2.3. Propuesta del investigador
3.1.5 Formatos
Constituyen las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar la aplicación de las directrices administrativas necesarias para minimizar los riesgos, existen actividades de control en todos los niveles y en todas las funciones de la organización, que les permite minimizar los riesgos, proteger y conservar sus activos por ello dentro de nuestra propuesta consideramos algunos formatos que se detallan a continuación y que pueden ser de mucha utilidad para la empresa.
55
Requisición de compra
Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios.
Formato 2: REQUISICIÓN DE COMPRA TORO¨S CALZADO HECHO A MANO”
RUC: 100154454001
No. 0001
DEPTO. QUE SOLICITA: PRODUCCIÓN
FECHA DE PEDIDO: 2014-02-21 FECHA DE ENTREGA: 2014-03-15
CANTIDAD UNIDAD ARTÍCULOS
500 PIES Cuero negro de napa
100 UNIDAD Evillas
300 UNIDAD Etiquetas
200 UNIDAD Cajas de empaque
Elaborado por:……….. Autorizado por:………. Recibido por:………. REQUISICIÓN DE COMPRA
56
Egreso de Bodega
Los egresos de Bodega son generados en base a una orden de pedido, al escoger la misma se genera automáticamente los Items del pedido, en donde se registrará la cantidad de Items entregados.
Formato 3: EGRESO DE BODEGA
TORO´S CALZADO HECHO A MANO”
RUC: 100154454001 EGRESO DE BODEGA 2014 “TORO¨S CALZADO HECHO A MANO” COTACACHI – IMBABURA 062932021 CLIENTE: 000001 NOMBRE: ……… DIRECCIÓN: ……… TELÉFONO: ……… EMISIÓN: ……… No: ………… COMENTARIOS:
ITEM UNIDAD DESCRIPCIÓN CANTIDAD PRECIO DESCUENTO TOTAL
57
Solicitud Egreso de Bodega
Es una autorización que da la persona encargada de la administración de la empresa para ser entregada al departamento o persona solicitante.
Formato 4: SOLICITUD DE EGRESO DE BODEGA
TORO´S CALZADO HECHO A MANO”
RUC: 100154454001
SOLICITUD DE EGRESO DE BODEGA
No: …………..
FECHA: ………..
SÍRVASE ENTREGAR A: ……… PARA UTILIZAR EN: ………
CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA DETALLE
58
Ingreso de Bodega
El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingresó a la empresa, de manera general.
Formato 5: INGRESO DE BODEGA
TORO´S CALZADO HECHO A MANO”
RUC: 100154454001
INGRESO DE BODEGA 2014 “TORO¨S CALZADO HECHO A
MANO” COTACACHI – IMBABURA 062932021 CLIENTE: 000000 NOMBRE: ………. DIRECCIÓN: ……… TELÉFONO: ……… EMISIÓN: ……… No: ………. COMENTARIOS:
ITEM UNIDAD DESCRIPCIÓN CANTIDAD PRECIO DESCUENT O
TOTAL
TOTAL INGRESOS:
59
Método Promedio Ponderado
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
Formato 6: MÉTODO PROMEDIO PONDERADO
TORO´S CALZADO HECHO A MANO”
RUC: 100154454001
MÉTODO PROMEDIO PONDERADO
FECHA CONCEPTO INGRESOS EGRESOS SALDOS
CANTIDAD VALOR UNITARIO TOTAL CANTID AD VALOR UNITARI O TOTAL CANTIDA D VALOR UNITARI O TOTAL
60
Orden de Compra
Es un documento para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.
Formato 7: ORDEN DE COMPRA
TORO¨S CALZADO HECHO A MANO”
RUC: 100154454001 No. 0001
Proveedor: TIENDAS EL BUEN CUERO S.A.
Fecha de pedido: 2014-02-07 Fecha de Pago: 2014-03-07 Términos de entrega: En las instalaciones de la fábrica
Sírvase por este medio suministrar los siguientes artículos
No. ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO
UNITARIO
PRECIO TOTAL
1 Pies de cuero napa brillante 100 12,30 1 230,00
2 Tela para forro ½ 300 2,08 624,00
3 Plantillas negras marca fila 400 1,20 480,00
COSTO TOTAL 2 334,00
Elaborado por:……… Autorizado por:………. Recibido por:………
Imprenta San José, Cotacahi – Imbabura Tel: 062954513
61
Comprobante de Egreso
Es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas.
Formato 8: COMPROBANTE DE EGRESO
TORO¨S CALZADO HECHO A MANO”
RUC: 100154454001
COMPROBANTE DE EGRESO
NÚMERO: 544 FECHA: 15 marzo de 2014 NOMBRE: Cuero
CONCEPTO: Napa ½ negra
BANCO: Pichincha CUENTA: 2005102665 CHEQUE: 4526
CUENTA DETALLE DEBE HABER
2.1.1.01 Cuentas por Pagar 627,20
1.1.1.21 Banco Pichincha 627,20
TOTAL $ 627,20 627,20 Son seiscientos veinte y siete 20/100 dólares.
Realizado por: Aprobado por: Beneficiario:
--- CI.
62
Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Formato 9: CONCILIACIÓN BANCARIA
TORO¨S CALZADO HECHO A MANO”
RUC: 100154454001
CONCILIACIÓN BANCARIA
SALDO DEL LIBRO BANCOS 315 000,00
MAS:
a) CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS 365 000,00 CHEQUE No. 1006 80 000,00
CHEQUE No. 1007 70 000,00 CHEQUE No. 1011 155 000,00 CHEQUE No. 1015 60 000,00
b) NOTA DE ABONO NO REGISTRADA 30 000,00 395 000,00
TOTAL 710 000,00
MENOS:
a) DEPÓSITOS NO REGISTRADOS: 530 000,00 DEPÓSITO DEL 26 FEB.14 200 000,00
DEPÓSITO DEL 27 FEB. 14 150 000,00 DEPÓSITO DEL 28 FEB. 14 180 000,00
b) NOTA DE CARGO NO REGISTRADAS 500,00 530 500,00
SALDO DEL ESTADO DE CUENTA CORRIENTE 179 500,00
63 Arque de Caja
Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o comprobante. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Formato 10: ARQUEO DE CAJA
TORO¨S CALZADO HECHO A MANO”
RUC: 100154454001
ARQUEO DE CAJA
LUGAR:
REALIZADO POR: FECHA: FIRMA:
BILLETES UNIDADES TOTAL
100 0,00 50 0,00 20 0,00 10 0,00 5 0,00 TOTAL BILLETES 0,00 MONEDAS UNIDADES TOTAL
1,00 0,00 0,50 0,00 0,25 0,00 0,10 0,00 0,05 0,00 0,01 0,00 TOTAL MONEDAS 0,00 TOTAL BILLETES Y MONEDAS 0,00 OBSERVACIONES:
64
Tabla Nº 2 Matriz de Impactos
(-3) (-2) (-1) 0 1 2 3
IMPACTO
Alto Medio Bajo No hay
Impacto
Bajo Medio Alto
+ NEGATIVO + POSITIVO +