Características de un Sistemas de Información

Los SI contribuyen activamente a la consecución de los objetivos de la organización, por eso es imprescindible que el departamento de TI/SI comprenda y conozca el negocio, así podrá sugerir oportunidades basadas en las TI/SI.

El encargado del departamento de SI ha pasado a ser una posición estratégica de la organización ya que, como se menciona anteriormente, al comprender el negocio podrá aportar ideas para el mejor desarrollo del SI, su tarea ya no es tan sólo de administración de las TI; sino de planificación, desarrollo e implementación de SI para todas las áreas donde sea necesario.

Una de las estrategias es la externalización de los servicios de TI los cuales deben de ser perfectamente gestionados para alinearlos a la estrategia de la organización por su importante interacción con todas las áreas.

En general un Sistema de Información se fundará en los principios siguientes [47]:

• Distribución(recepción) de información a (desde) todos los niveles jerárquicos

• Clasificación analítica de las informaciones.

• Deducción directa del contenido de la información al distribuido (recibido) partiendo de un análisis funcional (desde los puntos de vista recepción- elaboración-transmisión).

• Unión estrecha de la selección de informaciones, con la posición del individuo; con conocimiento, al menos potencial, de las informaciones recibidas, elaboradas, transmitidas, por las unidades bajo su control y por su campo de aplicación.

• Especificación explícita de las modalidades de comunicación de la información, tan trascendente como la selección de su contenido: informaciones periódicas, esporádicas, etc.

• Medición de la eficacia de la información a través de la comprensibilidad de su contenido y de la eficiencia de la gestión: procediendo al análisis serio de una función, el contenido informativo ligado a dicha función puede determinarse sin dificultad.

• Revisión del sistema informaciónal en función de las anomalías observadas y mediciones no alcanzadas; medidas de la eficacia de la información y control de resultados.

• Verificación de que una misma información no se repita, ni sea producida paralelamente por fuerzas distintas.

Las características que debe tener un sistema de información son las siguientes[47]:

• Contener información interna y externa a la organización.

• Consistencia e Integración. Asegurar una única fuente de información de gestión para todas las áreas de la organización.

• Facilitar la comprensión de la información mediante una ordenación adecuada de las ideas.

• Ser utilizado por todos escalones de la estructura jerárquica. Cada escalón obtendrá información a su nivel. Se debe evitar que la alta dirección de la organización viva con una información creada y manipulada para ella misma.

• Proporcionar la información al ritmo que el negocio requiera.

• Facilitar a los directivos una gestión más ágil, mediante indicadores clave adecuados a los objetivos y estructura de la organización.

• Rápido acceso a la información actual e histórica.

1.4 Evaluación

La evaluación se puede entender de diversas maneras, dependiendo de las necesidades, propósitos u objetivos de la institución educativa, tales como: el control y la medición, el enjuiciamiento de la validez del objetivo, la rendición de cuentas, por citar algunos propósitos. Desde esta perspectiva se puede determinar en qué situaciones educativas es pertinente realizar una valoración, una medición o la combinación de ambas concepciones.

Algunas definiciones presentan una orientación meramente cuantitativa de control y medición del producto, se pueden concebir como “una fase de control que tiene como objeto no sólo la revisión de lo realizado sino también el análisis sobre las causas y razones para determinados resultados,... y la elaboración de un nuevo plan en la medida que proporciona antecedentes para el diagnóstico”. A la vez, la evaluación está orientada por una teoría institucional (leyes, reglamentos, decretos y circulares) y por la cultura evaluativa existente, entendida como la forma que se han realizado los procesos evaluativos. Ésta “se construye a través del conjunto de valores internalizados por docentes, alumnos, directores, supervisores, padres y representantes de entes empleadores, acerca de la forma de concebir y practicar la evaluación en un determinado proceso educativo.”

El Joint Committee on Standards for Educational Evaluation señala que "la evaluación es el enjuiciamiento sistemático de la validez o mérito de un objeto". De tal manera, que en un estudio es importante tanto lo bueno como lo malo de la situación evaluada, de lo contrario no se trata de una evaluación. En consecuencia se considera que la evaluación es un proceso complejo pero inevitable. Es una fuerza positiva cuando "sirve al progreso, se utiliza para identificar los puntos débiles y fuertes, para tender hacia una mejora". Las bases de valoración que deben considerarse al evaluar algo son: expectativas de los usuarios, mérito del servicio y hasta qué punto éste es necesario. Además, se deben considerar otros aspectos de

la evaluación: así como la viabilidad, equidad, y si se requiere ser comparada, centrándose en un producto o servicio. También se debe tener claridad en las principales utilizaciones tales como: el perfeccionamiento, la recapitulación, la ejemplificación, hasta qué punto los evaluadores requieren calificaciones especiales.

Otra posición señala a la evaluación como una herramienta para la rendición de cuentas. El concepto no es solo rendir cuentas de los aciertos y desaciertos de un plan o programa de estudios o del desempeño profesional, sino también recibir retroalimentación para el mejoramiento académico y personal tanto del personal docente como de la población estudiantil y, por ende, de la institución educativa [9] La evaluación educativa, se puede considerar como un instrumento para sensibilizar el quehacer académico y facilitar la innovación.

En consecuencia, “…todo proceso que se asuma como evaluación institucional tiene como requisito y condición indispensable la participación de la comunidad educativa… de allí que la evaluación tenga como característica fundamental la auto- evaluación”. La evaluación realizada sólo por agentes externos a la vida institucional tiende a fracasar, dado que no contempla el desarrollo de un proceso participativo con las personas que componen la comunidad educativa, limitando su participación a ofrecer datos posiblemente mediante instrumentos de preguntas cerradas.

La búsqueda de alternativas a la solución de problemas es el reto fundamental de la evaluación como proceso para el mejoramiento de la calidad de la educación. Para ello es necesario crear un clima organizacional donde se facilite y propicie la práctica evaluativa. En los procesos participativos que ha realizado la autora en sus proyectos de investigación, el clima organizacional de la evaluación se inicia con la indagación de la forma en que las personas interesadas entienden el proceso evaluativo y como se han llevado a cabo otras evaluaciones anteriores; es decir, que ha sido lo positivo de esos procesos y qué se debe mejorar. Este paso se considera necesario, dado que la experiencia ha demostrado que las personas no están dispuestas a emprender procesos participativos sino encuentran motivación y justificación para cambiar las prácticas tradicionales de la evaluación. También se indaga acerca de sus necesidades, expectativas y del compromiso que se asume ante el desarrollo de la evaluación. Luego se plantea un anteproyecto, se analiza con las personas interesadas y se realizan los ajustes pertinentes. En un proyecto participativo es necesario definir los niveles de participación de las personas involucradas y trabajar coordinadamente, es importante que se sientan parte del proceso y de la toma de decisiones.

El tipo de evaluación que la institución elija se relaciona con el propósito de la misma; seguidamente se hace referencia a las funciones y a las normas de la evaluación.