4. CAPITULO IV. EJECUCIÓN DE OBJETIVOS
4.2 Estructura organizacional y administrativa
4.2.6 Manual de funciones
A continuación, se presenta el documento realizado como manual de funciones para todos los empleados de la Compañía Aceites del Magdalena Medio SA. Dicho manual de funciones es una herramienta útil para los empleados, ya que les brinda una guía clara sobre sus roles y responsabilidades, facilitando su desempeño y contribución efectiva a la organización. Además, también es valioso para los gerentes y supervisores, ya que les ayuda a establecer expectativas claras y a evaluar el rendimiento de los empleados de manera más objetiva.
AREA ADMINISTRATIVA AREA DE GERENCIA
AREA DE TALENTO HUMANO
PROCESO DE RECLUTAMIENTO
PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL DE LA EXTRACTORA ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO SAS
INICIO
FIN
Se presenta la necesidad de la vacante de un cargo.
Se postula el cargo en la bolsa de empleo de Comfenalco.
Se envia correo electronico a la directora administrativa.
Se revisan las hojas de vida suminstradas por la bolsa de empleo.
APROBADO
NO
Se rechazan las hojas de vida que no cumplen con el perfil requerido para desarrollar el cargo.
Se realiza pruebas psicotecnicas y de conocimiento a las hojas de vida aprobadas.
SI
Se selecciona la persona que ocupara la vacante.
15 Figura. Proceso de Reclutamiento de personal
Capitulo VI. Bibliografía
83 CAPITULO I
CONTENIDO GENERAL 1. PRESENTACIÓN
El manual de funciones es una herramienta administrativa que muestra las funciones, competencias y perfiles establecidos para cada uno de los cargos existentes en la Extractora de Aceites del Magdalena Medio.
2. OBJETIVOS
• Definir las funciones correctas de cada uno de los cargos.
• Facilitar los procesos de selección y evaluación del personal administrativo y operativo.
• Ayudar que el trabajador tenga conocimiento de las funciones y procesos de su cargo, además las actividades que deberá realizar diariamente.
•
Mejorar la eficacia y eficiencia en la realización de las actividades buscando mejorar la rentabilidad tanto de producción, administración y financiera.3. ALCANCE
Este manual aplica para todo el personal que se encuentra vinculado directamente a la empresa Aceites del Magdalena Medio S.A.S.
4. ORGANIGRAMA
Toda empresa debe tener definida la estructura organizacional ya que fija la cadena de mando existente en una organización con el fin de tener un adecuado control en las actividades realizadas día a día. En Aceites del Magdalena Medio la estructura organizacional se da de la siguiente manera:
Capitulo VI. Bibliografía
84 16 Figura. Estructura Organizacional
Capitulo VI. Bibliografía
85 CAPITULO II
DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS 1. ÁREA ADMINISTRATIVA
1) Gerente General
CARGO: POSICIÓN:
Gerente General Área Administrativa
CARGO AL QUE REPORTA: CARGOS QUE LE REPORTAN:
Junta Directiva
Director Administrativo, Director Financiero, Director de Planta, Asesor Jurídico.
PROPÓSITO DEL CARGO:
Dirigir de forma eficiente y eficaz todas las actividades administrativas y operativas de la organización; además deberá representar legalmente a la Sociedad en las diferentes actividades propias de la organización, ejecutando las decisiones de la Junta Directiva y Asamblea General.
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES:
1. Tendrá el uso de la razón social.
2. Convocar a la Asamblea General y reuniones de Junta Directiva, a reuniones ordinarias y extraordinarias.
3. Autorizar con su firma los estados financieros de propósito general de fin de ejercicio que se vayan a someter a consideración de la Asamblea General de Accionistas, así como todo documento, acto o contrato que contenga obligaciones a favor o a cargo de la sociedad.
4. Presentar a la Junta Directiva los estados financieros de propósito general de fin de ejercicio, junto con el dictamen del Revisor Fiscal, el informe de gestión y el proyecto de distribución de utilidades repartibles. El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación jurídica, económica y administrativa de la sociedad, e incluir igualmente los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio, así como la evolución previsible de la sociedad y de las operaciones celebradas entre esta, sus accionistas o administradores. Estos documentos los presentara a la Junta Directiva para que previo su estudio, aquella los presente y someta a aprobación de la Asamblea General de Accionistas en su reunión ordinaria.
5. Constituir apoderados para llevar la representación judicial o extrajudicial de la sociedad en los litigios o reclamos que ella promueva o que le sean necesarias para la defensa de los intereses de la sociedad o de los fines propuestos.
Capitulo VI. Bibliografía
86 6. Con las limitaciones dispuestas en los presentes estatutos, corresponderá al Gerente celebrar los actos o contratos comprendidos dentro del objeto social, adquirir y enajenar, poseer y tener, a cualquier título, toda clase de bienes, gravarlos y limitar su dominio o entregarlos a título precario, alterar la forma de los bienes raíces por su naturaleza o destino, realizar toda clase de operaciones relacionadas con títulos valores y celebrar el contrato de mutuo con o son intereses, todo dentro del objeto social de la compañía.
7. Comparecer en los juicios en que se dispute la propiedad de los bienes sociales, desistir, recurrir, transigir, conciliar y comprometer en negocios de cualquier naturaleza.
8. Autorizar con su firma los títulos de las acciones.
9. Representar a la sociedad ante las autoridades políticas, administrativas, nacionales o departamentales y municipales y ante las autoridades jurisdiccionales y del ministerio público.
10.Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva, así como las funciones que por virtud de delegación expresa de tales órganos le sean encomendadas de manera transitoria o para casos especiales.
11.Desempeñar las demás funciones que le impongan las leyes y/o los estatutos por la naturaleza del cargo y, en general, celebrar todos los actos o contratos necesarios y conducentes al logro de los fines sociales.
PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Profesional en Ingeniería, Administrador de empresas o afines.
FORMACIÓN especialización, Cursos, talleres, o diplomados, en administración, o formación empresarial.
EXPERIENCIA Mínimo 5 años en cargos dirección, liderazgo y manejo de personal.
COMPETENCIAS TECNICAS:
Dominio en herramientas de office.
Conocimiento del sector palmero.
Manejo de las herramientas de Internet.
HABILIDADES:
Atención al cliente.
Trabajo en equipo.
Orientación a resultados.
Comunicación Asertiva.
Capitulo VI. Bibliografía
87 Capacidad de Negociación.
Pensamiento Estratégico.
Empoderamiento.
Iniciativa.
Solución de Problemas.
Creativos e innovadores.
Sentido de pertenencia.
Liderazgo.
Adaptabilidad al Cambio.
2) Director Administrativo
CARGO: POSICIÓN:
Director Administrativo Área Administrativa
CARGO AL QUE REPORTA: CARGOS QUE LE REPORTAN:
Gerente
Auxiliar Administrativo, Auxiliar de Servicios Generales y de Oficina, Auxiliar de compras, Tesorera y profesional de talento humano.
PROPÓSITO DEL CARGO:
Coordinar y apoyar todas las actividades administrativas, financieras y operativas de manera eficiente y efectiva garantizando el buen desempeño de la Sociedad Aceites del Magdalena Medio S.A.S.
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES:
1. Comercializar los productos en el mercado que favorezca económicamente a la empresa.
2. Recibir, revisar los informes mensuales de actividad y sus anexos, presentados por el personal de Aceites del Magdalena Medio S.A.S.
3. Revisar las liquidaciones del ingreso de fruto enviadas quincenalmente a los proveedores.
4. Autorizar los pagos realizados diariamente en la empresa.
5. Administrar y controlar todo el proceso de vinculación y retiro del personal.
6. Preparar las comunicaciones sobre los diferentes aspectos de manejo del personal y sus trámites relacionados con otras entidades.
7.Verificar el archivo y manejar la documentación interna y externa del área administrativa.
8. Diseñar el presupuesto anual y semanal de la compañía con el fin de dar a conocer los recursos con los que cuenta la empresa para poder desarrollar su actividad principal.
9.Coadyuvar en la preparación de informes periódicos de ejecución física y financiera.
Capitulo VI. Bibliografía
88 10.Coordinar con gerencia reuniones para el desarrollo del personal y actividades específicas.
11. Será el encargado de las investigaciones disciplinarias, sin perjuicio que puedan ser asignadas a otro funcionario de planta o externo.
12.Administrar y gestionar los desplazamientos de los empleados.
13.Entregar informes mensuales al Gerente de la compañía que ayuden a tomar decisiones acertadas para el crecimiento de la organización.
14. Deberá revisar quincenalmente la nómina administrativa de la empresa.
15.realizar la liquidación de prestaciones sociales de los trabajadores y además es la responsable que estos pagos se hagan a tiempo conforme la ley lo establece.
16. Revisar las horas extras del personal operativo y su respectiva nómina.
17.Programar los despachos diarios de los productos que se comercializan en la empresa.
18. Plantear sugerencias y aportes para el mejoramiento y seguimiento de los procesos, procedimientos, manuales y controles como parte del sistema de gestión de calidad.
19. Vigilar el buen manejo del sistema de bascula de la planta.
20. Hacer seguimiento a las cuentas por cobrar y contratos de la compañía.
21. Mantenimiento del orden y limpieza en el área de trabajo.
22. Cumplimiento eficaz de las tareas asignadas.
23. Llevar el control diario del precio del CPO, PKO, cesión y compensación.
24. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de Seguridad e Higiene Industrial, Manual de Convivencia Código de Ética y buen gobierno y demás procedimientos vigentes de la empresa e informar oportunamente al Gerente en caso de presentarse irregularidades.
25. Las demás funciones que le asigne la gerencia de la sociedad.
PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN
Profesional en Administración de empresas, Administración Financiera, Ingeniería Industrial, Contaduría Pública,
Economista o carreras afines.
FORMACIÓN Especialización, Cursos, Talleres o diplomados en área empresarial, administrativo o de recursos humanos.
EXPERIENCIA Experiencia en la actividad administrativa, financiera y/o contable, mínimo de un (1) año.
COMPETENCIAS TECNICAS:
Dominio en herramientas de office.
Interpretación de indicadores financieros.
Manejo de las herramientas de Internet.
HABILIDADES:
Capitulo VI. Bibliografía
89 Atención al cliente.
Trabajo en equipo.
Capacidad de Negociación.
Orientación a resultados.
Comunicación Asertiva.
Pensamiento Estratégico.
Empoderamiento.
Iniciativa.
Solución de Problemas.
Liderazgo.
Adaptabilidad al Cambio.
3) Director Financiero
CARGO: POSICIÓN:
Director Financiero Área Administrativa
CARGO AL QUE REPORTA: CARGOS QUE LE REPORTAN:
Gerente Auxiliar Contable
PROPÓSITO DEL CARGO:
Dirigir, coordinar y responder por la gestión contable y tributaria de Aceites del Magdalena Medio S.A.S, preparación y presentación de Estados Financieros, presentación de declaraciones tributarias, información a los entes de control internos y externos, presentación de informes a entidades palmeras.
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES:
1. Presentar los informes financieros a la Administración y a las diferentes organizaciones que lo requieran.
2. Actualizar archivos y adelantar los compromisos que se desprendan de las obligaciones tributarias nacionales y municipales de Aceites del Magdalena Medio S.A.S.
3. Planear y responder por la contabilidad de Aceites del Magdalena Medio S.A.S, teniendo al día los registros contables necesarios.
4. Elaborar los reportes de medios magnéticos que se debe presentan ante la Dian y alcaldías.
5. Elaborar y presentar los Estados Financieros en los periodos establecidos.
6. Elaborar y presentar las declaraciones tributarias a las que está obligada Aceites del Magdalena Medio S.A.S, en las fechas establecidas por los organismos competentes.
7. Plantear sugerencias y aportes para el mejoramiento y seguimiento de los procesos, procedimientos, manuales y controles como parte del sistema de gestión de calidad.
Capitulo VI. Bibliografía
90 8. Presentar de manera oportuna los informes que deba presentar Aceites del Magdalena Medio S.A.S, ante Fedepalma, SuperSociedades y demás entidades.
9. Solicitud de las compensaciones y saldos a favor de la compañía ante la DIAN y FEDEPALMA.
10.Lleva el control de las acciones de la compañía.
11.Llevar la contabilidad de acuerdo con las normas vigentes.
12.Elaboración del flujo de caja de la compañía.
13.Revisión y control del deterioro presentado por los activos de la empresa.
14.Realizar conciliaciones bancarias mensuales.
15. Analizar el desempeño financiero, a fin de tomar decisiones acertadas para garantizar el cumplimiento de las metas de la empresa.
16. Control y revisión de los soportes contabilizados en el mes.
17. Elaboración del costo mensual de producción por tonelada.
18.Realizar inventario del almacén y verificar que las cantidades físicas estén conforme a lo reportado en contabilidad.
19. Mantenimiento del orden y limpieza en el área de trabajo.
20. Cumplimiento eficaz de las tareas asignadas.
21. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de Seguridad e Higiene Industrial, Manual de Convivencia Código de Ética y buen gobierno y demás procedimientos vigentes de la empresa e informar oportunamente al Gerente en caso de presentarse irregularidades.
22.Las demás funciones que le asigne la gerencia de la sociedad.
PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Profesional en Contaduría Pública.
FORMACIÓN Especialización, Cursos, Talleres, o diplomados en área empresarial, Financiera o de Finanzas.
EXPERIENCIA Experiencia en la actividad financiera y/o contable, mínimo de un (1) año.
COMPETENCIAS TECNICAS:
Dominio en herramientas de office.
Cocimientos de las normas tributarias y NIIF.
Interpretación de indicadores financieros.
Manejo de las herramientas de Internet.
HABILIDADES:
Atención al cliente.
Trabajo en equipo.
Orientación a resultados.
Comunicación Asertiva.
Pensamiento Estratégico.
Capitulo VI. Bibliografía
91 Empoderamiento.
Iniciativa.
Solución de Problemas.
Creativos e innovadores.
Sentido de pertenencia.
Liderazgo.
Adaptabilidad al Cambio.
4) Auxiliar Contable
CARGO: POSICIÓN:
Auxiliar Contable Área Administrativa
CARGO AL QUE REPORTA: CARGOS QUE LE REPORTAN:
Director Financiero Ninguno PROPÓSITO DEL CARGO:
Contribuir con los procesos y procedimientos contables y financieros, con el fin de brindar información contable comprensible, útil, pertinente, confiable, veraz y oportuna para la toma de decisiones.
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES:
1. Realizar la nómina electrónica mensualmente.
2. Verificar que las facturas por suministro de fruto contengan la misma información de la liquidación enviada a los proveedores.
3. Digitar y contabilizar diariamente todos los movimientos contables que se realicen en la empresa.
4. Archivan y controlan internamente los documentos contables.
5. Parametrización de software contable para nuevos módulos.
6. Registro de los suministros de materiales o equipos al módulo de inventario.
7. Ayudar al Director Financiero a realizar el inventario del almacén de materiales que se encuentra en la planta de la empresa.
8. Revisar mensualmente que las facturas de compra contabilizadas en el mes se encuentren reportadas en la página de la DIAN.
9. Enviar los certificados tributarios a los clientes, trabajadores o proveedores.
10. Revisar que las facturas de compra cumplan con todas exigencias tributarias y legales.
11. Registro mensual de formatos en el Fondo de Fomento Palmero y Fondo de Estabilización de Precios.
12. Realizar los ajustes contables para el cierre mensual en el software contable que maneja la empresa.
13. Elaborar los certificados de fruto y las certificaciones de los accionistas.
Capitulo VI. Bibliografía
92 14. Llevar el registro en Excel de cada una de las facturas con iba para reclamo del saldo a favor ante la DIAN.
15. Apoyar las actividades de la directora Financiera.
16. Mantenimiento del orden y limpieza en el área de trabajo.
17. Cumplimiento eficaz de las tareas asignadas.
18. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de Seguridad e Higiene Industrial, Manual de Convivencia Código de Ética y buen gobierno y demás procedimientos vigentes de la empresa e informar oportunamente al Gerente en caso de presentarse irregularidades.
19. Las demás funciones que le asigne su superior jerárquico.
PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Bachiller, estudios en contabilidad, contaduría.
FORMACIÓN Cursos de contabilidad.
EXPERIENCIA Seis (6) meses en el cargo.
COMPETENCIAS TECNICAS:
Dominio en herramientas de office.
Conocimientos básicos de contabilidad.
Manejo de las herramientas de Internet.
Manejo de programa contable contapyme y facturatech.
HABILIDADES:
Atención al cliente.
Trabajo en equipo.
Orientación a resultados.
Comunicación Asertiva.
Capacidad de Negociación.
Pensamiento Estratégico.
Empoderamiento.
Iniciativa.
Solución de Problemas.
Creativos e innovadores.
Sentido de pertenencia.
Liderazgo.
Adaptabilidad al Cambio.
Capitulo VI. Bibliografía
93 5) Auxiliar Administrativo
CARGO: POSICIÓN:
Auxiliar Administrativo Área Administrativa
CARGO AL QUE REPORTA: CARGOS QUE LE REPORTAN:
Director Administrativo Ninguno PROPÓSITO DEL CARGO:
Apoyar todas las labores administrativas de forma correcta y a tiempo.
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES:
1. Realizar afiliaciones a seguridad social y retiro de los trabajadores.
2. Llevar de manera ordenada el archivo de la empresa.
3. Archivar la correspondencia enviada y recibida.
4. Apoyar las actividades de la Directora Administrativa.
5. Realizar las facturas electrónicas de venta y los documentos soporte.
6. Elaborar las liquidaciones de fruto de palma.
7. Es la responsable del buzón tributario de la compañía.
8. Elaborar la seguridad social de los trabajadores de la empresa.
9. Mantenimiento del orden y limpieza en el área de trabajo.
10. Cumplimiento eficaz de las tareas asignadas.
11. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de Seguridad e Higiene Industrial, Manual de Convivencia Código de Ética y buen gobierno y demás procedimientos vigentes de la empresa e informar oportunamente al Gerente en caso de presentarse irregularidades.
12. Las demás funciones que le asigne el superior jerárquico.
PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Bachiller, estudios en contabilidad o administración de empresas.
FORMACIÓN Cursos de administración.
EXPERIENCIA Experiencia laboral relacionada de seis meses COMPETENCIAS TECNICAS:
Dominio en herramientas de office.
Manejo de las herramientas de Internet.
HABILIDADES:
Atención al cliente.
Trabajo en equipo.
Capitulo VI. Bibliografía
94 Orientación a resultados.
Comunicación Asertiva.
Pensamiento Estratégico.
Empoderamiento.
Iniciativa.
Solución de Problemas.
Creativos e innovadores.
Sentido de pertenencia.
Liderazgo.
Adaptabilidad al Cambio.
6) Auxiliar de Oficina y Servicios Generales
CARGO: POSICIÓN:
Auxiliar de Oficina y Servicios
Generales Área Administrativa
CARGO AL QUE REPORTA: CARGOS QUE LE REPORTAN:
Director Administrativo Ninguno PROPÓSITO DEL CARGO:
Contribuir con el aseo de las instalaciones de funcionamiento de oficina, apoyar la labor del director administrativo, asesor jurídico y demás dependencias.
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES:
1. Velar por el aseo y buena presentación de las áreas y zonas de las instalaciones de funcionamiento de las oficinas.
2. Velar por la conservación y seguridad de los elementos suministrados para la ejecución de las tareas.
3. Colaborar con la prevención y control de situaciones de emergencia.
4. Realizar labores de mensajería cuando se requiera.
5. Preparar y suministrar el tinto, las aromáticas o las bebidas requeridas por los empleados y visitantes de la oficina.
6. Digitar oficios y documentos cuando se requiera.
7. Realizar las requisiciones para el área de cafetería.
8. Cumplimiento eficaz de las tareas asignadas.
9. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de Seguridad e Higiene Industrial, Manual de Convivencia Código de Ética y buen gobierno y demás procedimientos vigentes de la empresa e informar oportunamente al Gerente en caso de presentarse irregularidades.
10. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato.
PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Bachiller.
Capitulo VI. Bibliografía
95 FORMACIÓN Curso de manejo y manipulación de alimentos.
EXPERIENCIA Seis (6) meses en el cargo.
COMPETENCIAS TECNICAS:
Dominio en herramientas de office.
Manejo de las herramientas de Internet.
HABILIDADES:
Atención al cliente.
Trabajo en equipo.
Orientación a resultados.
Comunicación Asertiva.
Pensamiento Estratégico.
Empoderamiento.
Iniciativa.
Solución de Problemas.
Creativos e innovadores.
Sentido de pertenencia.
Liderazgo.
Adaptabilidad al Cambio.
7) Auxiliar de Compras
CARGO: POSICIÓN:
Auxiliar de Compras Área Administrativa
CARGO AL QUE REPORTA: CARGOS QUE LE REPORTAN:
Director Administrativo Ninguno PROPÓSITO DEL CARGO:
Dirigir y Coordinar las actividades necesarias para recibir las cotizaciones para compra de las herramientas, repuestos e insumos que se requieran en la empresa.
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES:
1. Realizar el proceso de compras de acuerdo a las necesidades de la empresa.
2. Elaborar y mantener actualizada la base de datos de los proveedores.
3. Adelantar los procesos de compra de insumos que sean requeridos.
4. Coordinar las entregas de los repuestos.
5. Recepcionar las requisiciones de insumos.
6. Entregar facturas de venta al almacén para su respectivo control.
7. Manejo de caja menor, compras, legalización y solicitud de recursos de caja.
Capitulo VI. Bibliografía
96 8. Realizar las cotizaciones y cuadros comparativos para la valoración de precios y calidad.
9. Llevar seguimiento y archivo de las compras realizadas.
10. Coordinar el despacho y llegada de las compras.
11. Revisar que las facturas electrónicas procedentes de compras lleguen correctamente al sistema de recepción y llevar registro de ellas.
12. Realizar informe de entrega de materiales para corroborar las áreas a las que se destinan las compras.
13. Realizar el proceso de vinculación y actualización de documentos de los proveedores.
14. Mantenimiento del orden y limpieza en el área de trabajo.
15. Cumplimiento eficaz de las tareas asignadas.
16. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de Seguridad e Higiene Industrial, Manual de Convivencia Código de Ética y buen gobierno y demás procedimientos vigentes de la empresa e informar oportunamente al Gerente en caso de presentarse irregularidades.
17. Las demás funciones que le asigne el superior jerárquico.
PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Bachiller, estudios en contabilidad o administración de empresas.
FORMACIÓN Cursos de administración.
EXPERIENCIA Experiencia laboral relacionada de seis meses COMPETENCIAS TECNICAS:
Dominio en herramientas de office.
Manejo de las herramientas de Internet.
HABILIDADES:
Atención al cliente.
Trabajo en equipo.
Orientación a resultados.
Comunicación Asertiva.
Pensamiento Estratégico.
Empoderamiento.
Iniciativa.
Solución de Problemas.
Creativos e innovadores.
Sentido de pertenencia.
Liderazgo.
Adaptabilidad al Cambio.