A.5 Definición de las reglas internas del equipo 1) DESCRIPCIÓN:

El objetivo de esta actividad es establecer las reglas internas del equipo que definirán las directrices sobre cómo se realizarán los procesos comunicativos y colaborativos, como se soportarán éstos por las tecnologías de comunicación y colaboración seleccionadas y cuáles serán los procedimientos a seguir para evitar los conflictos interpersonales cuando se realizan críticas sobre el trabajo técnico desarrollado por otros miembros del equipo de desarrollo software global.

Para realizar esta tarea en un entorno global, VTManager recomienda la definición de un conjunto de directrices en las que se indique, para cada uno de los posibles actos colaborativos o comunicativos, cuáles serán las tecnologías a emplear y el proceso a seguir, para incrementar la confianza entre el personal y evitar conflictos.

Estás directrices serán elaboradas por el jefe de proyecto y el líder del equipo en función de las situaciones colaborativas identificadas en VTManager y de las tecnologías de soporte seleccionadas en la actividad A.4., haciendo uso de una lista compartida en la que irán incluyendo directrices cada uno de los roles y, que será acordada, mediante la realización de una reunión virtual entre los mismos.

Como resultado de la ejecución de la actividad se tiene, por tanto, una lista con las reglas de comunicación y participación definidas a partir de las situaciones colaborativas identificadas en VTManager para cada una de sus actividades, y las tecnologías más adecuadas para realizar ese acto comunicativo o colaborativo en un contexto distribuido. Esta lista será supervisada y aprobada por el responsable de la organización y, una vez que se tiene disponible, se da por finalizada la Fase de Preparación.

Las situaciones colaborativas que se dan en la ejecución de esta actividad, así como las capacidades a soportar por las tecnologías para llevar a cabo la misma en un contexto global se describen en el apartado 3.6.

La Figura 3-14 muestra las tareas que se tienen que realizar para llevar a cabo la actividad de definición de las reglas internas del equipo, detallando los productos de entrada y de salida, los roles que intervienen, las guías de ayuda a la realización de la actividad y las tecnologías colaborativas que soportan su ejecución en un entorno global.

Figura 3-14. Actividad A5 – Definición de las reglas internas del equipo.

2) ENTRADAS:

Los productos de entrada necesarios para poder comenzar la realización de esta actividad son:

• Informe de las Tecnologías Colaborativas que se encuentran disponibles para la ejecución del proyecto.

• Misión.

3) ROLES:

Los roles que participan en esta actividad son: • Responsable de la Unidad Organizativa. • Jefe de Proyecto.

• Líder.

4) TAREAS A REALIZAR:

Las tareas a realizar para definir las reglas internas del equipo son: A.5.1) Definición de las Reglas de Participación y Comunicación. A.5.2) Definición del Uso de las Tecnologías.

5) GUÍAS:

Las guías a utilizar durante la definición de las reglas internas del equipo son: • Reuniones virtuales.

• Guía Situaciones Colaborativas VTManager. • Guía de Uso de las Tecnologías Colaborativas.

Informe Tecnologías Colaborativas

Disponibles

Misión

Definición de las Reglas de Comunicación y Participación Reuniones virtuales Guía Situaciones Colaborativas VTManager Guía de Uso de las Tecnologías Colaborativas Jefe de Proyecto Responsable de la Unidad Organizativa Véase apartado 3.6 Reglas Internas Definición del Uso de

las Tecnologías Líder

6) HERRAMIENTAS:

Las herramientas a utilizar durante la definición de las reglas internas del equipo son: • Herramientas que implementan las capacidades descritas en el subapartado 0, para

las situaciones colaborativas identificadas para la actividad de definición de las reglas internas del equipo en el subapartado 0.

7) CRITERIOS DE VALIDACIÓN:

Para comprobar que esta actividad se ha realizado correctamente, se deberá poder responder satisfactoriamente a preguntas como:

• ¿Se han documentado las reglas de participación y comunicación que gobernarán el equipo y el uso de las tecnologías en las actividades de comunicación y colaboración?

• ¿Se han definido las tecnologías colaborativas que soportarán las reglas de participación y comunicación para soportar su ejecución en un contexto distribuido?

8) SALIDAS:

El producto de salida a obtener como consecuencia de la ejecución de las tareas asociadas a esta actividad son:

• Reglas Internas.

A.5.1) Descripción de la Tarea A.5.1: Definición de las Reglas de Participación y Comunicación. El objetivo de esta tarea es definir las reglas de participación y comunicación que se van a seguir para desarrollar el trabajo en un entorno distribuido. Para ello, el jefe de proyecto y el líder del equipo estudiarán las situaciones colaborativas identificadas en VTManager y, en base a ellas, establecerán las reglas que los integrantes del equipo de trabajo tendrán que seguir para colaborar en el desarrollo del proyecto.

En primer lugar, estos roles discutirán sobre las situaciones colaborativas de VTManager proponiendo reglas que permitan gestionarlas en un entorno distribuido, consiguiendo una gestión eficiente de la comunicación y tratando de evitar que algún miembro del equipo se pueda desmotivar o sentir aislado. Esta discusión se realizará mediante tablones de discusión y pizarras compartidas y, una vez que se tiene un consenso, se celebrará una reunión virtual con el responsable de la organización en la que se le presenten las reglas establecidas.

En caso de que no se alcance un consenso entre el jefe de proyecto y el líder del equipo, VTManager recomienda también la realización de una reunión virtual en la que puedan debatir sobre sus diferencias.

Como resultado de esta actividad, se tiene un informe en el que se detallan las reglas a seguir para colaborar y comunicarse en cada una de las situaciones colaborativas identificadas por VTManager. Este informe será la entrada de la siguiente tarea, en la cual

se proveerá a estas reglas del soporte tecnológico necesario para implementarlas en un contexto global.

A.5.2) Descripción de la Tarea A.5.2: Definición del Uso de las Tecnologías.

El objetivo de esta tarea es definir cómo se van a emplear las tecnologías de comunicación y colaboración, seleccionadas en la actividad anterior, para implementar las situaciones colaborativas identificadas en VTManager y siguiendo para cada una de ellas las reglas definidas en la tarea anterior A.5.1.

Para realizar esta tarea el jefe de proyecto y el líder del equipo de trabajo utilizarán el informe de tecnologías comunicativas disponibles y el informe de las reglas de participación y comunicación y, haciendo uso de mecanismos de pizarra compartida y tablones de discusión, establecerán una lista compartida en la que se definirá para cada regla qué tecnología o tecnologías la dan soporte y cómo se da soporte a la regla utilizando dicha tecnología. Es decir, cada regla con qué tecnologías se implementan y qué pasos hay que seguir para utilizar las tecnologías de forma adecuada.

Como resultado de esta actividad, se obtiene un producto de trabajo que es validado y acordado tanto por el responsable de la unidad organizativa, como por el jefe de proyecto y el líder del equipo, que constituirá un elemento fundamental a la hora de garantizar la colaboración eficiente entre los integrantes del equipo de desarrollo software global.

El informe resultante de esta tarea, Reglas Internas, contiene la información necesaria para que los integrantes del equipo de trabajo sean capaces de interactuar entre sí cuando se encuentren realizando su trabajo. En este informe, se les indica cómo establecer y llevar a cabo la colaboración, la asignación de turnos, prioridades, etc.; y cómo realizar dicha comunicación con las tecnologías disponibles, mecanismos de turnos, bloqueo de ficheros, etc. Este producto de trabajo será esencial en el desarrollo del resto de las actividades de VTManager y constituirá el principal manual que los integrantes del equipo de trabajo deberán seguir a la hora de colaborar en el contexto global.