Ivonne Marcela Cifuentes Torres Práctica en Contaduría Pública Facultad de Ciencias Económicas y Contables Universidad Autónoma de Bucaramanga Bucaramanga, 2013
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
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ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE LA SECCIÓN CUENTAS POR PAGAR
DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD FINANCIERA E IMPUESTOS DE CARBONES DEL CERREJON LIMITED
Integrantes:
IVONNE MARCELA CIFUENTES TORRES
PRÁCTICA EN CONTADURÍA PÚBLICA PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y CONTABLES UNIVERSIDAD AUTONÓMA DE BUCARAMANGA
BUCARAMANGA 2013
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ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE LA SECCIÓN CUENTAS POR PAGAR
DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD FINANCIERA E IMPUESTOS DE CARBONES DEL CERREJON LIMITED
Integrantes:
IVONNE CIFUENTES TORRES
Presentado a:
SANDRA MILENA PEREZ ORTIZ MARIELA CUADROS PACHECO
PLAN DE TRABAJO
PRÁCTICA EN CONTADURÍA PÚBLICA PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y CONTABLES UNIVERSIDAD AUTONÓMA DE BUCARAMANGA
BUCARAMANGA 2013
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ... 4
PLAN DE TRABAJO ... 6
TÍTULO ... 6
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ... 6
OBJETIVOS ... 7
Objetivo General ... 7
Objetivos Específicos ... 7
ACTIVIDADES ... 8
Recolección de información ... 8
Clasificación de la información... 8
Elección de los procedimientos susceptible a mejorar ... 8
Edición del Manual de Procedimientos ... 9
Evaluación de la implementación del Manual actualizado ... 9
CRONOGRAMA ... 9
RECURSOS ... 10
HOJA DE APROBACIÓN ... 10
DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO ... 11
OBJETIVO 1 - Recolección de información ... 11
OBJETIVO 2 - Clasificación de la información ... 14
OBJETIVO 3 - Elección de los procedimientos susceptible a mejorar ... 17
OBJETIVO 4 - Edición del Manual de Procedimientos ... 17
OBJETIVO 5 - Evaluación de la implementación del Manual actualizado ... 17
CONCLUSIONES y/o RECOMENDACIONES ... 18
REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS Y ELECTRÓNICAS ... 19
ANEXOS ... 20
Tool de Impuestos ... 20
Procedimiento para registrar facturas con IVA no descontable ... 20
Procedimiento para solicitar avances, tiquetes y/o legalizar avances ... 20
Procedimiento para registrar órdenes de pago de la caja menor ... 20
Procedimiento para generar e imprimir Reportes en Sigcor ... 20
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INTRODUCCIÓN
“CARBONES DEL CERREJON LIMITED es un complejo de minería y transporte integrado en La Guajira, departamento ubicado en el extremo norte de Colombia. Abarca una mina a cielo abierto de carbón térmico que produce 32 millones de toneladas al año, un ferrocarril de 150 km de largo y un puerto marítimo capaz de recibir buques de hasta 180.000 toneladas de capacidad. Emplea a 10.000 personas, de las cuales más del 99%
son nacionales colombianas, es el exportador privado más grande y uno de los más importantes contribuyentes de impuestos en Colombia. Sus propietarios en partes iguales
son Xstrata Plc, BHP Billiton y Anglo American”
Fuente: Informe de Sostenibilidad 2011. Carbones del Cerrejón Limited
Este documento pretende entre otros, recopilar el trabajo realizado como estudiante en práctica en estos últimos cinco meses en Cerrejón®, pero
GERENTE DE CONTABILIDAD FINANCIERA E IMPUESTOS
Amanda Duran
JEFE DIVISIÓN CONTABLE Lucia Orozco
SUPERVISOR DE CUENTAS POR PAGAR Carlos Pérez
ANALISTA DE CUENTAS POR
PAGAR David Niño
ANALISTA DE CUENTAS POR
PAGAR Ana María Ruíz
ANALISTA DE CUENTAS POR
PAGAR Angie Morales
ANALISTA DE CUENTAS POR
PAGAR Zenaida Díaz
ANALISTA DE CUENTAS POR
PAGAR Doris Montaño OFICINISTA
Maria Alejandra Rojas
ESTUDIANTE EN PRÁCTICA Ivonne Cifuentes
SUPERVISOR DE CONTABILIDAD
GENERAL
JEFE DIVISIÓN DE IMPUESTOS VERIFICADORA
INDEPENDIENTE Laura Mejía
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principalmente el aporte hecho al mejoramiento de los procedimientos relativos a la sección específica donde me encuentro ubicada que es Cuentas por Pagar, esta sección desarrolla una actividad misional específica, que amerita comportamiento integro ya que se manejan recursos económicos importantes, concentración en su operatividad, eventuales jornadas largas de trabajo y actualización principalmente en temas tributarios, además la sección tiene a su disposición todos los recursos logísticos necesarios y un recurso humano interdisciplinar atento a transmitir conocimientos y enterado del objetivo meramente formativo del estudiante en la empresa.
Además de manifestar que al aprovechar el enfoque de la gestión de Capital Humano de Carbones del Cerrejón Limited el cual está basado en la ejecución de procesos que permitan crear condiciones para la motivación y desarrollo de los empleados, así como en la creación de competencias y conocimientos necesarios para llevar a cabo una operación segura y con calidad de clase mundial, agradezco la oportunidad brindada por ellos, que con su programa de Aprendices Universitarios, que hace parte entre otros fines, de su Responsabilidad Social Empresarial, me han dado la posibilidad de hacer parte de una empresa de trascendencia nacional.
Cerrejón® ha buscado igualmente cumplir su objetivo de enseñar, proporcionándome las condiciones necesarias para lograrlo, entre las que estuvo, el acompañamiento de un Patrocinador que me proporcionó los medios para adquirir una formación metódica de mi profesión, y la posibilidad de desarrollar mi espíritu emprendedor y la capacidad para tomar decisiones inspiradas en sólidos principios éticos, quien siempre me incentivó y vio en mí una persona con actitudes y aptitudes para desempeñarse dentro del manejo administrativo, operativo, comercial y financiero propio del giro ordinario de las actividades de la sección.
La experiencia en Cerrejón en especial los conocimientos en materia tributaria adquiridos han fortalecido mi formación y han despertado nuevas preferencias en materia de investigación y profundización académica y desempeño laboral que espero en el futuro poder ejecutar por medio de estudios de postgrado y actividades laborales; además reconozco que el seguimiento del tutor y la persistencia en ayudarme a encontrar una actividad para realizar como plan de trabajo que representará un aporte real para las actividades del área donde me desempeño fue de gran utilidad porque hoy con este trabajo puedo ver el valor agregado que proporcioné como practicante.
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PLAN DE TRABAJO 1. TÍTULO
Actualización del Manual de Procedimientos Operativos en los procedimientos relacionados con el procesamiento de facturas, de la Sección de Cuentas Por Pagar del Departamento de Contabilidad Financiera e Impuestos de Carbones del Cerrejón Limited.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
El Manual de Procedimientos Operativos de la Sección de Cuentas por Pagar es un documento de naturaleza normativa pero su función principal es la de orientar e informar a quienes desarrollan o tienen algún tipo de relación con las funciones propias de la sección, pues en él se describe la forma como se llevan a cabo las actividades específicas de la misma; su presentación integrada y secuencial responde a la relación lógica que tienen estos procedimientos, y la razón por la cual fue elaborado y que ahora se pretenda perfeccionar obedece a su condición de material informativo objeto de consulta constante.
Los cambios en los procedimientos además de buscar innovación en los procesos pretenden aumentar la velocidad y la simplificación, y son imperantes cada vez que las políticas internas y las leyes nacionales también cambien, por lo que son tendentes a ser modificados, mejorados, y/o complementados constantemente, de allí la necesidad de que sean sometidos a evaluaciones, revisiones y a actualizaciones sistemáticas.
La importancia de que los procedimientos relacionados con el procesamiento de facturas que están documentados en este manual estén descritos de una manera clara y exacta, permite que se procesen las facturas correctamente, además de exigir al usuario seguir unas indicaciones previamente establecidas que le van a tomar menos tiempo, sin embargo en el ámbito contable la utilidad de refinar el manual va más allá de pretender procedimientos perfectos y pasa a perseguir procedimientos legal y tributariamente adecuados.
Cuando se capacita de forma oral a los usuarios suele filtrarse vicios, que el Manual no permite, al eliminar o por lo menos disminuir los riesgos de cometer errores, se origina una serie de resultados positivos entre los que se puede
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resaltar la presentación de declaraciones de impuestos correctas, menos quejas de los proveedores, asignación correcta de los gastos a los centros responsables, y menos tiempo invertido en el procesamiento de correcciones.
2.1. OBJETIVOS
2.1.1. Objetivo General:
✓ Actualizar los procedimientos relacionados con el procesamiento de facturas del Manual de Procedimientos Operativos de la Sección de Cuentas Por Pagar del Departamento de Contabilidad Financiera e Impuestos de Carbones del Cerrejón Limited por medio de la recopilación de información de fuentes apropiadas para disminuir los errores en el procesamiento de facturas y constituir el manual como única fuente de capacitación en temas generales.
2.1.2. Objetivos Específicos:
✓ Recolectar información de fuentes internas y externas apropiadas por medio de la observación, indagación e investigación.
✓ Clasificar la información recolectada y la de los procedimientos relacionados con el procesamiento de facturas del Manual, en prescrita, innecesaria, confusa y/u omitida.
✓ Identificar los procedimientos susceptibles a modificación de acuerdo al análisis de la información objeto de revisión.
✓ Editar el Manual creando, suprimiendo y editando procedimientos que para el procesamiento adecuado de las facturas se requiera mejorar.
✓ Evaluar la eficacia y la eficiencia del Manual actualizado en los procesos de capacitación, en la auditoría del procesamiento de facturas y en las estadísticas de productividad de los analistas.
8 3. ACTIVIDADES A DESARROLLAR
3.1. Recolección de información:
Durante el tiempo de inducción y capacitación, se pueden aprovechar los espacios para preguntar a los analistas más experimentados, a la verificadora independiente y a los encargados de la División de Impuestos acerca del modo correcto en el momento de procesar facturas, incluyendo cuestionamientos sobre los diferentes catálogos de impuestos que existen en el manual, y la forma como son asignados los valores de IVA cuando estos no son descontables, (IVA facturado en la compra de activos fijos, el de los proyectos de inversión y el IVA de Terceros) además se puede complementar esta información observando contabilizaciones antiguas e investigando material bibliográfico y electrónico de las leyes contables y tributarias en la empresa o en la web, y con el fin de proteger la información recolectada ésta será consignada en un libreta de apuntes y después en un archivo de texto.
3.2. Clasificación de la información:
Someter la información a análisis y revisión para establecer inicialmente del Manual, la información que esté prescrita, la que sea innecesaria y aquella que no esté clara o correctamente reseñada; y de la información recopilada aquella importante que fue omitida en la última edición del Manual, esto con el fin de que en el momento de la edición de los procedimientos no se incurra en la repetición de instrucciones o que estas terminen contradiciendo otras, en esta actividad es recomendable pedir opinión a los analistas de que procedimientos ellos sugieren que sean revisados para asegurarse si necesitan o no una actualización.
3.3. Elección de los procedimientos susceptible a mejorar:
Realizando una lectura previa detallada del Manual y de la información contenida en la libreta de apuntes o archivo de texto en el mismo momento que realizo una comparación, se puede identificar los procedimientos susceptibles a modificación o supresión y aquellos que definitivamente necesitan crearse, esto indicara en qué temas se debe investigar o ahondar un poco más, en esta actividad se puede correr el riesgo de no establecer correctamente si es necesario modificar un
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procedimiento o definitivamente es mejor crear uno nuevo, por lo que lo más recomendable es pedirle opinión al Jefe inmediato.
3.4. Edición del Manual de Procedimientos:
Finalmente modificar el Manual incluyendo, suprimiendo y editando procedimientos de acuerdo al análisis previo sobre la información objeto de revisión, utilizando la retórica adecuada y elaborando las descripciones necesarias que surgieron de la comparación de una forma clara y precisa, además de incluir en esta actividad la edición de instructivos para procesar otros pagos como los de las cajas menores, impuestos y desembolsos a empleados por diferentes conceptos.
3.5. Evaluación de la implementación del Manual actualizado.
Imponiendo el Manual como único método de consulta en temas generales y revisando las estadísticas de los errores cometidos por los analistas, en especial aquellos que son nuevos, que incluyan el record de correcciones en aplicación de los catálogos de impuestos, y asignaciones del gasto a los centros responsables de los proyectos de inversión y a los de activos en el caso de compra de estos, se podría dar una calificación de la efectividad del mismo. Además solicitando opinión a los analistas de cuán útil son los procedimiento creados y/o actualizados por el practicante.
4. CRONOGRAMA
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
SEM LABORALES SEM ACADÉMICAS
3 4 5
1 1 2
2
3
4
1
2 3
3 4
4 5
1 6
2 7
3 8
4 9
1 10
2 11
3 12
4 13
5 14
1 15
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Recolección de
información X X
HUELGA
X X X X X X
Clasificación de la
información X
Elección de los procedimientos susceptible a mejorar
X X
Edición del Manual de
Procedimientos X X X
Evaluación de la implementación del Manual actualizado
X X
Presentación de
Informes X X X X X X
10 5. RECURSOS:
✓ Oficina amplia y cómoda.
✓ Computador
✓ Teléfono
✓ Insumos de oficina
✓ Manual de Procedimientos Operativos de Cuentas por pagar.
✓ 7 Aplicaciones que permiten desarrollar las actividades del cargo
• ELLIPSE
• SIGCOR
• ACT PAID
• ONBASE
• BO PRODUCTIVO
• MANUAL DE FIRMAS Y POSICIONES
• E-CAJA
• BPM VIAJERO
6. HOJA DE APROBACIÓN
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DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO PARTE A: ACTIVIDADES DESARROLLADAS
1. Recolección de información
Para empezar fue pertinente leer todo el Manual de Procedimientos, para poder ser establecer y decidir cuál era el estado de la información.
Tool de impuestos:
Inicialmente cuando me fueron asignadas algunas facturas para procesar, me surgieron muchas dudas, algunas las pude resolver con la información contenida en el Manual de procedimientos pero otras como las que tenían que ver con la aplicación de impuestos tuve que ir más allá.
Una de las principales contribuciones que tuvo documentar acerca de cómo se deben aplicar las retenciones correctas en determinados casos, es que se logró minimizar la confusión que surgía cuando se trataba de elegir entre los diferentes catálogos de impuestos que existen en el manual, cuál era el adecuado, es decir en qué casos específicos se debía utilizar cada uno.
La tabla de impuestos que utilizan los analistas para procesar las facturas, incluye un código Cerrejón® padre, que agrupa tres códigos hijos más que son el de IVA, RETEIVA Y RETEFUENTE, al digitar el código padre o hijo (depende de cuál o cuáles códigos el analistas decide aplicar) cuando se está procesando la factura, el sistema calcula los impuestos con la tarifa ligada al código, la tabla trae estos códigos, con su respectivas tarifas, bases y cuentas contables, tanto para códigos Padre como hijos, y en un capítulo adicional se encuentra la misma información para códigos de RETEICA y ESTAMPILLA DE LA GUAJIRA, esta tabla que condensa los impuestos es muy completa pero está bastante desactualizada, en el desarrollo del plan de trabajo se sometió a renovación, no todas las celdas fueron modificadas, pero por la cantidad que comprenden la tabla, hubo mucho trabajo de revisión y de consulta de leyes que permitieron actualizarla.
Tuve la oportunidad de participar en la creación de un catálogo para servicios, honorarios y compras del 3,5% (Servicios de Software e Informática) por un cambio reciente en la reforma tributaria, el cual yo solicité y me otorgaron la
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aprobación, igualmente con Miguel Moreno (Analista Tributario) y Wilson Terán (Jefe de Sistemas) creamos los códigos de Retención a título de impuesto a la Equidad en las tres tarifas.
Se hace una lectura previa del Decreto 0862 del 26 de Abril de 2.013 y se extrae de él, las Tarifas de Retención a título de Impuesto de la Renta sobre la Equidad, para hacer una tabla y anexarla a la pestaña del Tool de Impuestos.
Para actualizar algunas informaciones fueron necesarias lecturas previas de algunas leyes y documentos de las políticas internas de Cerrejon® como:
✓ Tarifas de Retención a título de Impuesto de la Renta sobre la Equidad, Decreto 0862 del 26 de Abril de 2.013
✓ Tarifas de Retención a título de Impuesto de Industria y Comercio, y Avisos y Tableros. Resolución de la Secretaría de Hacienda de Bogotá Distrito Capital N° 079 del 11 de Marzo de 2.013, la cual incluye la revisión 4.0 de los Códigos de Actividad CIIU adaptada para Colombia por el DANE y adoptada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, según Resolución N° 000139 del 21 de Noviembre de 2.012.
✓ Tarifas de Retención a título de Impuesto de Industria y Comercio, y Avisos y Tableros. Resolución de la Secretaría de Hacienda Distrito Especial, Industrial y Portuario de Barranquilla N° 001 del 26 de Enero de 2.010, la cual incluye la revisión 3.1 de los Códigos de Actividad CIIU adaptada para Colombia por el DANE. (no se encuentra una resolución más reciente)
✓ Códigos de Detalles de cuentas CERREJÓN® 2013
✓ Códigos de Proyectos de Inversión de CERREJÓN® (y sus respectivas Cuentas Contables) 2013
✓ Sistema de Delegaciones CERREJÓN® 2013
✓ Manual DOAG CERREJÓN® 2013
✓ Tabla de Retenciones 2013
✓ Artículo 424 del Estatuto Tributario Bienes que no causan Impuesto.
✓ Artículo 617 del Estatuto Tributario Requisitos de Factura.
Procesamiento de Facturas con IVA no descontable:
Por otro lado me documenté en lo que tenía que ver con el procesamiento de facturas cuando el IVA no era descontable, este tema lo incluí en mi plan de trabajo ya que pude establecer que una gran proporción de errores venían de
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esto, agregar o modificar este procedimiento realmente no es de gran aporte para un analista antiguo, este podría ser útil sólo para quien sea nuevo en el sistema, entonces, existe la posibilidad de direccionar el IVA de las facturas de tres formas diferentes a la normal (IVA descontable):
1. IVA facturado en la compra de activos fijos.
2. IVA de proyectos de inversión.
3. IVA a cargo de terceros.
El aporte a la actualización del Manual es sencillamente un solo paso, pero es muy importante que quede documentado para que los analistas lo realicen y lo realicen bien, ¿por qué? Porque primero, no hacerlo implica que estaríamos llevando el IVA a la 2408 (IVA descontable), cuando no lo es, CERREJON® es una empresa netamente exportadora y factura cifras pequeñas de IVA, por lo que las devoluciones representan una valor enorme, y funcionarios de la DIAN están en continuo seguimiento de las facturas de compra, cualquier anomalía implica un incumplimiento de la Ley y si no se encuentra la forma de minimizar el error desde el procesamiento de la factura fácilmente se verán reflejadas en las auditorías, y segundo no estaríamos reflejando la realidad económica la mayoría de estos valores de IVA son significativos y no llevar al activo, al gasto o al pasivo los valores correctos muestran estados financieros erróneos.
Para poder desarrollar esta parte de mi Plan de Trabajo, solicité explicación de cómo identificar cada una de estas formas y a su vez de cómo asignar estos valores cuando se esté procesando las facturas provenientes de los tres modelos de negociación existentes (Contratos, Orden de Compra y Ordenes de menor cuantía), vi la necesidad de guardar algunos pantallazos para realizar una explicación más didáctica.
Para complementar esta información también observé contabilizaciones antiguas e investigué material bibliográfico y electrónico de las leyes contables y tributarias en la empresa y en la web, con el fin de recopilar sistemáticamente la información en general recolectada, la digité en archivos .xls y .doc, algunos analistas poseen tablas diseñadas por ellos mismos para el cálculo de los impuestos, las cuales solicité me fueran prestadas para aportar a mi investigación otras tablas fueron diseño propio, todas ellas aprobadas por verificación independiente.
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Procedimientos administrativos con implicación contable:
Un aporte adicional a mi trabajo como practicante fue el diseño de tres procedimientos que a simple vista parecen de orden administrativo pero que tienen una implicación importante en el manejo contable, porque de la correcta elaboración por parte de los empleados/usuarios, depende que al ser cargados en el sistema se estén llevando los valores indicados de débito y crédito a las cuentas correspondientes y así lograr que cuando se realicen las conciliaciones, los ajustes sean mínimos, los procedimientos fueron:
1. Procedimiento para solicitar efectivo, tiquetes y/o legalizar avances 2. Procedimiento para registrar órdenes de pago de la caja menor 3. Procedimiento para generar y/o imprimir Reportes en Sigcor
El primer procedimiento se diseñó atendiendo la opinión del analista encargado de manejar el módulo de BPM Viajero (Ana María Ruiz) a quien constantemente pedían asesoría los empleados para poder hacer sus solicitudes y legalizaciones y fue quien me dio las indicaciones necesarias y me explicó el porqué y el para qué del módulo, los otros dos procedimientos decidí diseñarlos ya que tuve la experiencia de utilizarlos, uno cuando reemplazaba María Alejandra Rojas en Caja menor y el otro cuando debía generar reportes especiales de pagos y archivo que tuve que documentar porque frecuentemente solía olvidar los pasos y que finalmente me di cuenta que esa información sería útil para otras personas en el futuro, para la elaboración de estos procedimientos me ayudo María Alejandra y Laura Mejía.
2. Clasificación de la Información
PROCEDIMIENTOS ANTIGUOS
PROCEDIMIENTO ¿CÓMO SE ENCUENTRA LA INFORMACIÓN?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS CP01-1-Guia Proc Vendor Master File Actualizada
CP01-Procedimiento VMF Actualizada
CP02-Proc Registro Facturas Actualizada
CP02-1-Proc Registro Facturas (Anexo) Información incompleta CP02-A Formato Solicitud Hotel Terceros Actualizada
CP02-A-Procedimiento Aprobación Hotel Terceros Actualizada
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CP03-1-Procedimiento Verificación Actualizado anexo
Actualizada CP03 Procedimiento Actualizado Verificación Actualizada CP04-1 Pagos Obligaciones y Beneficios
Laborales
Actualizada
CP04 Proc Pagos agilizados Actualizada
CP05-1 Proc Radicación Pagos en Pesos y Otras Monedas
Actualizada
CP06-Proc Registro Firmas Actualizada
CP07-Proc Notas Debito Crédito Actualizada CP09A-Proc Descuento Pronto Pago Factura
Titulo Valor
Actualizada CP10-Proc Ajuste Modificación de Facturas Actualizada
CP11-Proc Tolerancias Actualizada
CP12 Proceso Anulación Transferencias Actualizada CP12-1 Proc Anulación Pagos Cheques Actualizada
CP13 Proc Registro Anticipos Actualizada
CP14 Proc Gastos de Viaje Incompleta
CP15 Proc Avance Gastos de Viaje Actualizada CP16-Proc Nota Debito Recibo QTY OC Dólares
Cuenta Reclamo
Actualizada
CP17-Proc Fletes PO Dólares Actualizada
CP18-Proc Embargos Actualizada
CP19-Proc Autorización Irrevocable Actualizada
CP20-Proc Archivo Documentos Actualizada
CP22-Proce Caja Menor Logística Actualizada
CP23-Proc Cajas Menores Actualizada
CP23A-Proce Cajas Menores Normas Básicas de Operación
Actualizada CP23-2 Proc Cajas Menores Aeropuerto Actualizada CP24-Proc Tarjeta Crédito Empleados Actualizada
CP25-Proc Pago Aviatur Actualizada
CP-26 Contabilización de Prestamos a empleados Actualizada CP27-Proce Fondo Fijo Sistema Vuce Actualizada CP28-Verificacion Pagos Non Order Actualizada
CP29-Proc Tarjeta Debito Actualizada
CP30-Proc Pago Caja Menor Gastos Consulta Actualizada
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OTROS ANEXOS AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS (TOOL DE IMPUESTOS)
El TAX CODE CERREJÓN®. Desactualizada y necesidad
de crear nuevos códigos.
Tarifas de Retención a título de Impuesto de la Renta sobre la Equidad.
No existe Tarifas de Retención a título de Impuesto de
Industria y Comercio, y Avisos y Tableros de Bogotá. Tarifas de Retención a título de Impuesto de Industria y Comercio, y Avisos y Tableros de Barranquilla.
Desactualizada
Códigos de Detalles de cuentas CERREJÓN®
2013.
No existe Códigos de Proyectos de Inversión de
CERREJÓN® (y sus respectivas Cuentas Contables) 2013.
Desactualizada
Sistema de Delegaciones CERREJÓN® 2013. Desactualizada
Manual DOAG CERREJÓN® 2013. Desactualizada
Tabla de Retenciones 2013. Desactualizada
Artículo 424 del Estatuto Tributario Bienes que no causan Impuesto.
Desactualizada Artículo 617 del Estatuto Tributario Requisitos de
Factura.
Desactualizada PROCEDIMIENTOS NUEVOS
PROCEDIMIENTO ¿CÓMO SE ENCUENTRA LA INFORMACIÓN?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS CP-2B Proc Facturas con Cargo API No existe CP-31. Proc para generar e imprimir Reportes en
Sigcor
No existe CP-23B. Proc para registrar órdenes de pago de la
caja menor
No existe CP14B Proc para solicitar avances, tiquetes y/o
legalizar avances
No existe
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3. Elección de los procedimientos susceptibles a mejorar
Después de hacer las lecturas previas realizadas en la Actividad # 1 y de realizar la tabla que me permitiera analizar, elijo los procedimientos que contengan información en estado diferente a Actualizada
4. Edición del Manual de Procedimientos Ver Anexos
5. Evaluación de la implementación del Manual actualizado
Esta etapa del plan de trabajo por asuntos de tiempo no se pudo someter a evaluación formal los procedimientos creados, sin embargo los analistas los están utilizando, aunque inicialmente se tenía propuesto actualizar el manual de procedimientos tuvo más trabajo de consulta de información, actualización y edición el TOOL de Impuestos que no es propiamente un procedimiento del Manual sino unas tablas que reúnen información necesaria para el analista a la en el procesamiento de facturas y que creo fue más útil mejorar este.
PARTE B: SEGUIMIENTO AL CRONOGRAMA PROPUESTO EN EL PLAN DE TRABAJO
ACTIVIDAD FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN Prevista Efectiva Prevista Efectiva 1. Recolección de
información.
Enero 28 de 2.013
Enero 28 de 2.013
Abril 19 de 2.013
Mayo 6 de 2.013 2. Clasificación de
la información:
Abril 22 de 2.013
Abril 22 de 2.013
Abril 26 de 2.013
Abril 26 de 2.013 3. Elección de los
procedimientos susceptible a mejorar.
Abril 29 de 2.013
Abril 29 de 2.013
Mayo 10 de 2.013
Mayo 10 de 2.013
4. Edición del Manual de Procedimientos.
Mayo 13 de 2.013
Mayo 6 de 2.013
Mayo 31 de 2.013
Junio 7 de 2.013
5. Evaluación de la implementación del Manual actualizado.
Junio 3 de 2.013
Junio 3 de 2.013
Junio 14 de 2.013
Junio 14 de 2.013
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CONCLUSIONES y/o RECOMENDACIONES
La cantidad de información que se puede recopilar es abundante y es difícil establecer desde el principio si se encuentra o no en el Manual, por lo que es necesario leer todo lo relacionado aunque se crea que ya está en el manual o que no ha cambiado.
Recopilar la información fue una tarea larga, especialmente cuando las fuentes son las personas, pero resalto que siempre tuve respuestas, se tomaron el tiempo necesario para dar las instrucciones lo más clara y verás posible, aunque el tiempo fue muy limitado, teniendo en cuenta que teníamos otros compromisos que atender en el cumplimento de nuestras demás funciones.
Existe en la mayoría de los casos, mucha información y formas de realizar ciertos procedimientos que no conducen a reglas generales, que son específicos y no pueden terminar plasmados en un procedimiento. Por ejemplo realizar una guía para aplicar los impuestos correctamente es muy difícil si tenemos en cuenta que existen innumerables combinaciones de impuestos y que básicamente es función del analista determinar y decidir los impuestos que va a aplicar, definitivamente se perdería la razón de ser del cargo, por ello fue difícil elegir que hacer que fuera útil para aportar como estudiante en práctica.
Este año ha sido especial por los innumerables cambios que trajo consigo la reforma tributaria, las bases de los impuestos, las tarifas de IVA y la introducción del impuesto al consumo son algunos de los tantos cambios representativos que hicieron obligada la actualización y más lectura al respecto.
Mi recomendación se basa principalmente en sugerir que la actualización del tool se haga por lo menos una vez al año, porque Cerrejón es una empresa muy organizada que para todos los procedimientos suele tener una guía que indica cómo hacerlo.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS Y ELECTRÓNICAS
INFORME DE SOSTENIBILIDAD 2011. Citado, el 17 de Febrero de 2013, en línea: http://www.cerrejon.com/site/desarrollo-sostenible-%E2%80%A2- responsabilidad-social-rse/desempeno/informes-de-sostenibilidad.aspx
Tarifas de Retención a título de Impuesto de la Renta sobre la Equidad, Decreto 0862 del 26 de Abril de 2.013
Tarifas de Retención a título de Impuesto de Industria y Comercio, y Avisos y Tableros. Resolución de la Secretaría de Hacienda de Bogotá Distrito Capital N°
079 del 11 de Marzo de 2.013, la cual incluye la revisión 4.0 de los Códigos de Actividad CIIU adaptada para Colombia por el DANE y adoptada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, según Resolución N°
000139 del 21 de Noviembre de 2.012.
Tarifas de Retención a título de Impuesto de Industria y Comercio, y Avisos y Tableros. Resolución de la Secretaría de Hacienda Distrito Especial, Industrial y Portuario de Barranquilla N° 001 del 26 de Enero de 2.010, la cual incluye la revisión 3.1 de los Códigos de Actividad CIIU adaptada para Colombia por el DANE. (no se encuentra una resolución más reciente)
Códigos de Detalles de cuentas CERREJÓN® 2013
Códigos de Proyectos de Inversión de CERREJÓN® (y sus respectivas Cuentas Contables) 2013
Sistema de Delegaciones CERREJÓN® 2013 Manual DOAG CERREJÓN® 2013
Tabla de Retenciones 2013
Artículo 424 del Estatuto Tributario Bienes que no causan Impuesto.
Artículo 617 del Estatuto Tributario Requisitos de Factura.
