3.4 Conclusiones sobre las actuaciones realizadas por MUFACE sobre su colectivo en

1. Durante los ejercicios 2003 y 2004, MUFACE ha desarrollado un proyecto de actualización de su Base de Datos del colectivo de titulares y beneficiarios, denominado “Proyecto de control de gestión

del colectivo”, consistente en la remisión de un cuestionario, a cada mutualista, para verificar y, en

su caso, modificar los datos que constaban en dicha Base de Datos. No obstante, la remisión de estos cuestionarios adoleció de ciertas deficiencias ya que fueron enviados sin acuse de recibo, o por cualquier otro medio que hubiese permitido a MUFACE tener constancia de su recepción por parte del mutualista.

La finalidad de este Proyecto era contrastar la información de que disponía la Mutualidad, relativa a cada mutualista y beneficiario, con sus datos reales. A 31 de diciembre de 2004 los resultados obtenidos por MUFACE como consecuencia del citado Proyecto, habían sido, principalmente, los siguientes, muchos de ellos ya señalados por el Tribunal en los resultados de los cruces informáticos realizados:

- la contestación del 63,76% de los titulares del colectivo de MUFACE. No obstante, la información remitida debe ser debidamente verificada por la Mutualidad,

- la falta de contestación del 36,24% de los titulares del colectivo, por lo que esta Mutualidad debe incidir, especialmente, en el control sobre este colectivo, ante el riesgo que supone la falta de remisión de información por parte de estos titulares,

- la baja del colectivo de MUFACE de un total de 1.135 titulares, tanto por derecho propio como por derecho derivado, que estaban indebidamente adscritos en el colectivo de esta Mutualidad,

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- la baja del colectivo de MUFACE de 44.185 beneficiarios al no reunir las condiciones necesarias para ser beneficiarios de un titular, encontrándose, por tanto, indebidamente adscritos en su colectivo,

- la obtención de información de 108.467 nuevos Documentos Nacionales de Identidad, tanto de titulares como de beneficiarios del colectivo de MUFACE,

- la modificación de 2.655 Documentos Nacionales de Identidad que estaban erróneamente grabados, correspondiendo tanto a titulares como a beneficiarios del colectivo de MUFACE. Está previsto que este Proyecto culmine a lo largo del año 2005, ya que desde noviembre de 2004, MUFACE ha continuado con este Proyecto remitiendo nuevos cuestionarios, aunque también sin acuse de recibo, al 36,24% de sus mutualistas que no había contestado al primer envío (epígrafe III.4.3).

2. Sólo los Servicios Centrales de MUFACE tienen acceso directo al Fichero General de Afiliación de la Tesorería General de la Seguridad Social (a partir de junio de 2003), pudiendo efectuar consultas en el citado Fichero con el fin de detectar situaciones de incompatibilidad dentro de su colectivo, derivadas de la existencia de titulares por derecho derivado y de beneficiarios que puedan estar simultáneamente afiliados a otro Régimen del Sistema de la Seguridad Social, y, por tanto, indebidamente adscritos al colectivo de MUFACE, y proceder, en su caso, a declarar su baja en el colectivo de titulares y beneficiarios de esta Mutualidad.

Estos escasos accesos al citado Fichero de la Tesorería General de la Seguridad Social, a juicio del Tribunal, resultan poco operativos, dado que sólo se disponen de ellos en los Servicios Centrales de la Mutualidad, mientras que la gestión y control del colectivo de MUFACE corresponde, fundamentalmente, a los Servicios Provinciales, debiendo estos últimos solicitar a los Servicios Centrales que efectúen las consultas necesarias (epígrafe III.4.3).

3. MUFACE procedió, durante el año 2003, a remitir mensualmente a la Tesorería General de la Seguridad Social la información sobre las altas de los titulares por derecho derivado y beneficiarios mayores de 18 años que se producían cada mes en MUFACE, con el fin de detectar titulares por derecho derivado y beneficiarios que no reunían los requisitos para pertenecer al colectivo de esta Mutualidad.

Estas actuaciones, no continuadas en el año 2004, aún siendo positivas, a juicio del Tribunal resultaron insuficientes por los siguientes motivos:

- porque el cruce mensual con el Fichero General de Afiliación de la Tesorería General de la Seguridad Social se refería, sólo y exclusivamente, a las altas de cada mes de los titulares por derecho derivado y beneficiarios mayores de 18 años, debiendo extenderse, a juicio del Tribunal, a los mayores de 16 años, edad a partir de la cual pueden comenzar a trabajar, y por ello, pertenecer como titulares a otro Régimen del Sistema de la Seguridad Social,

- porque, una vez realizado el cruce mensual anteriormente señalado, MUFACE no volvía a cruzar a los titulares por derecho derivado y beneficiarios mayores de 18 años, independientemente de que hubiera variado su situación económica y familiar,

36 Tribunal de Cuentas

- porque el último cruce masivo y generalizado realizado con el citado Fichero data del ejercicio 2000, habiéndose acumulado, como se desprende de los trabajos de fiscalización realizados por el Tribunal, numerosas situaciones de incompatibilidad, a 31.12.2003,

- porque de la muestra seleccionada por el Tribunal sobre las situaciones de incompatibilidad que existían a 31.12.2003, el 90,70% seguían sin ser corregidas por MUFACE, a noviembre de 2004, al permanecer como titulares en la Tesorería General de la Seguridad Social y, a su vez, como beneficiarios o titulares por derecho derivado en MUFACE (epígrafe III.4.3).

4. La Mutualidad ha efectuado en el ejercicio 2004 (30.4.2004) cruces de la Base de Datos de su colectivo de titulares y beneficiarios, con las Bases de Datos de los colectivos de titulares y beneficiarios del Instituto Social de las Fuerzas Armadas y de la Mutualidad General Judicial. En el ejercicio 2003 no efectuó ningún cruce.

Como resultado de estos cruces informáticos, a 31.12.2004, MUFACE había dado de baja en su colectivo a un total de 343 titulares y beneficiarios que, a su vez, eran titulares por derecho propio en ISFAS, y asimismo, había dado de baja en su colectivo a un total de 88 titulares y beneficiarios que, a su vez, eran titulares por derecho propio en MUGEJU. Este colectivo indebidamente adscrito a MUFACE generó costes innecesarios para esta Mutualidad también durante el ejercicio 2004 (epígrafe III.4.3).

5. Por otra parte, durante el ejercicio 2004, MUFACE ha cruzado la Base de Datos de su colectivo con la Base de Datos suministrada por el Registro Central de Personal del Ministerio de Administraciones Públicas. A 31.12.2004, sólo se había depurado el 43% de los resultados obtenidos en este cruce, provocando, sin embargo, la baja en el colectivo de titulares y beneficiarios de un total de 507 personas, por lo que quedaba pendiente de depurar el 57% de los resultados obtenidos que, razonablemente, aportaran nuevas bajas en su colectivo (epígrafe III.4.3).

6. Asimismo, MUFACE durante el ejercicio 2004, dio de baja en su colectivo a un total de 700 personas que estaban fallecidas como consecuencia del cruce de su Base de Datos de titulares y beneficiarios con la información procedente de la Dirección General de los Registros y del Notariado. Sin embargo, estas bajas son muy inferiores a las detectadas por el Tribunal a 31.12.2003 (epígrafe III.4.3).

7. A partir del mes de agosto de 2004, MUFACE tiene implantada y plenamente operativa una nueva aplicación informática para la gestión de su colectivo de titulares y beneficiarios. Esta aplicación presenta unos controles internos más rigurosos sobre la gestión de su colectivo, lo que podría suponer un importante avance en la gestión del colectivo de titulares y beneficiarios de MUFACE, ya que dicha aplicación detecta situaciones de incompatibilidad dentro de su propio colectivo advirtiendo, mediante la emisión de un mensaje en pantalla, de la situación anómala detectada. Así, los resultados obtenidos por el Tribunal de Cuentas en las verificaciones realizadas en la nueva aplicación informática pueden considerarse positivos, pues la citada aplicación detectaba posibles anomalías o inexactitudes a la hora de introducir nuevos datos. Sin embargo, el Tribunal comprobó que se trataba simplemente de un mensaje informativo, puesto que si los responsables de su gestión obviaban el mensaje y continuaban con el proceso de grabación de datos, el sistema informático lo admitía a pesar de haber detectado las incidencias puestas de manifiesto, lo cual

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supone una limitación grave al funcionamiento de la misma que MUFACE debe subsanar (epígrafe III.3.3).

8. Durante el ejercicio 2004, MUFACE y el Ministerio de Administraciones Públicas han iniciado las actuaciones oportunas para la implantación de un nuevo sistema de control de las cotizaciones de sus mutualistas con el fin de que todas las habilitaciones y ordenadores de pagos faciliten a la Mutualidad, mensualmente, además de los ingresos correspondientes a las deducciones por cuotas, la información sobre los cotizantes y sobre los propios habilitados y ordenadores de pagos. Estas actuaciones se han fundamentado en:

- la aprobación de la Orden APU/284/2004 y la Resolución de 8 de octubre de 2004 de la Mutualidad, que regulan el procedimiento de ingreso de las cotizaciones de los mutualistas a MUFACE,

- la creación de una nueva aplicación informática que permite, en tiempo real, la comunicación de la información tanto de los habilitados como de los ordenadores de pagos, así como de los mutualistas susceptibles de cotizar y de los ingresos recibidos, con un grado de fiabilidad importante.

Una vez implantado en su totalidad este nuevo sistema de ingreso y control de recaudación, aún no finalizado, y depurada y actualizada la Base de Datos del colectivo de titulares y beneficiarios, MUFACE debe proceder a interrelacionar la información obrante en ambas Bases de Datos con el fin de verificar que los ingresos obtenidos por la recaudación de cuotas de sus mutualistas se ajustan a la normativa vigente (epígrafe III.5.2).

II.4.- RECOMENDACIONES