Principios y procesos archivísticos

Pretender afirmar que la teoría de la archivística se sustenta en un solo hecho o decir que sus orígenes y autoría están completamente definidos es entrar en polémicas que no son el objeto del presente documento. A continuación se hará describirán sucesos de manera sencilla y se plantearan eventos de aceptación general.

Desde el origen de la humanidad y en su posterior organización como sociedad, vieron el surgimiento de los primeros archivos, esto se dio debido al volumen y a la complejidad de las actividades humanas, como consecuencia se da la aparición de técnicas para ordenar y conservar la información generada por los individuos o las instituciones de acuerdo a sus atribuciones.

Durante siglos los archiveros y bibliotecarios fueron los encargados de la gestión de documentos, sus herramientas eran libros de registro, cajas y estantes, en donde se almacenaban los documentos de papel, existen antecedentes históricos que dan cuenta de los principios de las archivística.

Algunos los sucesos más importantes y que dan origen la archivística fueron:

“1318, Jaime II de Aragón ordena construir en el Palacio Real de Barcelona una cámara para conservar la documentación procedente de la Cancillería Real, constituida por fondos antes dispersos en distintos edificios de la misma y en otras villas y ciudades.

1588, Felipe II da su visto bueno a la instrucción para el gobierno del Archivo de Simancas en la que describe expresamente como uno de los fines, sino el principal:

“…preservar todos los documentos que tocan a nuestros Estado, Patrimonio y Corona Real y a nuestro Patronazgo y de todo y cualquier derecho y acción que nos pertenece y pueda pertenecer.”

La revolución francesa de 1789, la evolución y el desarrollo de las técnicas para el ordenamiento y conservación, propiciaron a mediados del siglo XIX en el continente europeo la aparición de la llamada Archivística. Desde entonces, y en diversos espacios geográficos, han aparecido diversas formulaciones teórico-prácticas en la búsqueda de un cuerpo doctrinal para esta ciencia, que a la vez ha permitido solucionar los problemas producidos por los procedimientos burocráticos y administrativos de las

36 instituciones de acuerdo a sus estructuras sociales, políticas, económicas, culturales y tecnológicas.

Es en 1841 cuando Natalis de Wally, jefe de la sección administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior francés, redacta la circular de 24 de Abril. En dicho texto se enunciaban las nociones de fondo de archivo, consistentes en reunir los documentos por fondos. Se define fondo como la agrupación de documentos hecha por una persona a institución en virtud de sus funciones, con esta disposición nace el principio de procedencia que es el primero de los fundamentos de la archivística.

En 1881 en Rusia H. von Seibel, director de los archivos del Estado, enunció un nuevo principio, que los documentos de cada fondo deberán mantenerse en el orden que le hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o materias. Con este anuncio nace el denominado principio de respeto al orden original de los documentos.

Estos principios se consideran los pilares de la teoría y práctica archivística.

Los holandeses Samuel Müller (1848-1922), Johan Feith (1858-1913) y Robert Fruin (1857-1935), publican en el año 1898 lo que se considera la primera obra científica en la archivística, Manual de Organización y Descripción de Archivos. Consolidaron en esta obra los fundamentos teóricos, metodológicos y técnicos para la organización de los archivos, dando a la Archivística su originario estatuto científico. El primero de ellos Müller tenía formación de historiador y los otros dos, Feith y Fruin, eran abogados. Sin embargo, se consagraron como eminentes archivistas por sus publicaciones para la renovación de los archivos, ejerciendo toda su vida como archiveros estadales, al tiempo que fueron fundadores, integrantes y directores de la Sociedad Holandesa de Archivistas.

En el manual se exponían un centenar de “reglas”. En el primer capítulo se aborda todo lo relacionado con el origen y la composición de los depósitos de archivos, el segundo se ocupa de la disposición de los documentos dentro del archivo, el tercero trata sobre los elementos para la descripción de los documentos, el cuarto está dedicado a la elaboración de inventarios, en el capítulo quinto se esbozan las instrucciones adicionales para la descripción y el sexto se referiré al uso convencional de ciertos términos y signos. Este manual es considerado en la actualidad referencia fundamental y necesaria en el campo de la archivística.

En 1922, Sir Charles Hilary Jenkinson (1882-1961) publicó su Manual of Archive Administration, este es considerado el segundo tratado más importante de la teoría y la práctica de la archivística. El Manual cuenta en la segunda parte con la descripción el origen y desarrollo de archivos y las normas para guardar documentos, en la tercera parte teoriza y conceptualiza sobre los archivos modernos, las nuevas tendencias y lo que el autor denomina la regla de oro para la transformación del archivo; en este

37 también se describen los métodos y mecanismos de producción, registro y distribución de los documentos.

Entre los aportes del manual se destaca el considerar que los archivos son espacios informativos originados por una actividad administrativa para satisfacer necesidades informativas, y que su ordenación, en consecuencia, se debe basar en el respeto a su acumulación natural y no en una acumulación artificial basada en criterios externos a ese orden.

En Colombia

En el año 1868 el Archivo Nacional como una dependencia de la Secretaría de Interior y Relaciones Exteriores; hacia 1913 el gobierno colombiano preocupado por la preservación de los documentos, promueve la Ley 4ª llamada de ordenamiento del inventario de archivos, su arreglo y el acceso al público; la Ley 43 del mismo año promueve que se conserven ciertos documentos oficiales.

De igual manera, el Estado consciente de la importancia de mantener y preservar la identidad cultural, expide la Ley 47 de 1920 con la finalidad de proteger el patrimonio documental y artístico, y la refuerza en el año 1936 con la Ley 14, que aprueba el tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural, creando los permisos de importación y exportación para este tipo de objetos asignando responsables para garantizar la tenencia y buen manejo del patrimonio cultural del país.

La Ley 45 de 1923, que nace de las sugerencias de la Misión Kemmerer, crea la Superintendencia Bancaria y establece las normas para los establecimientos bancarios.

Bajo sus observaciones y teniendo presente que los soportes son necesarios en la actividad bancaria, esta norma establece que los documentos bancarios deben conservarse. Posteriormente, en 1932 la Ley 40 reconoce la propiedad por medio de matrículas inmobiliarias que permitían identificar rápidamente la historia jurídica de los inmuebles, también incluyó el Registro y reformas civiles de las personas.

El considerando segundo del Decreto 2527 de 1950, consagra “Que es conveniente darle mayor seguridad a los archivos tanto oficiales de la Administración Pública, como a los demás de interés colectivo, especialmente a los de las instituciones de crédito y las entidades vinculadas a la economía y a la cultura patria”.

En 1981, se promulgan dos Leyes: la 23 por la cual se dictan normas en materia de ética médica, y puntualiza que las historias clínicas deben ceñirse al modelo que establezca el Ministerio de Salud y Protección, convirtiéndose en un registro obligatorio y privado, sometido a reserva, y la Ley 39, la cual crea el comité de Archivo y Microfilmación de Documentos Pertenecientes a la Secretaria de Integración Social.

38 Posteriormente se expide el Decreto 1333 de 1986, que ordena cuidar los archivos y mantenerlos en perfecto estado en las alcaldías, propiciando la trasparencia en la actividad pública.” [11]

Actualmente para el archivo general de la nación los procesos de la gestión documental se encuentran establecidos en el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, “están incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración, se fundamentan especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica, orientación al ciudadano, entre otros, se caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultánea y requieren ser desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad y contexto.” [12]

Los procesos de la gestión documental (Figura 10) permiten que cada persona dentro de la organización conozca qué documentos guardar, cuando guardarlos y cuánto tiempo se debe guardar según el tipo de documento. Y además estos procesos permiten la fácil localización y la rápida consulta cuando un documento ya se encuentra en su disposición final.

Figura 10 Lista de procesos archivísticos.

39 A continuación se hace la descripción de los procesos de la gestión documental.

“Planeación. Inicia desde el diseño y creación de documentos, formatos o formularios hasta su registro en el sistema de gestión documental.

Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.” [12]

En este proceso de establecen las normas para la elaboración de documentos dentro de la organización, ejemplos de estos son: cartas, memorandos, actas, circulares, todos estos teniendo en cuenta la guía técnica colombiana ICONTEC GTC185.

“Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.” [12]

Aquí se realizan las operaciones de control que se dan para la admisión de documentos y envíos realizados desde otras entidades o personas naturales, se establecen controles para la recepción de documentos externos, documentos enviados y documentos internos, con la finalidad de estos leguen a sus destinatarios de forma correcta y eficiente.

“Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.” [12]

Al realizar la clasificación estos deben estar acordes a la tabla de retención documental o tabla de valoración, tiene que estar identificada la serie, subserie, unidades y tipos documentales definidas en la organización.

Con la ordenación se establece que documento va primero y cuáles van después dentro de las unidades documentales, siempre teniendo en cuenta el principio de orden original que dice: el documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y el de fecha más reciente se encontrara al final de la misma. De igual forma el principio de procedencia que consiste en separar los documentos según donde fueron producidos, lo cual indica que estos no se pueden mesclar. Aquí también se deben emplear otros sistemas de ordenación como: sistemas de ordenación numéricos: ordinal y cronológico, sistemas de ordenación alfabéticos: onomástico y toponímico, temático y sistemas de ordenación mixtos: alfanuméricos, orden cronológico.

40

“Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.” [12]

La transferencia de documentos del archivo de gestión al central se nombra como transferencias primarias. Y la remisión de documentos que se realiza del central al histórico se denomina como transferencia secundaria.

“Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.” [12]

La conservación total, eliminación documental, selección documental son procedimientos con características específicas y se deben describir paso a paso en el manual del programa de Gestión Documental que debe ser implantado en las distintas organizaciones.

“Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.” [12]

La disposición final de los documentos se encuentra además del documento en papel en otros soportes como: cd-rom, dvd, vhs, casete, cinta magnética, memoria usb, disquete, tarjeta de memoria, discos duros, entre otros dispositivos).

.“Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).” [12]