Correo IMAP
L a mayoría de la gente sabe que el correo electrónico, junto con la navegación web, es el servicio más utilizado por los usuarios de Internet.
Ramón Montero
Lo que quizás no conoce todo el mundo es que el correo electró- nico no es unservicio, sino dos. Uno se encarga de recoger los men- sajes y el otro de enviarlos, siendo totalmente independientes, de forma que un usuario puede utilizar sólo uno de los servicios o los dos, siendo lo más normal esto último.
Y así, los usuarios que utilizan el correo electrónico han de tener en cuenta que, cuando configuran una cuenta de correo-e, deben introducir los datos de los dos servicios más usuales: el SMTP y el POP, siendo el primero el encargado de gestionar el envío de nuestros mensajes y el segundo el responsable de recogerlos.
Como muchos de los servicios que se utilizan por Internet, los rela- cionados con el correo electrónico tienen una cierta antigüedad (en Internet lo de la antigüedad es algo muy relativo si lo comparamos con otras tecnologías), pero se mantienen sin grandes cambios ni mejoras, principalmente por conservar la compatibilidad y porque cumplen bien su misión principal.
Figura 1. El correo electrónico es uno de los servicios de Internet más utilizados.
à Consideraciones previas
Antes de entrar con el correo IMAP, vamos a acla- rar algunos conceptos básicos relacionados con el correo electrónico, sin profundizar en cuestiones téc- nicas y simplificando al máximo posible.
Cuando se creó el servicio actual del correo elec- trónico (anteriormente existía un servicio de correo-e diferente), allá en el lejano 1982, se basó en dos protocolos de red, uno dedicado al envío del correo-e, que se denominó SMTP (Simple Mail Transfer Proto- col, protocolo simple de transmisión de correo) y otro que permitía la recogida de los mensajes y que se denominó POP (Post Office Protocol, protocolo de oficina de correo).
Para poder trabajar con los dos servicios desde el cliente, hay que disponer de un servidor para cada uno de ellos. Estos servidores se describen como un subdo- minio relacionado con el dominio principal, como por ejemplo: pop3.dominio.como smtp.dominio.com, aunque en muchos casos, para simplificar el proceso, los dos servidores quedan definidos con el mismo subdominio, como por ejemplo: mail.dominio.com (ver la figura 2).
La sencillez de los servicios y la adaptación pro- gresiva de los protocolos a las necesidades de cada
Ambos servicios son del tipo cliente-servidor, o sea, que exigen que el usuario disponga de un pro- grama cliente en su ordenador local capaz de poner- se en contacto con un programa servidor en una máquina distante, para enviar o recoger los mensajes creados en su PC o almacenados en el servidor remo- to, según sea el caso.
La mayoría de los usuarios sólo conocen los pro- gramas clientes de gestión del correo electrónico, ya que son los que utilizan. Los más empleados son:
Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird y Eudora, aunque hay otros muchos.
El servicio SMTP es el que permite al usuario enviar los mensajes y también se le conoce como de salida. Con algunas ampliaciones, es el que se sigue usando por la casi totalidad de los usuarios del correo electrónico. Ya que es un servicio independiente del que se va a tratar en este artículo, no vamos a profun- dizar más en él.
El servicio POP es el que permite al usuario reco- ger los mensajes y también se le conoce como de entrada. Ha sido ampliado en sus versiones POP1, POP2 y la actual POP3, siglas que también se utilizan corrientemente para su identificación, o sea, es lo mismo hablar de POP que de POP3.
POP fue creado para permitir a los usuarios traba- jar con conexiones intermitentes y lentas, tales como las conexiones por módem, que eran la tecnología imperante en su tiempo. Su uso más normal se basa en conectar con el servidor de correo, descargar los mensajes mientras se mantiene la conexión y desco- nectar al finalizar la operación, para permitir la lectu- ra y revisión de los mensajes descargados sin necesi- dad de estar conectado.
Durante un tiempo, cuando la conexión a Internet era lenta y cara, el servicio POP era el más adecuado, pero ahora, cuando la mayoría de los usuarios utiliza una conexión de banda ancha, normalmente ADSL, con tarifa plana de 24 horas, el servicio basado en el protocolo POP se considera algo desfasado y mucha gente prefiere utilizar el servicio más moderno deno- minado IMAP.
à El correo IMAP
El servicio de recogida de correo electrónico IMAP (Internet Message Access Protocol, protocolo de acce- so a mensajes electrónicos a través de Internet) fue
Figura 2. Cuando se crea una cuenta de correo electrónico, hay que configurar los servicios SMTP y POP3.
creado por Mark Crispin como una moderna alterna- tiva a POP en el año 1986.
Desde ese año han salido varias actualizaciones del protocolo IMAP, estando vigente en este momen- to la versión IMAP4 (versión 4rev1), basada en la especificación RFC 3501 (www.imap.org). Por este motivo, es lo mismo tratar de IMAP que de IMAP4.
Otra diferencia fácilmente observable es el puerto que utiliza IMAP para su conexión. Si en el caso del protocolo POP se utiliza el puerto 110 por defecto, las cuentas IMAP se conectan normalmente a través del puerto 143.
En principio, si nos fijamos en las fechas de crea- ción de los dos servicios POP (1982) e IMAP (1986), no parece que haya mucha diferencia, pero es la sufi- ciente para que existan diferencias importantes entre los dos servicios.
En realidad, más que grandes diferencias entre los dos servicios de recogida de correo (los dos tienen el mismo objetivo final), podemos decir que hay un enfo- que diferente en su concepción y uso. POP está pensa- do principalmente para usuarios particulares con cone- xiones lentas y que trabajan desde una sola máquina.
IMAP se aprovecha mejor por grupos de usuarios con conexiones de red local y desde varias máquinas.
Para poder usar un servicio de correo-e IMAP es suficiente que el servidor que gestiona nuestro correo electrónico disponga de un programa capaz de ges- tionar este protocolo.
Cada vez es más fácil encontrar proveedores de servicios web que ofrecen los dos servicios IMAP y POP, algunos tan conocidos como Gmail, Yahoo
Mail, Hotmail, etc., aunque en algunos casos tienen ciertas restricciones.
También existen servicios de correo-web o web- mail que permiten gestionar el correo electrónico indistintamente con el servicio POP o IMAP, tales como Horde, SquirrelMail o RoundCube.
Los usuarios del correo electrónico de ACTA tam- bién disponen del servicio IMAP en sustitución del POP; por lo tanto, cualquier socio que disponga de una cuenta de correo electrónico de ACTA puede tra- bajar indistintamente con el protocolo POP o IMAP, según le convenga.
à Configuración del correo electrónico
Normalmente, para configurar una cuenta de correo electrónico en un programa cliente, como Outlook Express o Mozilla Thunderbird, es necesario conocer los siguientes datos: la cuenta, el nombre de usuario, la contraseña, el servidor de correo entrante y el servidor de correo saliente.
Si introducimos estos datos sin tocar nada más, podremos utilizar nuestra cuenta de correo-e a través del servicio POP3, que es el que aparece por defecto.
Para poder utilizar el servicio IMAP, además de intro- ducir los mismos datos anteriores, en la casilla Mi servidor de correo entrante es, o Tipo de cuen- ta, o Seleccione el tipo de servidor entrante que está utilizando, u otra similar, dependiendo del programa que se utilice, debemos seleccionar la opción IMAP en lugar de POP3 (ver la figura 5).
Figura 3. En la página web de IMAP se puede ver toda la información técnica sobre este servicio.
Figura 4. Gmail dispone del servicio IMAP.
Los socios de ACTA que deseen cambiar el servi- cio POP3 de una cuenta de correo-e de ACTA por IMAP, sólo tienen que entrar en la configuración de su cuenta y seleccionar este sistema, manteniendo los restantes datos sin modificar.
Si no estamos seguros de que nuestro proveedor de servicios de Internet (ISP, Internet Service Provi- der) proporciona el servicio IMAP, antes de configurar nuestra cuenta de correo-e para este protocolo debe- mos preguntar y asegurarnos, ya que si configuramos mal nuestra cuenta, no funcionará.
Al igual que las cuentas de correo-e se configuran por defecto como POP en los programas clientes de gestión de correo, lo más normal en la gestión del correo electrónico a través de correo-web o web-mail es que se configure por defecto como IMAP. Tal es el caso de la gestión del correo-web de ACTA a través de la interfaz Horde. En la figura 6 se puede ver un conocido servicio de correo-web.
à POP vs IMAP
Para poder decidir entre el servicio POP o IMAP hay que tener claras las ventajas e inconvenientes de cada uno, ya que si hubiese uno que fuese mejor que el otro en todo, no se nos ofrecería la posibilidad de decidir.
Vamos a ver las condiciones idóneas de utilización de cada uno:
nEn principio, si disponemos de una conexión intermitente con Internet (conectamos, descarga- mos y desconectamos), o si gestionamos nuestro correo-e siempre desde la misma máquina (PC o
Figura 5. Para utilizar el servicio IMAP con una cuenta de correo electrónico hay que seleccionarlo en lugar de POP3.
Figura 6. El correo-web suele configurarse por defecto como IMAP.
PDA), o si nuestra cuenta es personal (de un usuario), lo más lógico es utilizar el servicio de descarga POP, sobre todo si nuestro caso cumple más de una de las anteriores condiciones.
nPor el contrario, si nuestra conexión con Internet es constante (tarifa plana, ADSL, red local, etc.), o si controlamos el correo-e indistintamente desde varios terminales (PC, PDA, teléfono móvil, portátil, etc.), o si la cuenta es corporati- va (de un grupo), lo mejor es trabajar con el protocolo IMAP, y si nuestra situación cumple más de una de las condiciones comentadas en este párrafo, no debemos tener la más mínima duda al respecto.
Siguiendo con nuestra comparación de los dos servicios, vamos a comentar a continuación cómo funciona cada uno, fijándonos sólo en la recogida del correo-e.
Cuando nos conectamos con POP, nuestro progra- ma se conecta con el servidor, descarga todos los mensajes a nuestra máquina y se desconecta. De esta forma, el servidor queda vacío esperando nuevos mensajes y una nueva conexión nuestra. Si tenemos muchos mensajes, y no digamos si contienen archivos adjuntos, el tiempo de descarga puede ser muy gran- de. El proceso se repite cuantas veces sean necesarias.
Los mensajes descargados quedan en nuestra máqui- na, permitiéndonos leerlos, imprimirlos, responderlos, reenviarlos, etc., sin necesidad de estar conectados. Si los borramos, ya no podemos recuperarlos.
Si hemos decidido recoger nuestro correo-e con IMAP, nuestro programa está siempre conectado con el servidor, y sin esperar a que decidamos recoger los mensajes, en cuanto llega alguno al servidor, casi inme- diatamente nos llega una notificación del nuevo mensa- je descargando sólo su cabecera. El verdadero mensaje queda en el servidor a nuestra disposición. Sólo si deci- dimos leer el mensaje, se descargará una copia en nues- tra máquina, dejando el original siempre en el servidor.
Al descargar sólo las cabeceras, la notificación de los mensajes siempre es rápida, aunque tengamos muchos mensajes y contengan archivos adjuntos. Si decidimos borrar algún mensaje en nuestra máquina, no se borra del servidor, por lo que siempre podemos recuperarlos.
Sólo cuando decidamos eliminar definitivamente un mensaje, se borrará en el servidor.
Si alguna vez decidimos quitar la cuenta IMAP de una máquina, también se eliminarán todas las carpetas y mensajes relacionados con ella, salvo los que haya- mos copiado a otras carpetas ajenas a dicha cuenta.
Para dejarlo más claro, cuando se trabaja con una cuenta IMAP, se realiza un proceso de sincronización entre los equipos que tengan instalada dicha cuenta y el servidor, incluyendo a los mensajes y las carpetas.
Los usuarios acostumbrados a la sincronización de datos entre equipos pueden entender mejor el funcio- namiento de las cuentas IMAP.
Una de las cuestiones a tener presente cuando uti- lizamos una cuenta IMAP es el tamaño del buzón. Al quedar siempre los mensajes en el servidor, hay que tener mucho cuidado en que no se llene y nos bloquee la cuenta. En las cuentas POP, al vaciarse el buzón del servidor cada vez que descargamos los mensajes, hay menos riesgo de que se llene y se bloquee.
à Casos concretos
Con los anteriores comentarios ya vamos viendo las diferencias principales entre los dos servicios y podemos decidirnos por uno u otro si disponemos de una conexión intermitente o constante (normalmente relacionada con lenta y rápida), aunque todavía podemos considerar otras cuestiones.
Si nuestro caso es el de alguien que gestiona su correo-e desde varias máquinas, por ejemplo desde el teléfono móvil, desde el ordenador de la empresa y desde el portátil de casa, utilizando el servicio IMAP podemos descargar todas las cabeceras en cada apa- rato ocupando un espacio reducido y descargar en cada caso sólo los mensajes que nos interesen.
Figura 7. Cada vez es más usual que los usuarios gestionen su correo electrónico desde varias máquinas.
importancia que anteriormente se haya accedido desde otro terminal. Nunca tendremos el problema de no disponer de algún mensaje desde alguna de las máquinas, como nos habría pasado con POP.
Además, la organización de carpetas que haga- mos desde una máquina cualquiera se copia automá- ticamente en cada equipo, de forma que, si por ejem- plo se decide crear tres carpetas (Pendientes, Particular y Trabajo) desde el PC de la empresa, dis- tribuyendo adecuadamente los mensajes del día, cuando se acceda desde el teléfono móvil o desde el portátil de casa, se encontrará exactamente la misma organización realizada con anterioridad. Y si se hace alguna modificación desde algún sitio, quedará refle- jada exactamente en las restantes.
Por muchas máquinas o programas que se utili- cen, con IMAP siempre se trabajará con la misma dis- tribución y contenido, lo que es una gran ventaja.
Vamos a ver el caso de una cuenta de correo-e perteneciente a un grupo de personas. Imaginemos
Para organizar este proceso mediante POP, habría que tener tres cuentas (una para cada empleado), y si todos se encargan de todo, como es corriente en una empresa pequeña, cada vez que llegase un mensaje, debería reenviarse a las tres cuentas para estar segu- ros de que lo recogía alguien disponible. También, para asegurarse de que no hubiese acciones duplica- das, cada trabajador que realizase una acción (enviar el pedido, responder a la consulta, etc.), tendría que comunicarlo a los restantes. Un proceso con muchas posibilidades de generar fallos.
¿Cómo se organizaría esto con el servicio IMAP?
En primer lugar sería suficiente con tener una sola cuenta de correo-e para todos, ya que todos podrían acceder a su cabecera cuando se recibiese un mensa- je. Si alguien lee el mensaje y le responde, de forma automática lo verán las demás personas. Si alguien lo
Figura 8. Con IMAP siempre se trabaja con la misma distribución y contenido.
mueve a otra carpeta, por ejemplo a la de Pedidos pendientes, todos los empleados lo verán. Si quien sea resuelve el pedido y mueve el mensaje a otra car- peta, por ejemplo a la de Pedidos resueltos, todos lo sabrán.
Por último, si después de confirmar el cobro del pedido alguien decide borrarlo, todos observarán la cabecera del mensaje tachada, aunque todavía exista en el servidor. Solo cuando un responsable decida eli- minarlo totalmente, después de pasar por todas las operaciones necesarias y después de que pase el tiempo adecuado para asegurarse de que no haya vuelta atrás, se podrá borrar del servidor.
En este caso, o cualquier otro en el que interese que intervengan varias personas en la gestión de los mensajes, el servicio de IMAP también es claramente superior.
à Un ejemplo real
Para dejar todo bien claro, vamos a ver cómo fun- ciona una cuenta de correo-e de ACTA con IMAP en Outlook Express. La gestión de las cuentas de otros proveedores es similar, con los datos adecuados a cada caso. Otros programas de gestión de correo-e
pueden tener opciones y características distintas, pero todas mantienen la misma lógica.
Suponemos que el administrador ya nos ha pro- porcionado los datos de acceso a nuestra cuenta:
Cuenta: [email protected] Usuario: [email protected] Contraseña: 122333
Servidor correo entrante IMAP: mail.acta.es Servidor correo saliente SMTP: mail.acta.es Creamos la cuenta en todos los programas clientes que usamos en nuestras máquinas (ver la figura 9).
Inmediatamente, nuestro programa solicitará per- miso para descargar las carpetas y mensajes relaciona- dos con la cuenta. Como está recién creada, sólo des- cargará la carpeta Bandeja de entradaque se crea por defecto sin ningún contenido (ver la figura 10).
También podemos observar algunos botones especiales que sirven para Sincronizar cuenta (tiene el mismo efecto que Recibir en POP), para gestionar el contenido de las Carpetas IMAPo para cambiar la Configuraciónde alguna carpeta previa- mente seleccionada.
A partir de ahora, cada vez que entre un mensaje en el servidor, veremos la cabecera de dicho mensaje en un tiempo breve (ver la figura 11). Pulsando en dicha cabecera se descargará el mensaje para leerlo, responder, reenviar, etc.
En cualquier momento podemos crear las carpe- tas que consideremos necesarias. Es suficiente con seleccionar la carpeta padre, pulsar la opción Nueva carpetadel menú secundario e introducir el nombre de la nueva carpeta. En la figura 12 se puede ver la creación de la carpeta Trabajo dependiente de la Bandeja de entrada.
De esta forma, cualquier usuario puede crear su propia organización de carpetas, ajustándose a sus necesidades particulares (ver la figura 13).
Figura 9. Configuración de la cuenta IMAP de ACTA con Outlook Express.
Figura 10. Inicio de la cuenta IMAP de ACTA.
Figura 11. Mensajes recibidos en la cuenta IMAP de ACTA.
Figura 12. Creación de carpeta en cuenta IMAP.
Figura 13. Estructura de carpetas creadas en la cuenta IMAP.
Tal como hemos comentado anteriormente, todo lo realizado con el programa Outlook Express en nuestra cuenta IMAP, se reflejará automáticamente en cualquier otro programa que utilicemos para gestio- nar la misma cuenta en otro equipo o por otro usua- rio, y viceversa.
En la figura 14 podemos ver la perfecta sincroni- zación de los datos de nuestra cuenta en el programa Mozilla Thunderbird.
Si tenemos dudas de que nuestro programa no está perfectamente actualizado con los datos más recientes de la cuenta, debemos activar la opción que realiza la sincronización de forma manual. En el caso de Outlook Express, hay que pulsar en los botones Carpetas IMAP y Restablecer lista, tal como se muestra en la figura 15.
Figura 14. Sincronización de la cuenta IMAP en Mozilla Thunderbird.
Figura 15. Botones para la sincronización de datos de la cuenta IMAP.
à
Hay que recordar que la creación y el envío de los mensajes no cambia para nada si utilizamos una cuenta IMAP, ya que la transferencia se realiza por el protocolo SMTP.Tal como hemos dicho, si alguien mueve alguno de los mensajes recibidos de una carpeta a otra, todos los usuarios de dicha cuenta advertirán el cambio. Si se copia a alguna de las carpetas locales, quedará guardado en nuestro PC como cualquier otro archivo.
(ver la figura 16). Esta indicación sirve para adver- tir a los demás usuarios que utilizan esta cuenta de que ese mensaje ya no es válido, aunque todavía existe.
Dicho mensaje se puede recobrar en cualquier momento (menú secundario, opción Recuperar).
Para borrar el mensaje definitivamente del servi- dor hay que seleccionarlo, ir al menú Edicióny acti- var la opción Purgar mensajes seleccionados o pulsar en el botón Purgar(ver figura 17).
Figura 16. Mensaje eliminado en una cuenta IMAP.
Figura 17. Opción de Outlook Express para eliminar los mensajes de forma definitiva.
à Observaciones finales
Si se utiliza Outlook Express para gestionar las cuentas IMAP, se dispondrá de las funciones mencio- nadas y algunas más, fácilmente entendibles, pero si se utilizan otros programas de gestión de correo-e, aunque existan unas opciones parecidas, es fácil encontrase con diferencias que pueden afectar a su comportamiento.
Esto es especialmente importante cuando nos refe- rimos a la eliminación de los mensajes, ya que algunos programas, si decidimos eliminar algún mensaje, lo borran definitivamente, aunque suelen dar la oportuni- dad de recuperarlos recurriendo a una carpeta especial denominada Papelera o Trash, que actúa de forma similar a la Papelera de reciclajede Windows.
Entre las posibilidades que podemos encontrar cuando utilizamos una cuenta IMAP tenemos:
nSincronización automática.
nCifrado nativo.
nGestión parcial del formato MIME.
nSeñales de información del estado de mensajes.
nInterconexión entre buzones.
nGestión avanzada de búsquedas.
nAcceso compartido.
En todo caso, antes de utilizar las opciones espe- ciales del correo IMAP, es muy recomendable leer las instrucciones correspondientes del programa, ya que suelen ofrecer posibilidades de configuración y de uso más variadas que el correo POP.
