Proceso de apertura de código de proveedores de fruto y clientes 70

Establecer un procedimiento para abrir código a proveedores de fruto y clientes que quieran tener alianzas comerciales con la Extractora.

Responsable del proceso Director Administrativo.

Capitulo IV. Ejecución de objetivos

71 Alcance

Aplica para todos los proveedores que quieran ingresar fruto a la Extractora de Aceites del Magdalena Medio y clientes que quieran comercializar los productos de la empresa.

Descripción del proceso

AREA ADMINISTRATIVA AREA SAGRILAFT AREA DE GERENCIA

VERIFICACIÓN DE VISITA

SOLICITUD DE DOCUMENTOS

APERTURA DE CODIGO DE PROVEEDORES DE FRUTO

PROCESO PARA APERTURA DE CODIGO A PROVEEDORES DE FRUTA DE LA EXTRACTORA ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO SAS

AREA AGRONOMICA

INICIO

* Rut actualizado (actividad 0126).

* Certificación Bancaria inferior a 30 días.

* Certificado de libertad y

tradición inferior a 30 días.

* Certificado de ica.

* Fotocopia de la cedula.

* Formato de tercero diligenciado.

* Cámara de comercio si es una persona jurídica.

* Certificado de sana posesión.

Se envía el Rut a los Operarios de bascula para que el proveedor sea creado en el sistema siscomba.

Se le informa al proveedor que el código ya fue creado en la base datos de la bascula de la extractora y además se le asigna el precio del fruto con su respectivo subsidio de transporte ; estos precios se dan de acuerdo al proceso de polinización que tiene el nuevo proveedor con sus palmas y la distancia en la que queda la finca a la Extractora.

FIN

Se revisan los informes y documentación con el Gerente de la compañía.

El ingeniero Agrónomo realiza la visita al predio donde evalúa lo siguiente:

* Calidad del fruto.

* Edad del Cultivo.

* Numero de Hectáreas cultivadas.

* Tipo de variedad del cultivo.

* Procesos de polinización utilizado.

* Kilometro de distancia con la Extractora.

Se envía informe técnico al correo de Administración.

El proveedor envía la documentación al correo de sagrilaft.

El area de sagrilaft revisa que toda la información este completa y que no exista algun reporte negativo . Sagrilaft envia los informes de las

consultas realizadas al correo de administración

APROBADO

NO SI

El proveedor es rechazado porque no cumple con la calidad de la fruta o por un reporte negativo encontrado en el departmento de sagrilaft.

8 Figura. Proceso apertura de Proveedores de Fruta

Capitulo IV. Ejecución de objetivos

72

AREA SAGRILAFT AREA DE GERENCIA

SOLICITUD DE DOCUMENTOS AREA ADMINISTRATIVA

APERTURA DE CODIGO DE CLIENTES

PROCESO PARA APERTURA DE CODIGO A CLIENTES DE LA EXTRACTORA ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO SAS

INICIO

Se envía el Rut a los Operarios de bascula para que el cliente sea creado en el sistema de bascula.

FIN

Se revisan los informes y

documentación con el Gerente de la compañía.

El cliente envía la documentación al correo de sagrilaft.

El area de sagrilaft revisa que toda la información este completa y que no exista algun reporte negativo . Sagrilaft envia los informes de las

consultas realizadas al correo de administración

APROBADO

NO SI

El cliente es rechazado porque tiene algun reporte negativo encontrado en los informes que realiza el

departmento de sagrilaft.

* Rut actualizado.

* Certificacion Bancaria inferior a 30 dias.

* Conformación accionaria.

* Fotocopia de la cedula.

* Formato de tercero diligenciado.

* Camara de comercio.

9 Figura. Proceso apertura de código a clientes

Capitulo IV. Ejecución de objetivos

73

TIPO VINCULACIÓN FECHA DILIGENCIAMIENTO

PAIS CIUDAD TIPO CLIENTE

PROVEEDOR

TIPO: CC CE Pas Otro

Celular

15. CIIU

Si

Si Si

13. CIIU

Cuales?

Cuales?

SI NO Cuales y

fecha ?

SI NO Cuales y

fecha ?

SI NO Cuales y

fecha ?

SI NO Cuales y

fecha ?

SI NO

25. Posee cuentas en moneda extrajera SI NO Banco Moneda

País

Rev. 0

Código: RE-17-GA Fecha: 08.07.2022 Página: 1 de 3

VINCULACIÓN DE TERCEROS

14. Correo electronico Oficial de cumplimiento /Gerencia

NO NO

Departamento Municipio

10. Agente Autorretenedor

(B) PERSONAS JURÍDICAS 1. Razón social

2. N° Identificación

3. Declarante de Renta NO

4. Dirección domicilio

2. Apellidos DIAZ RESTREPO

3. N° Identificación 37.576.694 Cual?

Representante Legal

6. Dirección domicilio Departamento Municipio

4. Fecha de nacimiento 15/05/1983 5. Lugar de nacimiento BARRANCABERMEJA SANTANDER Municipio

ACTUALIZACIÓN

14. Actividad Económica transporte 7710

Apreciada contraparte el diligenciamiento del presente formulario nos permite realizar el Proceso de Conocimiento de Contrapartes y Debida Diligencia, de acuerdo con la normativa legal vigente en materia de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, donde exige que toda persona natural o jurídica que quiera tener o tenga algún tipo de vinculo conACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.Sdebe suministrar los datos personales y empresariales que permitan tener una identificación, clara, confiable y total de la contraparte.

SISTEMA DE AUTOGESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS DE LA/FT/FPADM

(A) PERSONAS NATURALES

1. Nombres LUISA PAOLA

7. Teléfono (s) 3187517753 8. Correo Electronico [email protected]

9. Nombre de la empresa donde labora L.T CARD 10. Cargo

Departamento

12. Teléfono(s) 3187517753 N° de Fax 3187517753

13. Ocupación, oficio o profesión Alquilar vehículos pequeños y camionetas de platón

11. Dirección Trabajo CRA 36E N D 58A 27 BARRIO ALCAZAR Departamento SANTANDER Municipio BARRANCABERMEJA

(C) INFORMACION FINANCIERA

15. Ingresos mensuales derivados actividad principal $ 12.600.000 Otros Ingresos (especificar) $ 3.300.000

Departamento Municipio

5. Teléfono (s) 6. Correo Electronico

7. Nombre del Representante legal 8. cédula

9. Declara ICA

11. Gran Contribuyente 12. Actividad Económica

16. Egresos mensuales $ 12.000.000 Otros Egresos (especificar) $ 2.000.000 17. Total activos $ 280.000.000 18. Total pasivos $ 2.000.000 19. Total patrimonio

23. ¿Existe algún vínculo entre usted y una persona considerada públicamente expuesta?

(E) OPERACIONES EN MONEDA EXTRANJERA

24. Realiza operaciones moneda extranjera DÓLAR

(D) PERSONAS PUBLICAMENTE EXPUESTAS - PEP- 20. ¿Por su cargo maneja recursos Publicos?

21. ¿Por su cargo o actividad ejerce algun grado de poder publico?

X X X X

Las personas políticamente expuestas son aquellas personas nacionales o extranjeras que cumplen funciones públicas destacadas de alto nivel o con mando y jurisdicción en un Estado, como jefes de Estado o de un gobierno, políticos de alta jerarquía, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía, altos ejecutivos de empresas estatales, funcionarios importantes de partidos políticos o familiar cercano o estrecho colaborador de cualquier categoría de persona expuesta políticamente (extranjero, nacionales o de organismo internacional). Se considerará persona políticamente expuesta desde el momento de su nombramiento hasta su separación del cargo y por un periodo posterior no mayor de dos (2) años desde el momento que cesa de ejercer funciones u obligaciones.

"Definición traída del GAFI".

(D) INFORMACION DE LAS PERSONAS QUE REALIZAN LA OPERACIÓN Contacto comercial

22. ¿Por su actividad u oficio, goza usted de reconocimiento público?

BANCOLOMBIA DÓLAR

26. N° cuenta 306397664-51 ESTADOS UNIDPS Tipo ahorros corriente (G) DECLARACIÓN ORIGEN DE FONDOS Y VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN

Declaro que la información contenida en el Formulario Único de Conocimiento de Contrapartes es Verdadera, Completa y proporciona la información de modo confiable y actualizada, por lo cual autorizo a que sea validada porACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S; además, que los dineros y recursos generados por mi actividad económica,NOprovienen de actividades ilícitas, de conformidad con lo establecido en el Código Penal Colombiano o cualquier norma que lo modifique y no son utilizados ni destinados con fines ilícitos, Autorizo a ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S. para que cancele, salde o dé por terminado todas las operaciones, negocios o contratos, en el caso que incumpla o cometa alguna infracción relacionada con la procedencia y/o el origen de fondos. De esta manera, eximo a ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S., de toda responsabilidad.

Contacto Tesorería Contacto contabilidad

teléfono teléfono teléfono correo

Cuáles

correo correo

10 Figura. Formato Vinculación Terceros

Capitulo IV. Ejecución de objetivos

74

Tipo Nit Nit Nit Nit Nit Nit Nit

28. OBSERVACIONES:

dd mm aaaa

31. NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO RESPONSABLE DE VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

dd mm aaaa Accionistas con una participación mayor o igual al 5%

Número Identificación Nombres y Apellidos Fecha vinculación % Participación PEP (S/N) SI NO (J) DECLARACIÓN PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL

Declaro que Conozco el cumplimiento al Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), acorde con la naturaleza y políticas internas de la entidad, estructurado bajo los lineamientos establecidos en la Circular Externa No. 100-000011 emitida el pasado 9 de agosto de 2021 por la Superintendencia de Sociedades, entiendo mi obligación denuciar actos ilegales de corrupción o soborno transnacional que esten en mi concimiento que recaigan sonbreACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S. en los canales de comunicación: [email protected] de forma anonima y el cual tendra la protección legal correspondiente.

(K) DOCUMENTACIÓN ANEXA 1. Copia del Certificado de Existencia y Representación Legal y/o Cámara y Comercio vigencia no

superior a treinta (30 ) días.

2. Copia RUT (Registro Único Tributario)

3. Copia del documento de identificación Representante Legal, ampliada al 150%.

4. Certificación Bancaria.

6. Referencias Comerciales (no aplica).

7. Certificación de Políticas y procedimientos SARLAFT / Para empresas Obligadas.

8. Composición Accionaria

1. Copia del documento de identificación, ampliada al 150%.

2. Copia del Registro Único Tributario RUT.

3. Certificación Bancaria.

PERSONA JURÍDICA PERSONA NATURAL

(H) DECLARACIÓN PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINACIACIÓN DEL TERRORISMO Declaro:

1. Que no me encuentro en ninguna Lista Vinculante para Colombia (OFAC y ONU), así como también en otras recomendadas en Colombia, así mismo me comprometo y responsabilizo anteACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S. que mis (Socios y Accionistas, Representante Legal, Empleados, Proveedores, Clientes y Aliados Estratégicos , tampoco se encuentren en dichas listas.

2. Que actualizaré anualmente la información contenida en este Formulario, en caso de que ocurra cambios en la información suministrada a ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S.

3. Que los recursos utilizados para el cumplimiento de las obligaciones a mi cargo, objeto del presente contrato o convenio no provienen ni provendrán de actividades ilícitas emanadas de los artículos 323 Lavado de Activos y 345 Financiación del Terrorismo Ley 5499 de 2000 Código Penal Colombiano y que atenten contra la moral y la buena fe de terceros.

4. Acatar la normativa legal vigente a la cual esta sometida ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S.

5. Acatar la normatividad de la superintendencia de sociedades frente LAFT, Integralmente.

(I) DECLARACIÓN / AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Por medio de la firma del presente documento, de manera libre, expresa y voluntaria autorizo a la empresa ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S, identificada NIT 900.861.500-1 , ubicada en Barrancabermeja, para que en calidad de responsable recolecte y trate mis datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las demás normas que las modifiquen, sustituyan o complementen; y su Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales , para las siguientes finalidades:

1. Validar la información suministrada en cumplimiento de la normativa vigente sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

2. Corroborar, validar y consultar la información suministrada en fuentes de información y en centrales de riesgo, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en su relación con ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S. ; así como realizar los reportes correspondientes en el desarrollo esta.

3. Adelantar procesos de pagos, cobros, facturación, abonos, patrocinios y donaciones en virtud de su relación con ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S.., así como adelantar trámites ante autoridades públicas o personas privadas, respecto de los cuales esta información resulte pertinente.

4. Realizar inscripciones ante las entidades públicas y privadas, bancos, referenciación personal, de seguridad social o ARL, que sean necesarias para el cumplimiento de las obligaciones que se deriven de su relación con ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S.

5. Mantener una comunicación permanente y eficaz, por medio del envío de mensajes con contenido de pagos, cuentas por pagar y cobrar, jurídico y con contenido deportivo, comercial, publicitario o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos, promociones, campañas adelantadas por ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S.

6. Adelantar trámites ante autoridades públicas o personas privadas, respecto de los cuales esta información resulte pertinente.

7. Soportar procesos de auditoría interna o externa y verificar el cumplimiento de las políticas internas de la ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S.

8. Validar mis datos en las listas reestrictivas y viculantes con el fin de cumplir con la normativa SAGRILAFT.

ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S.. podrá recolectar y tratar datos personales cuyo uso indebido puede generar discriminación, los cuales tienen el carácter de datos personales sensibles, que se tratarán con el propósito de alcanzar las finalidades mencionadas. Por lo cual, manifiesto que las respuestas a las preguntas sobre datos personales sensibles y datos de menores de edad son facultativas y las suministro de manera libre y voluntaria.

En mi calidad de Titular de los datos personales tengo derecho a conocer, acceder, actualizar y rectificar mis datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada, ser informado respecto de los usos que se le han dado a mis datos y/o solicitar su supresión, mediante el correo electrónico: [email protected]

SI NO SI NO SI NO SI NO

32. FECHA VERIFICACIÓN INFORMACIÓN

(L) ESPACIO PARA USO DE ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S

29. FECHA REALIZACION ENTREVISTA

30. NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO QUE REALIZÓ LA ENTREVISTA

SI NO

Firma Huella

SI NO

AVISO

La información consignada en el presente documento se presume veraz, por lo que cualquier imprecisión, alteración o falsedad es responsabilidad exclusiva de quien diligencia el documento. De igual manera, cualquier modificación o cambio relativo a la información consignada en el presente documento, deberá ser comunicado por escrito a ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO S.A.S

Capitulo IV. Ejecución de objetivos

75 4.2.5.2 Proceso de compras

Objetivo

Diseñar los pasos que se deben seguir para la compra de materiales o equipos que permitan garantizar la calidad del producto requerido en la empresa.

Responsable del proceso Auxiliar de compras

Alcance

Inicia desde el requerimiento inicial hasta la entrega de lo solicitado.

Descripción del proceso

Capitulo VI. Bibliografía

76

AREA DE COMPRAS AREA DE GERENCIA AREA DE TESORERIA AREA DE ADMINISTRACIÓN

PROCESO DE COMPRAS DE MATERIALES DE LA EXTRACTORA ACEITES DEL MAGDALENA MEDIO SAS PROCESO DE COMPRAS

AREA DE ALMACEN

INICIO

Se solicita a los proveedores cotizaciones de los materiales. De acuerdo al valor del monto se piden las cotizaciones:

* De 0 a $2.000.000: 2 cotizaciones.

* De $2.000.001 a $6.000.000: 3 cotizaciones.

* De $6.000.001 a $10.000.000:

4 cotizaciones.

FIN

Junto con el Gerente se revisan los materiales solicitados por almacén para autorizar la compra y proceder con la cotización.

Almacén envía la requisión los días lunes al correo de compras de la compañía.

Después de aprobado por el Gerente, se procede a realizar las ordenes de compra y se adjunta la documentación del proveedor si el no esta creado en la base de datos de la empresa.

Se realiza una requisición para solicitar los materiales, equipos o repuestos que se necesitan en la planta.

Se realiza un cuadro en Excel, comparando los precios y términos o calidad del producto para presentárselo al Gerente.

El Gerente revisa las comparaciones y elige las mejores propuestas.

Tesorería el día viernes revisa toda la documentación y carga el pago en la plataforma del banco.

Se aprueban los pagos para la compra de materiales o equipos.

Después de aprobado los pagos, tesorería envía al encargado de compras los soportes de los pagos.

El área de compras envía los soportes de pago a cada uno de los proveedores para que confirmen el pago y así coordinar su respectivo despacho.

Cuando el materia llega a la planta, el encargado de almacén revisa que el pedido este completo y procede a darle ingreso en el programa de inventario que maneja la empresa y realiza un informe de ingreso para el área de compras.

11 Figura. Procesos de compra de materiales de la Extractora

Capitulo VI. Bibliografía

77

Rev.: 1

Código: RE-02-GA Fecha: 25.07.2021 Página: 1 de 1

SEÑORES: NIT: Consecutivo:

PERSONA DE CONTACTO: FORMA DE PAGO:

DIRECCION: TELEFONO:

CIUDAD Y FECHA:

ITEM ÁREA/EQUIPO CANT UND VALOR UNITARIO TOTAL

-

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$

VALOR EN LETRAS: $ -

DESCUENTO

-

$

-

$

OBSERVACIONES:

Elaboró Aprobó Recibido por: Fecha:

SUBTOTAL

IVA

RETENCION EN LA FUENTE ICA

TOTAL

COPIA NO CONTROLADA

EMAIL:

REFERENCIA DESCRIPCION

ORDEN DE COMPRA Y / O SERVICIO

12 Figura. Formato Orden de compra y /o Servicio

Capitulo VI. Bibliografía

78

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

(Co) consumible (NCo) No consumible Fecha (dd/mm/aa): /

Observaciones:

ELABORADO POR: ADMINISTRACIÓN:

FIRMA

REQUISICIÓN DE COMPRAS/SERVICIOS

Rev.: 01

Código: RE-01-GA Fecha: 23.07.2021 Página: 1 de 1 Fecha: (XX/XX/XXXX)

ID

DESCRIPCIÓN

UND CANT

FECHA DE NECESIDAD NOMBRE INSUMO/EQUIPO/HERRAMIENTA ÁREA/EQUIP

O Co NCo EN OBRA

Vo Bo COMPRAS:

NOMBRE FIRMA NOMBRE

13 Figura. Formato requisición de compra

Capitulo VI. Bibliografía

79

In document modelo de planeación estratégica para la compañía aceites (página 70-79)