretas mejora la capacidad de planificar nuevas tareas.

Identificación de esfuerzo: Algunos tipos de tareas requieren un esfuerzo mayor que otras. De esta forma es posible planificar recursos y priorizar.

Visión de la situación actual: Durante el desarrollo de un proyecto, una herramienta detime tracking aporta una visión de su estado actual, permitiendo tomar decisiones anticipadas en el caso de que se necesite un ajuste.

Responsabilidad: Gracias a estas herramientas, el usuario conoce en todo momento en qué actividades invierte su tiempo. Además, es probable que tenga que realizar informes de ello. Por tanto, aumentará su motivación y productividad al ser conscientes de que están aportando tiempo a tareas importantes que tienen un peso destacado sobre un proyecto.

Aunque es cierto que estas herramientas permiten la identificación del tiempo invertido y los datos necesarios para realizar una organización de la agenda, la retroalimentación con el usuario se limita a la generación de resúmenes estadísticos básicos, informes y exporta- ción de datos. Estas aplicaciones no ofrecen ningún proceso de análisis de productividad e identificación de anomalías en los registros de tareas.

A continuación se muestran algunas de las herramientas de gestión del tiempo existentes en el mercado y un pequeño estudio comparativo.

Toggl

Toggl³ es una herramienta para la gestión del tiempo muy intuitiva que permite regis- trar de una forma cómoda las actividades realizadas. Dispone de undashboardpara generar informes y gráficos detallados de intervalos de tiempo y la posibilidad de exportarlos a do- cumentos. Entre sus características también destaca la creación de proyectos y subproyectos y la gestión de clientes y grupos de trabajo.

Existen diversas modalidades de cuenta en función de las necesidades, desde una versión libre que proporciona utilidades básicas, a diversas de pago que ofrecen un mayor número de funcionalidades. Se puede acceder a la aplicación a través de la web, o desde distintas plataformas.

3www.toggl.com

Harvest

Harvest⁴posee una interfaz intuitiva y simple y es perfecta para equipos de trabajo, ya que se pueden definir roles y permisos. La generación de informes es otro de sus puntos fuertes, ya que permite la planificación y estimación de proyectos y tareas. El resto de características destacables son el envío de presupuestos a clientes desde la aplicación, la exportación de informes en diversos formatos y la integración con numerosas herramientas.

El acceso a esta herramienta es gratuito, aunque también se dispone de distintos planes de pago, dependiendo de las funcionalidades y el número de usuarios y proyectos que se necesiten. Se puede acceder aHarvesta través de la web o desde distintas plataformas y, al igual que Toggl, se ha integrado en diversas herramientas proporcionándoles un gran valor añadido.

Ding

Ding⁵ esa otra herramienta que brilla por su sencillez y facilidad de uso. Permite tener un gran control de clientes, proyectos e incluso del dinero generado. También permite la generación de informes y su posterior exportación a diversos formatos.

Existen dos tipos de subscripciones, ambas de pago, y un periodo de prueba gratuita. Las plataformas disponibles soniOSy web.

KTimeTracker

KTimeTracker⁶Es una herramienta libre muy básica para sistemasGNU/Linuxcon entor- nos de escritorio K Desktop Environment (KDE). Permite registrar y organizar actividades de una forma cómoda para después exportarlo a un formatoCSV. Esta herramienta cumple con creces su función, pero no es la mejor alternativa para usuarios exigentes que busquen una mayor organización y gestión de proyectos.

CronosLogger

CronosLoggeres una herramienta orientada únicamente a proyectos software y no a ges- tión del tiempo personal. Fue creada como proyecto fin de carrera por Alberto González y ofrece gestión de planificación de proyectos y análisis mediante informes [GON14]. La generación de estos informes es el punto fuerte de esta herramienta, ya que el sistema per- mite registrar y mostrar una serie de indicadores como el número de días trabajados, tiempo

4https://www.getharvest.com/

5https://ding.io/

6https://www.kde.org/applications/utilities/ktimetracker/

total efectivo, número de tareas registradas e interrupciones durante el desarrollo de las ac- tividades. Otros módulo importantes del análisis es el de desviaciones, que permite detectar cuellos de botella en el proyecto.

Comparativa

Tras realizar un pequeño estudio se concluye que todas las herramientas cumplen correc- tamente la función principal, que es el registro de actividades. La elección de una u otra va a depender de las necesidades del usuario. Para personas que no quieran realizar configura- ciones y necesiten algo simple la herramienta más recomendada seríaKTimeTracker. Para estudiantes en cambio, son más interesantes herramientas comoToggloHarvest, las cuales cuentan con planes gratuitos.

Herramienta Plataformas Subscripción Integrable en otras herramientas Toggl Escritorio, web, y móvil Plan gratuito y de pago Si

Harvest Escritorio, web y móvil Plan gratuito y de pago Si

Ding Escritorio y móvil Planes de pago Si

KTimeTracker Escritorio Herramienta sin coste No

CronosLogger Web Herramienta sin coste No

Tabla 3.1: Comparativa de herramientas de time tracking 3.1.3.2. Herramientas de asistente personal

A continuación se describen las herramientas de asistencia personal que ofrecen funcio- nalidades relacionadas con el presente proyecto.

Timeful

Timefules un asistente inteligente cuya función es la organización del calendario del usua- rio. Las actividades a realizar, eventos y hábitos se registran en el calendario y esta herra- mienta, mediante algoritmos internos, intenta reorganizar las actividades. Se puede conectar a diversas herramientas que ofrecen servicios de calendario y esta disponible paraiOS. En mayo de 2015Googleadquirió la empresa desarrolladora de este software.

Emvio

Emvio⁷ es definido en su pagina web como “El primer reloj para medir y gestionar el estrés”. Este reloj mide el estrés cada minuto, en una escala de 0 a 10, ya que incorpora sensores de precisión y acelerómetro.

7http://emvio.watch/

También mide la actividad física y la frecuencia cardiaca. El usuario, con su nivel de estrés ya conocido, podrá organizar de una forma más sencilla y eficiente sus tareas pendientes, evitando así problemas de salud.

Actualmente no es posible la compra de este dispositivo, puesto que no se encuentra dis- ponible en el mercado. Se creó enKickStarteruna campaña de financiación pero no se logró recaudar todo el dinero necesario. Actualmente el proyecto sigue activo y el equipo de desa- rrollo trabaja en nuevas mejoras para lanzarlo próximamente al mercado.

GPS for the Soul

Aplicación multiplataforma cuyo objetivo es la medición de niveles de estrés mediante la cámara de los dispositivos móviles. Posicionando un dedo sobre la lente de la cámara mide el ritmo cardiaco. También proporciona un seguimiento de la respiración y, una vez evaluado el nivel de estrés del usuario, ofrece una serie de recomendaciones personalizadas y artículos de lectura. La herramienta es ofrecida porHuffington Post⁸y se puede encontrar en la tienda virtual de los sistemas iOs y Android.

En resumen, por un lado encontramos aplicaciones que miden el nivel de estrés de las personas a través de su ritmo cardiaco. Por otro lado, en cuanto a la gestión del calendario personal y lista de tareas, se ha encontrado una aplicación que se centra en ofrecer algoritmos inteligentes que puedan aprender conductas para ofrecer un servicio personalizado.