C.3 Gestión del Conocimiento 1) DESCRIPCIÓN:

El objetivo de esta actividad es gestionar de forma eficiente el conocimiento existente entre los diferentes miembros del equipo de trabajo, incrementando el conocimiento mutuo sobre el trabajo individual, mejorando la distribución de información, procesando sistemáticamente la información no compartida y eliminando la información repetida. De modo, se consigue que el conocimiento sea distribuido entre los múltiples individuos, al mismo tiempo que se elimina aquel que es redundante o se encuentra repetido.

La gestión del conocimiento es una actividad fundamental en el desarrollo de todo proyecto, para asegurar que las personas que participan en él disponen de la información actualizada y necesaria para la realización de su trabajo, a la vez que comparten aquello en lo que están trabajando para que sea conocido por otros.

Para que la gestión del conocimiento sea eficiente, VTManager recomienda definir formalmente el proceso de gestión del conocimiento e implementarlo con tecnologías que faciliten la gestión de la información y de la configuración de los diferentes activos del proyecto.

La definición del proceso de gestión del conocimiento será realizada por el jefe de proyecto y el líder del equipo de forma colaborativa, mientras que las actividades de seguimiento del proceso serán responsabilidad del líder. Para la realización de esta actividad, se emplearán diferentes herramientas que facilitan el trabajo colaborativo, la gestión del conocimiento y de la configuración y la realización de reuniones virtuales.

Cuando se detecten problemas en la gestión del conocimiento, bien porque existe conocimiento duplicado o repetido, bien porque éste no es público para los diferentes participantes, o bien porque no se encuentra actualizado, el líder del equipo creará una incidencia y, en función del contenido de la misma, establecerá las acciones a tomar necesarias para subsanarlo.

Los diferentes ingenieros de software que participan en el proyecto podrán a su vez crear incidencias en el momento en que detecten que el proceso de gestión del conocimiento definido no se está siguiendo adecuadamente.

Figura 3-28. Actividad C3 – Gestión del Conocimiento.

Las situaciones colaborativas que se dan en la ejecución de esta actividad, así como las capacidades a soportar por las tecnologías para llevar a cabo la misma en un contexto global, se describen en el apartado 3.6.

La Figura 3-28 muestra las tareas que se tienen que realizar para llevar a cabo la actividad de gestión del conocimiento, detallando los productos de entrada y de salida, los roles que intervienen, las guías de ayuda a la realización de la actividad y las tecnologías colaborativas que soportan su ejecución en un entorno global.

Reglas Internas Tecnologías a Emplear Incidencias Reuniones virtuales Guía de Uso de las Tecnologías Colaborativas Jefe de Proyecto Véase apartado 3.6 Definición del Proceso de

Gestión del Conocimiento Líder

Acciones a Tomar Seguimiento del Proceso de

Gestión del Conocimiento

Proceso de Gestión del Conocimiento Ingeniero de

2) ENTRADAS:

Los productos de entrada necesarios para poder comenzar la realización de esta actividad son:

• Reglas Internas.

• Tecnologías a Emplear. 3) ROLES:

Los roles que participan en esta actividad son: • Jefe de Proyecto.

• Líder.

• Ingeniero de Software. 4) TAREAS A REALIZAR:

Las tareas a realizar para la gestión del conocimiento son:

C.3.1) Definición del Proceso de Gestión del Conocimiento. C.3.2) Seguimiento del Proceso de Gestión del Conocimiento. 5) GUÍAS:

Las guías a utilizar durante la gestión del conocimiento son: • Reuniones Virtuales.

• Guía de Uso de las Tecnologías Colaborativas. 6) HERRAMIENTAS:

Las herramientas a utilizar durante la gestión del conocimiento son:

• Herramientas que implementan las capacidades descritas en el subapartado 0, para las situaciones colaborativas identificadas para la actividad de gestión del conocimiento en el subapartado 0.

7) CRITERIOS DE VALIDACIÓN:

Para comprobar que esta actividad se ha realizado correctamente, se deberá poder responder satisfactoriamente a preguntas como:

• ¿Se ha definido un proceso de gestión del conocimiento que especifique las actividades a llevar a cabo para conseguir una gestión eficiente del mismo?

• ¿Se ha comprobado de forma periódica que no existe conocimiento duplicado ni superpuesto?

• ¿Se ha comprobado periódicamente que la información estaba completa y disponible?

• En caso de detectar alguna anomalía en la gestión del conocimiento, ¿se han establecido las acciones a tomar para corregirla?

8) SALIDAS:

Los productos de salida a obtener como consecuencia de la ejecución de las tareas asociadas a esta actividad son:

• Proceso de Gestión del Conocimiento. • Incidencias.

• Acciones a Tomar.

C.3.1) Descripción de la Tarea C.3.1: Definición del Proceso de Gestión del Conocimiento.

El objetivo de esta tarea es definir un proceso de gestión del conocimiento que asegure que el conocimiento se encuentra disponible de forma actualizada y completa, sin información duplicada. Esto permitirá a los miembros del equipo conocer en que está trabajando cada uno de ellos y les facilitará la compartición del conocimiento. A su vez, este proceso incluirá las actividades de gestión de configuración necesarias para poder gestionar tanto los documentos como las piezas de código que se vayan generando a lo largo del proyecto. En la definición de este proceso, y con el objetivo de evitar ambigüedad, VTManager recomienda incluir actividades dirigidas a la publicación de las aportaciones de cada uno de los individuos a este conocimiento, así como las fuentes que están utilizando en su trabajo. Para la realización de esta tarea en un entorno global, VTManager recomienda que el líder del equipo y el jefe de proyecto trabajen de forma colaborativa en la definición de este proceso, para lo cual utilizarán herramientas que faciliten la compartición de información y el trabajo simultáneo sobre los mismos documentos. El jefe de proyecto será el responsable máximo de esta tarea, teniendo que aprobar el documento resultante tras el desarrollo de la misma. Además, se establecerán reuniones virtuales en las que se debatirá cualquier aspecto relativo al proceso y se comprobará el trabajo realizado hasta ese momento. Este proceso, una vez que éste definido, será publicado para que todos los miembros del equipo lo conozcan y utilicen.

C.3.2) Descripción de la Tarea C.3.2: Seguimiento del Proceso de Gestión del Conocimiento. El objetivo de esta tarea es examinar la información existente con el objetivo de determinar si el proceso de gestión del conocimiento está siendo seguido de forma correcta por los diferentes involucrados en el equipo de trabajo y si existe transferencia de conocimiento entre las múltiples sedes en las que trabajan los integrantes del equipo. Además, se revisará la información disponible con el objetivo de eliminar información ambigua.

Para la realización de esta actividad en entorno global, VTManager recomienda analizar la información existente en el repositorio centralizado donde se documentan los activos y, comprobar si se cumplen los procedimientos establecidos para la gestión de la configuración. Además, se supervisará la información disponible en los espacios de trabajo colaborativo para comprobar que está se encuentre actualizada.

El líder del equipo de trabajo revisará el conocimiento existente y creará una incidencia por cada deficiencia detectada. Del mismo modo, los ingenieros de software que, en el desarrollo de su trabajo, encuentren alguna inconsistencia en el seguimiento del proceso de gestión del conocimiento podrán también crear una incidencia.

Las incidencias creadas serán analizadas por el líder del equipo y el jefe de proyecto, los cuáles establecerán de forma conjunta las acciones a tomar para resolverlas.

3.4.3.4 C.4.- Desarrollo de las Tareas.