3. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA
3.2. Aplicación práctica parcial o total de la propuesta
3.2.2. Elaboración de documentos fuentes, como medio de respaldo de las actividades operativas
3.2.2.4 Arqueo de Caja
Los recursos que ingresan a la organización deben de ser controlados y supervisados diariamente, en el presente documento se constatara la existencia de dinero y valores monetarios de la organización.
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TELÉFONO: 022752242 / 0997352136
CORREO: [email protected]
ARQUEO DE CAJA FECHA / /
NÚMERO 1
Nombre del Encargado:
Total billetes $
$
Elaborado: Firrma Autorizada
C.I: C.I: Total monedas Total Arqueo Sobrante Faltante $ 0.01 $ 0.10 $ 0.05 $ 0.50 $ 0.25 Monedas
Cantidad Denominación Valor Total
$ 1.00 $ 5 $ 1 Cantidad $ 100 $ 50 $ 20 $ 10
EMPRESA "MASTER - NET"
RUC: 1714099981001
DIRECCIÓN: Calle: IBARRA Numero: S/N Interseccion: PASAJE ABRAHAM CALAZACON
Billetes
Denominación Valor Total
Gráfico 8: Arqueo de Caja
Elaborado por: Quiñonez Jimmy
3.2.2.4.1. Vale de caja
Con este documento se podrá controlar la salida de dinero del fondo de caja chica, el cual es utilizado para gastos menores, es de vital importancia que el documento original repose en el encargado de caja y las copias sean archivadas, para mayor seguridad.
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TELÉFONO: 022752242 / 0997352136
CORREO: [email protected]
VALE DE CAJA
FECHA
/ /
NÚMERO
1
Nombre del Encargado:
Entregado a:
Detalle de entrega:
Beneficiario
Aprobación
C.I:
C.I:
EMPRESA "MASTER - NET"
RUC: 1714099981001
DIRECCIÓN: Calle: IBARRA Numero: S/N Interseccion: PASAJE ABRAHAM CALAZACON
Gráfico 9: Vale de Caja
Elaborado por: Quiñonez Jimmy
3.2.2.4.2. Reposición de Caja Chica
Con este documento podremos sustentar la devolución de los valores del fondo de caja chica que han sido utilizados para el pago de gastos menores de la organización, el documento debe de estar respaldado datos del vale de caja, y sobre todo servirá como respaldo del asiento contable de reposición de caja chica.
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TELÉFONO: 022752242 / 0997352136 CORREO: [email protected]
REPOSICIÓN DE DE CAJA CHICA FECHA / /
NÚMERO 1
Nombre del Encargado: Valor de Caja Chica
Este documento solo será valido con las firmas de autorización
Fecha Documento N. Documento Monto
Beneficiario Aprobación
C.I:
C.I: EMPRESA "MASTER - NET"
RUC: 1714099981001
DIRECCIÓN: Calle: IBARRA Numero: S/N Interseccion: PASAJE ABRAHAM CALAZACON
Detalle Gráfico 10: Reposición de Caja Chica
Elaborado por: Quiñonez Jimmy
3.2.2.4.3. Políticas de Caja
El control del efectivo que se genera la organización, es la que permite el sostenimiento de la misma, por lo que es de vital importancia que se mantenga un control sobre el mismo, ya que es el punto de partida para la compra de mercadería y sobre todo para dar el cumplimiento de todos los compromisos adquiridos por la empresa.
Solamente la persona a cargo, o alguien que esté en remplazo, pueden recibir los dineros dados por los clientes, por diferentes conceptos en la caja o punto de pago asignado, por el cual debe emitir su respectivo comprobante de ingreso y egreso, que evidencie los movimientos realizados del efectivo.
A la oficina o punto donde se maneje el dinero del punto de venta, solo podrá ingresar la persona autorizada o que esté a cargo.
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La persona encargada deberá de revisar bien el cheque en caso de que los clientes ejecuten esta forma de pago, debe verificar que este correcta; fecha, que tenga enmendaduras o tachones, nombre correcto del beneficiario, el valor correcto en número y letras, firma y sello del girador, y solicitar el aval en caso de cheques posfechados.
Al culminar el día laboral, la persona encargada deberá ejecutar el arqueo de caja, en presencia de la propietaria, en caso de que no se encuentre la propietaria, ella designara a una persona como responsable, al finalizar el arqueo se deberá de firmar el documento para obtener un respaldo y se procederá a archivar.
3.2.2.4.4. Políticas de Caja Chica
El monto de caja chica será de $225,00, estos fondos solo estarán en custodia de la persona encargada, o por la propietaria de la empresa.
Todo desembolso del fondo de caja chica deberá ser respaldado con su respectiva factura original, la misma que deberá ser entregada por la persona que se le asigne el dinero, si este documento no es entregado pasado los cuatro días después de habérsele asignado el recurso, se pasara a cuentas por cobrar de la remuneración mensual del trabajador que recibió el dinero.
No se cubrirán cheques personales con los fondos de caja chica.
3.2.2.4.5. Procedimiento del Vale de Caja.
Los trabajadores que soliciten dinero de caja chica, deberán de liquidar el monto dentro de cuatro días, siguientes al recibo del efectivo.
No deberá de existir más de dos vales provisionales a nombre de la misma persona, por el cual todo vale provisional debe ser retirado por la misma persona requirente.
En caso de que el documento no haya sido llenado de forma correcta no se podrá entregar los fondos requeridos, si está bien lleno se procederá a la entrega del mismo.
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TELÉFONO: 022752242 / 0997352136 CORREO: [email protected]
COMPROBANTE DE EGRESO FECHA / /
NÚMERO 1
Nombre del Encargado: Valor en Letras:
Por concepto de:
Chueque Efectivo Nombre del Banco Monto
C.I: C.I:
Elaborrado por Aprobación
EMPRESA "MASTER - NET" RUC: 1714099981001
DIRECCIÓN: Calle: IBARRA Numero: S/N Interseccion: PASAJE ABRAHAM CALAZACON
Transferencia Bancaria Gráfico 11: Comprobante de Egreso
3.2.2.4.6. Procedimiento de la Reposición de Caja Chica.
Para la reposición de dinero de caja chica se procederá a realizar un cheque a nombre de la persona responsable, este documento deberá estar respaldado con el monto en facturas, y en el vale de caja.
Al momento de la reposición de la caja chica, los documentos de respaldo deberán tener la acreditación del pago realizado, con el objetivo de evitar usos indebidos.
Al término del trámite se deberá informar a la propietaria de la empresa la reposición de los valores de caja chica.