2.3 Análisis de los expedientes de afiliación a MUFACE

Tras el análisis efectuado por el Tribunal, es necesario señalar que la documentación y requisitos que debían reunir los expedientes de afiliación no se encontraban regulados en ninguna normativa de MUFACE, simplemente se encontraban recogidos en los impresos AB-1 “Afiliación, variaciones y baja

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de titulares” y AB-2 “Alta, variaciones y baja de beneficiarios”, donde no figuraba como documento

indispensable el DNI, tanto del titular como de los beneficiarios dependientes del mismo.

Sin perjuicio de lo anterior, el Tribunal de Cuentas ha observado una serie de defectos, en los expedientes analizados, que apuntan la existencia de deficiencias de control interno sobre los mismos, ya que la mayoría, desde el punto de vista de este Tribunal, se encontraban incompletos, como se señala a continuación, lo que implica que los responsables de los Servicios Provinciales no pudieran recurrir a estos expedientes para modificar y, en su caso, actualizar los datos de los mutualistas que estaban erróneamente en la propia Base de Datos del colectivo de titulares y beneficiarios.

Así, el Tribunal durante los trabajos de fiscalización efectuados en diferentes Servicios Provinciales, ha comprobado que en el Servicio Provincial de Málaga se destruyeron los expedientes anteriores al año 1995, con lo cual la documentación que contienen en la actualidad es de fecha reciente y sólo relativa a documentos que el citado Servicio Provincial considera fundamentales. En el Servicio Provincial de Jaén, los expedientes contienen, además de la documentación de afiliación, otra documentación distinta referida a solicitudes de prestaciones farmacéuticas, médicas y económicas (v. gr.: adquisición de vivienda), que deberían constar en expedientes diferentes. En cuanto al Servicio Provincial de Salamanca los expedientes, como regla general, se encontraban completos.

A continuación se recogen de forma sucinta las principales deficiencias detectadas por este Tribunal en la revisión de los expedientes de afiliación:

- Todos los expedientes deberían contener copia (cuya autenticidad debe ser debidamente acreditada) del DNI, tanto del titular como de los beneficiarios dependientes del mismo, ya que este documento resulta imprescindible, tanto para poder depurar errores en la Base de Datos del colectivo como para contrastar la citada Base de Dato con la Base de Datos de otros Organismos, por considerar este Tribunal que éste es el parámetro más fiable de los que se incluyen en las citadas Bases. Por ello, a juicio del Tribunal, sería necesario incluir este documento como requisito imprescindible dentro de la documentación obrante en los expedientes.

- En algunos expedientes faltaba la fotocopia del Libro de Familia, o en su caso, compulsa del mismo. Este defecto variaba en función del grado de exigencia de cada Servicio Provincial, siendo una documentación necesaria para acreditar y justificar el derecho de los beneficiarios y, en su caso, de los titulares por derecho derivado.

- En determinados expedientes no constaba el certificado de la TGSS relativo a que el titular por derecho derivado o el beneficiario no pertenece a otro Régimen del Sistema de Seguridad Social. No obstante, MUFACE puede sustituir este certificado mediante consultas directas al Fichero General de Afiliación del citado Servicio Común. Sin embargo, estas consultas sólo se pueden realizar desde los Servicios Centrales de MUFACE con el consiguiente retraso en la tramitación de los expedientes y la falta de operatividad de este procedimiento, situación que debe subsanar MUFACE, dado que, si los Servicios Provinciales tienen competencia para la gestión de su colectivo, parece lógico que MUFACE les dote de los medios oportunos para poder verificar los requisitos de los beneficiarios y, en particular, les facilite el acceso directo al citado Fichero General de Afiliación de la TGSS. A juicio del Tribunal, debería exigirse de la misma forma un certificado que acredite la falta de cobertura sanitaria a través de otras Mutualidades de funcionarios (ISFAS y MUGEJU), dado

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el elevado número de situaciones de incompatibilidad, entre estos colectivos, detectado por el Tribunal.

- En los expedientes de funcionarios en situación de excedencia voluntaria el Tribunal no pudo verificar, a la vista de la documentación obrante en los expedientes, si el mutualista se encontraba al corriente en el pago de sus cuotas.

- El Tribunal de Cuentas ha detectado diferencias entre los datos que figuraban en la Base de Datos del colectivo y los que constaban en los propios expedientes, relativas, fundamentalmente a fechas de nacimiento y fechas de toma de posesión. Estas diferencias se debían a errores de grabación en la Base de Datos, lo cual provocaba una distorsión en la información. Esta deficiencia de control debe corregirse por la Mutualidad realizando en la Base de Datos las depuraciones oportunas. - En los expedientes de afiliación de funcionarios trasladados a otra provincia no figuraba, con

carácter general, documentación de la provincia de origen.

Respecto a la exigencia de documentación a los mutualistas, MUFACE debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 35.f) de la LRJAP-PAC, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 7.3 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro, en virtud del cual “los ciudadanos, en

sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguientes derechos: f) A no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante”, por lo que, para dar una mayor agilidad y

racionalidad a las relaciones entre los mutualistas y MUFACE, ésta debería, de acuerdo con el espíritu de las citadas normas, obtener la información sobre sus mutualistas de otras Administraciones Públicas (v. gr.: AEAT, MUGEJU, ISFAS, Registros Civiles, Registro Central de Personal, Registro de Prestaciones Sociales Públicas, Servicios de Salud de las Comunidades Autónomas, Fichero General de Afiliación de la TGSS, etc.), evitando con ello requerir información del mutualista que puede obtener directamente la Mutualidad.

El Tribunal considera que, con el fin de conseguir un control eficaz, una gestión adecuada así como mantener actualizado el colectivo de MUFACE, los expedientes de afiliación a la Mutualidad deberían contener todos los datos de sus mutualistas, desde el momento de su afiliación a la misma hasta la fecha actual, incluyendo todos los posibles cambios en su situación administrativa, así como las incorporaciones y bajas de beneficiarios, los cambios de domicilio, variaciones en sus circunstancias familiares, etc.

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III.3.- SITUACIÓN DEL COLECTIVO DE MUFACE