CAPÍTULO I. PLAN DE TRABAJO
3.2 RECOMENDACIONES 64
Es importante que la UNIDAD PREESCOLAR PERSONITAS siga con la implementación del actual sistema de control interno, para que pueda proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas administrativas prescritas por Dirección y junta de padres de familia, garantizando así la realización de los procesos y los controles como se describen en el manual de procedimientos. Una vez ejecutados dichos controles, se observarán mejoras en la Gestión de las actividades del Departamento contable y financiero.
Se recomienda de manera puntual a la Dirección tener muy en cuenta los siguientes planeamientos:
➢ Actualizar periódicamente los procedimientos de acuerdo con la práctica empresarial hasta lograr fortalecer el Sistema de Control Interno.
➢ Fortalecer los Procesos de Capacitación del personal que labora en el Departamento Financiero de la entidad, con el fin de darle estricto cumplimiento a cada uno de los procedimientos establecidos, garantizando la confiabilidad de la información.
➢ Establecer Programas de Evaluación del Sistema de Control Interno que garanticen que se estén realizando los procesos y estableciendo los controles como se describen en el manual de procedimientos.
De igual manera se recomienda con relación al funcionamiento del Departamento financiero y contable y la entidad en general, para el establecimiento eficaz del control interno:
➢ Delimitar las responsabilidades y segregar funciones de carácter incompatible, para cada uno de los trabajadores del departamento.
➢ Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información, dar instrucciones por escrito.
➢ Utilizar cuentas de control, Utilizar y evaluar los sistemas computarizados periódicamente.
➢ Evitar el uso de dinero en efectivo y realizar depósitos inmediatos e intactos de fondos.
➢ Actualizar las medidas de seguridad.
➢ Seguir con el uso de documentos pre-numerados, realizar inspecciones técnicas frecuentes y conservar en buen estado los documentos.
➢ Practicar el autocontrol, hacer que los trabajadores no solo del departamento contable y financiero, sino de toda la entidad sepa por qué y para qué se hacen las cosas.
➢ Definir objetivos y metas claras y alcanzables y usar indicadores de rendimiento y calidad.
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BIBLIOGRAFÍA
BACON, Charles. “Manual de Auditoria Interna”. UTEHA., México D.F 1996. 2da. Edición.
Pág. 5
CATUCHE, Dayra. BENAVIDES, Sandra. Diseño de un Sistema de Control Interno para la Compañía Logística Internacional S.A.S. Pontificia Universidad Javeriana de Cali. Cali.
2017
DELOITTE. Riesgos dentro de las empresas familiares. Boletín Gobierno Corporativo.
2013
ESTUPIÑAN, Gaitán Rodrigo. “Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales”. Bogotá-Colombia. Ecoe Ediciones Cía Ltda. 2da. Edición. Pag.28 GERENCIE.COM. El informe COSO. 2018. Disponible en Línea:
https://www.gerencie.com/el-informe-coso.html
GÓMEZ Morfin Joaquín. “El Control Interno en los Negocios”. México, Fondo de Cultura Económica, Quinta Edición
2000, pág. 4
INVOLUCRADOS. Control Interno Informe COSO. 2018. Disponible en Línea:
http://www.ilustrados.com/tema/2036/Control-interno-Informe-Coso.html
MANTILLA, Samuel Alberto. “Auditoría Financiera de PYMES”. ECOE Ediciones. Bogotá – Colombia 2008. Pág. 43.
PWC. Control Interno – Marco Integrado. Disponible en Línea:
http://doc.contraloria.gob.pe/Control-Interno/Normativa_Asociada/coso_2013-resumen- ejecutivo.pdf
SANTILLANA, González Juan Ramón. “Establecimiento de Sistemas de Control Interno, La función de Contraloría”. Editorial Thomson. Tercera edición, México 2003. Pág. 98
66 ANEXOS Anexo 1. Cuestionario sobre ambiente de control
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Anexo 2. Cuestionario sobre evaluación de riesgos
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Anexo 3. Lista de chequeo estados financieros a cierre de 31 de Diciembre de 2017
DESCRIPCIÓN SI NO N/A OBSERVACION
¿Existe un adecuado corte de los comprobantes de egreso?
x Comprobantes de egreso sin
continuidad. No siempre se realizan los egresos.
¿Los saldos en moneda extranjera
fueron ajustados a la TRM del cierre a 31 de diciembre de 2017?
x
Inversiones
¿Las inversiones están a nombre de
¿la Compañía?
x
¿El saldo de inversiones temporales
está debidamente conciliado contra soportes validos?
x
¿El saldo de inversiones de largo
plazo está debidamente soportado mediante un certificado de valor intrínseco emitido por la entidad en donde se posee la inversión a 31 de diciembre de 2017?
x
¿Las inversiones valoradas por el método de participación fueron ajustadas con base en los estados financieros auditados en la entidad en donde se posee la inversión?
x
¿Los saldos en moneda extranjera
fueron ajustados a la TRM del cierre a 31 de diciembre de 2017?
x
¿Se han realizado todas las
revelaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados?
x
Deudores
¿Existe un adecuado corte de las facturas de venta y recibos de caja?
x
¿Los saldos de deudores del libro mayor están debidamente conciliados con el módulo comercial?
x No existe un módulo comercial. Se maneja una hoja de Excel de los
deudores y se actualiza semanalmente.
DESCRIPCIÓN SI NO N/A OBSERVACION
¿Las partidas conciliatorias están debidamente soportadas y no tienen implicaciones significativas en los estados financieros? Ej. recaudos por registrar, notas crédito por aplicar, etc.
x
¿Se efectuó y documentó un análisis de la cobrabilidad de la cartera y se contabilizaron las provisiones a que había lugar de acuerdo con el análisis individual de recuperabilidad?
x
¿Todas las cuentas por cobrar a vinculados económicos están debidamente conciliadas y las partidas conciliatorias no tienen
implicaciones significativas en los estados financieros?
x
¿Los saldos en moneda extranjera
fueron ajustados a la TRM del cierre a 31 de diciembre de 2017?
x
¿Los saldos por cobrar a empleados están debidamente conciliados con el módulo nómina y están siendo descontados de acuerdo con lo convenido y autorizado por el trabajador?
x No existen cuentas por cobrar a empleados
¿Los saldos por impuesto a favor son recuperables y están debidamente soportados?
x No presentan saldos a favor por impuestos.
DESCRIPCIÓN SI NO N/A OBSERVACION
¿Existen conciliaciones con los
principales clientes de la compañía y las partidas conciliatorias no tienen implicaciones significativas en los estados financieros?
x Nunca se ha realizado circulación de cartera con clientes y proveedores
¿Los saldos de otras cuentas por
cobrar son recuperables y están debidamente soportados?
x
¿Se han realizado todas las
revelaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados?
x
Inventarios
¿Los saldos de inventarios del libro
mayor están debidamente conciliados con el módulo de inventarios?
x La empresa no maneja inventarios.
¿Las partidas conciliatorias están
debidamente soportadas y no tienen implicaciones significativas en los estados financieros?
x
¿Se efectuó un conteo de inventario
físico a la totalidad de las existencias con corte a 31 de diciembre de 2017 una fecha cercana al cierre en la que participó un delegado de la Auditoría?
x
¿Las diferencias entre el conteo
físico y el kardex fueron aclaradas y ajustadas en los estados financieros?
x
¿La valorización del inventario se
realizó de acuerdo con el método utilizado por la compañía?
x
DESCRIPCIÓN SI NO N/A Obser vacion
¿Se efectuó y documentó un análisis de aquellos es ítems del inventario que por sus condiciones de deterioro, obsolescencia, lento movimiento o mal estado deban ser provisionados al cierre del ejercicio y de acuerdo con dicho análisis se calculó y contabilizó una provisión de inventarios?
x
¿Se efectuó y documentó un análisis de costo valor de mercado el más bajo y se registraron las provisiones a que había lugar?
x
¿Se realizó un conteo físico del inventario en poder de terceros?
x
¿Se han realizado todas las
revelaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados?
x
Propiedad, planta y equipo (Activos Fijos)
¿Los saldos de propiedad, planta y
equipo del libro mayor están debidamente conciliados con el módulo de activos fijos?
x
¿Todos los activos susceptibles de depreciar fueron depreciados teniendo en cuenta su vida útil?
x
¿Se ha realizado un inventario de
propiedad, planta y equipo y se han realizado los ajustes necesarios en los estados financieros?
x
DESCRIPCIÓN SI NO N/A OBSERVACION
¿A la fecha de cierre fueron
conciliados los datos incluidos en la contabilidad por concepto de obras en curso, maquinaría en montaje, etc?
x
¿Se han realizado todas las revelaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados?
x
Activos Diferidos
¿Los saldos registrados en gastos pagados por anticipado están representados por bienes o servicios de los cuales se esperan recibir beneficios en el futuro?
x La empresa no presenta activos diferidos
¿Los saldos registrados en cargos diferidos representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros
períodos?
x
¿Las sumas incurridas en investigación y desarrollo cumplen con las siguientes características? :
a) Los costos y gastos atribuibles se pueden identificar separadamente;
b) Su factibilidad técnica está demostrada;
c) Existen planes definidos para su producción y venta, y
d) Su mercado futuro está razonablemente definido.
x
¿Las evaluaciones financieras de los créditos mercantiles están actualizadas a 31 de diciembre de 2017?
x
DESCRIPCIÓN SI NO N/A OBSERVACION
¿Los activos diferidos están siendo amortizados teniendo en los PCGA?
x
¿Se han realizado todas las revelaciones de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados?
x
Valorizaciones
¿Las valorizaciones de las
inversiones de largo plazo fueron calculadas con base en certificados y/o estados financieros auditados suministrados por las compañías en donde se poseen las
inversiones?
x
¿Las valorizaciones de propiedades planta y equipo fueron determinadas con base en el último avalúo técnico practicado a dichos activos por un experto?
x x
Pasivos
Obligaciones financieras
¿Todas las obligaciones financieras de la compañía están debidamente registradas a 31 de diciembre de 2017?
x La empresa no tiene obligaciones financieras a cierre del 2017
¿Los intereses generados por las obligaciones financieras durante el 2010 se encuentran reconocidos en su totalidad al cierre a 31 de diciembre de 2017?
x
¿Se han realizado todas las revelaciones de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados?
x
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DESCRIPCIÓN SI NO N/A OBSERVACION
Proveedores y Cuentas por pagar
¿Los saldos de proveedores y
cuentas por pagar del libro mayor están debidamente conciliados con el módulo de cuentas por pagar?
x
¿Para facturas de compras que no
llegaron en la fecha límite del cierre a 31 de diciembre de 2017 y que están relacionadas con compras o servicios recibidos durante el 2017, se crearon provisiones que están debidamente registradas y soportadas?
x
¿Todas las cuentas por pagar a
vinculados económicos están debidamente conciliadas y las partidas conciliatorias no tienen implicaciones significativas en los estados financieros?
x
¿Los saldos en moneda extranjera
fueron ajustados a la TRM del cierre a 31 de diciembre de 2017?
x
¿Se han realizado todas las
revelaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados?
x
Impuestos por pagar
¿El valor de las declaraciones
tributarias de CREE, con los registros contables del balance a 31 de diciembre de 2017?
x A 31 de diciembre se encontraban presentadas todas las declaraciones y pagos de impuestos del mismo y en febrero 2018 se presentó ind y cio.
¿Se han realizado todas las
revelaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados?
x
DESCRIPCIÓN SI NO N/A OBSERVACION
Obligaciones laborales
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¿Los saldos de obligaciones laborales del libro mayor están debidamente conciliados con el módulo de nómina?
X La empresa no cuenta con
sistema de nomina
¿La compañía se encuentra a paz y
salvo con los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales?
x
¿Se consolidaron y contabilizaron
todas las prestaciones sociales a 31 de diciembre de 2017?
x
¿Se han realizado todas las
revelaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados?
x
Pasivos estimados y provisiones
¿Las provisiones por acuerdos
comerciales (descuentos, gastos por exhibición, etc.), fueron reconocidas
y están adecuadamente soportadas?
x
¿Las demandas en contra de la compañía fueron cuantificadas, documentadas y registradas al cierre a 31 de diciembre de 2017, con fundamento en el concepto de expertos?
x La empresa no cuenta con demandas a 31 de diciembre del 2017
¿Se calculó, documentó y registró una provisión de renta?
x
¿Se han realizado todas las
revelaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados?
x
DESCRIPCIÓN SI NO N/A OBSERVACION
Patrimonio
¿Las actas de Asamblea de
Accionistas y Junta Directiva se encuentran actualizadas y las decisiones tomadas en éstas fueron tenidas en cuenta por la administración de la Compañía (aumentos de capital, distribución de utilidades, etc.)?
X
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¿Se han realizado todas las
revelaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados?
X
General
Se efectúo un análisis de cuentas que garantiza, entre otros, la ausencia de situaciones en los estados financieros tales como:
− Saldos de cuentas contrarios a su naturaleza.
− Variaciones significativas sin explicación.
− Clasificaciones inadecuadas de conceptos en las diferentes cuentas de los estados financieros.
X
¿Se preparó y documentó la conciliación entre la renta fiscal y la renta contable?
X
¿Todos los activos de la compañía
están debidamente asegurados con pólizas vigentes?
X
¿Se prepararon los estados
financieros de propósito general los cuales incluyen balance general, estado de resultados, de cambios en el patrimonio, de cambios en la situación financiera y de flujos de efectivo y sus respectivas notas?
X
DESCRIPCIÓN SI NO N/A OBSERVACION
¿Se preparó el informe de gestión del año 2017, teniendo en cuenta los requerimientos de ley?
X
¿Los libros oficiales de la compañía se encuentran al día?
X No se encuentran los libros oficiales en el departamento de contabilidad.
PRESUPUESTO
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Se efectúo análisis de los ingresos y gastos reflejados en el presupuesto
Cumpliendo en un 100% la ejecución del mismo.
X Se analiza el presupuesto se observa que la ejecución del mismo frente al 2018 se presenta un mayor gasto con respecto a los ingresos proyectados.
79 Anexo 4. Cuestionario sobre actividades de control
80 Anexo 5. Cuestionario sobre actividades de información y comunicación
81 Anexo 6. Manual de procedimiento para el ambiente de control de la Unidad Preescolar Personitas S.A.S
82 Anexo 7. Manual de procedimiento para la evaluación de riesgos de la Unidad Preescolar Personitas S.A.S
83 Anexo 8. Manual de procedimiento para las actividades de control de la Unidad Preescolar Personitas S.A.S
84
85 Anexo 9. Manual de procedimiento de los sistemas de información de la Unidad Preescolar Personitas S.A.S
86 Anexo 10. Manual de los procedimientos de seguimiento de la Unidad Preescolar Personitas S.A.S