Artículo 2.- Artículo 2.- Contabilidad del Régimen General del Impuesto a la Renta
2.11. Metodología para el desarrollo de sistemas
Estos dos Sistemas están relacionados entre si porque se usan en decisiones no estructuradas; esto lleva que el Sistema Experto se desprenda del Sistemas de Apoyo a Decisiones para problemas no estructurados y alta incertidumbre.
Sistemas Expertos: Son reglas que imitan el conocimiento humano.
Contienen bases de conocimiento con reglas empíricas.
(heurística: reglas practicas que se crearon a través de las experiencias)
Existen dos tipos de Sistemas Expertos: Basados en Reglas y Basados en Marcos
Sistemas Expertos Basados en Reglas
El área del conocimiento se establece como un sistema de reglas que son verificadas contra hechos que describen la situación real ( Si A entonces B )
Produce cadenas de inferencia, que son como el sistema uso reglas para extraer conclusiones.
Sistemas Expertos Basados en Marcos
Los marcos son estructura de Datos, y estos marcos son redes de nodos y relaciones organizadas con cierta jerarquía.
(Ejemplo, el caso de organizaciones que tienen muchas inversiones en el mundo, muchos sistemas de información y grandes estructuras de datos y deciden sobre una o sobre otra en cualquier momento y puede tener impacto sobre otras inversiones)
Una metodología se define como una disposición lógica y secuencial de pasos y procedimientos orientados hacia el desarrollo de una tarea.
Existen 3 enfoques metodológicos diferentes:
Metodología del Ciclo de Vida
Metodología del Análisis Estructurado
Metodología del Diseño Evolutivo ( o Desarrollo de Prototipos)
2.11.1 Metodología del Ciclo de Vida
A la metodología del Ciclo de Vida se la considera compuesta por 3 etapas: Análisis, Diseño e Implementación. En algunos casos, se le considera una primera etapa de Síntesis.
Esta metodología es especialmente apropiada para aquellos estudios en los cuales los requerimientos del sistema son predecibles debido a su alta estructuración.
También permite manejar es estudio como un proyecto en el cual una de las etapas del desarrollo esta bien definida, por lo que también esta metodología resulta apropiada para la creación de grandes sistemas.
Etapas y Fases del Ciclo de Vida
La metodología del Ciclo de Vida consta de cuatro etapas que a su vez están formadas por distintas fases, donde cada una de ellas desarrolla distintas actividades y obtiene resultados concretos.
Etapa de Síntesis
Fases: Investigación Preliminar
La realiza una persona de la empresa o una ajena a ella; su actividad es realizar un estudio sobre un sistema actual para tratar de mejorarlo o la creación de uno. Lo anterior puede comenzar por la detección de amenazas, como por el aprovechamiento de oportunidades.
Esta es una fase introductoria que no aporta alternativas de solución, más bien permite a la gente de sistemas comprender la solicitud del estudio a fin de elaborar un panorama sincrético, en base al cual se determina por medio del estudio de factibilidad, la aceptación o rechazo del trabajo.
Los resultados son los siguientes:
A. Definir el Objeto de Estudio: Se define el objetivo del estudio como las tareas que va a involucrar. (que se requiere y porque motivos).
B. Trazar el Panorama Sincrético: Para trazar el Panorama Sincrético hay que hacer una búsqueda de información que abarque los aspectos de la organización y su ambiente y de esta manera comprender el supra sistema que contiene el sistema que va a ser estudiado.
Por ejemplo algunos aspectos de la organización:
Estructura de la Organización: Responsabilidades de cada unidad, forma de trabajar, etc.
Tipo de Organización: Comercial, Industrial, Procesos, De quien depende, antigüedad, etc.
Actuación Pasada y Presente: Sus objetivos pasados y posibilidades en el presente y futuro
Ambiente de la Organización: Competidores, mercados, características del mercado, etc.
C. Evaluar la Factibilidad: Aclara los riesgos o beneficioso que puede llegar a ser el sistema en estudio. Tipos de Factibilidad
Factibilidad Técnica: Evalúa si los medios técnicos existentes son los apropiados para la implementación del sistema.
Factibilidad Operativa: Si va a ser usado el nuevo sistema de información en la organización, si están capacitados para hacerlo funcionar.
Factibilidad Económica: Determinar si los beneficios relativos al nuevo sistema son mayores a sus costos
Factibilidad Organizativa: Grado en que los distintos rangos de la organización tiran para el mismo lado (Interpretar el clima y la cultura organizacional)
D. Aceptar o Rechazar el Estudio: Se basa en los resultados y conclusiones del estudio de Factibilidad. Si el estudio es aceptado, se debe describir el mismo, establecer fechas de inicio y finalización de las tareas y un detalle de los recursos necesarios en cada etapa del mismo.
Herramientas y Actividades para Desarrollar la etapa de Síntesis Entrevistas: Solo se consideran entrevistas con personal técnico o ejecutivo. Sirve para conocer las reales motivaciones y problemas.
Observación y Visitas: Lo realiza la gente de Sistemas para obtener una visión global de la organización.
Revisión de Documentos y Antecedentes: Organigrama, Estado de Situación Patrimonial, Restricciones Legales, ventas, etc…
Etapa de Análisis
Fases: 1) Investigación Detallada
Es el estudio que se realiza sobre un sistema actual de la organización para determinar donde son necesarios los cambios que la mejoren. Interesa estudiar el sistema actual para comprender las necesidades y requerimientos del nuevo sistema.
La única forma de poder investigar cuales son las necesidades y requerimientos es estudiando el sistema actual, recopilando todos los datos relacionados a este.
Las características de la Información Reunida debe tener la cantidad suficiente, ni en exceso ni en defecto; las fuentes de la información (de personas directas de la organización) y la precisión de la misma.
Técnicas de Relevamiento de Información
Entrevistas: Se detectan problemas. Se puede tomar ideas de los entrevistados. Brindan información cualitativa y cuantitativa. Se oculta información en algunos casos, por eso son necesario mas herramientas.
(La entrevista puede ser estructurada y no estructuradas, debe se clara, apropiada, etc.)
Cuestionario: Preguntas referidas al tema. Gran cantidad de información. Respuestas confiables. Gran cantidad de preguntas. La entrevista tiene mas calidad.
Se usan cuando hay que entrevistar a mucha gente, son en forma anónima habitualmente y pueden ser cuestionarios abiertos o cerrados.
Revisión de Registros y Documentos: Ejemplo Manuales de Procedimiento, grafica de flujos de datos, esto le permite a sistemas ver como debería funcionar la organización, pero quizás no sea la realidad. (lo malo es que a veces estos documentos están desactualizados).
Observación Personal: Se obtiene información en el mismo momento en que se genera. Se pueden ver como funcionan las cosas.
Lo malo es que el que haya alguien observando hace cambiar el ambiente del trabajo (la observación puede ser participativa o externa).
Técnicas para Registrar la Información Reunida Árboles de Decisión
Se expresa como una sucesión encadenada de condiciones que desembocan en una acción.
El árbol de decisión permite a las personas de sistemas reducir la probabilidad de olvidarse alguna decisión y las decisiones tomadas se hacen en una secuencia lógica.
Toma el nombre de árbol pues a partir de un punto inicial de decisión ( raíz) las diferentes alternativas ( condiciones) forman los brazos que a medida que vayan contemplando nuevas condiciones, van generando bifurcaciones que se asemejan a ramas, llegando finalmente a la acción a tomar en el final de cada combinación de condiciones.
Tablas de Decisión
Son matrices donde se vuelcan en columnas y filas las condiciones y las acciones.
Tabla de Entrada Limitada: Son aquellas en que los valores de las condiciones pueden ser únicamente SI o NO y las condiciones se escriben en forma de pregunta. Mientras que los valores de las acciones se coloca en cada una X
Tabla de Entrada Extendida: Las condiciones pueden asumir mas de dos valores y las acciones en vez de valorarse con una X les coloca la acción específica a efectuar.
Tabla de Entrada Mixta: Se combinan en una misma tabla características de las dos tablas anteriores.
Encadenamiento de Tablas: Cuando los problemas a resolver son muy complejos se puede recurrir a otra tabla y esta se llama encadenamiento. Estas tablas pueden ser:
Abiertas: Una de sus acciones es la transferencia de información a otra
Cerradas: Reciben de otra instrucciones de ejecución de acciones y una vez cumplida, la ultima acción es retornar a la tabla anterior.
Lenguaje Estructurado
Se utilizan para procesos no tan complejos, se expresan por medio de acciones directas como “sumar facturas, luego archivarlas”.
Esta técnica es de rápida construcción y aplicación. Se presenta bajo 3 formas básicas:
Estructura Secuencial: Cualquier paso o instrucción dentro de un proceso que no depende de ninguna condición para ser llevado a cabo, y que no presenta repeticiones dentro de ellos.
Estructura Decisional: Cuando ante una condición se puede emprender mas de una acción es necesario utilizar la estructura decisional.
Estructura Iterativa: Operaciones que se repiten una y otra vez hasta que se logre un determinado resultado o mientras se presenten ciertas condiciones.
Cursogramas
Son la representación grafica de las rutinas o procedimientos administrativos, es decir representan en forma analógica las secuencias sistemáticas de acciones que se efectúan para satisfacer las distintas finalidades de la organización. Dicha representación debe ser fácil a fin de que personas que la analizan interpreten su desarrollo. Los cursogramas son empleados por las personas que se ocupan del área de los sistemas administrativos.
Se utilizan para analizar periódicamente los procedimientos en curso, para observar la posibilidad de reemplazar procesos por otros que posean más ventajas, para confeccionar el recorrido de rutinas, para estudiar interrelación de procesos dentro de la empresa, para preparar recursos de los procesos.
Las ventajas son que resulta mas sencillo y rápido apreciar un proceso que leer una norma, su poder de síntesis permite ubicar a cualquier lector en el tema,
Fases: 2) Análisis, Evaluación y Determinación de Requerimientos Se tratan de obtener conclusiones sobre la eficacia y eficiencia del sistema a la luz de los objetivos identificados en el inicio del estudio, más precisamente, en base a la determinación del panorama sincrético.
Del análisis y evaluación que se hace de la eficiencia y eficacia del sistema en curso surgirán los requerimientos a satisfacer del nuevo diseño. Los requerimientos son los detalles y características que deben estar presentes en el nuevo sistema de modo que este actué con un desempeño superior al anterior. ( por ejemplo, baja de costos, mejorar atención clientes, etc.)
Herramientas
Técnica del Interrogatorio: Conjunto de preguntas, cuyas respuestas brindan los elementos necesarios en los que se basaran las conclusiones.
Capacidad: Se determina por la aptitud del sistema para alcanzar los objetivos que se tuvieron en cuenta al momento de recomendar su funcionamiento.
(Volumen de trabajo, Velocidad de procesamiento, Seguridad en la captación, recuperación de la información).
Comunicación: Se evalúa como el sistema difunde la información entre los distintos sectores para coordinar e integrar tareas.
Costos: Mantenimiento, mala entrega, mala atención, se visualiza en la relación beneficio-costo.
Competitividad: El sistema genera una ventaja competitiva Etapa de Diseño
Esta etapa es la solución a los problemas detectados en las anteriores.
La etapa de diseño es una etapa de síntesis, ya que necesita agrupar todas las partes que se separaron de modo que finalmente conformen un conjunto unificado.
El Método del diseño se inicia con formulaciones generales en las cuales no se consideran los detalles. Una vez realizado ese diseño general se realiza una prueba de factibilidad que si se resuelve
positivamente, habilita para entrar en la siguiente fase de diseño detallado.
Se divide en dos fases.
Fase 1) Diseño General
Toda la información reunida durante la investigación detallada y que ha sido analizada y evaluada, se utiliza ahora para establecer el diseño del nuevo sistema o modificar uno ya existente.
Se formulan las características de lo que va a ser el sistema, como lo va a hacer, en que momento va a hacer cada cosa, es decir definen sus entradas, sus salidas, sus archivos y sus procedimientos de manera de satisfacer los requerimientos determinados en la etapa anterior.
El sistema debe ser sencillo y que no de lugar a confusión por parte del personal de la organización.
En esta etapa el sistema pasa por un estudio de factibilidad y debe ser aprobado por el personal de línea que va a ser el usuario del mismo y por ello no debe entrarse en detalle.
Fase 2) Diseño Detallado
Se especifica la vista en el diseño general, determinando quien hace cada cosa y como. Se lleva al papel el sistema ( se formaliza). Se diseñan las herramientas: cursogramas, organigramas, DFD, manuales, normas, es decir se elabora un programa de implementación.
Por ultimo se realiza la prueba del sistema.
Secuencia de Diseño
Cabe señalar que la secuencia de actividades varia dependiendo de la naturaleza del sistema, pero sin embargo una manera común de comenzar el diseño es por sus salidas.
A. Diseño de las salidas: La lógica de construcción de un sistema de información indica que se inicia con la definición de sus salidas: lo que
el usuario necesita del sistema. Se toma en cuenta el destino, el medio, el uso, la frecuencia y la apertura de información para diseñar dicha salida.
B. Diseño de las entradas: Después de determinar lo que el usuario necesita como salida, se requiere diseñar las entradas que van a producir esas salidas.
C. Diseño de Archivos: Los archivos permiten la sistematización de datos de manera que cuando ellos se necesiten repetidamente en una misma operación o para varias operaciones no deban ingresarse nuevamente al sistema como parte de entradas.
D. Diseño de Procedimientos: Los procedimientos se especifican para todo el personal que esta o va a estar vinculado al sistema, determinando que tareas deben ejecutarse y quienes son los responsables de las mismas.
Finalmente se prueba el sistema. Los hombres de sistemas junto a los usuarios reunirán los elementos necesarios para preparar y efectuar una prueba integra del funcionamiento de las actividades del sistema.
Las pruebas se hacen con el explicito objetivo de hallar errores, esto significa que se busca que el sistema falle.
La aprobación de los resultados de las pruebas corresponde a los usuarios, quienes deberán expresar su satisfacción respecto a que el sistema cubre todas sus expectativas.
Etapa de Implementación
Representa las tareas por las cuales el nuevo sistema es llevado a la práctica reemplazando al anterior.
La Implementación de sistemas consta de las siguientes fases:
Fase 1) Planeamiento y Programación de la Implementación
Tiene como objetivo obtener un programa de implementación de modo de coordinar los distintos sectores para lograr la efectiva puesta en marcha.
En esta fase se programan las actividades necesarias para lograr la implementación (que actividades y cuando deben realizarse); elaborar las instrucciones de la implementación y la determinación del personal y la asignación de las responsabilidades.
Fase 2) Capacitación y Entrenamiento del Personal
Para operar bien los sistemas, el personal relacionado con su uso, debe recibir las suficientes capacitaciones y entrenamientos que les permita conocer como deben utilizarlo, sus funciones, etc.
Fase 3) Conversión del Sistema
La conversión significa el reemplazo del sistema anterior por el nuevo sistema. Hay que traspasar archivos, osea compatibilizar los datos de esos archivos al formato y estructura del nuevo archivo, para después poder cargarlos al mismo.
Los métodos tradicionales de conversión son:
Trabajo en Paralelo: Opera el sistema nuevo en forma paralela al viejo (Bueno, ante inconvenientes tiene el antiguo sistema, puede comparar. Malo: altos costos, resistencia al cambio.
Reemplazo Directo: Se reemplaza directamente el sistema viejo por el nuevo. Se traspasan cuidadosamente todos los datos en un momento dado.
Sistema Piloto: Se prueba el sistema en un solo sector o unidad; si tiene éxito se implementa en toda la organización por medio de los anteriores métodos.
Arranque por Fases: Se implementa el nuevo sistema mediante módulos, en caso que uno tengo problemas se puede volver atrás fácilmente.
Fase 4) Seguimiento y Mantenimiento
Una vez que el sistema fue implementado, se verifica que todo funcione como fue planeado. Tal vez sea necesario hacer
reparaciones o mejoras que adapten el sistema a situaciones novedosas.
El mantenimiento se hace hasta que el sistema deja de ser útil y ahí comienza el estudio para reemplazarlo por un nuevo sistema.
2.11.2. Metodología del Análisis Estructurado
Es el proceso de producción de las especificaciones de un sistema físico basado en un modelo lógico y en los objetivos establecidos para ese sistema.
El análisis estructurado se presenta particularmente útil en los siguientes casos:
1. Cuando se inicia un estudio de sistemas, la variedad y complejidad de las tareas ejecutadas pueden ser difíciles de comprender y aprender por parte del hombre de sistemas, con el inconveniente de que muchas tareas se desarrollan en forma simultanea.
2. A medida que se avanza hacia el conocimiento del sistema se avanza en grado de detalle
3. Gran parte de la Info se recaba por medio de los usuarios del sistema, que pueden no tener una idea clara de cuales son los problemas reales que soportan ni cuales sus necesidades concretas de soluciones
4. Cuando durante un estudio se requiere consultar y cotejar con el personal de línea sobre los aspectos registrados del sistema o cuando se requiere mostrarles posibles soluciones, deberá emplearse un idioma que sea entendible por ellos, pero que conserve específicamente técnicas tales que luego permitan utilizarse también en el diseño y la programación.
El Análisis Estructurado permite obtener la comprensión completa y exacta de una situación particular, a partir del cual se determinaran los requerimientos de necesidades. Este modelo permite ver de
manera general el cuadro de situación, de modo que los detalles puedan ir analizándose en el momento en que se crea oportuno.
También puede mostrarse cuales son las funciones lógicas básicas y los requerimientos del sistema, sin entrar a considerar los detalles de su implementación física actual o futura.
El diseño físico de los archivos, programas y métodos de entrada/salida deberá ser hecho por alguien que tenga un conocimiento técnico actualizado, basado en la comprensión de los requerimientos lógicos completos del sistema.
El Análisis Estructurado se realiza siguiendo el flujo de datos de la organización.
El Análisis Estructurado y el Flujo de Datos
El análisis estructurado se orienta a especificar que es lo que hace o debe hacer un sistema, independientemente de la manera en que esto se lleva a cabo, es decir, independientemente de la forma física en que se ejecuten las actividades. El sistema se explica por medio de modelos gráficos que siguen el flujo de datos mostrando que datos circulan por el sistema, cuales se almacenan, cuales ingresan y cuales egresan.
Herramientas del Análisis Estructurado
Las dos herramientas más utilizadas son: El Diagrama Lógico de Flujo de Datos y el Diccionario de Datos.
Diagrama Lógico de Flujo de Datos
Representa la descripción lógica del flujo de datos del mismo, independientemente de sus componentes físicos.
Los DFD utilizan solo cuatro símbolos, que al igual que los conceptos que representan se encuentran en un nivel lógico:
1. Procesos: Pueden ser actividades manuales o automatizadas realizadas por personas, y procedimientos que actúen sobre los
datos, pero sin identificación de los elementos físicos utilizados para ello.
2. Flujo de Datos: Representa tanto a un dato individual como un conjunto de datos que pasan de un proceso a otro por algún medio físico como informes, notas de ventas.
3. Fuente o Destino de los datos: Representa a entidades externas al sistema y pueden ser origen y destino de flujos de datos. Las entidades externas se consideran fuera de los límites del sistema bajo estudio.
4. Almacenamiento de Datos: No interesa el tipo de almacenamiento, sino representar el lugar donde se guardan los datos.
Cada almacenamiento puede identificarse con un nombre sencillo y un recuadro en su sector izquierdo que contenga un numero junto a la letra “A” que indica almacenamiento.
Diccionario de Datos
Un Diccionario de Datos es un listado de detalles y descripciones de datos que conforman los procesos, los almacenamientos de datos y los flujos de datos de un sistema.
El diccionario de datos constituye la documentación logica centralizada donde pueden encontrarse todas las definiciones relacionadas a los datos de procesos, almacenamientos de datos y flujos de datos, cada uno de los cuales constituirá una entrada en el diccionario de manera que cualquier persona puede buscar los detalles adicionales a ellos en forma rápida y clara.
Contenido de un Diccionario de Datos