INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
3.6.1.7 Instrucciones de procesos desarrollados en el Comercial BYDAR
Tabla 15 Procedimiento de venta de productos
PROCEDIMIENTO
Venta de productos Área Comercial Propósito
Establecer procedimientos que permitan custodiar y coordinar un eficiente manejo de las ventas que se realizan en las instalaciones del Comercial BYDAR
Alcances
Este procedimiento inicia desde el ingreso del cliente a las instalaciones del Comercial BYDAR., hasta la facturación del producto
Actividades
Descripción Responsable Soporte
Recibir al cliente Vendedor
Proporcionar la información necesaria del producto
Vendedor
Indicar el producto Vendedor
Verificar el stock del producto Vendedor
Informar sobre descuentos y promociones existentes
Vendedor
Concluir la transacción Vendedor
Elaborar documento Vendedor Factura
Recibir el dinero en caja Cajero
Entregar el producto Vendedor
Una vez realizada la venta no se admiten devoluciones
Vendedor
Ingresar factura al sistema Cajero Libro de Ventas
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo FACTURAS
3. Opción factura
4. Crear nueva factura
5. Llenar los siguientes campos como: cliente, cedula o RUC, crear producto o en caso de ya tenerlo en inventario, ir a lista de productos y escoger el que se requiera, fecha
6. Escoger la opción guardar
Si por algún motivo se necesita informes de ventas, estos se los obtiene de la opción reportes (totales) del Sistema Mónica 8,5.
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Tabla 16 Procedimiento de control de inventarios
PROCEDIMIENTO
Control de iventarios Área Comercial Propósito
Desarrollar un procedimiento para planear de manera exhaustiva y metódicamente todas las actividades de almacenamiento y control del Comercial BYDAR
Alcances
Este procedimiento empieza desde la compra, facturación y venta (entrega el producto al consumidor)
Actividades
Descripción Responsable Soporte
Clasificación de productos Bodeguero
Ingresar el producto Bodeguero Sistema Mónica 8.5
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo
INVENTARIOS
3. Opción crear el nuevo producto
4. Llenar los siguientes campos del producto como: código, descripción, costo y el precio de venta, porcentaje de impuesto, cantidad.
5. Seleccionar la opción de no facturar sin existencias
6. Escoger la opción guardar
Vendedor
Ubicación de productos en estanterías Bodeguero
Revisar tarjetas kardex Bodeguero Sistema Mónica 8.5
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo
INVENTARIOS
3. Elegir Kardex
4. Asignar código de producto o ver
lista
5. Se visualiza el estado del producto seleccionado descripción, costo, precio de venta, unidades en existencias, vendidas.
Cuando se realiza una compra o venta la actualización es automática
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Si por algún motivo se necesita informes de inventario, estos se los obtiene de la opción reportes varios del Sistema Mónica 8,5.
Concluir la transacción Vendedor
Elaborar documento Vendedor Factura
Recibir el dinero en caja Cajero
Entregar el producto Vendedor
Una vez realizada la venta no se admiten devoluciones
Vendedor
Ingresar factura al sistema Cajero Libro de Ventas
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo FACTURAS
3. Opción factura
4. Crear nueva factura
5. Llenar los siguientes campos como: cliente, cedula o RUC, crear producto o en caso de ya tenerlo en inventario, ir a lista de productos y escoger el que se requiera, fecha
6. Escoger la opción guardar
Si por algún motivo se necesita informes de ventas, estos se los obtiene de la opción reportes (totales) del Sistema MónicA 8,5.
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Tabla 17 Procedimiento de compra de productos
PROCEDIMIENTO
Compra de productos Área Comercial Propósito
Describir las actividades y parámetros que se utilizan para realizar la compra de productos de aseo personal y de belleza
Alcances
Este procedimiento inicia desde la verificación del inventario físico hasta el pago al proveedor
Actividades
Descripción Responsable Soporte
Visita de proveedor Vendedor - Gerente
Realizar el requerimiento Vendedor - Gerente Orden de pedido
Aceptación de términos Gerente Firma de recibir conforme y
compromiso de pago
Arribo de productos Vendedor - Bodeguero Revisa estructura de la factura
del proveedor
Ingreso a bodega Bodeguero Revisar orden de pedido
Aceptación de términos Bodeguero - Gerente Firma de recibir conforme y
compromiso de pago
Recibir documento Cajero Se recibe factura y
Se entrega retención
Ingresar de factura Cajero Sistema Mónica 8.5
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo INVENTARIOS
3. Opción compras
4. Crear nueva compra
5. Llenar los siguientes campos como: proveedor, crear producto o en caso de ya tenerlo en inventario, ir a lista de productos y escoger el que se requiera, fecha de ingreso de factura de compra
6. Escoger la opción guardar
Si por algún motivo se necesita informes de inventario, estos se los obtiene de la opción reportes varios del Sistema Mónica 8,5.
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Tabla 18 Procedimiento de arqueo de caja
PROCEDIMIENTO
Arqueo de caja Área Comercial Propósito
Determinar que el ingreso de los fondos recaudados a diario sea igual a los expuestos en los documentos del Comercial BYDAR
Evitar la pérdida de los fondos recaudados brindando una seguridad razonable, eficiente y eficaz.
Alcances
Este procedimiento empieza desde la recaudación de los fondos hasta el respectivo depósito de los mismos.
ACTIVIDADES
Descripción Responsable Soporte
Inicio de operaciones diarias Cajero Vale de caja por $100 (en
denominaciones baja)
Cobro de facturas de ventas Cajero Factura de venta
Culminación de operaciones diarias Cajero – Gerente Contar el valor que se posee
en caja Revisión de la documentación de ventas
asegurándose que siga la secuencia normal incluida los comprobantes anulados.
Cajero Documentación de ventas
Informes obtenidos Gerente Sistema Mónica8,5
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo CONTABILIDAD
3. Reportes varios
4. Colocar fecha de corte y aparece el estado financiero
Conociendo el valor exacto de ventas realizadas al día luego de terminar la jornada de trabajo, este valor deberá coincidir con el dinero que se mantiene en caja y será depositado al siguiente día.
Los fondos obtenidos en la recaudación del día no podrán ser utilizados para gastos administrativos u operativos, debido a que existe el fondo de caja chica para dichos gastos.
Caja chica
Se mantendrá un valor de $300,00 para pagos pequeños que realice el negocio y que no justifiquen la emisión de cheques, para lo cual tendrá que existir la autorización del propietario para la reposición y se lo realizara a través de vales de caja
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Tabla 19 Procedimiento de cuentas por pagar
PROCEDIMIENTO
Cuentas por pagar Área Administrativa Propósito
Establecer parámetros que permitan un adecuado manejo de cuentas pendientes y que no exista la duplicidad de las mismas
Alcances
Este procedimiento empieza desde la compra de mercadería a proveedores hasta la cancelación de la factura pendiente
Actividades
Descripción Responsable Soporte
Compra Gerente - Vendedor Factura
Registro de la compra Cajero Sistema Mónica8,5
Informes obtenidos Gerente - Cajero Sistema Mónica8,5
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo CUENTAS POR PAGAR
3. Opción compras, débitos, créditos
4. Se observan varios campos fecha de transacción, proveedor, descripción, fecha de vencimiento, monto, evidenciando de esta manera las obligaciones que se mantienen en un determinado momento
Los informes de cuentas por pagar, se los obtiene de la opción reportes varios del Sistema Mónica 8,5
3.7 Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar las insuficiencias