AGUIRRE, Santiago, Diseño de una propuesta metodológica para el rediseño de procesos en las empresas medianas Colombianas previo a la implantación de un sistema ERP, 2007.
ANAYA, Héctor Ortiz, Análisis Financiero Aplicado, Universidad Externado de Colombia, 1998.
BALLOU, Ronald H. “Logística: Administración de la cadena de suministro”. Parte III, Estrategia del transporte. 5ª Edición. Pearson Educación. México 2004.
CHASE, JACOBS, AQUILANO, Administración de la Producción y Operaciones. 10ª Edición. McGraw-Hill. México 2007.
GARCÍA, Oscar León, Administración Financiera, Prensa Moderna Impresores, 1999.
LINARES, Ricardo, Logística y Competitividad, Edición 2002. MUTHER, R. Distribución en planta. Hispano-americana, 1985.
NAHMINAS, S., Análisis de la producción y las operaciones, McGraw-Hill. México 2007.
NIEBEL, B. W., Ingeniería industrial: Métodos, tiempos y movimientos, Alfaomega, México, Décima Edición, 2001.
ORGANIZACIÓN MUNDIAL DEL TRABAJO, Introducción al estudio del trabajo, Limusa, 1999.
REUTHER D. Chattopadhvay G, Engineering Management Conference, 2004, Proceedings, 2004 IEEE International.
SÁNCHEZ, Rafael Ignacio, Universo Logístico, Grano de oro, Edición 2001.
SIMCHI-LEVI, David, “Designing and Managing the Supply Chain”, 2ª Edición, 2003.
ANEXO A
Suplementos recomendados por ILO
TIPO CARACTERÍSTICAS %
Suplementos Constantes
Suplemento personal 5%
Suplemento por fatiga básica 4%
Suplementos Variables
Suplemento por estar de pie 2%
Suplemento por posición anormal:
un poco incómoda 0%
incómoda (agachado) 2%
muy incómoda (tendido, estirado) 7% Uso de la fuerza o energía muscular (levantar, tirar, empujar):
2,5 Kg 0% 5 Kg 1% 7,5 Kg 2% 10 Kg 3% 12,5 Kg 4% 15 Kg 5% 17,5 Kg 7% 20 Kg 9% 22,5 Kg 11% 25 Kg 13% 30 Kg 17% 35 Kg 22% Mala Iluminación
un poco abajo de la recomendada 0%
bastante menor que la recomendada 2%
muy inadecuada 5%
Condiciones
Atmosféricas Calor y humedad variables 0-10
Atención requerida
trabajo bastante fino 0%
trabajo fino o preciso 2%
trabajo muy fino y muy preciso 5%
Nivel de Ruido
Continuo 0%
intermitente – fuerte 2%
intermitente - muy fuerte 5%
de tono alto – fuerte 5%
Estrés Mental
proceso bastante complejo 1%
atención compleja o amplia 4%
muy compleja 8% Monotonía nivel bajo 0% nivel medio 1% nivel alto 4% Tedio algo tedioso 0% Tedioso 2% muy tedioso 5%
ANEXO B
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
DEPARTAMENTO 1 DEPARTAMENTO 2 DEPARTAMENTO 3 DEPARTAMENTO 4
DEPARTAMEN DEPARTAMENT 1
157
158
159
160
161
162
163
165
166
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AOL-P-7.5.4-01
SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No
CONTENIDO : NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PAG 1 de ANEXO C
Formato manual de procedimientos 1. OBJETIVO GENERAL
Describe con qué fin y para que se realiza el procedimiento. Se debe redactar en forma clara y precisa utilizando al comienzo un verbo en infinitivo.
2. ALCANCE
Describe a que áreas, sucursales y funcionarios aplica el procedimiento 3. DEFINICIONES
Se deben definir los términos o palabras utilizadas en el procedimiento que no sean de fácil entendimiento o de común conocimiento.
4. REFERENCIAS
Se escriben los documentos de origen interno o externo que se toman como base para elaborar el procedimiento o que permiten ampliar la compresión del mismo. Entre ellos se encuentran:
- Manuales operativos - Instructivos de trabajo - Normas técnicas - Procedimientos
5. REGISTROS DE CALIDAD
Tabla que relaciona todos los registros que se generen en la ejecución del procedimiento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AOL-P-7.5.4-01
SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No
CONTENIDO : NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PAG 1 de
• Código: Identificación del registro.
• Registros: Nombre a través del cual se reconocen los registros.
• Elaboración: Responsableque realiza el registro.
• Archivo:
Quien: Responsable que almacena el registro. Donde: Sitio en el cual se conservan los registros.
Como: Manera de organizar los registros de forma que se puedan buscar fácilmente.
• Tiempo de conservación: Tiempo durante el cual se van a mantener los registros almacenados.
• Disposición: Acción a tomar cuando se ha cumplido el tiempo de conservación.
6. INDICADORES DEL PROCESO
Son las actividades que en un momento determinado pueden generar error en el procedimiento; por tal razón requieren un control específico para garantizar el adecuado desarrollo y funcionamiento del mismo. (Se deben tener en cuenta los aspectos legales).
Para diligenciar este punto es necesario considerar los siguientes aspectos:
OBJETIVO RESPONSABLE INDICADOR FÓRMULA
• Objetivo: Indicador que se quiere medir
• Responsable: Persona encargada de calcular el indicador
• Indicador: Nombre del indicador
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SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No
CONTENIDO : NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PAG 1 de
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
A continuación se detallan las actividades a desarrollar, sus responsables y los registros.
Actividad
No Responsable Descripción de la Actividad Registro Se coloca el numero consecutivo de la actividad comenzando siempre con el numero 1 Funcionario que ejecuta la actividad. (Se coloca el Cargo)
En este campo se realiza la descripción detallada y secuencial de cada una de
las actividades que se ejecutan en el procedimiento,
utilizando al comienzo de cada una un verbo en infinitivo que de inicio a la redacción de la actividad la
cual debe ser legible, entendible y breve.
Documento evidencia de la ejecución de la
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SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No
CONTENIDO : NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PAG 1 de CUADRO DE REVISIONES
Tabla que relaciona los responsables por la elaboración, revisión y aprobación, así como la fecha de aprobación y las modificaciones o cambios que se efectúen al procedimiento.
REVISIÓN No ELABORADO POR REVISADO APROBADO ABROBACIÓN FECHA DE (DD/MM/AA MODIFICACIÓN REALIZADA 1 2 3
• Revisión No. : Número consecutivo de las revisiones realizadas.
• Elaborado por: Nombre, cargo y firma de quien elabora o modifica el procedimiento.
• Revisado: Nombre, cargo y firma de quien efectúa la revisión del procedimiento, con la competencia necesaria para determinar el cumplimiento de los requisitos para los cuales fue diseñado.
• Aprobado: Nombre, cargo y firma de la persona que aprueba la revisión, preferiblemente debe ser el jefe inmediato de quien reviso el documento.
• Fecha de aprobación: Fecha en que el procedimiento es aprobado y entra en vigencia para su aplicación.
• Modificación realizada: Breve descripción de los cambios que tuvo el documento con respecto a la revisión anterior. Importante identificar la versión en anterior y el numeral o la pagina en la cual se realizo el cambio.
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SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No 1
CONTENIDO : PROCEDIMIENTO ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCÍA
ANEXO D
Manual procedimiento alistamiento y despacho de mercancía 1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y parámetros bajo los cuales se realiza el alistamiento y despacho de mercancía.
2. ALCANCE
Aplica para todas las operaciones de almacenamiento, dispensación y facturación de mercancía en el Centro de Distribución.
3. DEFINICIONES
Almacén: Estructura física destinada para la conservación y almacenamiento de determinados productos.
Almacenamiento: Acción de ubicar y mantener en zonas determinadas dentro de un depósito o almacén: materias primas, material de empaque y diferentes productos farmacéuticos con un direccionamiento controlado.
Mercancía: Es todo producto Terminado / Semielaborado, Materias Primas, Material de empaque y Material P.O.P. suministrado para custodia.
Cliente Externo: Es toda persona o entidad que tiene una relación comercial con la compañía, pero no tiene ningún vinculo laboral con ella.
Cliente Interno: Es toda persona que tiene o posee una relación laboral y/o funcional con la compañía (empleado).
Asignación de Inventario: Procedimiento por el cual se agrupan los pedidos que han sido grabados por ventas.
Listado de Picking: Es un reporte generado con cantidades de mercancía que se solicita en una orden de compra o pedido, de producto.
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SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No 1
CONTENIDO : PROCEDIMIENTO ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCÍA
Factura Comercial: Documento que se genera para dar salida a la mercancía solicitada la cual contiene los costos de la misma.
Relación de Despacho: Registro que se genera de cada una de las facturas que han sido despachadas por la compañía transportadora a través del sistema informático o en formato Office.
Orden de Acondicionamiento: Documento emitido por el departamento de planeación del cliente en el cual se detalla: El tercero que ha de realizar el proceso de manufactura y/o acondicionamiento que se debe realizar, las cantidades de materias primas, materiales de empaque y/o producto terminado que se debe despachar al tercero.
4. REFERENCIAS
- Instructivo Estibado Mercancía.
- Instructivo Inspección de Vehículo de Transporte de Mercancía.
- Instructivo Inspección, Manejo y Limpieza de Montacargas y Carromatos. - Instructivo Alistamiento y Despacho de pedidos.
5. REGISTROS DE CALIDAD
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SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No 1
CONTENIDO : PROCEDIMIENTO ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCÍA
6. INDICADORES DEL PROCESO
OBJETIVO RESPONSABLE INDICADOR FÓRMULA
Establecer el nivel de servicio prestado al cliente en lo relacionado con la entrega de los pedidos
Director CEDIS entregados a % Pedidos tiempo Número de pedidos entregados durante el periodo/Número total de pedidos solicitados en el periodo *100 Medir el porcentaje de facturas y otros documentos de soporte, generados hacia el cliente sin error
Director CEDIS Documentación % sin problemas Número total de facturas generadas sin problemas en el periodo/Número total de facturas generadas en el periodo *100 Establecer el nivel de servicio prestado al cliente en lo relacionado con el cumplimiento en la entrega de pedidos completos
Director CEDIS entregados % Pedidos completos Número de pedidos entregados completos en el periodo/Total de pedidos solicitados para el periodo *100 Establecer el nivel de servicio prestado al cliente en lo relacionado con la entrega de pedidos perfectos
Director CEDIS entregados % Pedidos perfectos Número de pedidos entregados perfectos en el periodo/Número total de pedidos solicitados *100 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
A continuación se detallan las actividades a desarrollar, sus responsables y los registros.
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SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No 1
CONTENIDO : PROCEDIMIENTO ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCÍA
ALISTAMIENTO DE MERCANCÍA
Paso Responsable Actividad Registro
0 Inicio
1 correspondiente al Área Cliente
Generar pedidos en el sistema e informar por escrito al Supervisor y Director CEDIS aquellos que requieren ser despachados con urgencia.
Correo electrónico
2 Administrativo Auxiliar Consultar los pedidos en el sistema ODBMS generados por el cliente,
para cada una de las tiendas. N/A 3 Administrativo Auxiliar Determinar las tiendas a despachar. N/A 4 Administrativo Auxiliar Realizar requerimiento de vehículos para despachos a nivel nacional y/o
local al Coordinador de Transporte.
Correo electrónico
5 Administrativo Auxiliar
Generar listados de picking por zona seleccionando en el aplicativo de importaciones, hoja resumen de alistamiento, digitando el usuario, clave, departamento y localidades que reciben.
Archivo generado del sistema ODBMS
6 Administrativo Auxiliar
Entregar listado de picking por zona al Auxiliar Operativo Zona Picking y Auxiliar Operativo Zona
Alistamiento y modificar estado de la mercancía en el sistema ODBMS.
Listado de picking por zona
7 Auxiliar Operativo Zona Picking Efectuar desplazamiento hasta primera ubicación. N/A 8 Auxiliar Operativo Zona Picking Buscar producto y verificar cantidades asignadas. N/A 9 Auxiliar Operativo Zona Picking
¿Existen inconsistencias en el
producto alistar? Si: Ir al paso 10 No: Ir al paso 11
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SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No 1
CONTENIDO : PROCEDIMIENTO ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCÍA
10 Auxiliar Operativo Zona Picking Registrar inconsistencias en listado de picking. picking por zonaListado de
11 Auxiliar Operativo Zona Picking
Ubicar producto en estiba, registrar cantidades en el listado de picking y proceder según Instructivo de Alistamiento y Despacho de Mercancía.
Listado de picking por zona
12 Auxiliar Operativo Zona Picking Entregar pallet al patinador. N/A 13 Patinador Trasladar y entregar mercancía a la zona de alistamiento. N/A 14 Auxiliar Operativo Zona Picking Firmar listado de picking por zona. picking por zonaListado de 15 Auxiliar Operativo Zona Picking
¿Existen inconsistencias en el producto alistado? Si: Ir al paso 16 No: Ir al paso 17
Listado de picking por zona
16 Auxiliar Operativo Zona Picking Informar al Auxiliar Administrativo para que tome los correctivos
necesarios. N/A
17 Auxiliar Operativo Zona Picking Entregar listado de picking al Auxiliar Administrativo. picking por zonaListado de 18 Zona Alistamiento Auxiliar Operativo Recibir pallet entregado en la actividad 13. picking por zonaListado de 19 Zona Alistamiento Auxiliar Operativo Buscar código del producto en listado de picking por zona. picking por zonaListado de 20 Zona Alistamiento Auxiliar Operativo Verificar cantidades asignadas vs físico. picking por zonaListado de 21 Zona Alistamiento Auxiliar Operativo Entregar mercancía a los Auxiliares Operativos Zona
Alistamiento 2 y 3. N/A
22 Zona Alistamiento Auxiliar Operativo 2 y 3
Clasificar mercancía por tienda y
cantidad requerida. picking por zonaListado de 23 Zona Alistamiento Auxiliar Operativo Registrar conformación del pallet en listado de picking por zona. picking por zonaListado de
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SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No 1
CONTENIDO : PROCEDIMIENTO ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCÍA
24 Zona Alistamiento Auxiliar Operativo
2 y 3 Armar pallet. N/A
25 Zona Alistamiento Auxiliar Operativo 2 y 3
Trasladar pallet a muelle
respectivo. N/A
26 Zona Alistamiento 4 Colocar perfiles y vinipelar. Auxiliar Operativo N/A 27 Zona Alistamiento Auxiliar Operativo
2 y 3
Entregar listado de picking al Auxiliar Operativo Zona Alistamiento 1.
Listado de picking por zona 28 Zona Alistamiento 1Auxiliar Operativo Entregar listados de picking al Auxiliar Administrativo. picking por zonaListado de 29 Administrativo Auxiliar Realizar rótulo de mercancía y entregar al Auxiliar Operativo Zona
Alistamiento 4.
Listado de picking por zona 30 Zona Alistamiento 4 Rotular mercancía. Auxiliar Operativo Rótulo de la mercancía
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SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No 1
CONTENIDO : PROCEDIMIENTO ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCÍA
DESPACHO DE MERCANCÍA
Paso Responsable Actividad Registro
0 Inicio
1 Guarda de Seguridad Solicitar documentos al Transportador. N/A 2 Auxiliar Operativo Despachos Autorizar ingreso del vehículo al muelle. N/A 3 Guarda de Seguridad Registrar datos del transportador en bitácora. Libro folios 4 Administrativo Auxiliar Recibir listado de picking por zona. picking por Listado de
zona 5 Administrativo Auxiliar Comparar listados de picking por zona. N/A 6 Administrativo Auxiliar Procesar listados de picking por zona en el sistema ODBMS.
Archivo generado del
Sistema ODBMS 7 Administrativo Auxiliar Generar e imprimir actas de envió. Actas de envío 8 Auxiliar Operativo Despachos Recibir la mercancía y verificar empaque. N/A 9 Auxiliar Operativo Despachos Realizar inspección de vehículo según Instructivo de Inspección de
Vehículos.
Formato inspección de
vehículo 10 Auxiliar Operativo Despachos Transportar mercancía a las cercanías del vehículo. N/A
11 Administrativo Auxiliar
Diligenciar comprobante de
mercancía colocando el nombre del conductor, cédula de ciudadanía, placas, transportadora,
departamento de la mercancía, cantidad de pallets y carga suelta.
Comprobante de mercancía
12 Auxiliar Operativo Montacargas Cargar mercancía al vehículo. N/A 13 Auxiliar Entregar documentos al Auxiliar Documentos
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SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No 1
CONTENIDO : PROCEDIMIENTO ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCÍA
14 Auxiliar Operativo Despachos Validar comprobante vs actas de envío. N/A 15 Coordinador CEDIS Revisar documentos de despacho, firmar y entregar al Auxiliar
Operativo Despachos.
Documentos de despacho 16 Auxiliar Operativo Despachos Sellar documentos de despacho y entregar al Transportador en
presencia del guarda de seguridad.
Documentos de despacho
17 Transportador
Firmar documentos con nombre completo, número de documento de identidad, huella y entregar al Auxiliar Operativo Zona de Despachos.
Documentos de despacho
18 Auxiliar Operativo Despachos
Firmar documentos con nombre completo, entregar 2 comprobantes de mercancía y documentos de despacho al Transportador. Comprobante de mercancía, documentos de despacho 19 Guarda de Seguridad Relacionar nombre del conductor y datos del vehículo en la bitácora. Libro de Folios 20 Auxiliar Operativo Despachos Cerrar el vehículo, colocar el precinto y dar la orden de salida. N/A 21 Auxiliar Operativo Despachos Entregar documentos de despacho al Auxiliar Administrativo para su
archivo.
Documentos de despacho 22 Transportador Entregar comprobante en portería. Comprobante de mercancía 23 Guarda de Seguridad Validar precintos vs lo registrado en la documentación. N/A 24 Administrativo Auxiliar Informar despacho de la mercancía al Transportador y Tienda. electrónico Correo
CUADRO DE REVISIONES
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SECCIÓN : 7.5.4 Revisión No 1
CONTENIDO : PROCEDIMIENTO ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCÍA
REVISIÓN No ELABORADO POR REVISADO APROBADO ABROBACIÓN FECHA DE (DD/MM/AA MODIFICACIÓN REALIZADA 1 2 3 4 5 6 7