3.1.1 Descripción de la situación actual
Con el panorama expuesto de la empresa en el capítulo primero de análisis de antecedentes y justificación del proyecto, de su objeto principal y otras líneas de negocios se concluye que AINPRO S.A requiere de una PMO (Oficina de Gerencia de Proyectos) para garantizar el éxito de sus proyectos respecto a la dirección, coordinación, supervisión y manejo de recursos que éstos requieran.
Se cuenta con una fortaleza sobresaliente que es una empresa certificada en sistemas ISO 9001 contando con un personal entrenado en sistemas de gestión integrado, que permite que la implementación y puesta en funcionamiento de una PMO sea viable e impacto de “rechazo al cambio organizacional” será menor. Las debilidades como productividad, eficiencia, cumplimiento del cronograma y el costo de cada proyecto específico podrán ser controladas adecuadamente por el equipo de proyecto con este cambio organizacional.
3.2 POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO
Dentro de una investigación es importante establecer cuál es la población objeto de estudio, siendo la misma definida como cualquier conjunto de elementos de los cuales se pretende indagar y conocer sus características, y para el cual serán válidas las conclusiones obtenidas en la investigación.6
En este estudio la población está compuesta por aquellas personas que se desempeñan como Jefes de División, coordinadores, asistentes de proyectos o de actividades específicas en los proyectos que se ejecutan en AINPRO S.A.
La selección de esta población se realizó considerando aquellas personas de la organización que poseen conocimientos empíricos y/o formales en Gerencia de Proyectos, demostrados en las actividades que realizan en forma rutinaria en los proyectos ejecutados por la gerencia a la que pertenecen, asegurándose así la efectiva contribución a la investigación con informaciones y opiniones válidas y pertinentes.
3.2.1 Participantes
6 ARIAS. Fidias. El proyecto de investigación. Caracas : Orial ediciones, 1999. 3
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De acuerdo al esquema organizacional de AINPRO S.A las decisiones en el desarrollo del proyecto de investigación estarán a cargo del Gerente general, el Ingeniero Francisco Javier Moreno Valderrama, lo anterior haciendo referencia a la empresa a valorar (AINPRO S.A).
Para tal fin el personal técnico y administrativo es decir los candidatos a encuestar serán capacitados con los temas referentes a la gestión organizacional de proyectos tales como:
Esquema general de proyectos y sus fundamentos (Definición y características).
Ciclo de vida de los proyectos.
Conceptualización del PMI®.
Procesos de la gerencia de proyectos, según PMI®.
Cuestionarios del PMI®.
Evaluación de alto nivel OPM3®.
Características de un proceso estandarizado, medido, controlado y mejorado.
Los anteriores temas han sido entregados a la gerencia general a cargo del ingeniero Francisco Javier y a su vez entregado a los candidatos de las áreas seleccionados según organigrama de la empresa AINPRO S.A.
Posteriormente se realizara una reunión general donde se efectuara un acta como inicio al proceso de investigación por parte los estudiantes de especialización de gerencia de obras junto con gerencia y áreas involucradas al proceso.
En la reunión se realizaran los siguientes temas: Presentación del proyecto.
Socialización y/o familiarización del léxico de los temas anteriormente descritos respecto a la gerencia de proyectos según PMI®.
Socialización de los cuestionarios a implementar.
Cronograma de actividades para el desarrollo de los cuestionarios en la empresa AINPRO S.A.
Firma del acta donde se indicara los participantes y respectivos compromisos.
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3.3 ENTREVISTA INDIVIDUAL AL CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE ALTO NIVEL OPM3®.
Para determinar y conocer el estado actual de la Empresa AINPRO S.A. se realizó el cuestionario según la metodología del PMBOK, en el modelo de madurez OPM3®, el cuál consistió en realizar una entrevista a los profesionales más importantes que participan en la gestión de proyectos.
La estrategia utilizada fue formulando preguntas estandarizadas y dirigidas a la Gestión de Proyectos, la estructura organizacional y los posibles impactos que traería la implementación de una oficina de dirección de proyectos (PMO) en la empresa. La plantilla utilizada se puede ver en el ANEXO – MODELO ENCUESTA.
Los profesionales entrevistados fueron seis (6), esto definido según el tamaño de la empresa:
Tabla 3. Profesionales entrevistados de la empresa AINPRO S.A.
ID NOMBRE CARGO
1 Francisco Javier Moreno Gerente
2 Efraín Hernández Coordinador de calidad 3 Gerardo Wilson Tovar Coordinador HSEQ
4 Julián Oswaldo Nope Cruz Ingeniero Residente. Técnica Excavación sin zanja
5 Diana Moreno Contador. Contabilidad y finanzas
6 Nadia Mireya Hernández Moreno Auxiliar administrativo. Compras y suministros
Fuente: Los Autores
De acuerdo a los parámetros establecidos en la metodología del modelo de madurez OPM3®, se realizaron 180 preguntas las cuales se desarrollaron a cada uno de los profesionales en la oficina principal de AINPRO S.A.
En anexos se encuentra el modelo de las preguntas y las respectivas respuestas según cuestionario OPM3®.
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La metodología y diseño establecido para la propuesta del proyecto de la PMO (Project Management Office) OPM3®en AINPRO S.A, en que se basa la presente propuesta de implementación, es de investigación tipo descriptiva. Este tipo de investigación de estudios descriptivos sirven para analizar cómo es y cómo se manifiesta un fenómeno y sus componentes. Permiten detallar el fenómeno estudiado básicamente a través de la medición de uno o más de sus atributos.
Identifica características del universo de investigación, señala formas de conducta y actitudes del universo investigado, establece comportamientos concretos y descubre y comprueba la asociación entre variables de investigación.
Se recurrió a técnicas específicas en la recolección de información como la revisión bibliográfica, consulta externa, entrevistas y la aplicación de instrumentos tipo cuestionarios. La información posteriormente fue sometida a un proceso de codificación, tabulación y análisis estadístico.
El diseño de investigación se caracteriza por identificar, observar y describir las variables, sin posibilidad de manipulación. Lo anterior se debe a que los sujetos estudiados a un grupo o nivel determinado y se investigan datos en un solo momento y en un tiempo único
Así mismo puede clasificarse esta investigación como de tipo explicativo, ya que persigue determinar el modelo de Oficina de Administración de Proyectos acorde con las particularidades de la organización y de acuerdo a su nivel de madurez en proyectos; incluyendo la definición de los roles y funciones de la Oficina. De igual forma se establecerán los perfiles, responsabilidades y competencias de cada uno de los integrantes de la PMO.
Como se mencionó inicialmente es descriptivo porque busca especificar las propiedades y/o características de la gerencia sujetas al estudio en lo referente a su madurez organizacional en gerencia de proyectos.
3.5 FUENTES PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
La recolección de datos para la realización de esta investigación se basó en investigación documental y de campo. La investigación documental consistió en la revisión de publicaciones impresas y electrónicas, destacándose la consulta de libros, ensayos, artículos de revistas y periódicos, encuestas y conferencias escritas, entre otros. La información obtenida se clasificó de acuerdo a su naturaleza y contenido, se utilizaron técnicas de análisis y síntesis documental para la revisión crítica de la información con el objetivo de organizar, integrar y analizar los datos relevantes
Para llevar a cabo la investigación de campo, se realizaron varias reuniones tipo entrevista con cuestionarios estructurados según OPM3®.
43 3.6 FICHA TÉCNICA DE LA ENCUESTA
Por medio de la ficha técnica se busca constatar previamente que la obtención de datos de esta investigación ha comportado la utilización de la técnica de investigación. La encuesta OPM3® ha representado la herramienta más potente en la fase de obtención de datos.
Tabla 4. Ficha técnica de la encuesta
DISEÑO Y REALIZACION La encuesta ha sido desarrollada por
el grupo asesor de la presente propuesta de
implementación de la OPM3® para AINPRO S.A.
UNIVERSO Gerente general y los Jefes de
División de las diferentes oficinas de proyectos en la empresa AINPRO S.A
TAMAÑO DE LA MUESTRA Ver tabla 3(Pág. 44). Profesionales
entrevistados empresa AINPRO S.A
TIPO DE ENCUESTA Entrevista Personal
De acuerdo a los parámetros establecidos en la metodología del modelo de madurez OPM3®, se realizaron 180 preguntas las cuales se desarrollaron a cada uno de los profesionales en la oficina principal de AINPRO S.A.
SUPERVISION, PROCESAMIENTO E