Funciones

Nivel directivo

Las funciones principales de los Directores, Subdirectores y Jefes de Auditoria entre otras son las siguientes:

1. Elaborar la planificación anual de la auditoria de acuerdo con el ámbito asignad, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.

2. Organizar equipos de auditoria para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.

3. Programas las auditorías a bases de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, al alcance, el tiempo para su ejecución, numero de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.

4. Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoria especifica.

5. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus obligaciones.

6. Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación especifica previa a la ejecución de trabajo y examen de áreas críticas.

7. Exigir la explicación sistemática del proceso de la auditoria a base de la metodología definida para el efecto, en todos aquellos trabajos cuya naturaleza, objetivo y alcance lo ameriten.

8. Fomentar la aplicación de las políticas y normas de auditoria emitidas por la Contraloría General, como garantía de la calidad del trabajo.

9. Suscribir, cuando corresponda, los informes de auditoría o examen especial, que serán remitidos a la administración de las entidades examinadas.

10. Preparar un informe final con los resultados obtenidos en la ejecución del plan anual de trabajo.

11. Supervisar selectivamente el funcionamiento técnico y administrativo de los equipos de trabajo ubicados en las entidades auditadas, como un criterio para fomentar el control de calidad interno.

12. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y normatividad relacionada con el control de los recursos políticos emitida por la Contraloría General del Estado (UED - UTEQ, 2012).

Del Auditor Supervisor

El supervisor de auditoria cumple una importante función de coordinación permanente, entre los equipos de auditoria que supervisa y la respectiva dirección o jefatura. Sus funciones principales son:

1. Preparar y aplicar los programas de supervisión, en las principales etapas del proceso de la auditoria.

2. Desarrollar conjuntamente con el jefe de equipo de auditoria, las funciones de responsabilidad compartida, especialmente las relacionadas con la planificación preliminar o especifica.

3. Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de ejercer una supervisión adecuada de las labores del equipo.

4. Supervisar periódicamente las actividades del equipo de auditoria, de acuerdo con la fase del proceso de la auditoria que se esté realizando, para orientar los procedimientos, evaluar el avance de trabajo, resolver las consultas realizadas,

revisar los productos intermedios y finales del trabajo, informar a la jefatura sobre los asuntos importantes del examen, así como los de carácter administrativo.

5. Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada trabajo supervisado, utilizando para ello el formulario diseñado para el efecto.

6. Estudiar y decidir sobre las condiciones que se presentan en la ejecución del examen, como la falta de información o su desactualización, la ampliación o reducción de los procedimientos de auditoria y su alcance, asuntos delicados para discutir con la administración y en casos muy relevantes someterlo a consideración del jefe de la unidad operativa.

7. Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administración, en las cuales se presentan los resultados parciales finales del examen o se discutan otros asuntos importantes relacionados con la auditoria.

8. Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos relacionados con el examen y los hechos que no han podido ser solucionados.

9. Revisar el borrador de informe de auditoría, antes y después de la comunicación de los resultados a los funcionarios de la entidad auditada.

10. Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de supervisión.

11. Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final, memorando de antecedentes, síntesis y el expediente de papeles de trabajo de cada examen.

12. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias y la normatividad emitida por el Organismo Técnico Superior de Control y nivel jerárquico superior (UED - UTEQ, 2012).

Del Auditor Jefe de Equipo

El jefe de equipo de auditoria, es el profesional responsable de administrar y dirigir a los miembros del grupo, además para cumplir con los criterios y estándares establecidos por el nivel directivo para la ejecución del trabajo. Las principales funciones del jefe de equipo de auditoria se detallan a continuación:

1. Ejecutar de manera conjunta con el supervisor las funciones de responsabilidad compartida.

2. Elaborar conjuntamente con el supervisor la planificación preliminar y definitiva.

3. Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciación de la auditoria o examen especial.

4. Dirigir el equipo de auditoria de acuerdo con los criterios establecidos por el nivel directivo, tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance indicado en la orden de trabajo, la planificación y la programación específica, las muestras seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros.

5. Incentivar la participación activa de los miembros del equipo para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria.

6. Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma oportuna todas las comunicaciones inherentes a su trabajo y más documentos que le asignen las formas e instrucciones relativas al proceso de auditoría.

7. Organizar con forme a lo establecido, el índice y contenido de los papeles de trabajo para documentar los procedimientos de auditoria aplicados y los resultados obtenidos, tomando en cuenta que constituyen la fuente primaria de información para estructurar y redactar el informe de auditoría.

8. Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditoria y revisar la aplicación de los programas específicos para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria.

9. Comunicar, en forma oportuna de manera verbal y por escrito, a la administración de la entidad auditada de los resultados obtenidos en la evaluación del control interno, previa revisión y aprobación del respectivo informe por parte del supervisor.

10. Asegurar, mediante la revisión oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo, que todos los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y competente y que dichos resultados hayan sido comentados previamente con los funcionarios responsables.

11. Preparar, en coordinación con el supervisor, la estructura del borrador del informe de la auditoria.

12. Redactar el borrador de informe y memorando de antecedentes, de conformidad con la estructura establecida y de común acuerdo con el supervisor.

13. Preparar y tramitar la convocatoria a la administración de la entidad para la reunión en que se presentaran los resultados finales de examen, exponer los resultados, documentar la reunión efectuada y registrar las fuentes adicionales de datos a que se haga referencia en dicha reunión.

14. Entregar al supervisor o a quien corresponda el borrador del informe, memorando de antecedentes y expedientes de papeles de trabajo para el trámite de revisión de aprobación correspondiente, tomando en cuenta las opiniones y la documentación adicional obtenida en la presentación de los resultados (UED - UTEQ, 2012).

De los Auditores

Los auditores integrantes de los equipos de auditoria, trabajan bajo la supervisión directa del jefe de equipo y sus principales funciones son las siguientes:

1. Aplicar los programas de auditoria preparados para el desarrollo del trabajo, conforme a las instrucciones del jefe de equipo.

2. Documentar la aplicación de los procedimientos de auditoria utilizando la estructura y orden definido para los papeles de trabajo.

3. Cumplir con los criterios de ejecución establecidos para su trabajo, así como, los estándares profesionales (normas de auditoria) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al auditor jefe de equipo de auditoria.

4. Mantener ordenado y completos los papeles de trabajo.

5. Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en las actividades de auditoría realizada.

6. Colaborar continuamente para fomentar el logro de los objetivos incluidos en la planificación específica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la auditoria y de la contraloría.

7. Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los hallazgos de auditoria, desarrollar sus principales atributos y analizarlos con el jefe de equipo de la auditoria.

8. Redactar en las correspondientes cedulas o papel de trabajo, los resultados del examen, (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada componente o rubro desarrollado, guiándose con la estructura preestablecida para el informe final.

9. Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para la integración completa de los resultados y sus correspondientes archivos.

10. Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditoria, así como observar el Código de Ética Profesional.