TÍTULO: PLAN DE COMUNICACIÓN PARA MEJORAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN Y LAS RELACIONES INTERPERSONALES CON EL CLIENTE INTERNO EN LA EMPRESA ESSI S.A.S PARA EL AÑO 2021. PLAN DE COMUNICACIÓN PARA MEJORAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN EN LA INFORMACIÓN INTERNA Y EL CLIENTE INTERNO.
PLAN DE COMUNICACIÓN PARA MEJORAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN
- SITUACIÓN PROBLEMA
- PREGUNTA PROBLEMA
- JUSTIFICACIÓN
- OBJETIVO GENERAL
- Objetivos Específicos
- CONTEXTUALIZACIÓN
Estos resultados apoyan las señales antes mencionadas sobre errores en la comunicación interna en la empresa ESSI. Cómo la implementación del plan de comunicación mejorará el flujo de información y las relaciones interpersonales entre los funcionarios de la empresa ESSI S.A.S en el 2021. Actualmente la empresa cuenta con dos softwares que gestionan la gestión de la comunicación interna en la empresa: SAP (Sistemas, Aplicaciones, Productos en procesamiento de datos) y CRM (Customer Relationship Management).
MARCO TEÓRICO
REFERENTES INVESTIGATIVOS
- Referentes Internacionales
- Referentes Nacionales
- Referentes Locales
Algunos de los principales temas de análisis fueron: plan de comunicación interna, elementos, barreras, tipos de comunicación, clima laboral, gestión de recursos humanos y motivación. Algunos de los principales temas que se presentaron en este trabajo fueron el concepto de gestión de proyectos, las herramientas de comunicación y la matriz de comunicación. Además, se tendrán en cuenta las herramientas de comunicación Web 2.0, ya que este proyecto pretende desarrollar un sistema de comunicación interna en la empresa.
Como resultado se creó un plan de mejora de procesos en comunicación interna, se encontró que la institución tiene debilidades en el área estratégica de comunicación, con el número 75/100, la mayor parte de la comunicación externa de la empresa se dedica a los esfuerzos de la administración y el proceso de comunicación interna se evaluó en un 69%. Otro trabajo titulado “ANÁLISIS COMPARATIVO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS TIC EN LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES EXTERNAS EN DOS MEDIANAS EMPRESAS DEL SUBSECTOR CALZADO EN BUCARAMANGA. EL ESTUDIO DE CASO DE SIUK Y PATRICIA ZAPATOS”, realizado en 2017 por Stefany Katherine Peñaloza Lugo para obtener el título de comunicadora-periodista social de la Universidad Pontifica Bolivariana-Seccional Bucaramanga, analiza la implementación de herramientas TIC en la gestión de la comunicación externa. en medianas empresas del sector del calzado.
Asimismo, las principales estrategias de comunicación externa de las empresas son: redes sociales, sitio web, correo electrónico, blog. En el marco del cual se destaca el concepto de comunicación interna y las funciones esenciales dentro de la organización basadas en la comunicación.
MARCO DE REFERENCIA
MARCO CONCEPTUAL
- La comunicación
- Comunicación empresarial
- Comunicación interna
- Influencia de la comunicación en las organizaciones
- Medición de la comunicación en las organizaciones
- Herramientas de comunicación
- Estrategias de comunicación interna
- Factores para promover la comunicación
- Tipos de herramientas
- Estructura de la herramienta
- Plan de Comunicación Interno
- Partes involucradas en la comunicación
- Concepto de flujo de información
- Concepto de relaciones interpersonales
- Función del plan de comunicación
- Evaluación de los planes de acción
- Importancia de la evaluación
- Métodos para la evaluación del plan de comunicación
- Indicadores de gestión
La gestión de la comunicación requiere técnica y profesionalismo porque está constantemente expuesta a riesgos. Algunas de las barreras a la comunicación interna son: físicas, fisiológicas, psicológicas, sociológicas, culturales, administrativas y lingüísticas. La influencia de la comunicación en las organizaciones es de gran importancia porque es el vehículo para tener las opiniones y percepciones de todos los miembros de la empresa.
Una estrategia de comunicación proporciona a los miembros de la organización el desarrollo de un proceso de comunicación eficaz y que cumpla con los objetivos de la empresa. La comunicación ascendente comienza desde el nivel jerárquico más bajo de la empresa hasta el más alto. El plan de comunicación integra un conjunto de actividades con diferentes elementos que permiten consolidar oportunidades de mejora dentro de la comunicación interna de una empresa, con el fin de mejorar sus condiciones laborales, la toma de decisiones y el flujo de información en una empresa.
El impacto de la revolución industrial impulsada por la información ha afectado a muchos escenarios. Las empresas muchas veces no cuentan con un plan de comunicación formal, lo que complica el desarrollo de la comunicación interna en la empresa, provoca problemas en el flujo de información y afecta las relaciones mutuas en la organización.
DISEÑO METODOLÓGICO
TIPO DE ESTUDIO
- Hipótesis
- Universo, población y muestra
- Técnicas de recolección de información
- Triangulación de la información
- Código ético del Investigador
Para este trabajo se realizarán entrevistas a funcionarios de posiciones estratégicas y tácticas para diagnosticar el estado de la comunicación interna en cada área de la empresa. El instrumento será un cuestionario físico compuesto por 17 preguntas abiertas y cerradas, cuyo alcance es identificar la situación de la comunicación interna en las áreas de la empresa. Se utilizará documentación de la empresa para sustentar el diagnóstico de comunicación interna, la creación del plan de comunicación y el registro del método de evaluación de las matrices de comunicación.
Este tipo de entrevista se utilizará en el trabajo para recoger información muy útil para la evaluación de matrices de comunicación, analizando cuantitativamente el estado de la comunicación interna en cada área. El instrumento será un cuestionario físico compuesto por 7 preguntas abiertas, con el objetivo de desarrollar la matriz de comunicación en cada área de la empresa. El instrumento será un cuestionario digital compuesto por 13 preguntas que permitirá evaluar la efectividad de la herramienta comunicativa y del plan, midiendo dos dimensiones: comunicación y relaciones interpersonales.
Actuar con honestidad y responsabilidad, informar los resultados de la investigación y citar fuentes bibliográficas adecuadamente. Desarrollar investigaciones que contribuyan al pensamiento crítico y al bienestar del personal de la organización mediante el buen uso de los recursos disponibles.
DISEÑO DEL PROYECTO
- Cronograma
- Presupuesto
Mantener la confiabilidad de la información recopilada durante la investigación sobre las personas e instituciones participantes en el proyecto. El presupuesto muestra las partidas económicas que se pretenden incurrir durante el desarrollo del proyecto junto con su concepto, valor unitario y valor total.
RESULTADOS
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
Comercial, Ingeniería, Procesos, Soporte Técnico y Repuestos, Supply Chain, Contable y Financiero, Calidad, HSEQ y Control Interno y BPO Energía, teniendo en cuenta el formato interno de la empresa y logrando consolidar el proceso de comunicación que se lleva a cabo entre las áreas de la empresa, a partir de caracterizaciones de procesos y entrevistas no estructuradas a responsables de área, para recopilar y filtrar información básica al interior de los departamentos. Las matrices fueron compartidas con cada gerente y director de área para que sean los responsables de difundirlas dentro de su área. A partir del diagnóstico de la comunicación interna y las matrices comunicacionales se elaboró el plan de comunicación interna para la empresa ESSI S.A.S, el cual tuvo como objetivo intervenir en la comunicación interna del 60% de los colaboradores a través del flujo de estrategias de información, información y relaciones interpersonales.
Conocer los canales de comunicación, Documentación de los canales de comunicación, Ejecución de las matrices de comunicación, ¡Cuídate y a todos!, Instrucciones al correo electrónico, ¡Área de la semana!, Me comprometo…,. Y Creando para el Talento Humano Essi-Fanpage, sin embargo, debido a que la capacitación en comunicación interna fue pospuesta para el segundo semestre de 2021 por decisión interna de la organización, las demás tácticas se pudieron aplicar satisfactoriamente. Finalmente, se evaluó el proyecto para verificar la mejora continua de las acciones y herramientas a través de indicadores de gestión, encuestas y el método de evaluación de las matrices de comunicación, encontrando que se cumplieron el 91% de los objetivos.
Se realizó una encuesta para comparar los resultados obtenidos en el 2020 con el 2021, la muestra fue de 112 trabajadores pertenecientes al área BPO, se determinó que la comunicación interna mejoró gracias a que el 50.9% expresa que los mensajes son muy claros respecto al año pasado, solo el 25.9 % expresó esto, así mismo disminuyó el porcentaje de personas poco claras y ambiguas. Por otro lado, se identificó que luego del establecimiento de los canales de comunicación formales de la empresa, los trabajadores los reconocen, WhatsApp y el correo electrónico son los más destacables, los canales informales como el pasillo y el teléfono redujeron su porcentaje respecto al 2020 a 4.5% y 49,1 por ciento
MATRIZ FINAL DEL PROCESO INVESTIGATIVO
- Estado de la Comunicación Interna de ESSI S.A.S
- Matriz de Comunicación por áreas de la compañía
- Plan de Comunicación Interno de acuerdo con la estrategia planteada 76
En el diagnóstico se deben establecer fallas y barreras en el ámbito de la comunicación interna. A su vez, la organización debe conservar información documentada como evidencia de la comunicación y garantizar que sus procesos de comunicación permitan a las personas hacerlo. Sin embargo, es evidente la necesidad de definir la matriz de comunicación de cada una de las áreas de la empresa, para que sea más segura.
En cuanto a las entrevistas estructuradas, se diseñó un instrumento que contiene 17 preguntas orientadas a diagnosticar la comunicación interna en cada uno de los ámbitos de la empresa. Se pretende realizar una evaluación inicial antes de la implementación de las matrices y después de su implementación junto con el plan de comunicación para realizar el comparativo en cuestión. Conocer los canales de comunicación: La campaña consiste en difundir los medios de comunicación oficiales de la empresa a través de los grupos de WhatsApp, la revista, el correo electrónico y la fan page.
Documentación de canales de comunicación: Se busca documentar los canales de comunicación de la empresa con su definición en el procedimiento de participación, comunicación, consulta y sensibilización, con el apoyo del área de calidad y HSEQ. Por razones de confidencialidad empresarial, este documento no se puede compartir. Por lo tanto, se incluye evidencia fotográfica. Capacitación en comunicación: El objetivo es incluir en la matriz de capacitación y capacitación de la empresa una capacitación en comunicación interna para sus empleados, con el apoyo de una entidad externa, brindando a los funcionarios conocimientos esenciales de la comunicación asertiva en la empresa.
Para los funcionarios ubicados fuera de la fábrica de ESSI, la actividad se realizará a través de formularios de Google.
CONCLUSIONES
Se desarrolló el plan de comunicación interna, logrando el objetivo general de intervenir en el 60% de las comunicaciones de los empleados, mejorando el flujo de información y las relaciones interpersonales. La comunicación interna tiene una influencia positiva en las organizaciones. Por eso, es muy importante crear herramientas efectivas que aporten beneficios a las empresas, como el alineamiento organizacional. Se recomienda que la empresa ESSI S.A.S continúe con el plan de comunicación interna para que la comunicación sea cada día más fuerte, ya que aún quedan aspectos por trabajar y surgirán nuevos desafíos.
También es importante recordar a todos los trabajadores sobre la implementación de matrices de comunicación, las cuales son una herramienta que facilita la comunicación entre áreas. También se sugiere un seguimiento periódico de la comunicación interna, que se compara cada año para asegurar la mejora continua. UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN PARA LA MEJORA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA INTERNA Y FORMAL DE LA ESCUELA PRIMARIA IED.
MODELO PARA LA GESTIÓN DE COMUNICACIÓN INTERNA Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LA VICEPRESIDENCIA DE SERVICIOS CORPORATIVOS DE BANCOLOMBIA. Diagnóstico de la comunicación interna de la Corporación Autónoma Regional del Centro de Antioquia CORANTIOQUIA, en la sede y sus 8 direcciones territoriales.
Matriz de Comunicaciones
