INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
Entrevista dirigida a: Sra. Nelly Gordón Propietaria del Comercial BYDAR
Objetivo: Recopilar información sobre los procedimientos y controles que se llevan a cabo en el comercial BYDAR y la importancia de la implementación de un Sistema Contable
1. ¿Usted tiene conocimientos del manejo e importancia de un sistema contable?
Los conocimientos que tengo son básicos, sirven para llevar ordenadamente todo lo se hace aquí en el negocio, y es muy importante porque se sabe lo que se posee en cualquier momento que se necesite.
2. ¿El negocio cuenta con un sistema contable?
No contamos con un sistema contable
3. ¿Cómo cree usted que se encuentra actualmente la información contable de su
negocio?
No se encuentra estable, porque al momento no se conoce con exactitud que tengo en el negocio inventarios, cuentas por pagar, facturación, clientes, proveedores
4. ¿Cuáles cree que son las áreas de su negocio que presenta mayor riesgo?
La bodega porque el inventario no llevo exactamente, igual las deudas que mantengo con proveedores, registro de ventas, dinero en caja y en bancos.
5. ¿Cómo es el manejo de caja en relación al efectivo que ingresa al comercial?
Todos los días la caja inicia con $100.00 sueltos para dar los vueltos y se deposita el valor de ventas, dos veces a la semana en el Banco Pichincha
6. ¿De qué manera es llevado el inventario del negocio?
Por parte de los empleados llevan algunos, semanal o mensual, verificando en percha y en bodega pero no en sistema solo anotado en un cuaderno o me informan lo que hace falta para poder solicitar; pero es un problema porque no se sabe cuántos productos tenemos al momento, se hace uno también anualmente los últimos días de diciembre, y por esta situación a veces perdemos porque los productos se vencen.
7. ¿Cuenta con una persona que lleve la contabilidad de la empresa?
Si, la Ing. Miryam Vera a ella se le entrega todas las facturas, de ventas y de compras y ella hace las declaraciones mensuales y anuales
8. ¿La información que le brinda la contadora es oportuna y confiable?
La ingeniera cuando se le pide información si la brinda pero ella solo me dice el valor que sale a cancelar para autorizar el débito de la cuenta y nada más, pero yo no tengo conocimiento si lo que estoy pagando es correcto.
9. ¿Cuándo usted tiene que cubrir una deuda de un proveedor como se realiza el
proceso?
Los proveedores vienen al almacén y me informan que ya se ha vencido una factura, yo le llamo a la contadora para que verifique y haga la retención, para elaborar el cheque, en algunas ocasiones si me demore en la cancelación porque la factura se pierde o no la encuentran en el archivo
10. ¿Cómo se llevan los procesos del negocio?
Se realizan algunos como los depósitos o retiros de bancos los reviso en la cuenta móvil que accedo desde mi celular, para las compras le pregunto al vendedor que falta y hacemos la orden de compra de lo que se necesite, las ventas, todos los productos tienen exhibido el precio, para mayor facilidad del cliente, se factura, se cobra y se entrega el producto
11. ¿Cómo es el proceso de registro de cuentas por cobrar?
Representa mucho riesgo mantener esta cuenta, por eso siempre se ha optado de que todas las ventas sean al contado
12. ¿La empresa aplica controles internos a sus procesos?
Al final del día se suma las facturas y se cuenta el dinero de caja, para que al siguiente día sea depositado, lo demás se lleva en un cuaderno por ejemplo la ganancia que se ha tenido, algún producto que se vaya a pedir al día siguiente, el número de factura de compra de los proveedores.
13. ¿Considera usted que la implementación de un sistema contable mejoraría los
procedimientos y de qué tipo?
Si de manera positiva, porque ayuda a organizar mejor el comercial, con la información de ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar, y conocer si lo que estoy pagando en impuestos es lo correcto, porque ya no habría errores porque un sistema ya manejaría toda esta información.
Anexo 5 Cuestionario de encuestas
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
Encuesta dirigida a: Empleados del Comercial BYDAR
Indicaciones: La encuesta es de carácter anónimo, la información que usted proporcione es
muy importante para nosotros y servirá para divulgación académica
Objetivo: Recopilar información sobre los procedimientos y controles que se llevan a cabo en el
comercial BYDAR y la importancia de la implementación de un Sistema Contable
Por favor, señale con una X según corresponda de acuerdo a su situación actual
1. ¿Las actividades que realiza en el negocio son adecuadas a su puesto?
Muy de acuerdo De acuerdo En desacuerdo
2. ¿El dinero que ingresa al local comercial quien lo recibe y administra?
Usted como empleado Propietario
3. ¿Cómo cree usted que es la atención y variedad de productos que se ofrece al cliente?
Excelente Bueno Malo
4. ¿Cada qué tiempo se realiza la constatación física de inventario en el negocio?
Diaria Semanal Mensual Anual
5. ¿Quién es el encargado de autorizar órdenes de compra?
Usted como empleado Propietario
Todas las anteriores
6. ¿Cuáles son los controles básicos que se efectúan en el comercial? Compra Venta Inventarios Excelente Malo
8. ¿Cómo sugerencia que le
expondría al comercial?
Ampliación del local Mejoramiento de la atención Incremento de productos Implementación de tecnología
9. ¿El propietario supervisa la actividad que usted realiza?
Siempre Rara vez Nunca
10. ¿Cree usted que para la actividad que realiza en el negocio, es importante el manejo tecnológico como por ejemplo implementación de un sistema contable?
Si No
¡Gracias por su colaboración!
v
7. ¿Cree usted que los procesos contables que efectúa la empresa son?
Caja
Cuenta por cobrar Cuenta por pagar Desconoce
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
Encuesta dirigida a: Proveedores del Comercial BYDAR
Indicaciones: La encuesta es de carácter anónimo, la información que usted proporcione es muy
importante para nosotros y servirá para divulgación académica
Objetivo: Recopilar información sobre los procedimientos y controles que se llevan a cabo en el
comercial BYDAR y la importancia de la implementación de un Sistema Contable
Por favor, señale con una X según corresponda de acuerdo a su situación actual 1. ¿Hace qué tiempo mantiene una relación
comercial con el negocio?
Menos de 6 meses 6 meses a un año Un año a 3 años 3 años a 5 años Más de 5 años
2. ¿Los pedidos que realiza el negocio son claros y precisos?
Siempre Regularmente Nunca
3. ¿Los procedimientos que se lleva a cabo en
la organización son controlados y
monitoreados?
Si No
4. ¿Cuál es el parámetro que más se ha manejado con el Comercial Bydar, en cuanto a la devolución de productos?
Productos no corresponden al pedido Productos vencidos
Entrega sin factura
Entrega en fecha no estipulada
5. ¿Cómo calificaría usted, a los procesos de la información contable que lleva el negocio?
Excelente Bueno Malo
6. ¿Considera usted que resultaría
beneficioso la implementación de tecnología en el negocio como es el Sistema Contable?
Si No
7. ¿En qué porcentaje considera que su empresa abastece al negocio?
Del 10% al 30% Del 31% al 60% Del 61% al 90% Más del 91%
8.o¿Usted maneja promociones y
descuentos?
Siempre Rara vez Nunca
9. ¿Cuándo es el momento de cobros de facturas al comercial, la cancelación lo realiza?
Antes de 5 días del vencimiento El día del vencimiento
5 días después del vencimiento 15 días después del vencimiento Más de un mes del vencimiento
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
Encuesta dirigida a: Clientes corporativos del Comercial BYDAR
Indicaciones: La encuesta es de carácter anónimo, la información que usted
proporcione es muy importante para nosotros y servirá para divulgación académica
Objetivo: Recopilar información sobre los procedimientos y controles que se llevan a cabo en el
comercial BYDAR y la importancia de la implementación de un Sistema Contable
Por favor, señale con una X según corresponda de acuerdo a su situación actual
1. ¿El servicio que le brinda en el comercial Bydar es:
Excelente Bueno Malo
2. ¿Usted ha tenido alguna dificultad al momento de recepción de su producto?
Siempre En ocasiones Nunca
3. ¿El comercial BYDAR otorga créditos a sus clientes?
Si No
4. ¿Cuándo usted solicita información de algún documento (factura, retención, precio) la atención ha sido?
Excelente Bueno Malo
5. ¿Cree usted que se debería implementar la tecnología en el negocio con la adquisición de un sistema contable?
Muy de acuerdo Poco de acuerdo Nada de acuerdo
6. ¿En cuánto a las condiciones físicas del negocio cómo califica?
Malo Excelente Bueno
7. ¿A su criterio, piensa usted que la oferta de productos del negocio es?
Excelente Bueno Malo
8. ¿Con que frecuencia compra en este el local comercial?
Una vez a la semana Una vez cada 15 días Una vez al mes Una vez cada 6 meses Anualmente
9. ¿Según su percepción; siente que existe un control interno adecuado a los procesos que se realiza en el negocio?
Si No
10. ¿Qué tan probable es que vuelva al Comercial BYDAR?
Muy probable Poco probable Nada probable
11. ¿Hace que tiempo es cliente del Comercial BYDAR? Menos de 6 meses 6 meses a 1 año 1 año a 3 años 3 años a 5 años Más de 5 años
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
Encuesta dirigida a: Clientes potenciales del Comercial BYDAR
Indicaciones: La encuesta es de carácter anónimo, la información que usted proporcione es muy
importante para nosotros y servirá para divulgación académica
Objetivo: Recopilar información sobre los procedimientos y controles que se llevan a cabo en el
comercial BYDAR y la importancia de la implementación de un Sistema Contable
Por favor, señale con una X según corresponda de acuerdo a su situación actual 1. ¿El servicio que le brinda en el comercial
Bydar es:
Excelente Bueno Malo
2. ¿Usted ha tenido alguna dificultad al momento de recepción de su producto?
Siempre En ocasiones Nunca
3. ¿Cuándo usted solicita información de algún documento (factura, retención, precio) la atención ha sido?
Excelente Bueno Malo
4. ¿Cree usted que se debería implementar la tecnología en el negocio con la adquisición de un sistema contable?
Muy de acuerdo Poco de acuerdo Nada de acuerdo
5. ¿En cuánto a las condiciones físicas del negocio cómo califica?
Malo Excelente Bueno
6. ¿A su criterio, piensa usted que la oferta de productos del negocio es?
Excelente Bueno Malo
7. ¿Con que frecuencia compra en este el local comercial?
Una vez a la semana Una vez cada 15 días Una vez al mes
Una vez cada 6 meses Anualmente
8. ¿Según su percepción; siente que existe un control interno adecuado a los procesos que se realiza en el negocio?
Si No
9. ¿Qué tan probable es que vuelva al Comercial BYDAR?
Muy probable Poco probable Nada probable
10. ¿Hace que tiempo es cliente del Comercial BYDAR? Menos de 6 meses 6 meses a 1 año 1 año a 3 años 3 años a 5 años Más de 5 años
Anexo 6 Análisis e interpretación de encuestas
Encuesta aplicada a empleados del Comercial BYDAR
1. ¿Las actividades que realiza en el negocio son adecuadas a su puesto?
Actividades desarrolladas adecuadas a su puesto
Interpretación: En base a lo expuesto se señala que todos sus empleados están realizando las actividades por las cuales fueron asalariados, evidenciando así, que los parámetros manifestados en el contrato de trabajo están siendo cumplidos, consiguiendo que se sientan cómodos en su puesto y su rendimiento sea efectivo y dinámico.
2. ¿El dinero que ingresa al local comercial quien lo recibe y administra?
Recepción y administración de dinero
Interpretación: Para esta pregunta la totalidad de empleados coincidieron que la recepción y administración de dinero, es por parte del dueño, de esta manera, se expresa que únicamente una persona está al frente de este rubro, que es sin duda un área muy escéptica y de gran cuidado, y que los empleados no tendrán que rendir cuenta, del mal manejo de este capital
100% 0% 0% Muy de acuerdo De acuerdo En desacuerdo 0% 100% Usted como empleado Propietario
Las exigencias del mercado laboral, que demanda personal cualificado, con iniciativa y autonomía, que demuestre dotes de creatividad, capacidad de innovación y espíritu de mejora aplicables tanto a su trabajo como al de los miembros de su equipo. (Ecudero, 2017, pág. 211).
La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio que puede determinar el crecimiento, la sobrevivencia o el cierre de un negocio (Guajardo, 2014, pág. 442).
3. ¿Cómo cree usted que es la atención y variedad de productos que se ofrece al cliente?
Atención y variedad de productos
Interpretación: De manera que, en esta pregunta denota en su mayoría que el trabajo que realiza el empleado en el negocio según su parecer es excelente, por consiguiente el ser humano que se encuentra en constante aprendizaje requiere capacitación, en aspectos que ayudaran al correcto desarrollo de su actividades, con el objetivo primordial de satisfacer a los clientes que se acercan al establecimiento con el afán de satisfacer una necesidad
4. ¿Cada qué tiempo se realiza la constatación física de inventario en el negocio?
Constatación física de inventario
Interpretación: Como se puede apreciar cada empleado brindo respuestas diferentes, mas sin embargo esta gestión la realizan en base a todas las variables que exhibe el indicador de la presente pregunta, ya que se vuelve prescindible, realizarlo constantemente para conocer como es la aceptación de un determinado producto, y que al momento de solicitar su reposición sea de manera precisa, resguardando al comercial de posibles pérdidas que pueden presentarse por el desconocimiento en esta área.
El vendedor ha de conocer y comprender a su cliente, pero también a la empresa que representa, ya que el ofrecimiento que haga a su cliente debe estar en consonancia con lo que la empresa puede realizar en cada momento. (Pinto, Cómo preparar ofertas comerciales , 2016, pág. 5).
Es necesario realizar inventarios para confrontar los datos anotados en nuestra base de datos con las existencias reales disponibles en el almacén. (Meana, 2017, pág. 3).
5. ¿Quién es el encargado de autorizar órdenes de compra?
Autorización de ordene de compra
Interpretación: Como se aprecia en la presente pregunta en general se tiene el consenso de que tanto empleado como propietario intervienen en esta autorización, siendo esta la manera correcta, ya que el primero se encuentra en constante interacción con el producto y sabrá cuál es el que se necesita, mas sin embargo el dueño del negocio tiene la última palabra ya que es quien desembolse el dinero.
6. ¿Cuáles son los controles básicos que se efectúan en el comercial?
Controles básicos que se realizan
Interpretación: A través, de la aplicación de esta pregunta lo óptimo sería que el control se realice a todos los procedimientos que se desarrollan dentro del negocio, ya que todos marcan un grado de importancia para el avance de actividades y de esta manera poder minimizar los posibles riesgos ocasionados por la falta de vigilancia, sin embargo los que se realizan en el comercial son únicamente la mitad de los sugeridos.
0% 0% 100% Usted como empleado Propietario Todas las anteriores
La solicitud de la compra suele ser un documento de la organización, por la cual un departamento o área solicita al departamento de compras la compra especificada en la solicitud (Cortés, 2017, pág. 32).
El control interno funciona mediante el establecimiento de reglas y tareas para gestionar las operaciones de una organización, incluso el manejo de eventos imprevistos. Estas reglas y tareas son conocidas como políticas y procedimientos (Lara, 2012, pág. 22).
7. ¿Cree usted que los procesos contables que efectúa la empresa son?
Procesos contables que se realizan
Interpretación: Aunque, el formalizar los procesos contables, como de evidenciar sus transacciones, reportes, elaboración de documentos, es de vital importancia para el negocio este no se lo ejecuta, sin poder permitir tener una información legitima y segura de cómo se están desarrollando las actividades, y después de esto, tomar las decisiones en beneficio del comercial, es por ello, que la respuesta que brindan los empleados es de alguna manera negativa, ya que no se percatan que esto está ocurriendo de manera oportuna.
8. ¿Cómo sugerencia que le expondría al comercial?
Sugerencias expuestas al negocio
Interpretación: En la presenta pregunta, es importante tomar en consideración las sugerencias de los empleados que son las personas que a diario se encuentran en el comercial, y debido a esto, su mayoría cree que la implementación de tecnología aportara de forma positiva al negocio, mejorando su competitividad ya que al momento de ingresar sus transacciones se tendrá la seguridad de que están siendo registradas de manera correcta y que al final se podrá observar resultados y tomar medidas correctivas si fuese necesario o continuar con lo ejecutado.
La falta de información producirá perjuicios para la empresa como: perder ventas por agotamiento de existencias, el corte de suministro eléctrico etc., de ahí la necesidad de llevar una buena contabilidad que nos suministre información adecuada para tomar decisiones (Mesa, 2007, pág. 5).
La probabilidad de éxito en las decisiones comerciales se incrementa cuando la empresa define bien su público y mercado objetivo e implanta estrategias y políticas adaptadas a las especificidades de ese mercado. (Cubillo, 2015, pág. 132)
9. ¿El propietario supervisa la actividad que usted realiza?
Supervisión de actividades por parte del propietario
Interpretación: De acuerdo, a los resultados de esta pregunta, se sugiere que el dueño juega un rol muy importante en la supervisión del comercial, que según la visión de los empleados es constante, revisando continuamente las actividades que realizan y sugiriendo la posibilidad de poder mejorarlas, y este a su vez, con la posibilidad de convertirse en un buen líder, que pueda guiar a su equipo de trabajo e implementar el bienestar laboral en el negocio.
10.¿Cree usted que para la actividad que realiza en el negocio, es importante el manejo tecnológico como por ejemplo implementación de un sistema contable?
Importancia del manejo tecnología en la actividad que realiza
Interpretación: Esta pregunta tiene relación con lo manifestado en la interrogante número 8 de esta encuesta dirigida a los empleados, en donde también se establece la importancia del uso de la tecnología hoy en día, y por ende el uso de un sistema contable que permite tener una herramienta que ayude a la simplificación y control estricto de tareas realizadas, como por ejemplo que mediante un código se pueda determinar un producto, la existencia o agotamiento del mismo, al igual que obtener al instante los datos de un cliente que significaría un ahorro de tiempo para los empleados.
100% 0% 0% Siempre Rara vez Nunca 100% 0% Si No Regularmente, semanal o
mensualmente, conviene reunirse formalmente, y de manera individual, con cada miembro del equipo con el fin de evaluar, por segmento, zona o cliente, la actividad realizada, el grado de cumplimiento de las ventas y las medidas que se van adoptar (International, 2018).
Un sistema bien controlado de TI ofrece un mayor potencial de reducción de errores dado que las
computadoras procesan la
información de forma consistente. (Arens, 2007, pág. 346).
Encuesta aplicada a proveedores del Comercial BYDAR
1. ¿Hace qué tiempo mantiene una relación comercial con el negocio?
Relación comercial con el negocio
Interpretación: Según la respuesta manifestada por los proveedores, en su mayoría concuerdan que el tiempo que mantienen relaciones comerciales es de más de cinco años,