A GRUPAMIENTO FUNCIONAL

Este tipo de agrupamiento tiene en cuenta los medios que usa la organización para producir sus bienes y/o servicios. Una organización cuyo agrupamiento es funcional separa el trabajo en procesos o actividades que se llevan a cabo para lograr un de- terminado resultado final.

Las ventajas de este tipo de agrupamiento son las siguientes:

• Identificación y asignación de responsabilidades en lo referido a las funciones indispensables que se realizan para la supervivencia de la organización. • Permite que las personas que realizan trabajos similares y que afrontan proble-

mas semejantes se brinden mutuamente una contención.

• Incremento de oportunidades para la utilización de personal más calificado, ya que los empleados se pueden capacitar específicamente en las funciones que realizan.

En cuanto a las desventajas, son las que siguen:

• Las personas se preocupan más por el cumplimiento del trabajo de su departa- mento que por el servicio o producto que se comercializa.

• Falta de coordinación entre las personas que realizan diferentes funciones, ya que se encuentran concentradas únicamente en la ejecución de sus activi- dades.

Las bases utilizadas para el agrupamiento funcional son las siguientes:

• Agrupamiento por función: consiste en agrupar actividades teniendo en cuenta ciertas características homogéneas.

No existen modelos a seguir para agrupar funcionalmente las activida- des de una organización. A pesar de ello, a continuación suministraremos criterios comúnmente aceptados para el agrupamiento de actividades funcio- nalmente homogéneas, en virtud de criterios de especialización afines. - Área de actividad: comercialización. Brindar el producto o servicio ofreci-

son: operaciones de ventas, distribución física, promoción de ventas, publici- dad, investigación del mercado y planeamiento de ventas.

- Área de actividad: producción o fabricación. Coordinación de los recur- sos necesarios para la producción, fabricación o elaboración de productos. Las principales funciones son: planeamiento y control de la producción, com- pras, ingenieros de fábrica, ingeniería industrial, operaciones de fabricación y control de calidad.

- Área de actividad: administración y finanzas, o finanzas y control, o

administración, finanzas y control. Las principales funciones son: financie-

ra: planificación financiera, relaciones bancarias o financieras, tesorería, y créditos y cobranzas; administrativa: administración de impuestos, adminis- tración de seguros, sistemas y procedimientos, y procesamiento electrónico de datos; de control: contabilidad general, contabilidad de costos, planifica- ción y presupuesto, y auditoría interna.

- Área de actividad: relaciones laborales, o relaciones industriales o ad-

ministración de personal. Desarrollo y administración de los recursos hu-

manos de la organización. Las principales funciones son: reclutamiento de personal, administración de remuneraciones, relaciones laborales, desarro- llo y capacitación del personal, y servicios para el personal.

Las cuatro áreas de actividad enumeradas constituyen las funciones centrales, pero es frecuente observar la existencia de otras áreas de actividad en función de reque- rimientos específicos de cada organización. Ejemplos de ellas son las siguientes:

• Área de actividad: investigación y desarrollo. Creación de productos, proce- sos y servicios. Incremento del nivel de conocimientos. Desarrollo de procesos industriales. Las principales funciones son: mejoramiento de productos (o ser- vicios), mejoramiento de procesos y desarrollo de nuevos procesos, análisis del valor de insumos industriales o costos de servicios (para crear alternativas económicas), investigación básica o aplicada de acuerdo con las necesidades y posibilidades de la organización, diseño de productos, ensayos industriales, asesoramiento de la producción, asesoramiento de la comercialización (en la faz técnica relacionada con los productos o servicios).

• Área de actividad: relaciones públicas o relaciones externas. Coordina- ción de las relaciones de los representantes de la organización con terceras personas u otras organizaciones, comunicaciones públicas, relaciones con ter- ceros, participación en actividades institucionales, comunicaciones a terceros interesados en cuestiones específicas y apreciación de la actitud y la opinión de terceros.

• Área de actividad: asuntos legales. Apreciación desde el punto de vista legal de las operaciones de la organización. Asuntos laborales, asuntos societarios, protección y registro de patentes, cumplimiento de requisitos legales o estatu- tarios o contractuales, representación de la organización y confección de docu- mentos legales.

Los criterios precedentes no son rígidos, se adaptan a las necesidades de la or- ganización.

Se presentarán algunos ejemplos que parecerían estar en contraposición con lo expli- cado anteriormente, pero que responden a necesidades operativas.

• Distribución física de productos: suele integrarse al área de producción, pero muchas veces depende del responsable de recepción y expedición. • Créditos y cobranzas: se integra frecuentemente con las operaciones de ven-

ta, especialmente las tareas de cobranzas.

• Compras: si la actividad presenta suma importancia para la organización, pue- de constituir un área independiente. En otros casos, depende de administra- ción y finanzas por razones de control.

• Control de calidad: suele se independiente del área de producción, para pre- servar la función de control, especialmente en industrias que elaboran produc- tos relacionados con la salud del ser humano. En otros casos, esta área suele estar relacionada con investigación y desarrollo.

• Ingeniería industrial: en empresas de cierta envergadura, suele constituir un área independiente del área de producción.

• Auditoría interna: suele ser un área independiente de todas las demás, a car- go del máximo responsable de la organización.

• Procesamiento electrónico de datos; sistemas y procedimientos: puede presentarse como un sector independiente de los demás, a los que presta servicio.

• Administración de personal: en las organizaciones pequeñas y medianas en las que muchas veces no se satisfacen con plenitud todas las funciones que corresponden a estas áreas, ciertas actividades suelen estar integradas a admi- nistración y finanzas: reclutamiento, administración de las remuneraciones, re- laciones laborales. En otros casos, las relaciones laborales son desarrolladas en el área de producción. Gerencia General Gerencia Producción Gerencia Logística Gerencia Comercialización

FIGURA 5 _{Ejemplo de agrupamiento funcional con base función.}

• Agrupamiento por procesos de trabajo: se agrupan de esta manera cuando la organización, para producir un bien o brindar un servicio, tiene que desarro- llar actividades secuenciales.

Gerencia Producción

Armado Sellado Empaquetado

FIGURA 6 _{Ejemplo de agrupamiento funcional con base procesos de trabajo.}

• Agrupamiento por conocimientos y destrezas: en este tipo de departamen- talización se tienen en cuenta los conocimientos y habilidades de los integran- tes que ocupan el cargo.

Gerencia investigación y desarrollo Dpto. Ing. Sistemas Dpto. Ing. Electrónica Dpto. Ing. Industrial

FIGURA 7 _{Ejemplo de agrupamiento funcional con base conocimientos y destrezas.}

• Agrupamiento por tiempo: se utiliza cuando se agrupan las actividades según períodos de tiempo en que los empleados deberán realizar sus actividades. Esta última base de agrupamiento puede ser utilizada en cualquiera de los dos

tipos de agrupamientos detallados.

Gerencia Producción

Turno mañana Turno tarde Turno noche

FIGURA 8 _{Ejemplo de agrupamiento funcional con base tiempo.}

Agrupamiento de mercado

• Base producto o servicio. • Base zona geográfica. • Base cliente.

Agrupamiento funcional

• Base función.

• Base conocimientos y destrezas. • Base procesos de trabajo. • Base tiempo.

A continuación se grafican todos los ejemplos citados con anterioridad mediante el ejemplo de una organización X que posee los dos tipos de agrupamiento y todas las bases mencionadas.

FIGURA 9 _{Ejemplo de organigrama con sus respectivos agrupamientos y bases.} Mayorista Gran Bs. As. Capital Inferior Armado DVD Gerencia Logística Gerencia Comercialización Casa de audio Video club Minorista Gerencia Producción VHS CD Sellado Gerencia General Gerencia Investigación y Desarrollo

Dpto. Ing. electrónica Dpto. Ing. en sistemas

Dpto. Ing. industrial

Empaquetado Turno Turno Turno Agrupamiento funcional base función. Agrupamiento mercado base preoducto.

Agrupamiento funcional base procesos de trabajo.

Agrupamiento por tiempo. Agrupamiento mercado base zona geográfica.

Agrupamiento mercado base cliente.

Agrupamiento funcional base conocimiento y destreza.