ÍNDICE
CAPÍTULO 3: SITUACIÓN PREVIA
Para llevar a cabo este apartado del proyecto se necesita realizar un análisis del proceso productivo en Horno La Gloria. Con ello, se pretende identificar y analizar los problemas en dicho proceso mencionado; para, posteriormente, poder emitir unas adecuadas propuestas de mejoras. Los pasos que se ejecutaron para llevar a cabo esta etapa son comentados y desarrollados en los distintos apartados de este capítulo.
3.1.-OBSERVACIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO
Con el objeto del proyecto presente y consciente de los pasos que se debían llevar a cabo, se consideró que la mejor manera de conocer el proceso productivo, el cual, era objeto de estudio comenzaba por observar “in situ”
como se llevaba a cabo el mismo.
Tras recabar la información que se creyó necesaria, en cuestión de productos que se ofrece al mercado, instalaciones donde se llevan a cabo los procesos productivos, jornadas de trabajo, etc... se decidió empezar con la observación del proceso productivo de pastelería.
Una vez tomada esta decisión, la forma en la que se planteó llevar a cabo este procedimiento consistió en la observación del proceso “in situ”
acompañada de la recogida de datos considerados necesarios, junto con la recogida de anotaciones provenientes de cuestiones realizadas a toda persona que forma parte del mismo; así como, formar parte activa del proceso en sí.
A la hora de comenzar el proceso de observación no se establece un período concreto para el mismo. No se cree conveniente, ya que este período de observación comienza en tiempos de campaña; sin embargo, se estima que un intervalo de dos meses será suficiente para haber recopilado la información necesaria para ser capaz de llevar a cabo el diagnóstico de la situación; y con ello, conseguir identificar los desperdicios y posteriormente, poder emitir unas propuestas de mejoras.
Terminado este primer período de observación del proceso de producción en pastelería se decidió que debía comenzar el correspondiente al proceso de producción en panadería y bollería. Éste se considera conjunto porque aunque las instalaciones donde se llevan a cabo son distintas, el horario de ambos sí que coinciden. Este período se consideró que debía ser más corto
que para el caso anterior; ya que para el caso de los productos de bollería, las instalaciones donde se producen son conocidas por ser las mismas que las usadas para pastelería. Para los productos de panadería, sus instalaciones son más mecanizadas así que, establecer el flujo de materiales iba a resultar más fácil.
Gracias a la información recogida de este proceso de observación se pudo tomar decisiones muy importantes como la de saber que la mayor parte de las propuestas de mejora que se emitiesen irían enfocadas al proceso productivo de pastelería, ya que en el momento de comenzar el proyecto, el proceso de producción en panadería se encuentra inmerso en una ambiciosa innovación de sus instalaciones a nivel tecnológico; no por ello, queriendo dar a entender que muchas de las propuestas que se expongan no sean adecuadas para éste, ó incluso que el proceso no sea susceptible de mejora. No se quiere llevar con esto a ningún equívoco, todo proceso es susceptible de ser mejorado. Es la razón de ser del concepto de mejora continua en el que se fundamenta la metodología que se utiliza en esta ocasión.
3.2.-CUESTIONARIO SOBRE EL PROCESO PRODUCTIVO
Después de la primera etapa que se ha comentado que se llevó a cabo como fue la observación del proceso para tomar datos surgen una serie de dudas con respecto al proceso observado. Estas dudas toman forma de preguntas, que gracias a los datos obtenidos durante el período de observación junto con la información facilitada por las personas pertenecientes a la organización pueden ser respondidas y expuestas en este apartado.
1. ¿Se cuenta con base de datos estadísticos actualizados que permitan el análisis de problemas y la adopción de decisiones en materia de calidad, costes y productividad?
No.
2. ¿Se aplica el control estadístico de procesos (tanto en materia de calida, como de productividad y costes)?
No.
3. ¿Se conoce la capacidad de los procesos de la empresa para generar bienes y servicios dentro de determinados parámetros?
No.
4. ¿Existe un área de calidad o departamento de calidad?
No. En la organización lo que actualmente tiene cabida es un Círculo de Calidad.
5. ¿Se cuenta con registros contables y de información que suministren el coste de la calidad?
No. Algo se hace, pero no resulta suficiente. Y, aunque se lleva algún tipo de registro no se gestiona de ninguna forma.
6. ¿Se aplica la Gestión de Calidad Total?
No. Se tiene conciencia de la necesidad de su aplicación en determinados sectores de la organización. Éstos comunican dicha necesidad al resto de los sectores.
7. ¿Se aplica algún sistema de Mejora Continua?
Sí. Se lleva a cabo mediante círculos de calidad y determinados sistemas de comunicación interna. No resulta eficiente.
8. ¿Se poseen estándares escritos de las actividades y procesos?
No. Se posee una estandarización del producto; en cierta medida, puede ayudar a la estandarización de las actividades y procesos pero, resulta insuficiente.
9. ¿Son respetados dichos estándares?
No.
10. ¿Se tiene detectados los distintos tipos de desperdicios presentes en el proceso productivo?
No. Se tiene noción de que hay actividades que no agregan valor al producto, pero no están identificadas. Además, esta noción no está presente en todos los niveles de la empresa.
11. ¿Existen planes para la reducción y/o eliminación de actividades que no agregan valor al producto?
Sí. Se está llevando a cabo la implantación de la Certificación del producto a través de la ISO 9000:2000.
12. ¿Se tiene conciencia de la necesidad de una implantación de cambio?
No en todos los niveles de la organización.
13. ¿Se ha tomado debidamente en consideración los problemas de implantación del cambio?
Sí. Se conoce en los niveles donde se piensa que el cambio es necesario la dificultad de moverse en este ámbito.
14. ¿Se tiene clara conciencia de la cultura vigente en la empresa?
conciencia de la necesidad de una implantación de cambio?
No.
15. ¿Se posee sistema de planificación de la producción?
No.
16. ¿Se tiene claramente definida la misión de la empresa?
No.
17. ¿Existen planes de formación del personal?
Sí, pero no son los adecuados.
18. ¿Existe una matriz de formación?
Sí, pero no es la adecuada.
19. ¿Se cuenta con un control de la producción?
No.
20. ¿Existen planes de Mantenimiento Productivo Total?. ¿Se tiene claramente definida la misión de la empresa?
No. El mantenimiento llevado a cabo en la empresa es, en la mayoría de las ocasiones, un mantenimiento correctivo complementado en determinadas situaciones, con un mantenimiento preventivo.
21. ¿Se poseen mediciones de satisfacción por parte de los clientes y consumidores?
Sí.
22. ¿Se realizan controles de los servicios y recursos, tales como:
electricidad, agua, gas, combustible, teléfono? poseen mediciones de satisfacción por parte de los clientes y consumidores?
No.
23. ¿Se realizan mediciones de la productividad?
No.
24. ¿Se tiene implantado un sistema de sugerencias donde toda persona que forme parte de la organización pueda exponer situaciones de mejora?
No.
25. ¿Se hace uso de equipos de trabajo a los efectos de la mejora en temas de calidad?
Sí. Existe un círculo de calidad compuesto por un equipo de trabajo, el cual, fundamentalmente trata problemas de calidad.
26. ¿Se lleva a cabo alguna acción a la hora de seleccionar a los suministradores?
Sí. Aunque ésta es la que siempre se ha llevado a cabo.
27. ¿Se realizaron todas las posibles aplicaciones de internet en la empresa?
No. Hacen uso de esta herramienta de comunicación para determinadas actividades del proceso pero, podría ser aplicada en otras más.
28. ¿Se lleva a cabo algún tipo de política medioambiental?
No.
29. ¿Se lleva a cabo algún sistema de incentivos en la empresa?
Sí.
Resaltar como una primera conclusión que:
• la empresa no cuenta con estandarización en sus procesos.
• No se lleva a cabo una adecuada formación del personal a cualquier nivel de la empresa; lo cual, se manifiesta en forma de mala comunicación dentro de la misma y una desmotivación y falta de implicación de las personas a la hora de emprender nuevos proyectos.
• Existen aspectos que no son gestionados de manera adecuada como resultan ser la calidad o el mantenimiento. Asimismo, dentro de esta inadecuada gestión hay que comentar que dentro de estos aspectos entre los que incluimos la Seguridad y Salud Laboral o el Medio Ambiente, para los cuales faltan procedimientos a través de los cuales puedan ser gestionados.
3.3.-RESULTADOS DEL CUESTIONARIO ENTREGADO A LAS PERSONAS DEL PROCESO PRODUCTIVO
Con las observaciones obtenidas y tomando como base, los datos obtenidos en las dos etapas anteriores, ya comentadas, se elaboró un cuestionario (Anexo 2) que posteriormente, se entregó a las personas que forman parte del proceso objeto de estudio para que fuese respondido por ellas.
La finalidad de este cuestionario era que sirviera de herramienta a la hora
resultaba de gran interés y ayuda los datos que pudieran proporcionar aquellas personas que llevan a cabo el proceso productivo, en cuestión.
Como ya se ha apuntado, la elaboración de este cuestionario tuvo como apoyo las observaciones anteriormente realizadas “in situ”. Se pretendía huir en todo momento de la subjetividad que puede, en ocasiones, aparecer al observar un proceso. A la hora de plantear la elaboración del cuestionario, lo primero que se pensó es que debía ser un cuestionario que abarcara preguntas donde el empleado se sintiera cómodo realizando la contestación de todas y cada una de ellas; por ello, éste abarca exclusivamente temas relacionados con su ámbito de trabajo ó cuestiones que directamente influyen en él. Se considera que existen otros tipos de asuntos que deben ser expuestos por otros niveles de la organización.
Estos temas, sobre los que se fundamenta el cuestionario, pasan desde el orden y limpieza del puesto de trabajo, la conciencia de mejora que hay en los empleados, e incluso qué tipo de formación reciben ó el sistema de incentivo que perciben. Aunque, en un principio, se observó que, quizás, el cuestionario había quedado extenso debido al número de preguntas que lo componen, finalmente se consideró necesario esta extensión pues, era imprescindible poseer la impresión de todas y cada una de las personas pertenecientes al proceso sobre cada una de las materias consideradas.
Una vez confeccionadas la relación de preguntas se procedió a la comunicación a las personas que debían realizarlo y la explicación del motivo por el que se iba a realizar tal actividad; también se les hizo saber de la condición de anonimato del cuestionario ya que únicamente se pretendía el poder disponer de los datos necesarios para realizar el trabajo. Aún así, se les propuso la opción voluntaria de indicar el nombre de cada uno de ellos, si lo creían oportuno. Posteriormente, se procedió a la entrega para que cada una de las personas que se habían elegido para que llevasen a cabo la ejecución del mismo en el tiempo establecido.
Una vez transcurrido el tiempo propuesto para la ejecución del cuestionario mencionado se procedió a recogerlos. Una vez recogidos, se estudiaron y se trabajaron los datos que aparecían en cada uno de ellos; de tal forma, que pudieran ofrecer de manera ordenada y con claridad unos resultados que
proporcionaran la información necesaria que ayudara a emitir el diagnóstico de la situación actual.
Con la recogida de éstos, ya se disponía del primer indicador; del total de los cuestionarios tan sólo el 70% de los mismos fueron entregados convenientemente cumplimentados. El resto no se rellenaron y, por lo tanto, no pudieron ser analizados para la elaboración de tal diagnóstico. De este dato, se puede resaltar que una implicación del 70% de las personas que trabajan en un ámbito donde la mejora debe ser un instrumento que aparezca en la orden del día, podría resultar insuficiente. Aún con ello, se consideró que resultaría representativo y las conclusiones a las que se llegó después de su análisis arrojaban bastante información que sería muy útil para unificar observaciones y datos para el diagnóstico.
A continuación se pasa a detallar los datos obtenidos:
Puesto y lugar de trabajo
Las primeras preguntas de las que constaba el cuestionario pretendía recoger opiniones acerca del ámbito de trabajo ante el que se encuentran las personas implicadas en el proceso productivo. Estas preguntas no trataban el tema directamente, con ello se quería que fueran capaces de emitir una opinión sin ningún tipo de predisposición por parte de lo que se les cuestionaba. De esta forma, se obtuvieron trece opiniones de las cuales, se diferenciaban aspectos comunes que han dado lugar a los datos que a continuación se detallan:
Más adelante se observará como los resultados que ofrece el Diagrama de Pareto van en consonancia con estos resultados obtenidos a raíz de la pregunta propuesta.
PUESTO Y LUGAR DE TRABAJO
Opinión Nº de veces %
Poco espacio 4 30,77
Falta de orden 3 23,08
Falta de limpieza 3 23,08
Instalaciones antiguas 2 15,38
Todo es correcto 1 7,69
Total 13 100
Concienciación de mejora
Las preguntas realizadas para el primer apartado ofrecían un resultado muy importante referente a la determinación de las personas hacia la mejora.
Entendiendo, en este caso, que el hecho de proponer situaciones que se podrían mejorar en el ámbito de trabajo resultaba ser una excelente señal.
Como ya se ha comentado anteriormente, de estos resultados se puede deducir que aún considerando que todo cambio resulta complejo, debido a que implica luchar contra unos paradigmas que aparecen en las personas que llevan mucho tiempo realizando trabajos rutinarios. Se puede considerar un excelente indicador que un 86% proponga mejoras en algunos aspectos de su lugar de trabajo.
Planificación de la producción
Se realizó la pregunta acerca de qué pautas seguían ó en qué se basaban para saber qué producir y en qué momento.
PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN (I)
Opinión Nº de veces %
Consultar la orden de fabricación 7 100
Total 7 100
Al principio de la jornada, el comienzo de la actividad productiva es unánime; el 100%
de las personas que comienzan su jornada en el obrador de pastelería tienen la misma forma de actuar, es decir, todos utilizan como información la orden de fabricación.
CONCIENCIACIÓN DE MEJORA
Opinión Nº de veces %
Mejoraría algún aspecto 6 85,71
No mejoraría nada 1 14,29
Total 7 100,00
Anteriormente, en este apartado, se ha comentado que al comienzo de la jornada todos siguen la misma pauta a
la hora de tomar un mismo indicador que les indique cómo comenzar la producción diaria. Pero, durante el transcurso de ésta, se observa unos determinados comportamientos en la toma de decisiones para proseguir con
la producción diaria que no están apoyadas en la consulta de la orden de fabricación. Por esta razón, es por lo que posteriormente, se planteó la cuestión referente a cómo se actuaba a la hora de decidir con cuál de las actividades proseguir. De los resultados obtenidos de esta pregunta, se observa que no hay una debida planificación de la producción; ya que, para un 57%, a la hora de conocer con qué actividad productiva debe proseguir en el transcurso de la producción, debe preguntar qué hacer para continuar con su trabajo. Esto repercute en la aparición de una actividad que no añade valor al producto.
Herramientas
Este asunto era obligado tratarlo ya que, debido a la naturaleza artesanal del proceso productivo que ejecutan es necesario que dispongan de las herramientas
A la hora de preguntar por las herramientas se identifica por un determinado porcentaje un sitio fijo ó establecido donde guardar éstas. Resulta efectivo al comienzo de la jornada, y si todo el mundo respeta el lugar donde deben mantenerse estas herramientas. Ya que, posteriormente, un 71 % considera que le resulta difícil encontrar las mismas apuntando como razones el orden, no todas las herramientas vuelven a su sitio.
La pérdida de tiempo que conlleva la búsqueda de herramientas está presente en un 87% provocado porque las personas no devuelven las herramientas a su sitio.
PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN (II)
Opinión Nº de veces %
Preguntar qué hacer 4 57,14
Observar la orden de fabricación 3 42,86
Total 7 100
Como comentario a estas razones que los trabajadores apuntan hay que comentar que se solicitó un inventario de éstas y no se disponía de tal; así como, no se sabía qué número de herramientas y maquinaria era el que se poseía.
HERRAMIENTAS (I) (localización)
Opinión Nº de veces %
Existe un sitio fijo 5 71,43
No existe un sitio fijo 2 28,57
Total 7 100,00
HERRAMIENTAS (II) (dificultad de encontrar)
Opinión Nº de veces %
Dificultad al encontrar las herramientas 5 71,43 No existe dificultad de encontrarlas 2 28,57
Total 7 100,00
HERRAMIENTAS (III) (pérdida de tiempo)
Opinión Nº de veces %
Pérdida de tiempo en la búsqueda 6 85,71 No pérdida de tiempo en la búsqueda 1 14,29
Total 7 100
Búsqueda de herramientas y materias primas
Este apartado va relacionado con el anterior; lo que se pretendió al separarlos, es que las personas se pararan durante un tiempo a pensar como aspectos de tanto sentido común pueden influir de forma considerable a la hora de realizar la jornada de trabajo.
Piensan que el tiempo que emplean en la búsqueda de materias primas es irremediable y, que no es mucho porque siempre se ha hecho así. Si no lo encuentran, preguntan y se ve como algo normal que hay que hacer.
Situación de productos terminados
Para la colocación en carros de los productos semielaborados y terminados en la mayoría de las ocasiones es necesario preguntar dónde hay que colocarlos ya que no existe una gestión. Esto provoca transporte innecesario de productos y pérdida de tiempo cuando hay que preguntar dónde colocarlos; así como, reprocesos a la hora de ubicarlos.
HERRAMIENTAS Y MATERIAS PRIMAS (BÚSQUEDA)
Opinión Nº de veces %
Sí preguntan 5 83,33
No preguntan 1 16,67
Total 6 100,00
SITUACIÓN DE PRODUCTOS TERMINADOS
Opinión Nº de veces %
No saben dónde tienen que colocarlos 4 57,14 Saben dónde tienen que colocarlos 3 42,86
Total 7 100
Situación en el puesto de trabajo (espacio físico)
Se llega a la unanimidad de incomodidad y como razón dan que esta incomodidad es provocada a la falta de espacio en el que deben realizar su trabajo.
SITUACIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO (I)
Opinión Nº de veces %
Incomodidad 6 85,71
Comodidad 1 14,29
Total 7 100
SITUACIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO (II)
Opinión Nº de veces %
No cambiaría ni eliminaría 5 71,43 Sí cambiaría o eliminaría 1 14,29
No sabe/No contesta 1 14,29
Total 7 100
SITUACIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO (III)
Opinión Nº de veces %
No ordenado 6 85,71
Ordenado 1 14,29
Total 7 100
Aunque todos ó mejor dicho la mayoría de los trabajadores se encuentran incómodos en su lugar de trabajo. También se observa que un amplio porcentaje, como es el 71%, no haría nada para cambiar dicha situación. Se piensa que el obrador es pequeño y que la única solución es agrandar, no ven posible otras alternativas. Y, por tanto se camina en una situación que resulta ser una mezcla de resignación y conformismo.
Pero, también llama la atención observar que un 86% de las personas piensan que no existe orden en el lugar de trabajo. La principal razón que aportan es que esto está causado por el compañero, que no tiene el compromiso de mantenerlo limpio y ordenado.
Concepto de Mantenimiento
Se observa que para el punto de mantenimiento están de acuerdo que éste tiene que aparecer en el proceso productivo; dando como razón que es necesario porque las máquinas deben funcionar bien y, para ello, hay que realizar el mismo. No se llega a observar ningún comentario acerca de la repercusión que puede llegar a tener la no disponibilidad de una máquina en un momento determinado del proceso productivo, por ejemplo.