Objetivos
La Consultoría "Servicio de análisis y defini- ción de sistema de gestión integral de bienes culturales y sistema de gestión de museos para la Consejería de Educación y Cultura del gobierno de Extremadura" se ha realizado en colaboración con la empresa Oesía, de acuer- do con los siguientes objetivos:
• El análisis y definición de requisitos para el desarrollo de un Sistema de Gestión Integral de Bienes Culturales del Gobierno de Extre- madura.
• Desarrollo de un Plan para la migración, catalogación e informatización de los inven- tarios de Bienes Culturales en el Sistema de Gestión Integral.
• El análisis y rediseño de los inventarios museísticos de Extremadura.
• Desarrollo de un Plan de migración, cata- logación e informatización de los fondos mu- seísticos en el Sistema de Información DO- MUS.
Descripción
El desarrollo de la Consultoría se ha realizado en base al contrato suscrito entre el Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico y la empresa OESÍA. El proyecto incluye el desarrollo de 6 entregables, tal como queda especificado en el documento de Oferta Técnica, de los cuales el IAPH asumió total o parcialmente 5:
• El entregable 1 "Situación actual, análisis y rediseño de los inventarios de Bienes Cultura- les de la DGPC". Incluye, por un lado, la elabo- ración de un Informe sobre la situación actual de la información de los Bienes Culturales de la Consejería de Educación y Cultura de Ex- tremadura (inventarios, estándares, normali- zación terminológica, información espacial, etc.) y propuestas, requisitos funcionales y no funcionales para el diseño y desarrollo del núcleo del Sistema de Información. Por otro lado, incorpora también un Informe-memoria sobre el trabajo realizado sobre una muestra representativa de los inventarios de Bienes Culturales de Extremadura (criterios de se- lección, relación de bienes documentados y visitados, bibliografía y fuentes documentales, repositorio de imágenes y audiovisuales, etc.) • El entregable 2 "Plan de organización, con- servación, migración, informatización, cata-
logación y digitalización de los inventarios de la DGPC". Como resultado del análisis y diag- nóstico realizado de la información de bienes culturales (entregable 1), se ha elaborado un Plan que incluye objetivos, actividades, infraes- tructura tecnológica, recursos, cronograma, etc., estructurado en cinco apartados: Migra- ción de la Información de cada uno de los in- ventarios a las bases de datos del nuevo Sis- tema de Gestión Integral de Bienes Culturales;
Informatización de los inventarios a las nuevas bases de datos, volumen de información a in- formatizar, calidad de la información, normali- zación terminológica, etc.; Digitalización de la documentación que incluye la selección de información a digital, criterios de selección, re- comendaciones para la digitalización, indica- dores de calidad, etc.; Documentación gráfica (organización y conservación de la fotografías de los inventarios, digitalización y metadata- ción y catalogación de los fondos y su difusión, etc.) e Información espacial (propuestas de organización de la información espacial, in- formatización de entidades cartografiadas en papel, integración de fuentes cartográficas dis- persas, creación de coberturas temáticas, etc.) • El entregable 3 "Definición del Sistema de Gestión Integral de Bienes Culturales" se estructuró en tres apartados: a) Análisis de la situación actual y normalización y simplifica- ción de procedimientos administrativos que incluye, en primer lugar, el análisis de la situa- ción actual de los procedimientos adminis- trativos relacionados con la gestión patrimo- nial recogidos en el Pliego de prescripciones técnicas: identificación, familias de procedi- mientos a las que pertenecen, infraestructura tecnológica que los soporta, número de pro- cedimientos incorporados a la Sede Electró- nica, nivel de normalización, etc. Y en segun- do lugar, un primer inventario normalizado y simplificado de todos los procedimientos que incluirá sus contenidos, pasos de la tramita- ción, representación mediante workflow, etc., indicando aquellos procedimientos adminis- trativos que deberían incorporarse a la Sede Electrónica de la Comunidad Autónoma. Se incluyen asimismo unos primeros requisitos funcionales de cada uno de los procedimien- tos para el desarrollo del Sistema de Gestión Integral de Bienes Culturales; b) Componen- tes del Sistema de Gestión Integral de Bienes Culturales y c) Estudio y análisis comparativo de Sistemas de Gestión de Bienes Cultura- les, que incorpora el análisis y diagnóstico de las características de diferentes Sistemas de
plen los requisitos funcionales del Sistema de Gestión Integral de los Bienes Culturales de Extremadura.
• El entregable 5 "Situación actual, análisis y rediseño de los inventarios museísticos"
posee los siguientes contenidos: a) Informe sobre la situación actual de cada uno de los inventarios museísticos donde se describe el estado actual de los mismos, estudios de las fichas o estándares, nivel de revisión, automa- tización y digitalización, normalización termi- nológica, documentación gráfica, transferen- cia de la información e identificación de las distintas carencias; b) Informe sobre la situa- ción actual donde se describe detalladamente el diagnóstico y se identifican las necesidades para la incorporación a DOMUS,c)Memoria del trabajo realizado sobre una muestra re- presentativa de los bienes incluidos en los in- ventarios de los Museos propuestos (criterios de selección, una relación detallada de los fondos estudiados, un análisis, descripción y clasificación de cada uno de los tipos de ob- jetos, datos y formatos de información, deta- lle de las actividades de catalogación, meta- datación y digitalización sobre ellos). Se han aportado también unas conclusiones para la elaboración de los planes de migración, ca- talogación, metadatación y digitalización. d) Propuesta de mejora y rediseño de los inven- tarios atendiendo a las carencias, diferencias y necesidades encontradas.
• El entregable 6 "Plan de migración, cata- logación, metadatación y digitalización de los fondos museísticos. Como resultado del aná- lisis y diagnóstico realizado de los fondos mu- seísticos (entregable 5) se ha elaborado un Plan que incluye objetivos, actividades, in- fraestructura tecnológica, recursos, cronogra- ma, etc. y se ha estructurado en los siguientes apartados: a) Migración de la información de cada uno de los inventarios al sistema DO- MUS; b) Informatización de los inventarios en el citado sistema: volumen de información a informatizar, calidad de la información, nor- malización terminológica; c) Digitalización de la documentación que incluye la selección de información a digitalizar, criterios de selec- ción, recomendaciones, indicadores de cali- dad, etc.; d) Documentación gráfica que está estructurado en tres subapartados. El prime- ro incorpora todos los aspectos relacionados con la organización y conservación de la fo- tografías de los inventarios, el segundo versa sobre la digitalización de esta documentación gráfica, y el tercero aborda la metadatación y
incluyen también recomendaciones de nor- mas y formatos estándares (Normas ISBD de Materiales Especiales, formato Marc o Dublin Core).
Plazo de ejecución y calendario
La consultoría ha tenido una duración de ocho meses (de diciembre hasta julio de 2015). Du- rante ese periodo se ha desarrollado un calen- dario específico que ha dependido de los pla- zos derivados de la fecha de petición formal de cada uno de los entregables del servicio.
Resultados del proyecto
• Requisitos y recomendación para el diseño y desarrollo del Sistema de Gestión Integral de Bienes Culturales del Gobierno de Extremadura.
• Plan para la migración, catalogación e in- formatización de los inventarios de Bienes Cul- turales en el Sistema de Gestión Integral.
• Plan de migración, catalogación e informa- tización de los fondos museísticos en el Siste- ma de Información DOMUS.
Resultados de la anualidad
Durante el año 2015, el IAPH ha cerrado la ela- boración y redacción de los distintos entrega- bles, cumpliendo con los plazos establecidos en el proyecto. La participación del IAPH en el mismo se ha cerrado en esta anualidad. Ade- más, se participó en la elaboración de "Fichas de proyectos de BBMM y Museos", fruto de las necesidades detectadas en las instituciones de Cultura de la Junta de Extremadura. Fue un proceso que corrió paralelo a la propia redac- ción de los entregables. Por último, en el mes de julio, se hizo por parte de Oesía, el encargo de la redacción de un "Informe de análisis de viabilidad de utilización de un repositorio di- gital para la difusión de los objetos digitales fotográficos y audiovisuales de los bienes cul- turales". Su redacción se concluyó en el mis- mo mes de julio.
Para cumplir con los objetivos del proyecto y para recabar toda la información necesaria para la redacción de los entregables, se man- tuvieron las siguientes reuniones:
El 29 de enero de 2015, se asistió a una reu- nión de trabajo en la sede de la Consejería de
Educación y Cultura de Extremadura, ciudad de Mérida, en la que se presentó el "Entre- gable 1. Situación actual, análisis y rediseño de los Inventarios de Bienes Culturales de la DGPC". Las observaciones del personal técni- co fueron tenidas en cuenta para la redacción final.
El día 5 de febrero de 2015, se mantuvo una reunión de trabajo en los museos MEIAC y Arqueológico de la ciudad de Badajoz. En el primero de ellos, el director y los técnicos del Museo plantearon el estado actual de los fon- dos en relación a sus inventarios. En el segun- do, su director nos hizo una reflexión sobre los fondos y las complejidades de la colección.
En ambos casos, la información facilitada fue de gran utilidad para la elaboración de los en- tregables referidos a Museos.
Los días 4 y 5 de marzo de 2015, se mantuvie- ron reuniones de trabajo en la sede de la Con- sejería de Educación y Cultura, en la ciudad de Mérida, donde se realizaron las entrevistas para la toma de requisitos necesarios para el Entregable 3. Análisis de situación actual y normalización y simplificación de procedi- mientos administrativos. El día 4 en aquellos en los que interviene la Sección de Arqueolo- gía y el día 5, el Servicio de Obras y Proyectos de Patrimonio Histórico, los Órganos asesores de la Junta de Extremadura en materia de Pa- trimonio Histórico y Cultural, y la Dirección Ge- neral de Patrimonio Cultural.
Fruto de las reuniones de trabajo anteriormen- te citadas y los contactos cotidianos a través de teléfono y email, se pudieron culminar los entregables, cuyo orden de entrega fue el si- guiente:
A finales del mes de enero, tras la reunión ce- lebrada en Mérida, se culminó la redacción y se presentó el Entregable 1. "Situación actual, análisis y rediseño de los Inventarios de Bie- nes Culturales de la DGPC".
En abril de 2015, se finalizó el Entregable 3a.
"Análisis de la situación actual y normaliza- ción y simplificación de procedimientos admi- nistrativos".
En la misma fecha se concluyó el Entregable 5. "Situación actual, análisis y rediseño de los Inventarios Museísticos". Se redactó el pro- yecto piloto correspondiente a Museos, abar- cando los cinco previstos y con el análisis de cinco piezas en cada uno de ellos. Los mu- seos fueron:
- Museo Arqueológico Provincial de Badajoz - Museo de Cáceres.
- Museo Extremeño e Iberoamericano de Arte Contemporáneo (MEIAC)
- Museo Vostell Malpartida de Cáceres
- Colección Institucional de la Administración Autonómica de Extremadura.
En mayo de 2015, se concluyó la redacción del Proyecto piloto incluido en el Entregable 1, elaborado por el equipo del IAPH. Las visitas
del personal técnico del IAPH se realizaron en el mes de marzo. El proyecto determinaba que se documentaran bienes inmuebles y mue- bles, arqueológicos, etnológicos y arquitectó- nicos/artísticos. De este modo, se documen- taron tres viviendas de arquitectura tradicional ubicadas en Fregenal de la Sierra, Medina de las Torres y Valverde de Burguillos, municipios de Badajoz. También se catalogaron cinco piezas muebles del Museo Etnográfico Gon- zález Santana de Olivenza. Se abordó la do- cumentación de cinco inmuebles de la ciudad de Zafra: Alcázar, Ayuntamiento, Convento de Santa Clara, Iglesia de Nuestra Señora de la Candelaria y Plaza Chica. Se inventariaron cuatro bienes muebles del Convento de Santa Clara y uno de la Iglesia de Nuestra Señora de la Candelaria. Para completar el proyecto piloto, se abordó el estudio del Yacimiento de Regina con el análisis de la Ciudad romana, el Área Central y el Teatro romano, se redac- taron doce fichas de diferentes excavaciones arqueológicos realizadas en el mismo recinto y se documentaron cinco piezas arqueológi- cas del Museo Arqueológico de Badajoz.
En el mismo modo, se hizo entrega del En- tregable 6. Plan de migración, catalogación, metadatación y digitalización de los fondos museísticos.
En julio se finalizó la redacción del Entrega- ble 2. Plan de Migración, Catalogación, Me- tadatación y Digitalización de los inventarios de DGPC. También se entregó el "Informe de análisis de viabilidad de utilización de un re- positorio digital para la difusión de los objetos digitales fotográficos y audiovisuales de los bienes culturales".
Con la entrega de este último documento se culminó la participación del Instituto Anda- luz del Patrimonio Histórico en este proyecto.
Recursos humanos
Coordinación general: Centro de Documen- tación y Estudios
Coordinación técnica: Gestión de la informa- ciónEquipo:
• interno: Técnico de desarrollo de la informa- ción del ph.
• interno: Técnico de patrimonio mueble.
• interno: Centro de documentación y estu- dios.
• interno: Técnico en documentación y estu- dio de patrimonio arqueológico.
• interno: Técnico en documentación y estu- dio de patrimonio arquitectónico.
• interno: Técnico en documentación y estu- dio de patrimonio etnológico.
• interno: Técnico en gestión de imagen di- gital.
• interno: Técnico de seguimiento y servicio de la documentación del ph.
• interno: Técnico en cartografía del patrimo- nio cultural.
• externo: 2 Asistencias técnicas
Colaboración/cooperación
Colaboración con la Consejería de Educación y Cultura del Gobierno de Extremadura, la em- presa Oesía y la empresa Red.es