Definición De Requerimientos
Caso 2: Caso 2: Universidad Nacional de San Martín
1) De la organización
Su estructura organizacional se presenta a continuación:
Figura 1. 9- Organigrama Universidad Nacional de San Martin - Fuente: www.unsam.edu.ar/institucional/autoridades.asp
1.2) Funciones detectadas e interfaces
Se presenta el análisis de la implementación del Sistema de Convenios de la UNSAM, en el cual se especifica:
• Carga de Convenios: es una funcionalidad del sistema web que posee la institución, en donde se realiza el ABM (Alta - Baja - Modificación) de los convenios.
• Carga de Contratos: esta funcionalidad se encarga del ABM (Alta - Baja - Modificación) de los contratos pertinentes a un convenio específico.
Figura 1. 10- – Diagrama de Contexto Sistema de Convenios - UNSAM
El sistema tiene una gestión de versionado avanzado. Las versiones, según como se presentan en (Universidad de San Martin - Sistema Convenios, n.d.) se detallan a continuación:
• Versión 3.13:
o Lo nuevo:
▪ Registro de ordenes de compras por convenio.
▪ Registro de factura de proveedores.
▪ Nueva liquidación de proveedores.
▪ Reporte de Nota de retiro de cheques.
▪ En emisión de facturas o recibos se cargan los datos por documentos de los consumidores finales.
o Correcciones:
▪ No permitía crear un directivo de una persona existente.
▪ No se podía relacionar a un directivo en 2 períodos diferentes.
• Versión 3.16:
o Lo nuevo:
▪ Se informa el número de liquidación en la preliquidación.
▪ Se pueden definir la cantidad de cheques a realizar para una persona en la misma liquidación.
▪ Permite cambiar la forma de pago desde la preliquidación, además informa si es depósito y no está la cuenta cargada.
▪ Permite consultar las cuentas para abrir en el Banco Patagonia y generar los archivos.
▪ Se puede importar el archivo de cuentas generadas por el Banco Patagonia y crear las cuentas en el sistema.
▪ Permite imprimir una orden de compras desde el buscador.
o Correcciones:
▪ En el alta de personas el código postal es requerido.
• Versión 3.17:
o Lo nuevo:
▪ Nuevo circuito de preliquidación de Proveedores.
▪ Nuevo proceso de liquidación de Proveedores.
▪ Modificación de reportes de estados de contratos y ejecución de convenios.
▪ Permite establecer el día de inicio de un contrato.
▪ Permite agregar exclusiones a retenciones.
▪ Nuevo proceso de liquidación de retenciones.
o Correcciones:
▪ Mejoras de optimización de consultas.
• Versión 3.18:
o Lo nuevo:
▪ Factura electrónica.
▪ Informas comprobantes y obtención de CAE.
▪ Consulta de último comprobante informado.
▪ Impresión de CAE y código de barras en comprobantes electrónicos.
▪ Configuración de puntos de venta para factura electrónica.
▪ Configuración de usuarios por punto de venta.
• Versión 3.25:
o Lo nuevo:
▪ Posibilidad de ordenar las rendiciones.
▪ Mejoras en la impresión de rendiciones.
▪ Optimización del buscador de facturas, nuevas columnas y parámetros de búsqueda.
▪ Restricciones de medios de pago.
• Versión 3.7:
o Lo nuevo:
▪ Permite cargar organismos del exterior.
▪ Nueva generación de archivos de banco.
▪ Emisión de recibos permite ir a relacionar con la factura.
▪ Generar un recibo a partir de una factura.
▪ Carga de descuentos en los contratos y liquidación.
• Versión 3.8:
o Lo nuevo:
▪ Emisión de comprobantes y recibos a Consumidor Final.
▪ Descuentos detallados al generar INFO18, CHE, ACRE y PO.
▪ Selección del concepto del descuento (Osunsam, Embargo Judicial).
▪ Habilitar anulación de recibos y comprobantes cargados.
▪ Ampliar el campo descripción en el ingreso de comprobantes y recibos.
▪ Permiso especial para ver la liquidación del banco en el buscador de Liquidaciones.
▪ Permiso especial para ver cerrar liquidaciones.
▪ Marcar contratos que se imputan al canon.
▪ Nuevos filtros de búsqueda en la consulta de convenios.
▪ Selección de la plantilla de impresión en el ABM de contratos.
▪ Identificar en el ACRE cuando se está informando la última cuota.
o Correcciones:
▪ Al cambiar una dependencia a inactiva, el sistema no la mostraba y no se podía volver a editar.
1.3) Tecnología de información
El sistema web de carga de convenios y contratos de la UNSAM cuenta con la siguiente tecnología de información:
▪ Analytics and Tracking
o Cloudflare Rocket Loader.
▪ Frameworks
o ASP.NET AJAX y 4.0.
▪ Document Standars o HTML 4.01 y 5.
2) Relevamiento detallado y análisis del Sistema
2.1) Detalle, explicación y documentación detallada de todas las funciones seleccionadas
Función Carga de Convenios
La función de carga de convenios en el Sistema de la UNSAM comienza cuando un usuario se loguea en el sistema. Una vez logueado en el sistema el usuario se dirige al índice “Convenios” y después al subíndice de “Carga de Convenios”, como se muestra en la siguiente imagen:
Figura 1. 11- Pantalla de carga de Convenios - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
En la página de inicio, la cual se muestra una vez que el logueo tiene éxito, se presenta la GUI para la búsqueda de convenios ya previamente cargados al sistema. Para este paso se necesitan datos como:
• Dependencia.
• Número de Convenio.
• Título del Convenio.
Además, se presenta la opción de utilizar otros métodos de búsqueda.
Figura 1. 12- GUI Sistema de Convenios - UNSAM - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Desde la pantalla anterior (ver figura 2.5) se pueden agregar convenios, por lo que el usuario debe dirigirse al botón “Agregar” y pulsarlo. Acto siguiente, el sistema redirige al usuario a una nueva pantalla (ver figura 2.6) en donde se solicitan los datos pertinentes para la creación del convenio, en donde deben rellenarse todos los campos, ya que cabe destacar que son todos obligatorios.
Figura 1. 13- Pantalla de agregación de convenios - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Si el usuario selecciona la opción de “Ver más datos”, se abre una nueva pantalla para ingresar datos que pueden llenarse, pero no son obligatorios para la creación del convenio, como muestra la siguiente imagen:
Figura 1. 14- Pantalla de carga de datos adicionales - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Por último, el usuario debe hacer click en el botón “Agregar” para que el sistema agregue los datos ingresados como muestra la siguiente imagen:
Figura 1. 15- Pantalla de incorporación de datos adicionales - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Un ejemplo de búsqueda de convenio sería el siguiente:
Figura 1. 16- Pantalla ejemplo de búsqueda convenio - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Si el usuario quiere editar un convenio, debe hace click en el botón “Edit” que está junto al convenio encontrado. Al hacerlo el sistema pasa mostrar una pantalla de edición del convenio seleccionado.
Figura 1. 17- Pantalla de edición de convenio - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
En la pantalla de edición (ver figura 2.10) se puede modificar el convenio, cambiando datos previamente cargados, o bien ingresando campos faltantes, ya sea los organismos en lo que participa el convenio, las partes involucradas o las cuotas que se deben aportar.
Figura 1. 18- Pantalla carga de organismos partícipes - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Figura 1. 19- Pantalla carga de cuotas - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Una vez realizados los cambios, el usuario hace click el botón “Actualizar” para guardar las modificaciones del convenio.
Retomando la pantalla de búsqueda (ver figura 2.9), en el convenio encontrado se puede seleccionar la opción “Arch” para agregar archivos, modificarlos o eliminarlos. La acción de carga de archivos se ve en la imagen a continuación:
Figura 1. 20- Pantalla carga de archivos - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Función Carga de Contratos
La función de carga de contratos en el Sistema de la UNSAM comienza cuando un usuario se loguea en el sistema. Una vez que el usuario está logueado, si quiere ingresar un nuevo contrato o modificar uno existente, debe dirigirse al índice “Gasto” y después al subíndice “Consulta de Contratos”.
Figura 1. 21- Pantalla carga de contratos - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Al seleccionar esta opción es sistema redirige al usuario a una nueva pantalla en donde se puede realizar la búsqueda de contratos previamente agregados:
En este caso, el usuario debe elegir la opción de “Agregar”, la cual lleva hacia una pantalla en la cual se rellenan todos los datos pertinentes al contrato a añadir. Cabe destacar la funcionalidad de los cuadrados de color verde o rojo, la cual es servir como una alerta de validación que indica que los datos ingresados son o no correctos.
Figura 1. 23- Pantalla 1 de ABM contratos - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Figura 1. 24- Pantalla 2 de ABM contratos - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Una vez ingresada toda la información, el usuario debe agregar el contrato al sistema, este contrato pasa a tener el estado de “En Elaboración”. Al terminar de agregar el contrato, se
muestra la siguiente pantalla, que ahora se muestra el contrato agregado con su correspondiente estado:
Figura 1. 25- Pantalla de búsqueda de contratos actualizada - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
El sistema presenta varias opciones para la gestión del nuevo contrato agregado:
• Editar (Edit): Esta opción permite editar la información del contrato mientras éste tenga el estado de “En Elaboración”, si no es así, la edición de ciertos campos se bloquea. Cabe destacar que si se encuentra en el estado “Firmado” y se sabe que hay datos erróneos se tiene que dar de baja el contrato y empezar desde cero el proceso.
• Cuotas (Cuo): En esta opción se pueden editar ciertos datos de las cuotas, por lo que se tienen dos casos. El primero (ver figura 2.19) ocurre cuando se ingresó anteriormente el valor de las cuotas, aquí solo se pueden agregar “Observaciones” sobre las cuotas a pagar.
El segundo caso (ver figura 2.20) ocurre cuando no se ingresó el valor anteriormente, por lo que se pueden ingresar los montos manualmente. Si hay alguna equivocación en algún monto, se tendrán que eliminar todas las cuotas creadas y cargarlas nuevamente.
• Imprimir (Imp): Esta opción permite ver e imprimir el contrato para mandarlo a firmar.
• Archivos (Img): Esta opción permite subir todas las imágenes y/o archivos necesarios para el contrato (ver figura 2.21).
• Aprobar (Apr): Esta opción (ver figura 2.22) cambia el estado del contrato de “En Elaboración” a “Firmado”, cuando tiene este estado hay datos que no pueden ser editados. Si se ha cometido algún error y se tiene que editar, el contrato debe darse de baja.
Figura 1. 26- Pantalla carga de observaciones de cuotas - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Figura 1. 27- Pantalla de agregado de cuota - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Figura 1. 28- Pantalla agregado de archivos - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
Figura 1. 29- Pantalla de aprobación de contrato - Fuente: convenios.unsam.edu.ar
2.2) Modelo lógico del sistema actual
Figura 1. 30- Diagrama de Caso de Uso Sistema de Convenios UNSAM
2.3) Problemas y necesidades detectados en las funciones relevadas en detalle y en su entorno organizacional
Para las funciones relevadas en el sistema de convenios y contratos web de la UNSAM se encontraron los siguientes problemas y necesidades relacionadas:
• Necesidades:
o Poder editar los contratos de una forma más flexible, sin la necesidad de cargar todos los datos de nuevamente en caso de equivocarse.
• Problemas:
o Al agregar archivos/documentos al convenio no hay ninguna lista con checkbox que permita hacer un seguimiento de los archivos/documentos agregados y los que faltan.
o La edición de contratos con estado “En Elaboración” es muy restrictiva, ya que se tiene que dar de baja el mismo si hay algún error.