Relevamiento detallado y análisis del Sistema

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• Ubuntu.

Sistema Administrativo

• SYSADMIN:

o Recursos Humanos.

o Gestión Administrativa Contable.

o Seguimiento de Expedientes.

• SYSCURSOS

para el envío del convenio a Rectorado es de 20 días hábiles. Por su parte, Rectorado tiene un plazo máximo de 20 días hábiles, una vez recibido el convenio, para realizar la aprobación o rechazo de dicho convenio marco. Si se realiza la aprobación del convenio, se procede a su implementación. Caso contrario, se informa al tercero interviniente y se desestima la propuesta.

Los convenios marcos tienen un plazo determinado de vigencia. El plazo mínimo es de 2 años, con la posibilidad de renovar por única vez por 2 años más, siendo en total un máximo de 4 años.

Al cumplirse este plazo, se tiene que renovar la firma del convenio marco.

Una vez aprobado el convenio marco, el tercero interviniente tiene la posibilidad de presentar propuestas de convenios específicos a ser desarrollados. Estas propuestas son presentadas en Secretaría de Extensión Universitaria, donde la secretaria de Extensión analiza y determina la favorabilidad de implementar dicho convenio específico. De ser necesario, se realiza una negociación con el tercero interviniente, Decano y secretaria de Extensión en donde se analiza la propuesta y se llega a un acuerdo favorable para todas las partes.

Si la propuesta de convenio es encontrada favorable, el Decano de la Facultad pasa a firmar dicha propuesta junto con el tercero interviniente. Caso contrario, se desestima la propuesta y se informa al tercero.

Una vez firmado el convenio específico, se llevan a cabo las tareas de implementación del convenio por parte de las partes intervinientes.

La secretaria de Extensión tiene que poder revisar y visualizar los avances de los convenios firmados, tal como fueron pautados, es decir, debe tener un seguimiento del convenio a lo largo del plazo establecido.

Información de la documentación necesaria para la firma de Convenios 1. Por parte de la UTN:

a. Si viene de la Regional: una nota de elevación del Decano (documentación que se acompaña, indicando firmas de designación apoderado, presidente, gerente, domicilio, etc. a fin de agilizar su ubicación y control).

b. Informe de Procedencia (consta de 4 informes: conveniencia, personal, económico-financiero, infraestructura), en caso de ser solicitado según requerimiento específico por parte de la SEU.

2. Contraparte (los convenios sólo pueden firmarse con Organismos o Empresas Públicas o Privadas - no con personas humanas)

a. Personas humanas que la representa:

i. Nombres y Apellidos completos (Los apellidos deben escribirse íntegramente en mayúsculas).

ii. Tipo y Nro. de documento de identidad (pasaporte en caso de personas extranjeras).

iii. Copia fiel de documento de identidad de ambos lados (pasaporte en caso de personas extranjeras).

b. Personas jurídicas:

i. Nota del gerente/presidente/apoderado/representante legal de la persona jurídica manifestando la intención de suscribir el convenio.

ii. En caso de personas jurídicas públicas:

1. Denominación.

2. Identificación.

3. Datos fiscales.

4. Constancia de inscripción AFIP.

5. Domicilio legal.

6. Domicilio especial a los fines del convenio (si lo hubiere).

7. Con relación a los representantes:

a. Nombres y apellidos completos.

b. Tipo y número de documento de identidad.

c. Copia fiel de documento de identidad.

d. Domicilio (del representado).

e. Cargo o representación que ostenta en el organismo o persona jurídica que representa.

f. Copia certificada de documentación que acredite la representación que invoca, acompañándose, de corresponder, acto administrativo de designación y

iii. Personas jurídicas privadas:

1. Denominación.

2. Tipo de persona jurídica (S.R.L, S.A., etc).

3. Datos completos de inscripción registral (inscripción registro).

4. Datos de identificación fiscal (AFIP).

5. Condición fiscal.

6. Copia fiel de constancia inscripción AFIP.

7. Domicilio social.

8. Domicilio especial a los fines del convenio.

9. Copia certificada de:

a. Instrumentos constitutivos o estatutos.

b. Constancia de inscripción registral.

c. Actas de designación de autoridades vigentes.

d. Certificación de vigencia actualizado (que podrá ser suplido por una Certificación del órgano de administración que así lo manifieste).

10. Con relación a los representantes:

a. Nombres y apellidos completos (apellidos escritos íntegramente en mayúsculas).

b. Tipo y número de documento de identidad.

c. Copia fiel del documento de identidad.

d. Cargo o representación que ostenta la persona jurídica que representa.

e. Copia certificada de documentación que acredite la representación que invoca.

En caso de que la suscripción del convenio sea realizada por Apoderados: deberá acreditarse tal condición, acompañando copia certificada del poder otorgado, junto con el resto de la documentación y requisitos que correspondiera antes indicados. Toda documentación que sea copia deberá enviarse con el sello “copia fiel” y firmada por el Decano y/o secretario de Facultad.

En caso de personas jurídicas extranjeras: la documentación acreditativa de su existencia, razón social, identificación fiscal, y designación de autoridades o representantes, deberá presentarse con la traducción al idioma nacional de corresponder y contener la certificación y legalizac ión (traductor matriculado con certificado del Colegio de Traductores), bien a través de la apostilla establecida en el Convenio de La Haya de fecha 5 de octubre de 1961, o en su caso, la certificación por parte del Consulado correspondiente y el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

Para más información detallada de la documentación ver los siguientes anexos:

• Anexo A – Modelo de Convenio Marco General.

• Anexo B – Modelo de Convenio Específico.

• Anexo C – Modelo de Nota de Excepción.

2.2) Modelo lógico del Sistema actual

Figura 1. 7 - Diagrama de Caso de Uso Secretaría de Extensión Universitaria

2.3) Problemas y necesidades detectados en las funciones relevadas en detalle y en su entorno organizacional.

En cuanto a las funciones relevadas en la Secretaría de Extensión Universitaria se encontraron los siguientes problemas y necesidades relacionadas:

• Necesidades:

o Virtualizar los archivos y documentos para agilizar el manejo del sistema.

o Realizar un seguimiento de los convenios por medio de estados (como por ejemplo “En Elaboración” y “Firmado”), tanto para el cliente como para la secretaria. Esto ayudaría a mejorar la comunicación entre el cliente y la Facultad.

o Designar un lugar físico y medio electrónico para el envío de solicitudes de convenio. Una vez definidos deben ser publicados en sus medios de comunicación para que los clientes sepan como empezar el proceso.

• Problemas:

o No existe seguimiento de los convenios, por lo que no se sabe en qué estado se encuentra durante todo el proceso.

o Falta de organización para la recepción de convenios. Actualmente, el pedido de convenios puede ingresar por distintos canales (ya sea por Bedelías de Ingenierías, Mesa de Entrada, Asuntos Estudiantiles) lo que desemboca en una demora significativa en la derivación a Secretaría de Extensión.