Manual de Funciones

Como parte de la definición de la estructura organizacional de la empresa Don José es importante adjuntar el manual de funciones para cada uno de los cargos de la organización, con el fin de clarificar y delimitar las actividades de cada miembro y enfocar los esfuerzos de una manera organizada.

La elaboración de un manual de funciones implica una organización interna tal que afecta los procedimientos de las operaciones diarias, incrementa la productividad asignando responsabilidades, mejorar un eventual proceso de selección y facilita el establecimiento de políticas salariales al ser básico para desarrollar un análisis ocupacional.

4.2.2.1. Manual de Funciones Área Administrativa.

 Cuadro 53. Manual de funciones Gerente.

MANUAL DE FUNCIONES Denominación del cargo GERENTE

Jefe inmediato ASAMBLEA GENERAL

Número de personas a cargo Uno (1)

DESCRIPCION GENERAL

Dirigir y representar legalmente a la empresa. Organizar, planear, supervisar, coordinar y controlar los procesos comerciales y productivos de la empresa; la ejecución de las funciones administrativas y técnicas la realización de programas y el cumplimiento de las normas legales de la empresa

DESCRIPCION DETALLADA

 Representar a la empresa judicial y extrajudicialmente

 Planear organizar y dirigir el funcionamiento de la empresa

 Determinar las políticas a seguir de acuerdo al funcionamiento de la empresa

 Analizar posibles inversiones según rentabilidad obtenida en el periodo contable

 Establecer una política financiera dinámica y ofrecer una programación financiera y una gestión de riesgo oportuna

 Garantizar que se cumplan todas las obligaciones financieras

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 Fijación de la estructura de capital

 Manejar el capital de la empresa, incluyendo los aumentos de los recursos

 Distribución de utilidades

 Asignar y supervisar al personal de la empresa los trabajos y estudios que deben realizarse de acuerdo con las prioridades que requieran las distintas actividades e impartir las instrucciones necesarias para su desarrollo

 Evaluar de manera constante los costos de lo producido y ofertado al medio, apoyándose en análisis de sensibilidad. Elaborar plan de mercadeo para los vendedores y controlar la administración de mercadeo

 Autorizar y ordenar los respectivos pagos

 Presentar informes a la junta de socios de planes a realizar mensualmente

 Elaborar presupuestos de ventas mensuales: Presentar políticas de incentivos para los vendedores

Requisitos de educación: Título profesional en Administración financiera, administración de empresas o carreras afines.

Requisitos de experiencia: Experiencia en cargos administrativos y conocimientos en Apicultura.

Otros requisitos: Excelente calidad humana y trato interpersonal.

Fuente: La presente Investigación

 Cuadro 54. Manual de Funciones Secretaría

Denominación del cargo AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Jefe inmediato GERENTE

Número de personas a cargo Uno (1)

DESCRIPCION GENERAL

Redactar, programar reuniones, presentar visitas y mantener archivos de la gerencia general de la organización.

DESCRIPCION DETALLADA

 Recibir, clasificar y distribuir correspondencia, relaciones e impresiones

170 anotando su devolución y archivo

 Redactar correspondencia y textos

 Devolver textos y asuntos básicos recibidos, para fines de correspondencia y recopilación de relaciones.

 Servicio y atención al cliente

 Revisar correo electrónico y contestarlo

 Enviar correspondencia a través del mensaje

 Organizar y mantener archivos de documentos y cartas generalmente confidenciales, agenda y registros, determinando su localización cuando sea necesario

 Prevenir oportunamente necesidades básicas del componente como material de escritorio, servicios generales, requisitos, pedidos, atendiendo a actuar en cargos menores que constituyen detalles de la tarea del superior realizando sugerencia y ayudándole

 Enviar fax y demás actividades de oficina

 Supervisar en ausencia del gerente las funciones de la empresa

 Mantener al gerente informado sobre novedades tanto productivas, comerciales, legales y laborales que se presenten dentro de la empresa

 Visitas a mayoristas y distribuidores

 Diseñar estrategias del mercadeo

Requisitos de educación: Técnica en secretariado con énfasis en sistemas, administración de empresas, secretariado ejecutivo.

Requisitos de experiencia: Dos (2) años de experiencia en cargos similares.

Otros requisitos: Personalidad atrayente y cortes;

carácter muy discreto y responsable, buena redacción y ortografía, destreza manual, fluidez verbal, memoria asociativa de nombres, datos y fisonomías, capacidad de síntesis y análisis.

Alta capacidad de interrelaciones personales, excelente raciocinio

abstracto noción del tiempo y capacidad para prevenir.

Fuente: La presente investigación

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4.2.2.2. Manual de Funciones Área Contable y Financiera

 Cuadro No 55 Manual de Funciones Auxiliar Contable Denominación del cargo Auxiliar Contable

Jefe inmediato GERENTE

Número de personas a cargo Uno (1)

DESCRIPCION GENERAL

Dirigir, coordinar, supervisar y dar apoyo técnico contable en los sistemas de contabilidad y tesorería en concordancia con las normas y procedimientos establecidos por el sistema de contabilidad gubernamental y demás disposiciones vigentes.

DESCRIPCION DETALLADA

 Administrar un sistema contable óptimo para la empresa

 Desarrollar la contabilidad de la empresa según el sistema contable.

 Realizar las transacciones oportunas de tal forma que haya una fluidez en las cuentas bancarias.

 Estudiar los valores que constituyen capital o que intervendrán en las operaciones diarias

 Indicar el número de libros, formularios y registros que deben llevarse, las informaciones que deben contener y su utilización

 Determinar las cuentas de la empresa, y su significado; esto es, elaborar el plan de cuentas y preparar el manual de instrucciones

 Estudiar e interpretar los resultados obtenidos. Depuración de cuentas

 Controlar y supervisar que el registro de las operaciones contables en los libros principales y auxiliares se mantengan actualizados

 Disponer la consolidación y elaboración de los estados financieros mensuales, del balance constructivo y estados financieros anuales; así como del informe de evaluación de gestión ante la superintendencia de sociedades efectuando la sustentación de cada una de las cuentas

 Coordinar, compatibilizar y supervisar la presentación oportuna de las solicitudes de giro

 Supervisar y controlar el registro y custodia de los documentos

Requisitos de educación: Auxiliar, técnico o tecnólogo en contaduría pública y conocimientos en programas sistematizados.

Requisitos de experiencia: Experiencia en cargos similares.

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Otros requisitos: Alto conocimiento de la ley tributaria laboral, seguro social; ley societaria, agilidad numérica; agudeza visual.

Fuente: La presente investigación

4.2.2.3. Manual de Funciones Área Comercial.

Cuadro 56. Manual de funciones asesor comercial

Denominación del cargo ASESOR COMERCIAL

Jefe inmediato GERENTE

Número de personas a cargo Uno (1)

DESCRIPCION GENERAL

Responsable del asesoramiento al cliente, utilizando los medios y las técnicas a su alcance para conseguir que este cliente adquiera el producto ofrecido.

DESCRIPCION DETALLADA

 Consolidación de cartera de clientes

 Prospección y captación de otros dientes

 Argumentación y cierre de ventas suficiente para cumplir con las cuotas asignadas

 Presentación de la empresa en su ámbito de actuación

 Elaboración de informes cuantitativos que recogen su actividad y resultados

 Elaboración de informes cualitativos que recogen los movimientos de la competencia

 Concertación de visitas

 Demostraciones y pruebas

 Preparación de ofertas y presupuestos

 Atención de ferias y exposiciones

 Atender correctamente las incidencias que se produzcan con respecto al producto

Requisitos de educación: Técnico con conocimientos en el área comercial

Requisitos de experiencia: Experiencia en ventas.

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Otros requisitos: Aptitudes personalidad atrayente, muy buena presencia, fluidez verbal,

Alta capacidad para relaciones interpersonales.

Fuente: La presente investigación

4.2.2.4. Manual de Funciones Área Producción

 Cuadro 57. Manual de Funciones Jefe de producción y/o Supervisor.

Denominación del cargo JEFE DE PRODUCCION

Jefe inmediato GERENTE

Número de personas a cargo Uno (1)

DESCRIPCION GENERAL

Realiza las acciones necesarias que están orientadas a la gestión de todos los procesos de producción Miel de Abeja.

DESCRIPCION DETALLADA

 Realizar las acciones necesarias, que están orientadas a la gestión de todos los procesos de producción

 Programar y efectuar con la debida antelación el mantenimiento de los equipos de trabajo, maquinaria y herramientas de la empresa

 Vigilar el proceso de manipulación en la procesamiento del producto

 Llevar un control del personal que trabaja por producción

 Coordinar y supervisar las labores de los operarios

 Realizar la inducción y capacitación al personal que se encuentre bajo su responsabilidad

 Coordinar con las otras dependencias para establecer acciones que logren un correcto y ordenado uso de la materia prima, insumos y herramientas de trabajo necesarios para la producción

 Formular los informes periódicos necesarios, o que se le soliciten, con el objetivo de mantener un registro actualizado acerca de la producción. En este tipo de informes, el jefe de producción debe constatar la calidad de los trabajos y el cumplimiento del personal encargado de la producción, haciendo constar en ellos la calidad y el cumplimiento de los procesos de producción

Requisitos de educación: Ingeniero industrial. Con experiencia en Apicultura.

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Requisitos de experiencia: Experiencia en la producción.

Otros requisitos: Persona muy minuciosa y cuidadosa en todos los detalles de producción.

Fuente: La presente investigación

 Cuadro 58. Manual de Funciones Operarios.

Denominación del cargo OPERARIOS

Jefe inmediato JEFE DE PRODUCCION

Número de personas a cargo Tres (3)

DESCRIPCION GENERAL

Ejecutar todos los procesos para la producción de Miel de Abeja.

DESCRIPCION DETALLADA

 Realizar los procesos productivos para la producción de miel de abeja.

 Rendir informe diario al jefe inmediato tanto de las actividades diarias realizadas como de las anomalías que se presenten

 Cumplir a cabalidad las órdenes que le imparta el gerente

 Velar por la custodia, limpieza, buena presentación y orden de la planta y la maquinaria

 Solicitar oportunamente los elementos que se requiera para la prestación eficiente de su servicio

 Responder durante la jornada laboral por el manejo y conservación de los elementos y equipos entregados para el cumplimiento de sus funciones

 Mantener sus elementos de dotación en buen estado

 Cumplir estrictamente las normas de higiene y seguridad industrial adoptadas

Requisitos de educación: Educación media.

Requisitos de experiencia: Experiencia en manejo de enjambres de abeja.

Otros requisitos: Responsables y de buen manejo Fuente: La presente investigación

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 Cuadro 59. Manual de Funciones Vigilante.

Denominación del cargo VIGILANTE

Jefe inmediato JEFE DE PRODUCCION

Número de personas a cargo Uno (1)

DESCRIPCION GENERAL

Velar por la seguridad de la empresa para la producción de Miel de Abeja.

DESCRIPCION DETALLADA

 Hacerse presente en su puesto de trabajo, con antelación debida, a los efectos de imponerse de las novedades que haya en el servicio o recibir con relación al mismo, las instalaciones correspondientes.

 Salvo causa debidamente justificada, no abandonar su puesto de vigilancia, aun cuando no haya sido relevado a la finalización de su respectivo turno de servicio, en cuyo caso, y a los efectos de que se adopten al temperamento debido, hará saber esa circunstancia al Jefe inmediato

 Poner especial cuidado a los bienes que se someten a su custodia, manteniéndose siempre bien atento a los efectos de evitar robos, hurtos o daños.

 Usar la totalidad de las prendas que comprendan el uniforme, manteniéndolo limpio y en buen estado de presentación, con absoluta prohibición de usarlo fuera de su lugar de trabajo.

 Cuidar y mantener el buen estado de conservación y funcionamiento del arma que eventualmente se le confié, la cual en ningún caso ni circunstancia podrá retirarla del objetivo en que se halle prestando el servicio.

 El vigilante no deberá consumir bebidas alcohólicas no sustancias controladas psicotrópicas durante el servicio, ni concurrir al mismo bajo efectos de haberlas ingerido.

 Cuando el vigilante, por razones debidamente justificadas, tenga la necesidad de faltar a sus tareas habituales, se solicitara, el respectivo permiso con 48 horas de anticipación. Se exceptúa de lo precedente expresado, los casos de enfermedad de familiares a cargo, respecto a los cuales efectuara por sí o por medio de un tercero, la pertinente comunicación a la empresa, como así en caso de fallecimiento de algún miembro de su familia.

 El vigilante es responsable ante el empleador, de los daños que eventualmente causare a los intereses de este, por dolo o culpa en el ejercicio de sus funciones.

 El vigilante no tomara parte en los conflictos que se susciten en la empresa manteniéndose al margen de cualquier echo en contra de los interese de la empresa.

 Siniestros, de cualquier índole

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 Accidentes ocurridos o inminentes de fuerza mayor

 Atentados contra bienes físicos o personas

 Exigencias excepcionales de la empresa de conformidad con la apreciación que se efectué sobre la base de la colaboración y solidaridad que en todo momento debe existir respecto a los fines perseguidos por el servicio, los excedentes de horas extras trabajadas se abonaran con los recargas que dispongan las normas vigentes.

Requisitos de educación: Curso en defensa personal y/o vigilancia.

Requisitos de experiencia: Experiencia en el área

Otros requisitos: Responsable, seguro y amable Fuente: La presente investigación

4.2.3. Provisión para prestaciones sociales. Para el año actual (2013) las

In document plan de negocios para la produccion y comercializacion de (página 168-176)