Esta investigación hace referencia al tema de la gestión documental, definida como “el conjunto de tecnologías, estándares y técnicas que permiten a una empresa gestionar el flujo de sus documentos durante su ciclo de vida” [1], precisamente en este proyecto. El objetivo es crear un modelo de gestión documental para la corporación de ayuda humanitaria que ayude a resolver, apoyar y mantener los procesos de atención de riesgos y emergencias que se presentan en el municipio de Medellín. Para analizar la problemática que se presenta en la corporación de ayuda humanitaria es necesario revisar sus procesos, con los que trabaja actualmente la corporación, el flujo de información desde su captura en campo hasta el momento en que se interrumpe. el evento presentado, independientemente de su naturaleza (peligro o emergencia). Asimismo, captar el funcionamiento actual de los procesos de la organización nos permite determinar la calidad de los procesos actuales tomando como referencia la ley general de archivos, los principios y procesos archivísticos y los desafíos de la gestión documental y así con la literatura existente poder Formular el modelo como un sistema integrado de información documental para la organización corporativa de la ayuda humanitaria.
Finalmente, los procesos anteriores nos llevan a la realización del modelo de gestión documental para los procesos descritos que cumplen con la tarea principal de un sistema de gestión documental, que es "seguir, almacenar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel".
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
- Justificación
- Objetivo General
- Objetivos Específicos
- Alcance
Las reestructuraciones y los cambios administrativos en curso en las instituciones han aumentado la congestión excesiva y excesiva de las áreas de depósito en condiciones inadecuadas de conservación de documentos. Este problema en la administración pública contribuye a la ineficiencia en la prestación de servicios de asesoría, toma de decisiones y acceso a la información, en perjuicio de las propias instituciones. No menos importante es que esta desorganización de los archivos ha fomentado la corrupción administrativa”. [6].
Describir los procesos utilizados actualmente en la gestión documental en el programa de Ayuda Humanitaria para Riesgos y Preparación para Desastres.
CORPORACIÓN AYUDA HUMANITARIA
- Misión
- Visión
- Políticas de calidad
- Objetivos de calidad
- Mapa de Procesos
- Organigrama
Procesos actuales: Documento que contiene los procesos utilizados actualmente dentro de la gestión documental en la corporación de ayuda humanitaria para el programa de atención de riesgos y desastres. Posicionar a la CAH a nivel nacional e internacional brindando atención a la población socioeconómicamente vulnerable o víctimas de violencia. El Mapa de Procesos es el reflejo gráfico de la interacción de los procesos de una organización.
En todo caso, cabe señalar que para el sistema de gestión de la calidad, los procesos de gestión del conocimiento (posic) y los procesos de gestión administrativa y financiera (apoyo) no están dentro del alcance de la certificación.
ATENCIÓN A RIESGOS Y EMERGENCIAS OPERADO POR CORPORACIÓN AYUDA
- Roles que participan en el proceso actual
- Proceso Actual
- Modelo de gestión documental actual
- Síntesis de otros procesos afectados
- Situación actual del modelo de gestión documental visto desde los procesos
SIBIS: es el sistema de información social de la Alcaldía de Medellín. Aplicación de Archivo Social en Access desarrollada dentro de la empresa de ayuda humanitaria para almacenar información de archivos técnicos y archivos sociales. Outsourcing de la gestión de activos de información y evidencia digital en entornos de nube.
La integración de los sistemas de gobierno electrónico con los activos digitales y los sistemas de gestión de evidencia de la organización.
ENTREVISTAS Y ENCUESTAS
MARCO REFERENCIAL Y CONCEPTUAL
- Retos de la gestión documental
- Ley general de archivos
- Principios y procesos archivísticos
- Conservación y seguridad documental
- Documentos y estrategias para su conservación
- Documentos digitales y estrategias para su conservación
- Seguridad de la Información
El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la nación." [10]. Durante siglos, los archiveros y bibliotecarios se encargaron de la gestión documental, sus herramientas eran libros de registro, cajas y estantes, donde se almacenaban los documentos en papel, existen precedentes históricos que dan cuenta de los principios de la archivística. Este manual se considera actualmente una referencia fundamental e imprescindible en el campo del archivo.
Definir los lineamientos necesarios para la protección y conservación de los documentos producidos y recibidos en la Universidad Industrial de Santander. Ciertamente, todavía existe el desafío de preservar físicamente los medios digitales, pero teniendo en cuenta la duración de los medios actuales. Para mantener el contexto tecnológico para la disponibilidad de documentos digitales, es necesario "congelar" la última tecnología en un momento dado.
Se basa en la idea de que los documentos deben ser accesibles desde los sistemas informáticos existentes en cada momento, lo que exige su migración periódica a formatos comprensibles por los sistemas actuales. La existencia de formatos estándar es la garantía más importante para preservar la funcionalidad de los documentos digitales. Orígenes de la tecnología original, como formularios y listas en una base de datos.
La especificidad de los documentos en formato electrónico y la importancia de los costes justifican confiar la coordinación de la gestión de los documentos electrónicos a una autoridad central. PROPUESTA DE MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ATENCIÓN DE RIESGOS Y EMERGENCIAS DE LA CORPORACIÓN DE AYUDA HUMANITARIA.
MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROPUESTO PARA LA ATENCIÓN DE
Diagrama Propuesto
48 Cuando se descubre la vulnerabilidad de estos datos, se deben tomar medidas de control específicas para regular el acceso y proteger su confidencialidad e integridad. La relativa fragilidad del soporte informático requiere el uso de cintas magnéticas de alta calidad y el establecimiento de un programa de mantenimiento que prevea el rebobinado periódico de cintas con una larga vida útil. El almacenamiento seguro de estos documentos se realiza en salas especialmente designadas, protegidas de accidentes naturales o accidentales, robo o uso inadecuado, campos magnéticos o diferencias térmicas o hidrométricas excesivas.
Es importante agregar a estas consideraciones todas aquellas relacionadas con la gestión de documentos esenciales, especialmente en lo que respecta a la realización de copias de seguridad que deben almacenarse en otros lugares y cuyo traslado debe realizarse en las condiciones de seguridad requeridas. Se aplican las mismas salvaguardas para la documentación de desarrollo de sistemas y su actualización o recuperación ante desastres. Es fundamental continuar con la destrucción, una vez finalizada su vida activa, de cantidades significativas de informes reproducidos en programas informáticos para reducir el volumen de información almacenado.
Estos principios también se aplican al manejo de documentos en disquete producidos utilizando medios magnéticos. Para el caso colombiano, ICONTEC ofrece la norma NTC-BS 7799-2 “Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información”.
Descripción de procesos, servicios y artefactos incluidos en el modelo propuesto:49
- Modelo propuesto y los procesos archivísticos
- Modelo propuesto y los retos de la gestión documental
Persona - Sistemas de Información: Este rol se encarga de validar la calidad de toda la información recopilada en la aplicación de gestión y también es el encargado de entregar los diversos informes solicitados por la administración del proyecto de atención social de emergencia. Documento del expediente social en el que se almacena la información de la persona o personas afectadas. Propuesta del modelo de gestión documental visto desde los procesos documentales y los retos de la gestión documental.
De acuerdo con la metodología adoptada en el capítulo 2, luego se evalúa el modelo propuesto con los procesos archivísticos y los 12 desafíos de la gestión documental. Lanzará el proceso de gestión documental, ajustará las tablas de valoración y tablas de retención de documentos, este grupo deberá reunirse con una periodicidad definida y crear el plan para la aplicación de los procesos dentro de la entidad y observados en el modelo. La organización de los documentos tendrá como objetivo la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la institución, como parte integral de los procesos de archivo.
Para esta verificación, las tablas de retención de documentos deberán actualizarse cada vez que existan cambios en la estructura administrativa de la empresa. La exclusión de documentos no aplica en nuestro caso según el tipo de información que se maneja en la organización. Integración de los sistemas de gestión documental (ISO) con el resto de sistemas de gestión (ISO) de la organización.
El enfoque de la gestión de procesos, la consideración de la gestión de activos digitales y evidencia como proceso estratégico. Con la implementación de la ventanilla única de recepción de documentos, realizada en el proceso de inscripción al evento, se logra concentrar el proceso de digitalización en un mismo lugar de la unidad.
CONCLUSIONES
En el modelo actual de gestión documental no es posible identificar claramente los procesos de archivo, lo que puede identificar superposiciones de actividades y duplicación de tareas como el envío y archivo de registros, que generan pérdida de tiempo a los empleados en función del control de los documentos. . Con el diseño del modelo de gestión documental se logra promover el cumplimiento de los 6 desafíos que se encuentran parcialmente cumplidos; Además, cumplir 3 desafíos más basados en monitoreo, control y seguridad y finalmente dejar que los 3 restantes brinden una nueva actualización acorde a las necesidades futuras de la organización. ARCHIVO: Conjunto de documentos, cualquiera que sea su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el curso de su gestión, conservados al amparo de esta orden para servir de testimonio e información. a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
CIRCULAR REGLAMENTARIA: El tipo de documento que corresponde a las comunicaciones internas, es un documento especial porque expresa políticas y normas que deben permanecer en el tiempo como parte fundamental de las decisiones de gestión de la entidad económica. 64 CARTAS: Es una comunicación escrita utilizada para interactuar entre empresas, con personas naturales o con empleados; Consulte el procedimiento de preparación en el manual del programa de Gestión Documental. INSTRUCCIONES DE EXPEDIENTE: Son las instrucciones generales administrativas y técnicas, que se aprueban conforme a lo dispuesto en la ley en la tramitación de documentación.
Una vez vencidos los tiempos de retención en el archivo de gestión y central se procede a eliminarlos al no tener valores secundarios. Una vez vencidos los tiempos de retención en el archivo de gestión y central se procede a eliminarlos al no tener valores secundarios. Una vez transcurridos los tiempos de conservación en el fichero de gestión, éste se elimina y no debe enviarse al Archivo Central.
Secretarías y Subsecretaría a. Una vez transcurridos los plazos de conservación en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se traslada al Archivo Histórico para su beneficio. Una vez finalizado el proceso, guárdelo en el Archivo Central y de Gestión durante el tiempo establecido y luego pase a otro medio. Una vez comprobada la no necesidad del subsidio o el fallecimiento del beneficiario, guardarlo en el expediente de gestión, luego pasarlo al archivo central y luego proceder a su eliminación.
Luego de verificar los datos sobre el bienestar y progreso de las familias, guardar los documentos en el archivo de gestión, luego pasar al archivo central y continuar.
