UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPATítulo del proyecto de Investigación:
Examen especial a la cuenta de ingresos propios y su incidencia en el cumplimiento de las normativas legales en el Gobierno Autónomo Descentralizado municipal del cantón Pichincha. año 2014.
Autora:
Juana Narcisa Ormaza Vera
Directora:
ING. Dominga Ernestina Rodríguez Angulo. MSc.
Quevedo – Los Ríos - Ecuador
2016
Proyecto de Investigación previo a la obtención del Título de Contadora Pública Autorizada
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Juana Narcisa Ormaza Vera, declaro que el trabajo aquí descrito es de mi autoría, que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.La Universidad Técnica Estatal de Quevedo, puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente.
f. ________________________________________
Juana Narcisa Ormaza Vera
Certificación de Culminación del Proyecto de Investigación
La suscrita, Ing. Dominga Ernestina Rodríguez Angulo. MSc., Docente de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, certifica que la egresada, Juana Narcisa Ormaza Vera, realizó el Proyecto de Investigación titulado “EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA DE INGRESOS PROPIOS Y SU INCIDENCIA EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMATIVAS LEGALES EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PICHINCHA. AÑO 2014.”, previo a la obtención del título de Contadora Pública Autorizada, bajo mi dirección, habiendo cumplido con las disposiciones reglamentarias establecidas para el efecto.
_____________________________________________
Ing. Dominga Ernestina Rodríguez Angulo. MSc.
DIRECTORA
Certificado del reporte de la herramienta de prevención de coincidencia
y/o plagio académico
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPAPROYECTO DE INVESTIGACIÓN Título:
“Examen especial a la cuenta de ingresos propios y su incidencia en el cumplimiento de las normativas legales en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón
Pichincha. Año 2014.”
Presentado a la Comisión Académica de la UED como requisito previo a la obtención del título de Contadora Pública Autorizada.
Aprobado por:
__________________________________________
Ing. Elsa Álvarez Morales. M.SC.
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
______________________________________
C.P.A. Irma Ortega Tapia. MBA.
MIEMBRO DE TRIBUNAL
______________________________________
Ing. Ronald Andagoya Arechua. MBA.
MIEMBRO DE TRIBUNAL
QUEVEDO – ECUADOR
2016
AGRADECIMIENTO
A DiosPor ser quien ilumina todos los caminos para que yo alcance mi ideal.
A mi madre
Por ser una gran mujer de ejemplo, por su cariño, esfuerzo y entereza.
A mi padre
Por su enseñanza de vida.
A mis hijas
Por su ternura, por ser mi fortaleza de vida, por la paciencia que me han tenido.
A mis hermanos
Por estar siempre pendiente de mí y darme fortaleza.
A todos mis compañeros, amigos y maestros
Por formar parte de este acontecimiento en mi vida, siempre los tendré presente en mis recuerdos.
DEDICATORIA
A DiosAl ser supremo, por haberme concedido el don de vida, por estar en todo momento conmigo iluminando mi camino cuando más oscuro se ha puesto, por fortificar mi corazón, enfocar mi mente y permitirme haber alcanzado uno de mis objetivos tan anhelado.
A mis padres
Que con su sabiduría y amor han sembrado las virtudes que se necesitan para vivir con principios, ética, empeño y honestidad.
A mis hijas Ma. Antonella y Ma. Antonia
Si no las tuviera mi vida no tuviera sentido y por eso cada día me da más fuerza para seguir adelante y alcanzar mis metas, a pesar que al igual que yo hicieron sacrificios, soportando mi ausencia y el tiempo perdido; ustedes son mi principal motivación para seguir adelante.
A mi esposo
A la memoria de mi esposo Antonio, que su espíritu, su bondad y su sentido del humor siga tocando mi vida
A mis hermanos
Gracias por el apoyo y entereza, gracias por preocuparse de mí y sobre todo gracias por ser mis hermanos y estar en todo momento de mi vida.
A mis profesores
Porque ellos propagaron la semilla y fecundizaron mi inquietud de conocimiento.
A mi Directora de Proyecto de Investigación
Especial reconocimiento a la Ing. Dominga Rodríguez Angulo por su apoyo y aporte en el desarrollo de mi Proyecto de Invetsigación.
RESUMEN EJECUTIVO Y PALABRAS CLAVES
La revisión especial realizada a la cuenta Ingresos, fue aplicada en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pichincha; esta investigación respondió a la interrogante investigativa: ¿De qué manera incide un examen especial a la cuenta de ingresos propios en el cumplimiento de las normativas legales en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pichincha?, para lo cual se planteó el siguiente objetivo: Realizar un examen especial a la cuenta de ingresos propios y su incidencia en el cumplimiento de las normativas legales en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pichincha. Además, se utilizaron los métodos deductivo, inductivo, analítico y sintético. Las políticas que mantiene el GAD permiten manejar la cuenta ingresos de manera adecuada, entre ellas el registro permanente de cada rubro que arroja el departamento de rentas, por lo que la administración conoce con exactitud la cantidad recaudada. A la vez se detectaron algunas situaciones que involucran el desempeño del control interno que mantiene la empresa, los que se encuentran detallados en el informe.
Una vez evaluadas cada una de las actividades que realiza la entidad con los componentes de sistema de control interno, se obtuvo los siguientes resultados, el nivel de riesgo del sistema del control interno es del 10 %, de acuerdo a la tabla es un nivel de riesgo BAJO. El Nivel de Confianza es 90 % de acuerdo a la tabla es un Nivel de Confianza ALTA. De acuerdo a los rubros de la cuenta ingreso y al registro de la misma se determinara los observaciones pertinentes, a la vez se deben aplicar ciertas políticas que deben adoptar las áreas en mención.
Palabras claves: Examen – Ingresos – Cumplimiento - Normativa
ABSTRACT AND KEYWORDS
The special revision carried out to the bill Revenue, it was applied in the Municipal Decentralized Autonomous Government of the Canton Pichincha; this investigation responded to the investigative query: Does it impact a special exam to the own income account in the execution of the legal regulatory schemes in the Municipal Decentralized Autonomous Government of the Canton Pichincha of what way?, for that which thought about the following objective: To carry out a special exam to the own income account and their incidence in the execution of the legal regulatory schemes in the Municipal Decentralized Autonomous Government of the Canton Pichincha. Also, the deductive, inductive, analytic and synthetic methods were used. The politicians that the GAD maintains allow managing the bill revenue in an appropriate way, among them the permanent registration of each item that throws the department of rents, for what the administration knows with accuracy the collected quantity. At the same time some situations were detected that involve the acting of the internal check that maintains the company, those that are detailed in the report. Once evaluated each one of the activities that carries out the entity with the components of internal check system, was obtained the following results, the level of risk of the system of the internal check is of 10%, according to the chart it is a level of LOW risk. The Confidence level is 90% according to the chart it is a Confidence level DISCHARGE. According to the items of the bill entrance and to the registration of the same one it was determined the pertinent observations, at the same time certain politicians should be applied that should adopt the areas in mention.
Keywords: Review - Income - Compliance - Regulations
Tabla de contenido
Pág.
CUBIERTA ...i
HOJA EN BLANCO ... ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS ... iii
CERTIFICACIÓN DE CULMINACION DEL PROYECTO DE INVESTIGACION ... iv
CERTIFICACIÓN DEL REPORTE DE LA HERRAMIENTA DE PREVENCIÓN DE COINCIDENCIA Y/O PLAGIO ACADÉMICO ... v
CERTIFICACIÓN DE APROBACIÓN POR TRIBUNAL DE SUSTENTACIÓN ... vi
AGRADECIMIENTO ...vii
DEDICATORIA ... viii
RESUMEN EJECUTIVO Y PALABRAS CLAVES... ix
ABSTRACT AND KEYWORDS. (INGLÉS) ... x
TABLA DE CONTENIDO ... xi
LISTA DE GRÁFICOS ... xiv
LISTA DE FIGURAS ... xv
LISTA DE ANEXOS ... xvi
CODIGO DUBLIN ... xvii
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPÍTULO I: CONTEXTUALIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 1.1 Problema de investigación ... 4
1.1.1. Planteamiento del problema... 4
1.1.2 Formulación del problema ... 4
1.1.3 Sistematización del problema ... 5
1.2 Objetivo ... 5
1.2.1 Objetivo General ... 5
1.2.2 Objetivos Específicos ... 5
1.3 Justificación ... 6 CAPÍTULO II: FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA DE LA INVESTIGACIÓN
Pág.
2.1.1 Examen especial ... 9
2.1.2 Control ... 9
2.1.3 Control interno ... 10
2.1.4 Cumplimiento ... 10
2.1.5 Estados financieros ... 10
2.2.6 La Auditoria Gubernamental ... 10
2.2.7 Objetivo de la Auditoria Gubernamental... 11
2.2.8 Características ... 12
2.2.9 Clases de Auditoria ... 13
2.2.10 Proceso de la auditoria gubernamental ... 14
2.2.11 Funciones y responsabilidades en el área de auditoria ... 16
2.2.12 Los valores de la administración pública ... 22
2.2.13 Planificación de la auditoria ... 24
2.2.14 Control Interno y Evaluación ... 28
2.2.15 Evaluación del Control Interno ... 30
2.2.16 Técnicas de Auditoria ... 32
2.2.17 Ejecución del trabajo ... 34
2.2.18 Conclusiones de Auditoria ... 37
2.2.19 Documentación de una Auditoria ... 38
2.2.20 Comunicación de los Hallazgos de Auditoria ... 40
2.2.21 Papel de Trabajo ... 41
2.2.22 Comunicación de resultados ... 44
2.2.23 Clase de Informes ... 49
2.3.24 Ley Orgánica de la Contraloría ... 50
2.3.25 Código de Ética de la Contraloría General del Estado ... 52
CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 3.1 Localización ... 55
3.2 Tipos de investigación ... 55
3.3 Métodos de investigación ... 56
3.4 Fuentes de recopilación de información ... 56
3.5 Diseño de la investigación ... 57
Pág.
3.6 Instrumentos de investigación ... 57 3.7 Tratamiento de los datos ... 58 3.8 Recursos humanos y materiales ... 59 CAPÍTULO IV: RESULTADOS Y DISCUSIÓN
4.1 Resultados ... 61 4.2 Discusión ... 141
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones ... 145 5.2 Recomendaciones... 146 CAPÍTULO VI: BIBLIOGRAFÍA
6.1 Literatura citada ... 148 6.1.1 Bibliografía básica... 148 CAPÍTULO VII: ANEXOS
7.1 Anexos ... 151
Lista de gráficos
Pág.
Gráfico 1 Flujograma de examen especial ... 78 Gráfico 2 Organigrama estructural ... 79
Lista de figuras
Pág.
Figura 1 Mapa del Cantón Pichincha ... 55 Figura 2 Imagen frontal del GAD Municipal de Pichincha ... 76
Lista de anexos
Pág.
Anexo 1 Certificación de la Institución ... 151
Anexo 2 Departamento Financiero del GAD de Pichincha ... 152
Anexo 3 Jefa de presupuesto ... 152
Anexo 4 Contador ... 153
Anexo 5 Jefe de rentas del GAD de Pichincha ... 153
Anexo 6 Área de recaudación ... 154
Anexo 7 Jefe del departamento de personal ... 154
Anexo 8 Área de liquidación ... 155
Anexo 9 Estados Financieros ... 156
CÓDIGO DUBLIN
Título:
Examen especial a la cuenta de ingresos propios y su incidencia en el cumplimiento de las normativas legales en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pichincha. Año 2014.
Autora: Juana Narcisa Ormaza Vera
Palabras claves: Examen Ingresos Cumplimiento Normativa Fecha de publicación: Lunes, 12 de octubre de 2015
Editorial: Unidad de Estudios a Distancia
Resumen:
La cuenta ingresos está determinada por valores dados por los departamento de rentas y catastros, es menester informar que los valores son representativos y a la vez son utilizados como ingresos por parte del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pichincha, lo que le permite a dicha institución la realización de obras y actividades programadas en cada periodo. Una vez evaluadas cada una de las actividades que realiza la entidad con los componentes de sistema de control interno, se obtuvo los siguientes resultados, el nivel de riesgo del sistema del control interno es del 20,50 %, mientras que el Nivel de Confianza es 79,50 %.
Abstract. - The bill revenue is determined by securities given by the department of rents and cadasters, it is need to inform that the securities are representative and at the same time they are used as revenues on the part of the Municipal Decentralized Autonomous Government of the Canton Pichincha, what allows to this institution the realization of works and activities programmed in every period. Once evaluated each one of the activities that carries out the entity with the components of internal check system, was obtained the following results, the level of risk of the system of the internal check is of 10%, while
Descripción: 146 hojas; dimensiones 21 cm x 29,7 cm + CD-ROM URL: Repositorio.uteq.edu.ec
Introducción
El Examen Especial a nivel mundial es muy aplicado tanto en empresas privadas y públicas por lo que se encarga de verificar, estudiar y evaluar los aspectos limitados de la gestión financiera, administrativa y operativa donde se aplican los procedimientos de auditoria.
La autonomía y descentralización son dos aspectos trascendentales que han sido tomados en cuenta a lo largo de la vida de cada uno de los hoy llamados Gobiernos Autónomos Descentralizados en el Ecuador, inclusive la actual normativa del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD), promulga la autonomía administrativa y financiera de este tipo de entidades.
Esta normativa dentro de la autonomía financiera, especifica que además del derecho que poseen de recibir de forma oportuna los recursos que le corresponden de su participación en el Presupuesto General del Estado, pueden generar y administrar sus propios recursos de acuerdo a lo estipulado en la Constitución del Estado.
Pero la autonomía de la que se habló en el párrafo anterior no exime que se establezcan los debidos procesos de control externos, más que todo en lo referente a la generación y administración eficiente de los dineros que ingresan a las arcas municipales, procedentes de ingresos denominados como propios, sean estos permanentes o no permanentes, y que normalmente son originados por impuestos, tasas y contribuciones especiales de mejoras, rentas de inversiones y multas.
Es de vital importancia, el monitoreo y control continuo de los ingresos propios, así como de los que provienen del Presupuesto General del Estado, ya que la finalidad que debe tener todo gobierno seccional es el bien común local y, dentro de este y en forma primordial, la atención de las necesidades de la ciudad, del área urbana y de las parroquias rurales de la respectiva jurisdicción, por lo que se hace necesario no solamente contar con recursos para la satisfacción de los mismos, sino que también del control de los recursos y competencias adquiridos.
Es necesario establecer la normativa contable que tienen los ingresos propios del Municipio del Cantón Pichincha, son dados por las recaudaciones como son: impuestos, tasas de inversiones, rentas de inversiones y multas que se recaudan por parte de los contribuyentes, esto será evaluado al momento de realizar la investigación.
El desarrollo de esta investigación, comprendió un conjunto de siete capítulos, los mismos que se detallan a continuación:
El primer capítulo comprende la introducción, problematización, justificación y los objetivos de la investigación.
En el segundo capítulo se presenta la fundamentación teórica de la investigación, con el marco conceptual, referencial y legal, para lo cual se detallan las fuentes bibliográficas consultadas mediante el modelo de normas APA.
El tercer capítulo está compuesto por el conjunto de métodos, tipos de investigación, instrumentos de investigación aplicados, diseño investigativo, fuentes de información, entre otros.
En el cuarto capítulo se expone de manera ordenada y clara el conjunto de resultados investigativos con su respectiva discusión.
El quinto capítulo presenta las conclusiones con sus respectivas recomendaciones realizadas en función de los resultados obtenidos.
El sexto capítulo presente de manera ordenada en orden alfabético las fuentes bibliográficas utilizadas en el segundo capítulo de la investigación.
Finalmente, el séptimo capítulo presenta los anexos que sustentan la investigación.
CAPÍTULO I
CONTEXTUALIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. Problema de investigación.
1.1.1. Planteamiento del problema.
Se hace necesario motivar a las autoridades y funcionarios públicos locales para que desarrollen un proceso participativo de generación de ingresos propios que, con el propósito de generar un plan de obras y servicios del municipio, para de esta manera sensibilizarlos respecto de la importancia de promover una actitud corresponsable entre ciudadanos y gobiernos municipales. Puesto que, el proceso de generación de ingresos propios en el Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Pichincha.
Se efectúa de manera deficiente; puesto que carecen de varios requerimientos entre ellos se puede mencionar el incumplimiento de leyes y políticas administrativas, tales como las Normas de Control Interno dela Contraloría General del Estado, el COOTAD y las disposiciones emitidas por el Ministerio de Finanzas como organismo rector de los recursos financieros del país, lo que ocasiona sanciones administrativas por parte del organismo de control, es decir, la Contraloría General del Estado; por otro lado, carencia de manuales de funciones y procedimientos, falta de difusión de motivación a los contribuyentes, lo que provoca una baja recaudación de impuestos municipales, la poca difusión de los beneficios establecidos por el cumplimiento de pagos de ingresos tributarios, deficiente actualización de equipos informáticos, que puede desencadenar en un riesgo operativo para la entidad;
todas esta debilidades, conllevan a sanciones por parte de los organismos de control que rigen a los Gobiernos Autónomos Descentralizados del país en general.
1.1.2. Formulación del problema.
¿De qué manera incide un examen especial a la cuenta de ingresos propios en el cumplimiento de las normativas legales en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pichincha?
1.2.3. Sistematización del problema.
1. ¿Cuál es el grado de cumplimiento de las políticas administrativas, leyes y normativas legales vigentes que permiten generar los ingresos propios para la entidad?
2. ¿Qué sistema de Control Interno utiliza la institución en el proceso de generación de ingresos propios en la institución?
3. ¿Cuál es el nivel de eficiencia y eficacia de las operaciones que admita mejorar el nivel de recaudación de los ingresos propios?
4. ¿De qué manera un informe en base a los hallazgos detectados conlleva a implementar las normativas legales en la institución?
1.2. Objetivos.
1.2.1. Objetivo General.
Realizar un examen especial a la cuenta de ingresos propios y su incidencia en el cumplimiento de las normativas legales en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pichincha.
1.2.2. Objetivos Específicos.
5. Examinar el grado de cumplimiento de las políticas administrativas, leyes y normativas legales vigentes que permiten generar los ingresos propios para la entidad.
6. Evaluar el sistema de Control Interno que utiliza la institución en el proceso de
7. Analizar el nivel de eficiencia y eficacia de las operaciones que admita mejorar el nivel de recaudación de los ingresos propios.
8. Emitir un informe en base a los hallazgos detectados que conlleve a implementar las normativas legales en la institución.
1.3. Justificación.
Las entidades con la finalidad de lograr el crecimiento buscan herramientas de control que permitan la obtención de recursos y su empleo eficaz y eficiente para el cumplimiento de sus objetivos. El examen especial ejecutado a los ingresos propios del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Pichincha, es una examen de alcance limitado que comprende la revisión y control de una parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el objetivo de verificar el adecuado manejo de los recursos públicos, así como el cumplimiento de la normativa legal y otras normas reglamentarias aplicables y elaborar el correspondiente informe que incluya comentarios, conclusiones y recomendaciones.
De igual manera las circunstancias económicas actuales exigen un nuevo concepto de la gestión pública, basada en tres parámetros fundamentales: equilibrio financiero estable, calidad y eficiencia en los servicios públicos, y transparencia. Conseguir el equilibrio financiero significa lograr el cumplimiento de las condiciones en un escenario financiero estable, al parámetro de la calidad se entenderá como la eficacia en la consecución de los objetivos, de forma eficiente y económica, respetando los principios éticos de la equidad.
Por lo tanto se justifica la necesidad de aplicar un examen especial a los ingresos propios del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Pichincha, para determinar la eficacia con que se logran los objetivos pre-establecidos, la eficiencia y economía con que se utilizan y obtienen los tributos recaudados, y de esta manera poder identificar la incidencia que tienen aquellos resultados de la recaudación en el Gobierno Autónomo del cantón Pichincha. Con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejorarán la gestión en el futuro.
Siendo de mucha importancia para la administración identificar las falencias de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de los procedimientos, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los objetivos institucionales.
Esta investigación es factible y viable, ya que se cuenta con fuentes de información necesaria, disposición del recurso humano, material tecnológico y con la voluntad política para solucionar el problema existente en los ingresos propios del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Pichincha, Provincia de Manabí, por el periodo 2014.
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA DE LA INVESTIGACIÓN
2.1. Fundamentación referencial.
2.1.1. Examen especial.
Es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente acerca de la información cuantitativa de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos (NUDMAN, 2009).
Es el examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejorarán las operaciones de la entidad en el futuro (SUAREZ, 2010).
Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la entidad se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa (CUESTA, 2009).
2.1.2. Control.
La acción controlada del presupuesto se establece al hacer la comparación entre éste y los resultados obtenidos, lo cual conduce a la determinación de las variaciones o las desviaciones ocurridas; si bien, la simple determinación de las diferencias no es una solución, será necesario analizarlas con objeto de tomar las medidas convenientes para corregir, oportunamente las deficiencias existentes, o estimular los tinos resultantes (CARDENAS, 2012).
2.1.3. Control interno.
El control interno es un proceso que integra todas las áreas de la empresa para permitir la efectividad y eficiencia de las operaciones al obtener estados financieros, tomando en cuenta el aspecto legal interno y externo al que la entidad se rige (ESTUPIÑAN, 2013).
2.1.4. Cumplimiento
Se refiere a la acción y efecto de cumplir con determinada cuestión o con alguien. En tanto, por cumplir, se entiende hacer aquello que se prometió o convino con alguien previamente que se haría en un determinado tiempo y forma, es decir, la realización de un deber o de una obligación (http://www.definicionabc.com/general/cumplimiento.php).
2.1.5. Estados financieros.
Son los documentos que muestran, cuantitativamente, ya sea total o parcialmente, el origen y la aplicación de los recursos empleados para realizar un negocio o cumplir determinado objetivo, el resultado obtenido en la empresa, su desarrollo y la situación financiera que guarda el negocio (ESTRELLA, 2012).
2.1.6. La Auditoria Gubernamental.
La Ley Orgánica de la Controlaría General del Estado, determina que la auditoria gubernamental, consiste en un sistema integrado de asesoría, asistencia y prevención de riesgos que incluye el examen y evaluación críticos de las acciones y obras de los administradores de los recursos públicos. La auditoría gubernamental, de ninguna manera puede modificar las resoluciones adoptadas por los dignatarios autoridades, funcionarios, servidores, ex servidores y demás personas vinculadas con la acción de control en el ejercicio de sus atribuciones, funciones, facultades o competencias, en el caso de que estas hubieran definido la situación o puesto termino a los reclamos de los particulares, pero puede examinar la actuación administrativa del servidor/a de conformidad con la ley.
La auditoría gubernamental constituye el examen objetivo, sistemático, independiente, constructivo y selectivo de evidencias, efectuadas a la gestión institucional en el manejo de los recursos públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información, el grado de cumplimiento de los objetivos y metas así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, ecológicos y de tiempo y, si , estos, fueron administrados con eficiencia, efectividad, economía, eficacia y transparencia (UED - UTEQ, 2012).
2.1.7. Objetivo de la Auditoria Gubernamental.
La auditoría gubernamental, se constituye en la actividad independiente y objetiva de aseguramiento, asesoría y consulta, concebida para agregar valor y mejora las operaciones de una entidad. Los propósitos de la auditoria gubernamental son la actitud positiva que deben observar todos quienes la ejecutan, generando cambios en los procedimientos y en las practicas actuales por otros más eficiente y efectivo (UED - UTEQ, 2012).
2.1.7.1 Objetivo General.
Ejerce el control de la utilización de los recursos estatales y la consecución de los objetivos institucionales.
2.1.7.2. Objetivos Específicos.
1. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos y le manejo de los recursos tangibles e intangibles de las operaciones examinadas.
2. Verificar y evaluar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y demás normativa aplicable en la ejecución de las actividades desarrolladas por las entidades del Estado con posterioridad a su ejecución de las actividades desarrolladas por las entidades del Estado con posterioridad a su ejecución, con el fin de mejorar el control interno y contribuir al fortalecimiento institucional.
3. Evaluar la utilización, confiabilidad, seguridad de sistemas de información, de los entes sujetos a control, como una herramienta para la toma de decisiones y para la ejecución de la acción de control (UED - UTEQ, 2012).
2.1.8. Características.
La auditoría gubernamental, se caracteriza por ser:
1. Objetiva: el auditor revisa hechos reales sustentados en evidencias susceptibles de comprobarse, quien debe mantener siempre una actitud imparcial e independiente en el ejercicio de sus actividad.
2. Sistemática: Su realización es planificada y estructurada, de conformidad con las normas profesionales de auditoria y al Código de Ética vigente para la profesión.
3. Profesional: es ejecutada por equipos multidisciplinarios, según la modalidad de auditoria o examen especial, que posee capacidad y experiencia en el área de auditoria gubernamental, quienes elaboran el respectivo informe.
4. Selectiva: su ejecución se basa en pruebas selectivas, técnicamente sustentadas.
5. Imparcial: es ejecutada por profesionales, que actúan con criterio objetivo, valores éticos y no tienen conflictos de intereses respecto a las actividades inherentes al control, ni a las personas objetos ni sujeto de examen.
6. Integral: cubre las actividades relacionadas con la acción de control a una entidad e incluye los resultados de la evaluación de control interno, la legalidad de los actos administrativos, normativos y contractuales.
7. Recurrente: el ejercicio de la auditoria gubernamental se ejecuta en forma periódica (UED - UTEQ, 2012).
2.1.9. Clases de Auditoria.
La Ley Orgánica de la Contraloría General de Estado, clasifica a la auditoria gubernamental de acuerdo al alcance, ejecución, naturaleza y de acuerdo a quien lo realiza, de la siguiente manera:
Examen Especial: verifica, estudia y evalúa aspectos limitados o de una parte de actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su ejecución, aplica las técnicas y procedimientos de auditoria, de la ingeniera o afines, o de las disciplinas específicas, de acuerdo con la materia del examen y formula el correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Financiera: informa con respecto a un periodo determinando, sobre la razonabilidad de las cifras presentes de los estados financieros de una institución o empresa pública, ente contable, programa o proyecto; concluye con la elaboración de un informe profesional de auditoria, con la opinión correspondiente. Además se incluye el examen de cumplimiento de las normas legales, tributarias de evaluación del control interno de la parte auditada.
De Gestión: es la acción de control dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, está de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Además, examina y evalúa los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes.
De Aspectos Ambientales: la Contraloría General de Estado, audita tanto los procedimientos utilizados por la institución del estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos en la elaboración y aprobación de los estudios
como las evaluaciones de impacto ambiental en los términos establecidos en la Ley de Gestión Ambiental y más normativa conexa.
De Obras Publicas o Ingeniería: audita los procesos precontractual, contractual y ejecución en la contratación pública, la eficacia de los sistemas de mantenimiento y los resultados físicos que se obtengan en el programa o proyectos específicos sometidos a examen.
1. “Verificación preliminar es el proceso de recopilación de información y verificación de hechos o denuncias realizadas por el organismo técnico de control, el resultado consta en un informe que contenga la opinión respecto a si amerita o no la ejecución una acción de control”.
2. Visita previa es el procedimiento aplicado mediante el cual se obtiene información general de la entidad en aspectos técnicos, legales, financieros, operativos y logísticos; a fin de disponer de los datos objetivos y veraces para la ejecución de las acciones de control; que permitan determinar su alcance y enfoque en cumplimiento a las políticas emitidas por la unidad responsable de la planificación y evaluación institucional (UED - UTEQ, 2012).
2.1.10. Proceso de la auditoria gubernamental.
El esquema del proceso de la auditoria gubernamental, es:
Descripción del proceso de la auditoria gubernamental
El proceso de la auditoria gubernamental se compone de las siguientes fases:
1. Planificación 2. Ejecución
3. Presentación de informes
2.1.10.1. Planificación de la auditoria Esta fase comprende:
Planificación preliminar: consiste en la obtención o actualización de la información de la entidad mediante la aplicación de las técnicas y prácticas de auditoria, tendientes a identificar las condiciones existentes y así obtener el apoyo y facilidades para la ejecución de las actividades de control.
Planificación específica: define el proceso a seguir en la ejecución de la acción de control, a base de la información obtenida en la planificación preliminar, las matrices de riesgos de auditoria, los programas de trabajo a la medida y el informe de evaluación de control interno (UED - UTEQ, 2012).
2.1.10.2. Ejecución del trabajo.
En esta fase: se aplican los procedimientos establecidos en los programas de auditoria, identifican los hallazgos; elaboran los comentarios con los atributos, condición, criterio, causa y efecto; se define la conclusión y emiten las recomendaciones (UED - UTEQ, 2012).
2.1.10.3. Presentación de informes.
La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en su inciso tercero, establece que se debe mantener comunicación permanente con los servidores de la entidad, organismos o empresas del sector público y otras personas que se relacionen con las actividades examinadas. La comunicación de resultados se aplica durante la ejecución del examen con el propósito de mantener informados a los servidores relacionados con la acción de control, sobre los hechos analizados, a fin de que en forma oportuna se presente los justificativos o se tomen las acciones correctivas pertinentes. Comprende la redacción y revisión final del borrador del informe, previa a la convocatoria de la conferencia final de comunicación de
2.1.10.4. Trámite y Aprobación de informes.
La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado señala que el trámite de los informes de auditoría gubernamental, como regla general no exceden de un año, desde la emisión de la orden de trabajo hasta la aprobación por parte del Controlador General del Estado o su delegado y el envío a las máximas autoridades de las entidades examinadas.
2.1.10.5. Procesos de auditorías específicos.
El Manual General de Auditoria Gubernamental no contempla aspectos específicos aplicables a las entidades del sector público y del derecho privado que disponga de recursos públicos. Forman parte de este documento, las guías metodológicas conforme al alcance y modalidades de la auditoria gubernamental, manteniendo los lineamientos y estructura utilizados en el proceso (UED - UTEQ, 2012).
2.1.11. Funciones y responsabilidades en el área de auditoria.
2.1.11.1. Generalidades.
Sin perjuicio de las funciones establecidas para las unidades operativas y personal que ejerce el control de los recursos públicos, contenidos en los respectivos orgánicos funcionales y demás normas afines, en el presente manual se incluyen las funciones y tareas específicas de auditoria, asignadas al nivel directivo, al de supervisión y al personal operativo, con el propósito de comprometer sus esfuerzos para que las labores de control se realicen ciñéndose a la Ley y normatividad vigente (UED - UTEQ, 2012).
2.1.11.2. Funciones.
Nivel directivo
Las funciones principales de los Directores, Subdirectores y Jefes de Auditoria entre otras son las siguientes:
1. Elaborar la planificación anual de la auditoria de acuerdo con el ámbito asignad, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.
2. Organizar equipos de auditoria para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
3. Programas las auditorías a bases de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, al alcance, el tiempo para su ejecución, numero de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.
4. Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoria especifica.
5. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus obligaciones.
6. Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación especifica previa a la ejecución de trabajo y examen de áreas críticas.
7. Exigir la explicación sistemática del proceso de la auditoria a base de la metodología definida para el efecto, en todos aquellos trabajos cuya naturaleza, objetivo y alcance lo ameriten.
8. Fomentar la aplicación de las políticas y normas de auditoria emitidas por la Contraloría General, como garantía de la calidad del trabajo.
9. Suscribir, cuando corresponda, los informes de auditoría o examen especial, que serán remitidos a la administración de las entidades examinadas.
10. Preparar un informe final con los resultados obtenidos en la ejecución del plan anual de trabajo.
11. Supervisar selectivamente el funcionamiento técnico y administrativo de los equipos de trabajo ubicados en las entidades auditadas, como un criterio para fomentar el control de calidad interno.
12. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y normatividad relacionada con el control de los recursos políticos emitida por la Contraloría General del Estado (UED - UTEQ, 2012).
Del Auditor Supervisor
El supervisor de auditoria cumple una importante función de coordinación permanente, entre los equipos de auditoria que supervisa y la respectiva dirección o jefatura. Sus funciones principales son:
1. Preparar y aplicar los programas de supervisión, en las principales etapas del proceso de la auditoria.
2. Desarrollar conjuntamente con el jefe de equipo de auditoria, las funciones de responsabilidad compartida, especialmente las relacionadas con la planificación preliminar o especifica.
3. Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de ejercer una supervisión adecuada de las labores del equipo.
4. Supervisar periódicamente las actividades del equipo de auditoria, de acuerdo con la fase del proceso de la auditoria que se esté realizando, para orientar los procedimientos, evaluar el avance de trabajo, resolver las consultas realizadas,
revisar los productos intermedios y finales del trabajo, informar a la jefatura sobre los asuntos importantes del examen, así como los de carácter administrativo.
5. Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada trabajo supervisado, utilizando para ello el formulario diseñado para el efecto.
6. Estudiar y decidir sobre las condiciones que se presentan en la ejecución del examen, como la falta de información o su desactualización, la ampliación o reducción de los procedimientos de auditoria y su alcance, asuntos delicados para discutir con la administración y en casos muy relevantes someterlo a consideración del jefe de la unidad operativa.
7. Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administración, en las cuales se presentan los resultados parciales finales del examen o se discutan otros asuntos importantes relacionados con la auditoria.
8. Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos relacionados con el examen y los hechos que no han podido ser solucionados.
9. Revisar el borrador de informe de auditoría, antes y después de la comunicación de los resultados a los funcionarios de la entidad auditada.
10. Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de supervisión.
11. Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final, memorando de antecedentes, síntesis y el expediente de papeles de trabajo de cada examen.
12. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias y la normatividad emitida por el Organismo Técnico Superior de Control y nivel jerárquico superior (UED - UTEQ, 2012).
Del Auditor Jefe de Equipo
El jefe de equipo de auditoria, es el profesional responsable de administrar y dirigir a los miembros del grupo, además para cumplir con los criterios y estándares establecidos por el nivel directivo para la ejecución del trabajo. Las principales funciones del jefe de equipo de auditoria se detallan a continuación:
1. Ejecutar de manera conjunta con el supervisor las funciones de responsabilidad compartida.
2. Elaborar conjuntamente con el supervisor la planificación preliminar y definitiva.
3. Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciación de la auditoria o examen especial.
4. Dirigir el equipo de auditoria de acuerdo con los criterios establecidos por el nivel directivo, tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance indicado en la orden de trabajo, la planificación y la programación específica, las muestras seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros.
5. Incentivar la participación activa de los miembros del equipo para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria.
6. Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma oportuna todas las comunicaciones inherentes a su trabajo y más documentos que le asignen las formas e instrucciones relativas al proceso de auditoría.
7. Organizar con forme a lo establecido, el índice y contenido de los papeles de trabajo para documentar los procedimientos de auditoria aplicados y los resultados obtenidos, tomando en cuenta que constituyen la fuente primaria de información para estructurar y redactar el informe de auditoría.
8. Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditoria y revisar la aplicación de los programas específicos para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria.
9. Comunicar, en forma oportuna de manera verbal y por escrito, a la administración de la entidad auditada de los resultados obtenidos en la evaluación del control interno, previa revisión y aprobación del respectivo informe por parte del supervisor.
10. Asegurar, mediante la revisión oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo, que todos los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y competente y que dichos resultados hayan sido comentados previamente con los funcionarios responsables.
11. Preparar, en coordinación con el supervisor, la estructura del borrador del informe de la auditoria.
12. Redactar el borrador de informe y memorando de antecedentes, de conformidad con la estructura establecida y de común acuerdo con el supervisor.
13. Preparar y tramitar la convocatoria a la administración de la entidad para la reunión en que se presentaran los resultados finales de examen, exponer los resultados, documentar la reunión efectuada y registrar las fuentes adicionales de datos a que se haga referencia en dicha reunión.
14. Entregar al supervisor o a quien corresponda el borrador del informe, memorando de antecedentes y expedientes de papeles de trabajo para el trámite de revisión de aprobación correspondiente, tomando en cuenta las opiniones y la documentación adicional obtenida en la presentación de los resultados (UED - UTEQ, 2012).
De los Auditores
Los auditores integrantes de los equipos de auditoria, trabajan bajo la supervisión directa del jefe de equipo y sus principales funciones son las siguientes:
1. Aplicar los programas de auditoria preparados para el desarrollo del trabajo, conforme a las instrucciones del jefe de equipo.
2. Documentar la aplicación de los procedimientos de auditoria utilizando la estructura y orden definido para los papeles de trabajo.
3. Cumplir con los criterios de ejecución establecidos para su trabajo, así como, los estándares profesionales (normas de auditoria) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al auditor jefe de equipo de auditoria.
4. Mantener ordenado y completos los papeles de trabajo.
5. Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en las actividades de auditoría realizada.
6. Colaborar continuamente para fomentar el logro de los objetivos incluidos en la planificación específica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la auditoria y de la contraloría.
7. Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los hallazgos de auditoria, desarrollar sus principales atributos y analizarlos con el jefe de equipo de la auditoria.
8. Redactar en las correspondientes cedulas o papel de trabajo, los resultados del examen, (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada componente o rubro desarrollado, guiándose con la estructura preestablecida para el informe final.
9. Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para la integración completa de los resultados y sus correspondientes archivos.
10. Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditoria, así como observar el Código de Ética Profesional.
2.1.12. Los valores de la administración pública.
Así, pues, la primera labor a realizar será definir explicativamente cuales son los valores que deben guiar la conducta de los servidores públicos; o sea, los principios que guían el juicio sobre lo q es bueno y correcto en la actuación profesional. Y aquí se manifiesta un primer dilema: ¿es necesario definirlos para todos los empleados de la entidad o cada unidad administrativa debería fijar unos criterios comunes y explicar una preocupación por la necesaria coordinación de todas las unidades en entorno a principios generales? Este ha sido el criterio de la Comisión Nolan del Reino Unido, que en 1995, bajo el supuesto de que toda administración moderna debe guiarse por un cuerpo de principios que rija la relación entre funcionarios públicos y los particulares, presento los siguientes principios:
1. Neutralidad 2. Integridad
3. Objetividad
4. Rendición de cuentas
5. Sinceridad
6. Honestidad
7. Liderazgo
Estos principios se recogen en el Código de Ética y en el presente anexo, La Ley de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado de España, establece como valores de actuación de la Administración Publica, los siguientes:
1. La eficacia 2. La jerarquía
4. La desconcentración
5. La coordinación
6. La simplicidad y proximidad a los ciudadanos
7. La programación de los procedimientos, el desarrollo de objetivos y el control
8. La responsabilidad por la gestión
9. La racionalización y la agilidad
10. La objetividad y la transparencia
11. La cooperación y coordinación entre todas las Administraciones públicas
12. El servicio efectivo
13. La ética
2.1.13. Planificación de la auditoria.
De conformidad con la normativa de auditoria vigente, el proceso de la auditoria comprende las fases de: planificación, ejecución del trabajo y comunicación de resultados.
La planificación de la auditoria comprende el desarrollo de una estrategia global para su administración, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria que deben aplicarse.
El planeamiento también permitirá que el equipo de auditoria que deben aplicarse. El planeamiento también permitirá que el equipo de auditoria pueda hacer uso apropiado de potencial humano disponible.
El proceso de la planificación permite a auditor identificar las áreas más importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de la evidencia necesaria para examinar los distintos componentes de la entidad auditada. El auditor planifica para determinar de manera efectiva y eficiente la forma de obtener los datos necesarios e informar acerca de la gestión de la entidad, la naturaleza y alcance de la planificación puede variar según el tamaño de la entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y el nivel organizacional.
Como una guía para la realización del referido proceso, se ha establecido los siguientes porcentajes estimados de tiempo, con relación al número de días/hombre programados:
planificación 30%, ejecución 50% y comunicación de resultados 20%, porcentajes que pueden variar en función de las características y particularidades del examen de que se trate y conocimiento acumulado de la entidad a auditarse.
La planificación es la primer fase del proceso de la auditoria y de su concepción dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificación será cuidadosa y creativa, positiva, e imaginativa, considerara alternativas y seleccionara los métodos más apropiados para realizar las tareas, por tanto esta actividad recaerá en los miembros más experimentados del grupo (UED - UTEQ, 2012).
2.1.13.1. Objetivo.
El objetivo principal de la planificación, consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoria que correspondan aplicar, como y cuando se ejecutaran, para
Generalmente, la planificación es vista como una secuencia de pasos que conducen a la ejecución de procedimientos sustantivos de auditoria; sin embargo, este proceso debe proseguir en forma continua durante el curso de la auditoria.
2.1.13.2. Fase de la Planificación.
Orden de Trabajo y Carta de Presentación. Para iniciar una auditoria o examen especial que conste en la planificación general o definida a base de una solicitud calificada como imprevista, el jefe de la unidad operativa emitirá la “orden de trabajo” autorizando su ejecución, la cual contendrá:
Objetivo general de la auditoria. b. alcance de la auditoria. c. nómina del personal que inicialmente integra el equipo. d. tiempo estimado para la ejecución. e. instrucciones específicas para la ejecución (Determinara si se elaboran la planificación preliminar y especifica o una sola que incluya las dos fases.) La instalación del equipo en la entidad, determina de manera oficial el inicio de la auditoria o examen especial, la cual comenzara con la planificación preliminar.
Para la planificación preliminar, es preferible que el equipo este integrado por el supervisor y el jefe de equipo. Posteriormente, dependiendo de la complejidad de las operaciones y del objetivo de la auditoria, se designaran los profesionales requeridos para la planificación específica y la ejecución del trabajo.
El Director de la unidad de auditoria proporcionara al equipo de auditores, la carta de presentación, mediante la cual se iniciara el proceso de comunicación con la administración de la entidad, la que contendrá la nómina de los miembros que inicialmente integran el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algún dato adicional que considere pertinente.
El auditor planeara sus tareas de manera tal que asegure la realización de una auditoria de alta calidad y que esta sea obtenida con, eficiencia, eficacia y oportunidad.
La planificación de cada auditoria se divide en dos fases o momentos distintos, denominados
forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e información obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinación de los procedimientos específicos a aplicarse por cada uno de los componentes y la forma en que se desarrollara el trabajo en las siguientes fases.
Las etapas mencionadas, suponen la realización de un trabajo de auditoria recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones en ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el análisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el último examen.
En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado y por lo tanto, la etapa de planificación demandara un esfuerzo de auditoria adicional. Cuando se trate de exámenes a entidades o actividades relativamente pequeñas, donde no amerite presentar por separado la planificación preliminar y la específica, el Director o Jefe de la unidad de auditoria al emitir la orden de trabajo instruirá a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificación sea único (UED - UTEQ, 2012).
2.1.13.3. Planificación Preliminar.
La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la información general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y adjetivas, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoria, cumpliendo los estándares definidos para el efecto. La planificación familiar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden de trabajo, se elabora una guía para la visita previa para obtener información sobre la entidad a ser examinada, continua con la aplicación de un programa general de auditoria y culmina con la emisión de un reporte para conocimiento de la Dirección o Jefatura de la unidad de auditoria, en el que se validan los estándares definidos en la orden de trabajo y se determinan los componentes a ser evaluados en las siguientes fases de la auditoria (UED - UTEQ, 2012).
En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoria. Se fundamenta en la información obtenida inicialmente durante la planificación preliminar. La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control interno, para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos de la auditoria y seleccionar los procedimientos de auditoria a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos. Estos aspectos se analizan con mayor detalle en los manuales especializados de auditoria, emitidos para el efecto por la Contraloría General del Estado (UED - UTEQ, 2012).
2.1.14. Control Interno y Evaluación.
El artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece que “El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos de control interno: el entorno de control; la organización; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de las formas jurídicas y técnicas, y, la corrección oportuna de las deficiencias de control”. Esta definición es concordante con la expuesta por el Comité de organizaciones participantes (COSO) que dice:
“El control interno es un proceso efectuado por la alta dirección y el resto de personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones, Fiabilidad de la información financiera, Cumplimiento de las leyes y normas aplicables. Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
1. El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la consecución de un fin, no es un fin en sí mismo.
2. El control interno lo llevan a cabo personas. No se trata solamente de manuales de políticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la organización.
3. El control interno solo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la alta dirección de la entidad.
4. El control interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las diferentes categorías que, al mismo tiempo, se solapan (UED - UTEQ, 2012).
2.1.14.1. Elemento de control interno.
Constituyen elementos del control interno, los siguientes:
El entorno de control, - La organización, - Idoneidad del personal, - El cumplimiento de los objetivos institucionales, - Los afrontarlos, - El sistema de información, - El cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas, y, - La corrección oportuna de las deficiencias de control.
El SAS 78 determina que el control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí, estos se derivan del estilo de la alta dirección y están integrados en el proceso de gestión y son afectados por el tamaño de la entidad: -Ambiente de control, - Evaluación de los riesgos, - Actividades de control, - Información y comunicación, y, - Monitoreo o Supervisión (UED - UTEQ, 2012).
2.1.14.2. Normas de control interno.
Con el propósito de que los funcionarios responsables de la administración de las entidades tengan la posibilidad de diseñar los controles internos observando principios y fundamentos, asegurando la correcta utilización de los fondos públicos, la provisión continua de información financiera y la evaluación de las actividades, la Contraloría General del Estado
al momento de la aplicación del control interno, puede ser previo, concurrente y posterior a la ejecución de las operaciones y/o actividades, conforme lo establece la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (UED - UTEQ, 2012).
2.1.14.3. Controles básicos.
El objetivo de implantar un control interno, no es únicamente el mantenimiento de un método adecuado para procesar la información, sino también salvaguardar a la organización de posibles pérdidas, debido a fraude o error. Los controles básicos aplicables a todo procedimiento, actividad, función, operación se refiere fundamentalmente a:
a. Procedimientos de Autorización
Constituyen las medidas principales para asegurar que únicamente aquellas transacciones legítimas y apropiadas sean procesadas y que se rechace cualquier otra.
b. Procedimientos de Registro
Todos los movimientos derivados de las operaciones que ejecute una entidad pública deberán ser registrados en los libros para una adecuada clasificación y exposición conforme a la naturaleza de las operaciones y/o actividades. Así mismo se mantendrán riesgos para las demás operaciones de carácter sustantivo.
c. Procedimiento de Custodia
Deben estar orientados a conseguir una custodia adecuada sobre el acceso y uso de activos y de registros, así como la seguridad de las instalaciones y la autorización para el acceso a programas de computación y a los archivos de información, entre otros.
d. Procedimientos de Revisión
Se refiere a la revisión independiente sobre la ejecutoria y la evaluación apropiada de las operaciones y/o actividades registradas (UED - UTEQ, 2012).
2.1.15. Evaluación del Control Interno.
2.1.15.1. Base normativa.
Según la normativa vigente, al auditor, gubernamental obtendrá la comprensión suficiente de la base legal, planes y organizaciones, así como de los sistemas de trabajo e información manuales y sistemas computarizados existentes, establecerá el grado de confiabilidad del control interno del ente o áreas sujeta a examen a fin de: planificar la auditoria, determinar la naturaleza, oportunidad, alcance y selectividad de la aplicación de los procedimientos sustantivos y preparar el informe con los resultados de dicha evaluación para conocimiento de la administración del ente auditado (UED - UTEQ, 2012).
2.1.15.2. Seguimiento de recomendaciones.
El auditor como parte de la evaluación del control interno efectuara el seguimiento de las recomendaciones, para evitar el grado de cumplimiento de las medidas correctivas propuestas. Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las recomendaciones, se iniciaran en las unidades operativas al planificar un nuevo examen; al revisar el informe del examen anterior se analizara las recomendaciones para tabularlas en un papel de trabajo. Los procedimientos a realizarse en el campo serán: la verificación del cumplimiento del cronograma de implantación de las recomendaciones, las entrevistas con la máxima autoridad y con los funcionarios responsables del cumplimiento de las recomendaciones, para exponer el objeto y verificar el alcance del cumplimiento (UED - UTEQ, 2012).
2.1.15.3. Métodos de documentación para evaluar los controles internos.
Al evaluar el control interno, los auditores gubernamentales lo podrán hacer a través de cuestionarios, descripciones narrativas y diagramas de flujo, según las circunstancias, o bien aplicar una combinación de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar esta labor. La naturaleza de la documentación a utilizar es totalmente independiente del proceso general de auditoria, y va a depender solo de la forma en que se presente la información a
cuestionarios especiales puede ayudar de manera más efectiva que el análisis a través de alguna otra fuente de documentación.
Al analizar la documentación de sistemas, se debe verificar si existen manuales en la organización que puedan llegar a suplir la descripción de los sistemas realizados por el auditor. Dependerá de cada una de las situaciones que se presenta al elegir uno u otro método de documentación y, especialmente identificar aquellas oportunidades en donde, utilizando el material que facilite el ente, se pueda llegar a obtener la documentación necesaria para evidenciar la evaluación del sistema de información, contabilidad y control. A continuación se enuncian los métodos generales:
a) Método de cuestionarios de controles internos o especiales
Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de las Normas de Control Interno y demás normativa emitida por la Contraloría General del Estado.
b) Método de descripciones narrativas
El método de descripciones narrativas o cuestionario descriptivo, se compone de una serie de preguntas que a diferencia del método anterior, las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad.
c) Método de diagrama de flujo
El flujograma es la presentación grafica secuencial del conjunto de operaciones relativas a una actividad o sistema determinado, su conformación se la realiza a través de símbolos convencionales. Los métodos de evaluación de control interno que se ha venido aplicando son tratados en forma detallada en los respectivos manuales especializados, sin embargo por su aplicabilidad se expone la evaluación del control interno mediante los atributos funcionales de referencia (AFR’s) (UED - UTEQ, 2012).
2.1.16.1. Las técnicas de entrevista para auditores.
La entrevista constituye el vehículo para ganar acceso a datos más confiables. La entrevista es el corazón del proceso de investigación, que maneja las destrezas y las técnicas de buscar, que decir y como decirlo desde el principio hasta el final del proceso; para lo cual el auditor debe determinar si las condiciones son aptas para fomentar discusiones constructivas y productivas, de lo contrario debe medir las opciones y determinar si los objetivos que persigue la entrevista se pueden cumplir o si tiene que hacer otros arreglos y buscar el momento propicio para realizar proceso. Al comenzar la entrevista, el auditor debe usar la información que obtuvo durante la investigación preliminar lo cual le permitirá abrir la conversación y facilitar la realización de la entrevista, pata lo cual el auditor deberá:
1. Dar a la entrevistada información sobre el origen de la auditoria y las razones que dieron lugar la entrevista.
2. Discutir el propósito y los objetivos de la entrevista.
3. Preguntar al entrevistado si tiene alguna pregunta o preocupación.
4. Informar el tiempo que espera que dure la entrevista.
Las preguntas que hace el auditor están orientadas a los objetivos y el propósito de la entrevista. El estilo de la misma está basado en cómo obtener la mayor información sin intimidar al entrevistado. El auditor debe conducir la apertura y cierre de la entrevista de manera que demuestre el entrevistado que se le agradece por su tiempo y la información proporcionada y dar una idea general de lo próximo que ocurrirá en el proceso de la auditoria para mantener siempre la comunicación abierta para otras preguntas en el futuro.
Los ingredientes más importantes que se debe tomar en cuenta para que una entrevista resulte eficiente y efectiva son:
1. Técnica de formulación de preguntas
Preguntas abiertas. Preguntas cerradas. Preguntas dirigidas 2. Destreza de escuchar
Escuchar para oír. Escuchar para entender 3. Paráfrasis
Palabra por palabra. Sustancias. Inferencia 4. Destrezas de explorar
Seguimiento al contenido. Respondiendo para afectar 5. Tomando notas
Narrativa. Grafica
6. Comunicación verbal
Contacto de ojos. Postura. Comportamiento que distrae (UED - UTEQ, 2012).