Cadena de mando

Se podría definir como una línea de autoridad cuyo origen surge en la parte superior de la organización y se extiende hasta la base de la misma, y que sirve para aclarar a quién se le debe reportar.

CE LM NO

Línea de autoridad

FIGURA 10 _{Representación gráfica de cadena de mando.}

Ahora, para comprender más adecuadamente el significado de “cadena de mando”, es necesario también conocer dos conceptos fundamentales:

• Autoridad: Fayol la define como el derecho a mandar y poder hacerse obede- cer; por lo tanto, los niveles gerenciales, para lograr la coordinación, se ubican en una cadena de mando y se les brinda un grado de autoridad para que pue- dan cumplir con sus responsabilidades.

• Unidad de mando: el mismo autor define el principio de unidad de mando de la siguiente manera: “Para la ejecución de un acto cualquiera, un solo agente debe recibir órdenes de un solo jefe”.

Este concepto es de suma importancia desde el punto de vista del empleado, ya que si se rompe la unidad de mando, tendría que responderles a varios jefes al mismo tiempo y le sería dificultoso establecer prioridades y poder cumplimentarlas.

Hoy en día, las organizaciones cuentan con la ayuda de nuevas tecnologías, por lo que la importancia de la cadena de mando es relativa. Un empleado de nivel inferior hoy puede acceder a la información desde su computadora; si nos retrotraemos al- gunos años atrás, esta misma información indefectiblemente se la tenía que solicitar a su superior inmediato.

Una nueva tendencia en las organizaciones es la capacitación del personal. Esto, de alguna manera, debilita el concepto de cadena de mando, porque el empleado tendrá cierto margen de libertad para realizar sus tareas y tomar decisiones por el simple hecho de conocer ahora más en profundidad sus actividades.

La modalidad de trabajar en equipo es un método de trabajo incompatible con el concepto bajo estudio.

Delegación

Delegar es un proceso por el cual una persona cede u otorga una o más tareas o

funciones en otras personas o en una unidad organizativa, asignándoles la respon- sabilidad del cumplimiento en los niveles de eficacia y eficiencia encomendados, así como también otorgando la autoridad y los elementos necesarios para que se puedan cumplir las tareas o funciones establecidas

Delegar = Tareas + Responsabilidad + Autoridad

Quien delega sigue siendo responsable ante su superior de la eficiencia y la eficacia con que se realizó la tarea o función.

Sin embargo, existen ciertas responsabilidades que no se delegan; una de ellas es la de establecer el punto de inicio y el punto final de la tarea o función encomenda- da, el seguimiento y control de las actividades que está realizando el subordinado y la autoridad para poder chequear lo que se está haciendo.

Si bien el subordinado tiene la responsabilidad de efectuar su trabajo correctamen- te, en el caso de que no se haya realizado como tal, la responsabilidad última caerá sobre el que delegó las tareas o actividades.

Citemos un ejemplo. En la empresa Tierra Blanca, el encargado del sector de ventas es el Sr. Juan Pablo Jorrin, quien está a cargo de la facturación. Dicha tarea requie- re una cantidad de personas subordinadas para poder efectuarla; por lo tanto, el Sr. Jorrin tendrá que dividirla en diferentes etapas: nota de pedido del cliente, autorizar nota de pedido, chequear stock, efectuar el remito, controlar la lista de precios, etc. Éstas las delegará en aquellas personas que considere que tienen la habilidad y el conocimiento suficientes.

Ahora, si Jorrin le delegó al Sr. Mariano Sapia la confección de los remitos y éste los realizó mal, la responsabilidad no es únicamente de Sapia por haberlos confec- cionado, sino también y sobre todo de Jorrin, ya que tendrá que responder ante su superior por lo ocurrido.

Entonces, Jorrin, para evitar el error, tendría que definir en forma clara y precisa las tareas que hará Sapia. Por ejemplo, antes de imprimir el remito, chequear por Internet en la página de la AFIP si el CUIT es el correcto, y de esta manera Sapia no podría desligar la responsabilidad aduciendo que su trabajo consistía únicamente en la impresión del remito.

Podemos concluir diciendo que la responsabilidad última no se delega. Jorrin sigue siendo responsable por el logro de los objetivos y Sapia es responsable, ante su je- fe, del cumplimiento de las funciones asignadas.

P

• Predisposición para delegar: si la persona que tiene el poder para delegar no está predispuesta para hacerlo, seguramente la delegación fracasará, ya que no confiará en la persona a quien delega, y la confianza es fundamental en el proceso de delegación.

• Especificar qué es lo que se va a delegar: el delegado deberá tener muy claro el objetivo que se desea que se alcance. Dentro de lo que se puede de- legar se incluyen las tareas repetitivas, las de detalle y aquellas que sirvan al desarrollo del delegado.

• Realizar un análisis de los posibles candidatos para la delegación: la elec- ción del candidato es de suma importancia y habrá que evaluar sus capacida- des, su predisposición y los conocimientos necesarios para la ejecución de las tareas.

• Proceso de comunicación: una vez elegido el candidato, se le tendrá que comunicar la tarea a realizar y, dentro de ésta, cuáles serán sus límites y alcan- ces. También se le harán conocer sus responsabilidades y los recursos con los que cuenta (materiales, financieros, etc.) para la realización de su tarea. • Proceso de colaboración: el delegante debe acompañar y ayudar al delega-

do cuando éste se inicia en la nueva tarea, hasta que considere necesario que la puede desempeñar por su propia cuenta.

• Brindar información: en caso de que la tarea lo solicite, el delegante le ten- drá que brindar al delegado toda la información necesaria para que cumpla su tarea de manera eficiente y eficaz.

• Establecer un sistema de monitoreo: no hay delegación efectiva sin control; el delegante posee diferentes maneras para efectuarlo: en forma oral, hacien- do diferentes tipos de preguntas para así controlar lo que se está realizando, a través de informes escritos, etc. En lo que hay que tener cuidado es en el modo en que se ejerce dicho control, ya que el delegado puede creer que lo están controlando porque está haciendo algo incorrecto.

• Evaluación de la delegación: luego de realizada, se tendrá que evaluar cuá- les fueron los resultados y cómo fue el desarrollo del proceso.