UNIVERSIDAD DEL PAPALOPAN

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) 2019

UNIVERSIDAD DEL PAPALOAPAN

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ... 3

OBJETIVO GENERAL ... 4

MARCO LEGAL ... 5

METODOLOGÍA ... 6

FORMATO ... 8

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) ... 10

Funciones Comunes ... 10

Funciones Sustantivas ... 21

CONCLUSIÓN ... 26

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INTRODUCCIÓN

Los archivos constituyen el medio que permitirá el acceso oportuno, suficiente y garantizado a la información pública. Por ello es indispensable que los documentos generados por los sujetos obligados estén clasificados, organizados y conservados adecuadamente con la finalidad que permitan su localización inmediata y de observar los principios de disponibilidad, eficiencia, localización expedita, integridad y conservación.

El Catálogo de Disposición Documental es un “registro general y sistemático que establece los valores documentales, vigencia documental, los plazos de conservación y disposición documental” (DOF: 04/05/2016).

En este contexto, la Universidad del Papaloapan (UNPA), de conformidad con los artículos 24 fracción IV, 70 fracción XLV de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública; 5 fracción V, 10 fracción I, 49-62 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el estado de Oaxaca; los artículos 1, 4 fracción IX, 6, 18 y 19 de la Ley de Archivos del Estado de Oaxaca; artículo 1 fracción II de la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Oaxaca;

Primero de los Lineamientos para la organización y conservación de los archivos; y el sexto de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de los sujetos obligados por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Oaxaca; presenta el Catálogo de Disposición Documental, resultado de la colaboración de todas las áreas y departamentos que la integran.

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OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a las áreas y departamentos de la Universidad del Papaloapan, un instrumento de control, seguimiento y consulta archivística conforme a lo que establece la Ley en materia, con la finalidad de disponer de la información para poder brindarla a los usuarios en general en el momento que la soliciten.

Objetivos Específicos

1. Unificar los criterios sobre los tiempos de retención de expedientes que forman las series documentales, en los archivos de trámite y concentración, para una mejor circulación de los documentos a nivel institucional.

2. Conocer la información con la que se cuenta, lo cual se logra detectando las diferentes series y subseries de documentos que se producen y reciben.

3. Determinar el tiempo de vida útil de los documentos. Impidiendo con ello la acumulación innecesaria de papeles en los archivos, permitiendo la fluidez y obtención oportuna de la información.

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MARCO LEGAL

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Oaxaca.

Código Fiscal de la Federación.

Ley General de Transparencia y acceso a la Información Pública.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Oaxaca.

Ley de Archivos del Estado de Oaxaca.

Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Oaxaca.

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.

Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.

Reglamento del Sistema Estatal de Archivos de Oaxaca.

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de los sujetos obligados por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Oaxaca.

Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de los sujetos obligados por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Oaxaca.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipio de Oaxaca.

Decreto que crea la Universidad del Papaloapan.

Reglamento Interior de la Universidad del Papaloapan.

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METODOLOGÍA

El presente Catálogo de Disposición Documental se compone de cuatro etapas: identificación, valoración, regulación y control. Cada una de ellas comprendió la realización de actividades, procesos y tareas específicas que permitieron la integración del instrumento para el manejo adecuado de la documentación en cada una de las fases o etapas del ciclo vital;

y de los documentos para su correcta disposición y accesibilidad.

El instrumento básico de control y consulta es el Cuadro General de Clasificación Archivística que integra las secciones, series y subseries documentales producidas por la Universidad del Papaloapan.

Identificación: Consistió en la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el documento de archivo.

Valoración: Consistió en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la documentación para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación.

Análisis y determinación de valores primarios:

 Administrativo.

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 Fiscal.

 Contable.

Análisis y determinación de valores secundarios:

 Informativo.

 Evidencial.

 Testimonial.

REGULACIÓN: Se elaboró e integró el Catálogo de Disposición Documental en el formato establecido en los Lineamientos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la Administración Pública Estatal de Oaxaca, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección

CONTROL: Es la última fase y consiste en presentar, aprobar, aplicar y difundir el Catálogo de Disposición Documental.

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FORMATO

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO)

FONDO: ___________________________________________________ (1) _______________________________________

SECCIÓN: __________________________________________________ (2) _______________________________________

SERIE Y SUBSERIE

DOCUMENTAL PLAZOS DE CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL

OBSERVACIONES (10)

INFORMACIÓN

CÓDIGO (3)

NOMBRE (4)

VALORES PRIMARIOS

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VIGENCIAS (6)

BAJA (7)

CONSERVACIÓN TOTAL

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MUESTRA (9)

PERIODO DE RESERVA (11)

CONFIDENCIAL (12)

ADMINISTR ATIVO LEGAL FISCAL ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRA CIÓN TOTAL

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. NOMBRE DEBE ANOTARSE

1 FONDO

Nombre del Sujeto Productor.

2 SECCIÓN

Clave y nombre de la sección de acuerdo con las atribuciones correspondientes. Ejemplo: Recursos Humanos.

3 CÓDIGO

Las claves de las series y en su caso las subseries, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística.

4 NOMBRE

Definición genérica de la series, y en su caso, las subseries.

5 VALORES PRIMARIOS

Marcar con una “X” el valor correspondiente (Administrativo, Legal y/o Fiscal).

6 VIGENCIAS ARCHIVO DE TRÁMITE: El tiempo (en años) de conservación en el Archivo de Trámite del Sujeto Productor.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: El tiempo (en años) de conservación en el Archivo de Concentración del Sujeto Productor.

TOTAL: El total de años sumados de los tiempos indicados en el Archivo de Trámite y Archivo de Concentración.

7 BAJA

Marcar con “X” si la serie o subserie no contiene valores secundarios para tramitar su baja al término de la vigencia total.

8 CONSERVACIÓN

TOTAL Marcar con “X” si la serie o subserie contiene valores secundarios para su transferencia al Archivo Histórico al término de la vigencia total.

9 MUESTRA Marcar con “X” si algunos expedientes de la serie o subserie contienen valores secundarios para guardar muestra, al término de la vigencia total.

10 OBSERVACIONES

Comentarios pertinentes.

11 PERIODO DE RESERVA

El tiempo (en años) en que los expedientes que forman la serie o subserie estarán reservados por la información que contienen.

12 CONFIDENCIAL

Marcar con “X” si los expedientes de la serie o subserie contienen información confidencial.

Nota: En caso de que los documentos contengan otros valores, estos se indicarán.

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO)

Funciones Comunes

FONDO: UNIVERSIDAD DEL PAPALOAPAN SECCIÓN: 1C DIRECTIVA Y GESTIÓN

SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL PLAZOS DE CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

CÓDIGO NOMBRE

VALORES

PRIMARIOS VIGENCIAS

BAJA CONSERVACIÓN

TOTAL MUESTRA PERIODO DE

RESERVA CONFIDENCIAL

ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN TOTAL

1C.1 Nombramientos X X 4 8 12 X

Se conserva nombramientos de mandos superiores 1C.2 Convenios, Programas y

Contratos X X 2 6 8 X Se conservan convenios

y contratos relevantes

1C.3 Consejo Académico X X 2 4 6 X

1C.4 Comisiones y Comités X X 2 6 8 X

1C.5 Control de

correspondencia X 2 0 2 X

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SECCIÓN: 2C ASUNTOS JURÍDICOS

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN TOTAL

2C.1

Asuntos Judiciales X X 10 5 15 X

Artículos del 52 al 62 de la LTAIPEO Se deja como muestra la

sentencia que haya causado estado

X

2C.2 Asuntos Administrativos X X 10 5 15 X

Artículos del 52 al 62 de la LTAIPEO Se deja muestra de la

resolución

X

2C.3 Marco Institucional X X 5 10 15 X

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SECCIÓN: 3C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

3C.1 Base de Datos X 2 4 6 X Artículos del 52 al 62 de

la LTAIPEO X

3C.2 Diseño y Desarrollo de

Software X 2 4 6 X

3C.3 Mantenimientos

Preventivo y Correctivo X 2 4 6 X

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SECCIÓN: 4C RECURSOS HUMANOS

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

4C.1

Expediente Individual de

Personal X X 2 5 7 X Artículos del 52 al 62 de

la LTAIPEO X

4C.2 Expediente Fiscal X X X 2 8 10 X Artículo 30 Y 67 CFF

4C.3 Cuotas de Seguridad Social X X X 5 5 10 X Artículo 30 Y 67 CFF

4C.4 Nóminas X X X 2 8 10 X

Artículos del 52 al 62 de la LTAIPEO Artículo 30 Y 67 CFF

X

4C.5 Control de Asistencia e

Incidencias X 2 4 6 X

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SECCIÓN: 5C RECURSOS FINANCIEROS

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN TOTAL

5C.1 Información Bancaria X X 2 4 6 X

5C.2 Información Financiera X X 2 8 10 X Artículo 30 Y 67 CFF

5C.3 Pólizas Contables X X 2 8 10 X Artículo 30 Y 67 CFF

5C.4 Actas de Comisión de

Finanzas X X 1 5 6 X

5C.5 Fondo de Ahorro X X 1 2 3 X

5C.6 Proyectos Extraordinarios X X 2 4 6 X

5C.7 Cuentas por Liquidar

Certificadas X X 1 5 6 X

5C.8 Reportes Financieros de

Librería X 2 8 10 X Artículo 30 Y 67 CFF

Comprobantes Fiscales

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SECCIÓN: 5C RECURSOS FINANCIEROS

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

5C.10

Líneas de Captura por

Servicios X X 2 6 8 X

5C.11 Presupuestos X X 1 5 6 X

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SECCIÓN: 6C RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

6C.1 Adquisiciones X X 2 4 6 X

6C.2 Control de Almacén X 2 4 6 X

6C.3 Control de Inventarios X 1 7 8 X

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SECCIÓN: 7C ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN TOTAL

7C.1

Comité Técnico de

Archivos X 2 4 6 X

7C.2 Instrumentos de Control X 2 4 6 X

7C.3 Instrumentos de Consulta X 2 4 6 X

7C.4 Programa Anual de

Desarrollo Archivístico X 2 4 6 X

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SECCIÓN: 8C ACTAS DE TRANSPARENCIA

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

8C.1

Actas del comité de

información X X 2 4 6 X Artículos del 52 al

62 de la LTAIPEO X

8C.2 Solicitudes de Información X 2 4 6 X

8C.3 Informes X 2 4 6 X

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SECCIÓN: 9C REVISIÓN Y CONTROL DE AUDITORIA

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

9C.1 Auditorías X 2 8 10 X

9C.2 Acta de Entrega‐Recepción X X 2 4 6 X

9C.3 Contraloría Social X 2 4 6 X

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SECCIÓN: 10C PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN Y MANTENIMIENTO

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

10C.1 Expediente de Obra X 2 4 6 X

10C.2 Inventario de Edificios X 2 4 6 X

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Funciones Sustantivas

SECCIÓN: 1S FORMACIÓN PROFESIONAL Y POSGRADO

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

1S.1

Directiva y Control Académica

1S.1.1

Expediente Profesional de Profesor Investigador de

Tiempo Completo

X X 2 4 6 X Artículos del 52 al 62 de

la LTAIPEO X

1S.1.2 Comisiones Académicas X 2 4 6 X

1S.1.3 Proyectos X 2 4 6 X

1S.2 Servicios Escolares

1S.2.1 Expediente de Alumnos X X 8 4 12 X Artículos del 52 al 62 de

la LTAIPEO X

1S.2.2 Registro y Control de

Calificaciones X X 8 4 12 X Artículos del 52 al 62 de

la LTAIPEO X

1S.2.3 Becas X X 8 4 12 X

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UNIVERSIDAD DEL PAPALOPAN

SECCIÓN: 1S FORMACIÓN PROFESIONAL Y POSGRADO

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

1S.2.4 Estadística X 2 4 6 X

1S.2.5 Libros Oficiales X X 4 2 6 X Artículos del 52 al 62 de

la LTAIPEO X

1S.3 Licenciaturas

1S.3.1 Seguimiento Académico X 4 8 12 X Artículos del 52 al 62 de

la LTAIPEO X

1S.3.2 Planes y Programas X X 8 4 12 X

1S.3.3 Registro y acreditación de

licenciatura X X 6 2 8 X

1S.4 Postgrado

1S.4.1 Planes y Programas X X 8 4 12 X

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SECCIÓN: 2S INVESTIGACIÓN

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

2S.1 Proyectos X 2 4 6 X

2S.2 Publicaciones y Productos

de Investigación X X 2 4 6 X

2S.3 Cuerpos Académicos X 2 4 6 X

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SECCIÓN: 3S PROMOCIÓN DE DESARROLLO

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

3S.1 Proyectos y Convenios

Productivos X 2 4 6 X

3S.2 Asesorías X 2 4 6 X

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UNIVERSIDAD DEL PAPALOPAN

SECCIÓN: 4S PROMOCIÓN Y FOMENTO DE LA CULTURA

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

VALORES

4S.1 Eventos Culturales X 2 4 6 X

4S.2 Librería X 2 4 6 X

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CONCLUSIÓN

El presente Catalogo de Disposición Documental consta de diez funciones comunes y cuatro funciones sustantivas, cincuenta y tres series, y trece subseries, mismas que establecen su valor y vigencia documental, plazos de conservación y destino final.

Comité técnico de archivos

M. C. Héctor López Vice-Rector Académico Coordinador normativo de archivo L. C. P. Rubén Jiménez

Vice-Rector Administrativo

Responsable de la Unidad Central de Correspondencia

L. C. P. A. Benjamín Velasco

Jefe del Departamento de Recursos Financieros Responsable de la Unidad de Archivo en Trámite

M. G. C. Elsa Monserrat Alcalá

Jefa del Departamento de Recursos Materiales Responsable de la Unidad de Archivo en Trámite

M. E. Yesenia Barrientos Jefa de Servicios Escolares

Responsable de la Unidad de Archivo en Trámite

L. C. Aurea Martínez Técnico de Servicios escolares

Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración

L. R. I. Simión Cuevas Secretario Particular del Rector Responsable de la Unidad de Archivo Histórico

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CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA (CGCA) 2019

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FONDO UNIVERSIDAD DEL PAPALOAPAN

FUNCIONES COMUNES

SECCIÓN 1C DIRECTIVA Y GESTIÓN SERIE: 1C.1 NOMBRAMIENTOS

1C.2 CONVENIOS, PROGRAMAS Y CONTRATOS 1C.3 CONSEJO ACADÉMICO

1C.4 COMISIONES Y COMITÉS

1C.5 CONTROL DE CORRESPONDENCIA SECCIÓN 2C ASUNTOS JURÍDICOS

2C.1 ASUNTOS JUDICIALES

2C.2 ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 2C.3 MARCO INSTITUCIONAL

SECCIÓN 3C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN 3C.1 BASE DE DATOS

3C.2 DISEÑO Y DESARROLLO DE SOFTWARE

3C.3 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

SECCIÓN 4C RECURSOS HUMANOS

4C.1 EXPEDIENTE INDIVIDUAL DE PERSONAL 4C.2 EXPEDIENTE FISCAL

4C.3 CUOTAS DE SEGURIDAD SOCIAL 4C.4 NÓMINAS

4C.5 CONTROL DE ASISTENCIA E INCIDENCIAS SECCIÓN 5C RECURSOS FINANCIEROS

5C.1 INFORMACIÓN BANCARIA 5C.2 INFORMACIÓN FINANCIERA 5C.3 PÓLIZAS CONTABLES

5C.4 ACTAS DE COMISIÓN DE FINANZAS 5C.5 FONDO DE AHORRO

5C.6 PROYECTOS EXTRAORDINARIOS

5C.7 CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS 5C.8 REPORTES FINANCIEROS DE LIBRERÍA 5C.9 COMPROBANTES FISCALES EMITIDOS 5C.10 LÍNEAS DE CAPTURA POR SERVICIOS 5C.11 PRESUPUESTOS

SECCIÓN 6C RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 6C.1 ADQUISICIONES

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SECCIÓN 7C ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO 7C.1 COMITÉ TÉCNICO DE ARCHIVOS 7C.2 INSTRUMENTOS DE CONTROL 7C.3 INSTRUMENTOS DE CONSULTA

7C.4 PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO SECCIÓN 8C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

8C.1 ACTAS DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN 8C.2 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN 8C.3 INFORMES

SECCIÓN 9C REVISIÓN Y CONTROL DE AUDITORIAS 9C.1 AUDITORÍAS

9C.2 ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN 9C.3 CONTRALORÍA SOCIAL

SECCIÓN 10C PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN Y MANTENIMIENTO

10C.1 EXPEDIENTE DE OBRA 10C.2 INVENTARIO DE EDIFICIOS

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FONDO UNIVERSIDAD DEL PAPALOAPAN

FUNCIONES SUSTANTIVAS

SECCIÓN 1S FORMACIÓN PROFESIONAL Y POSTGRADO SERIE: 1S.1 DIRECTIVA Y CONTROL ACADÉMICO

1S.1.1 EXPEDIENTE PROFESIONAL DE PROFESOR- INVESTIGADOR DE TIEMPO COMPLETO 1S.1.2 COMISIONES ACADÉMICAS

1S.1.3 PROYECTOS 1S.2 SERVICIOS ESCOLARES

1S.2.1 EXPEDIENTES DE ALUMNOS

1S.2.2 REGISTRO Y CONTROL DE CALIFICACIONES 1S.2.3 BECAS

1S.2.4 ESTADÍSTICAS 1S.2.5 LIBROS OFICIALES 1S.3 LICENCIATURAS

1S.3.1 SEGUIMIENTO ACADÉMICO 1S.3.2 PLANES Y PROGRAMAS

1S.3.3 REGISTRO Y ACREDITACIÓN DE LICENCIATURA

1S.4 POSTGRADO

1S.4.1 PLANES Y PROGRAMAS

1S.4.2 REGISTRO Y ACREDITACIÓN DE POSTGRADO SECCIÓN 2S INVESTIGACIÓN

2S.1 PROYECTOS

2S.2 PUBLICACIONES Y PRODUCTOS DE INVESTIGACIÓN 2S.3 CUERPOS ACADÉMICOS

SECCIÓN 3S PROMOCIÓN DE DESARROLLO

3S.1 PROYECTOS Y CONVENIOS PRODUCTIVOS 3S.2 ASESORÍAS

SECCIÓN 4S PROMOCIÓN Y FOMENTO DE LA CULTURA 4S.1 EVENTOS CULTURALES

4S.2 LIBRERÍA

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