Administración de inventarios

La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes. Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de reinventario determinado por los métodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).

Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son: Reducir al mínimo posible los niveles de existencias (reducción de costos); y Asegurar la disponibilidad de existencias en el momento justo. Para reducir el costo de los inventarios, administrar de una forma correcta, minimizar la cantidad de reorden, entre otros aspectos importantes del manejo del inventario se puede aplicar un método bastante fácil que es la clasificación ABC la cual describiremos más adelante.

De este segundo objetivo se tiene un concepto importante a tener en cuenta el cual puede llegar a marcar la diferencia respecto a la competencia, es el Stcok de Seguridad.

6.2.4.1 Stock de seguridad

El Stock de Seguridad es aquella parte del inventario total que se mantiene en almacén por encima del inventario activo y como complemento del mismo para atender las posibles demoras en los suministros de los proveedores y a las demandas anormalmente altas en determinados días o temporadas17.

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El stock de seguridad marcará la diferencia respecto a los competidores porque favorece una mejora del servicio prestado a los clientes a través de un aumento de la calidad en la distribución y disponibilidad de los productos que estén demandando.

Si se decidiera no contar con un stock de seguridad en el almacén las circunstancias podrían hacer que se tuvieran problemas para atender la demanda de los clientes perdiendo así ventas y llegando incluso a perderlos.

En el almacén siempre debe quedar una cantidad de mercancía que amortigüe los posibles efectos en el inventario bajo circunstancias no previstas como puede ser un aumento repentino de la demanda o un retraso en la recepción de los productos que podría deberse a diferentes causas imposibles de conocer con antelación.

Para calcular el Stock de Seguridad, la fórmula a aplicar será18:

 El plazo máximo de entrega en el que el proveedor nos haga llegar el producto suponiendo que hubiera un retraso. (PME)

 El plazo de entrega normal en el que el proveedor nos envía la mercancía en circunstancias normales. (PE)

 La demanda media que se ha calculado para ese producto determinado en una situación de normalidad. (DM)

Así pues, la fórmula para calcular el stock de seguridad (SS) es: SS=(PME-PE)*DM

De esta manera, mediante el stock de seguridad, se tendrá un stock controlado de productos que servirán para que no se interrumpa el suministro cuando se presenten problemas que están fuera del alcance de la organización para poder seguir abasteciendo a los clientes sin que éstos tengan que sufrir las consecuencias de estas circunstancias inesperadas, además sin incurrir en sobrecostos por exceso de inventario.

En el desarrollo de proyectos donde la demanda no depende del comportamiento del mercado sino que hay una planeación del consumo, se debe tener un stock de seguridad que permita el desarrollo del proyecto sin interrupciones en aquellos posibles momentos donde el abastecimiento este fuera del normal y planeado,

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inclusive si el mismo desarrollo del proyecto llega a tener una ejecución más rápida de la planeada.

6.2.4.2 Clasificación ABC para inventarios

El método ABC es una herramienta que se emplea para clasificar todos los artículos del stock en tres grupos o categorías de importancia (ABC), de esta forma la empresa puede identificar aquellos artículos que son realmente importantes para su objeto social y concentrar en ellos una mayor atención y dedicación de tiempo, esfuerzo y dinero en su control.

La optimización del inventario es una camisa de fuerza para poder mantener los costos bajo control dentro de la cadena de suministro. No obstante, para poder aprovechar al máximo los esfuerzos de los gerentes, resulta eficaz concentrarse en los artículos que cuestan más al comercio.

El principio de Pareto establece que el 80 % del valor de consumo total se basa solo sobre el 20 % de los artículos totales. En otras palabras, la demanda no está distribuida uniformemente entre los artículos: los que más se venden superan ampliamente a los demás.

El método ABC establece que al revisar el inventario, una empresa debería clasificar los artículos de la A a la C basando su clasificación en las siguientes reglas19:

Los artículos A son artículos cuyo valor de consumo anual o ventas del año es el más elevado, entre un 70% a 80 % del valor de consumo anual de la empresa, generalmente está representado solo por el 10 y el 20 % de los artículos del inventario total.

Los artículos C son, al contrario, representan el menor consumo o ventas de la empresa, generalmente es del 5 % del consumo o ventas al año d ela empresa, y por el contario representan entre un 70% a 85% del valor total de los inventarios y de referencias en sí. Esto hace que se deba invertir bastante tiempo que

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GAITHER, Norman y FRAZIER, Greg. Administración de producción y operaciones. Editorial Thomsom, 2000. p. 355.

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aumentan sus costos, dejando descuidado aquellos productos que le dan el mayor ingreso a la empresa.

Los artículos B son artículos de una clase intermedia, con un valor de consumo medio, entre el 15% y el 25 % de valor de consumo o ventas anuales de la empresa. A estos artículos se les debe prestar atención pero no escatimar todos los esfuerzos en este grupo.

Para hacer la clasificación ABC20 del inventario es necesario obtener el valor de consumo anual de cada artículo o referencia el cual se calcula con la fórmula: Demanda anual x costo unitario del artículo. El costo unitario es el registrado en el valor del inventario según lo tenga establecido la empresa (costo promedio de un periodo, costo promedio perpetuo, costo de la última compra…).

Una vez hallado el valor del consumo anual de cada artículo, éste se debe sumar (totalizar) para luego hallar el valor porcentual que aporta cada artículo o referencia en el valor total del inventario. Para hallar el porcentaje de participación de cada artículo divida el valor de consumo anual de cada artículo en el valor total del consumo anual hallado en el paso anterior. Luego de hallar la participación porcentual individual ordene de mayor a menor. Una vez ordenado se procede a hacer la sumatoria acumulada para cada artículo hasta el final de los artículos del cual el último artículo debe tener un acumulado del 100%, en caso de error verifique cuál de los anteriores pasos le ha quedado errado.

Una vez acumulado el porcentaje de participación de cada artículo se procede a verificar cuales son los artículos que tienen un acumulado del 80% el cual corresponde a los artículos de la zona A y que aportan un 80% de las ventas siedo un 20% de la cantidad de referencias. Se continúa con los artículos que acumulen entre el 80% y 95% los cuales corresponden a los artículos a ubicar en la zona B. El restante de artículos (la gran mayoría, en promedio un 80% del total de referencias) corresponde a la categoría C los cuales generan el mayor costo de mantenimiento de los inventarios pero que aportan un mínimo dentro del valor de las ventas o ingresos de la compañía.

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ALFARO GIMÉNEZ, José. Economía de la empresa 2. Madrid: McGraw-Hill Interamericana de España, 2009. Pág. 227.

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A continuación un ejemplo que permite aclarar cómo se hace la clasificación ABC, como se evidencia en la ilustración

Ilustración 2 Pasos para hacer una clasificación ABC

Fuente: Autores

PASO 1 PASO 3 PASO 5 PASO 6

Artículo o referencia Consumo anual Costo en inventario Valor consumo anual (VENTAS) Hallar % de participación Acumular % Clasificar en A, B o C REF001 8.325 2.850 23.726.250 6,50% REF002 48,87% 48,87% A REF002 27.450 6.500 178.425.000 48,87% REF007 31,71% 80,58% A REF003 2.300 3.620 8.326.000 2,28% REF001 6,50% 87,08% B REF004 1.450 3.120 4.524.000 1,24% REF005 5,06% 92,14% B REF005 4.245 4.350 18.465.750 5,06% REF008 2,63% 94,77% B REF006 540 2.400 1.296.000 0,36% REF003 2,28% 97,05% C REF007 45.750 2.530 115.747.500 31,71% REF004 1,24% 98,29% C REF008 4.930 1.950 9.613.500 2,63% REF010 0,90% 99,19% C REF009 625 2.645 1.653.125 0,45% REF009 0,45% 99,64% C REF010 1.105 2.980 3.292.900 0,90% REF006 0,36% 100,00% C 365.070.025 100,00% DATOS DE ENTRADA PASO 2: TOTALIZAR Ordenar de mayor a menor PASO 4

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