Administración Financiera Tesorería

 El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación del control interno es responsabilidad del gerente, de los directivos y demás empleados de la empresa, de acuerdo con sus competencias.

 Los directivos, pondrán especial cuidado en áreas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines empresariales.  Los empleados de la empresa, son responsables de realizar las acciones y atender los

requerimientos para el diseño, implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica vigente.

 Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de autorizar los pagos recaerá en una sola persona, quien tenga conocimiento de ella.

d. Control previo al compromiso

En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas designadas verificarán previamente que:

 La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la empresa y presupuestos;

 La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma y,

 Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos. c. Control previo al devengado

Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepción de bienes, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, los empleados encargados del control verificarán:

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 Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción financiera, que se haya registrado contablemente y contenga la autorización respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética;

 Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura, en el ingreso a bodega o en el acta de recepción;

 La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos;

d. Recaudación de ingresos

 Los ingresos obtenidos a través de la caja recaudadora, en efectivo, certificado o cheque cruzado a nombre de la empresa, serán revisados, depositados en forma completa e inmediata.

 Se registrará en las cuentas autorizadas para el efecto, durante el día dejando constancia documental de la recaudación.

 Se realizará diariamente el arqueo del efectivo y valores cobrados.  En cada operación de caja deben intervenir por lo menos dos personas e. Verificación de los ingresos

 Con la finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco, sean iguales a los valores recibidos, una persona de la empresa distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su registro contable, realizará la verificación y comprobación de las transacciones.

f. Cuentas por Pagar y documentos por pagar

 Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.

 Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.

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 Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

g. Cuentas corrientes bancarias

 A la Cuenta Corriente ingresarán todos los recursos provenientes de la venta de los productos.

 La apertura de la cuenta bancaria será autorizada exclusivamente por la gerencia.  Se abrirán bajo la denominación de la empresa.

 Al aperturar la cuenta bancaria, se registrarán firmas conjuntas de dos empleados autorizados.

 Los empleados asignados para el manejo y control de las cuentas bancarias, no tendrán funciones de recaudación, de recursos financieros, de recepción de recursos materiales, de registro contable, ni de autorización de gastos.

h)Conciliaciones bancarias

 Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada.

 La conciliación de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.

 Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será efectuado por un empleado no vinculados con la recepción, depósito o registro contable.

i) Control previo al pago

 Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;

 Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada;

 Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos respectivos;

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 Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto.

j) Pagos a beneficiarios

 El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la persona encargada de autorizar el pago, (contador).

 Para realizar los pagos la persona responsable debitará de la cuenta correspondiente y acreditará en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes.

 Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, serán pagadas mediante transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios. k)Cumplimiento de obligaciones

 Las obligaciones contraídas por la empresa serán autorizadas, de conformidad a las políticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá un índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas.

 Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad personal, de quien o quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión.