Información principal y autorización de proyecto
Fecha: 28/09/07 Nombre de Proyecto
: ““Implementación de una Oficina de Administración
de Proyectos (PMO) en la Municipalidad de San Carlos”
Áreas de conocimiento / procesos:
Gestión de Alcance, Gestión de Recursos Humanos, Gestión de Comunicación. Oficina de Administración de Proyectos (PMO).
Área de aplicación (sector / actividad):
Administración de Proyectos Municipalidad de San Carlos.
Fecha de inicio del proyecto: 12 de noviembre del 2007
Fecha tentativa de finalización del proyecto:
28 de mayo del 2008 Objetivos del proyecto (general y específicos):
General:
--- Diseñar una Propuesta Metodológica, que facilite la implantación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) en la Municipalidad de San Carlos, para optimizar los recursos disponibles en la organización y lograr cumplir con la mayor cantidad de proyectos exitosos.
Específicos:
--- Evaluar el estado actual de la Municipalidad de San Carlos en relación a la
Administración de Proyectos, con el fin de obtener elementos que permitan elaboración de una propuesta para la Implementación de la PMO
--- Formular un Modelo de PMO para la Municipalidad de San Carlos, que fortalezca el quehacer en la Administración de Proyectos, con elementos de eficiencia, para una mejor utilización de los recursos humamos y económicos de la institución. --- Establecer los roles, responsabilidades y destrezas del personal que forma parte de la Oficina de Administración de Proyectos PMO), con el fin de facilitar la
continuidad de la propuesta.
--- Determinar los beneficios de una PMO, en la Municipalidad de San Carlos, para planificar de forma objetiva las estrategias a seguir en la implementación de la misma.
Descripción del producto y entregables (relacionados con el objetivo general y específicos respectivamente):
Propuesta Metodológica para la Implementación de una Oficina de Administración de Proyectos, para la Municipalidad de San Carlos, 1- Informe del estado actual de la Municipalidad de San Carlos en el área de Administración de Proyectos 2 Modelo de Oficina necesario de administración de Proyectos para la Municipalidad de San Carlos 3- Definir los roles, responsabilidades y competencias de los actores más importantes dentro de la Oficina de Administración de Proyectos 4- Establecer los beneficios que se tendría la implementación y afectaciones que mostraría en caso de no implementarse, una oficina de administración de proyectos de la Municipalidad de San Carlos.
Necesidad del proyecto (lo que da origen):
…..-Debido a la gran cantidad de proyectos que se tramitan y se desarrollan en la Municipalidad de San Carlos, y la gran cantidad de departamentos y personal que labora en ésta, es importante y necesario contar con una PMO dentro de un nivel de madurez alto y una cultura de Administración de Proyectos apoyada por la alta jerarquía de la organización.
….La intención de implementar una Oficina de Proyectos (PMO) en la Municipalidad de San Carlos, se da principalmente para lograr aumentar la probabilidad de éxito de los proyectos que esta Municipalidad atiende, específicamente en el alcance, calidad, costo, tiempo y satisfacción de los ciudadanos. La utilización de las herramientas adecuadas con personal capacitado en metodologías de administración de proyectos, elevará la cantidad de proyectos exitosos y generará una disminución en los costos de todos los proyectos en general, en comparación con el costo de no utilizar ninguna metodología.
…..Actualmente, la división de Planificación, funciona como una estación meteorológica, donde la información que le llega no conlleva a ninguna toma de decisión o acciones sobre un proyecto que esta ejecutándose. Es así que la mayoría de los proyectos que realiza actualmente la municipalidad, no se tienen controles sobre lo planificado en tiempo, costo y alcance. Se vuelve así una necesidad la
implementación de una oficina de proyectos, que permita el uso de una metodología de Gestión de Proyectos, así como la homogenización de métodos de gerencia, para poder consolidar resultados, llevar un control efectivo sobre proyectos simultáneos y compartir lecciones aprendidas que permitan evitar errores cometidos anteriormente y mejorar el desempeño a cada vez.
…..En el caso de la municipalidad de San Carlos, donde se manejan múltiples proyectos, sucede en muchas ocasiones que se desperdician esfuerzos realizando actividades similares, por lo que se desaprovechan recursos económicos y humanos importantes. La PMO vendría a concentrar y maximizar estos esfuerzos, siendo de mucho provecho para la optimización de los recursos con los que se dispone.
Justificación de impacto (aporte y resultados esperados):
Son muchas las razones que justifican la creación de una Oficina de Administración de Proyectos para la Municipalidad de San Carlos entre las que están:
¾ Establecer una metodología en administración de proyectos estándar para todos los proyectos que implemente la Municipalidad especificando los procedimientos y herramientas que deberán utilizarse para este fin. Tener un enfoque común y consistente para administrar los proyectos hará más eficiente el desarrollo de los mismos.
¾ Asegurar que el uso de la metodología se este siguiendo en todas las áreas. Para esto, la PMO debe auditar periódicamente el proceso y utilizar estas auditorias para mejorarlo. Cada proyecto debe tener lecciones e ideas para compartir, por lo que se podría contar con una memoria histórica permitiendo con ello la sistematización de información
¾ Desarrollar formas estándar para planes de proyecto, WBS, RBS, listas de actividades, entre otros. Estas formas estándar pueden ser usadas en proyectos de cualquier tipo y complejidad promoviendo la re-utilización de procesos, haciendo más ágil la construcción de planes de proyecto.
¾ Estandarizar la forma de hacer los reportes de estatus de los proyectos. Si bien ahora se debe dar un estatus de avance a la división de planificación, no hay un estándar en la forma de reportar el mismo.
¾ Seleccionar, operar y apoyar el uso de Software para la administración de los proyectos.
¾ Proveer asistencia durante el inicio, planificación, ejecución, control y cierre de los proyectos. La PMO puede encargarse de preparar los diferentes requerimientos y entregar a los directores de proyectos una documentación más completa y clara de las especificaciones de los distintos proyectos, facilitando el trabajo de las personas que formulan y ejecutan los proyectos, ya que interactúan con un único ente receptor de proyectos: la PMO.
Restricciones / limitantes / factores críticos de éxito:
-La politización, dentro de la municipalidad que propicie intereses particulares sobre los colectivos.
-Las limitaciones de presupuesto para la realización de cambios dentro de la estructura municipal
-El desinterés de las autoridades responsables del alcance de la propuesta
Identificación de grupos de interés (stakeholders): Cliente(s) directo(s):
-Consejo Municipal de San Carlos -Alcalde de la Municipalidad
-Oficinas de Enlace Comunal y Planificación Clientes indirectos:
-Otros Departamentos dentro de la Municipalidad
-Grupos Organizados del Cantón que proponen proyectos -IFAM
- Organismos Internacionales