UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR,
AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
TEMA:
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE Y DE
CONTROL INTERNO PARA LA INFORMACIÓN CONTABLE DEL
COMERCIAL BYDAR DE LA CIUDAD DE TULCÁN
AUTORA:
LUCERO RUANO CLAUDIA JACKELINE
TUTORA:
MSG.
CUASPUD ARCINIEGAS JENNY ROCÍO
Tulcán – Ecuador
Certificación del tutor
Yo, Msg. Jenny Rocío Cuaspud Arciniegas, docente de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”, en mi calidad de tutor del presente proyecto de
investigación, tengo a bien.
CERTIFICAR
Que, la investigación Implementación de un Sistema Contable y de Control Interno
para la información contable del Comercial BYDAR de la ciudad de Tulcán, fue
elaborada por la Tnlga.Claudia Jackeline Lucero Ruano, egresada de la Universidad; con
número de cédula 040163161-9, de la Carrera de Contabilidad Superior, y Auditoría,
CPA., en la cual manifiesta la importancia de aplicar un sistema computarizado a la
información contable de un negocio, se encuentra bajo los lineamientos académicos de la
institución.
Por consiguiente, autorizo a la mencionada estudiante, proceda a la presentación de la
misma, para los trámites pertinentes.
Certificación de autoría
Yo, Lucero Ruano Claudia Jackeline, egresada de la Carrera de Contabilidad Superior y
Auditoría, CPA., Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que el contenido del presente
proyecto de investigación, previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad
Superior, Auditoría y Finanzas, CPA., son en lo absoluto originales, legítimos y
personales; excepto las citas mencionadas, por lo cual, son de mi exclusiva
responsabilidad.
Declaración de autor
Yo, Lucero Ruano Claudia Jackeline, declaró que conozco y acepto la disposición
constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma
de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la
UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones,
trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en
la Universidad o por cuenta de ella.
Dedicatoria
A mis padres Edin y Luisa por su apoyo e infinito amor;
por estar junto a mí en los momentos difíciles de mi vida
y de igual manera por disfrutar de los buenos
por ser un ejemplo de vida.
A mi amor chiquito Daniel Alejandro
por regalar el tiempo que era suyo, para que yo
pueda cumplir, esta meta profesional.
A Darío por el amor que me brindas cada día
Agradecimientos
En primer lugar a Dios, por ser mi fortaleza en los momentos que deseaba declinar, y por
brindarme nuevas oportunidades para enmendar errores y por otorgarme la vida y sus
aprendizajes en el transcurso de la misma.
A mis padres por demostrarme la unión familiar y brindarme cariño cuando lo necesito.
A mis hermanas Andre, Cris y Valentinita por el respaldo en todo momento y por
alegrarme mi vida.
A mi grupo de amigos bicicleteros, Sube MTB Tulcán, por sus palabras de aliento y por
demostrarme que esto fue, otra travesía cumplida.
A mi Asesora, Jenicita por a ver creído en mí y que aparte de ser mi docente, es una gran
amiga, por su tiempo y paciencia para la realización de esta investigación.
Al Sr. Armando y Sra. Nelly por abrir las puertas de su hogar y de su negocio Comercial
BYDAR para poder realizar el trabajo de tesis que estoy presentando, les quedo
Resumen
En la era tecnológica en la que actualmente la sociedad se encuentra, se hace necesario
que cualquier actividad económica que se desee desarrollar, cuente con diferentes
herramientas que ayude a presentar la información de manera ágil y oportuna,
minimizando posibles errores, y así, poder mantener un registro de actividades más
apropiado y exhaustivo, que permita a los propietarios conocer en cualquier momento
como se encuentra económica y financieramente el negocio. El tema planteado hace
referencia en como una adecuada implementación de un sistema contable y de control
interno contribuye al mejoramiento de la información contable que un ente económico
genera, el mismo fue desarrollado bajo la línea de investigación Gestión de Información
contable, fundamentando teóricamente sus variables, basándose en modalidades,
métodos y tipos de investigación, que mediante la utilización de técnicas e instrumentos
se conoció la situación actual, realizando un control interno, en el que se evaluó la
confianza y riesgo de sus diferentes áreas, mediante la metodología COSO I, y de este
modo, determinando los correctivos a implementarse. Asimismo, para poder validar la
propuesta mediante resultados se desarrolló el diseño de un proceso contable y de control
interno al proyecto de investigación, que partió desde la recopilación de documentos,
registro de transacciones, mayorización y por último presentación de estados financieros,
determinando varios aspectos como: conocer el inventario exacto de mercadería, al igual
que las ventas que se realizaron en el mes, tener un control adecuado de las cuentas por
Abstract
In this technological era, it is necessary that every economic activity that develops has
different tools that help to present the information in an agile and timely manner,
minimizing possible errors, and thus be able to maintain a more adequate and exhaustive
record of the activities, which allows owners to know at all times what the business is
economically and financially. The question posed refers to the of how an adequate system
implementation of accounting and internal control contributes to the improvement of the
accounting information generated by an economic entity. This subject was developed
under the research line Management of accounting information, theoretically basing
based on modalities, methods and types of research, which through the use of techniques
and instruments the current situation was known obtained the necessary information for
the development of this research project, a control was made internal, in which the
confidence and the risk of its different areas were evaluated, the COSO I methodology,
and in this way, determining the corrective measures to be implemented. Also, to be able
to validate the proposal through results, process was developed the accounting process
and internal control that was carried out from the collection of documents, record of
transactions, mass production and last presentation of financial statements, it was possible
to determine several aspects such as: knowing the exact inventory of the merchandise, the
sales made in the month, an adequate control of accounts payable to suppliers, among
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO Pág.
Certificación del tutor
Certificación de autoría
Declaración de autor
Dedicatoria
Agradecimientos
Resumen
Abstract
INTRODUCCIÓN 1
Actualidad e importancia 1
Problema de investigación 3
Formulación del problema 5
Árbol de problemas 5
Objetivo de investigación 7
Objetivo general 7
Objetivos específicos 7
1 CAPÍTULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 8
1.2 Actualidad de Procesos Contables 9
1.3 Información contable 11
1.4 Definición de contabilidad 12
1.5 Normativa vigente 12
1.5.1 Norma Internacional de Información Financiera para pequeñas y medianas
entidades (NIIF para las PYMES) 12
1.6 Definición del proceso contable 13
1.7 Ciclo de operaciones 17
1.8 Importancia ciclo contable 18
1.10 Estructura de Sistema Contable 19
1.11 Procedimientos para implementar un Sistema Contable 20
1.12 Sistema contable Mónica 8.5 21
1.13 Sistema de evaluación del control 22
1.14 Control interno 22
1.15 Componentes del control interno 23
1.16 Actualidad ecuatoriana del sector donde desarrolla el proyecto 25
2 CAPÍTULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO 27
2.1 Paradigma y tipo de investigación 27
2.2 Modalidad de la investigación 27
2.3 Tipos de investigación 28
2.3.1 Descriptiva. 28
2.3.2 Correlacional 28
2.3.3 Bibliográfica. 28
2.3.4 De campo. 28
2.4 Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos 28
2.4.1 Población 28
2.4.2 Muestra. 29
2.5 Métodos, Técnicas e Instrumentos de Investigación 31
2.5.1 Métodos Empíricos 31
2.5.1.1 Observación Científica. 31
2.5.1.2 Análisis Documental. 31
2.5.1.3 Validar la propuesta por resultados. 31
2.5.2 Métodos Teóricos 31
2.5.2.1 Analítico – Sintético. 31
2.5.2.2 Inductivo – Deductivo. 31
2.5.2.4 Sistemático. 32
2.5.3 Técnicas de Investigación 32
2.5.3.1 Entrevista. 32
2.5.3.2 Encuesta. 32
2.5.4 Instrumentos de investigación 32
2.5.4.1 Guía de Entrevista 32
2.6 Resultados del diagnóstico de la situación actual 33
2.6.1 Análisis de los resultados de la entrevista 33
2.6.2 Análisis de resultados de encuestas dirigidas a empleados, proveedores, clientes
corporativos y clientes potenciales 35
3 CAPÍTULO III. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA 39
3.1 Propuesta de solución al problema. 39
3.1.1 Logotipo 39
3.2 Nombre de la propuesta 39
3.3 Objetivos 39
3.3.1 Elementos que la conforman 39
3.4 Proceso Contable 40
3.5 Sistema Contable Mónica 8.5 43
3.6 Control Interno 46
3.6.1 Manual de Control Interno 48
3.6.1.1 Objetivo 48
3.6.1.2 Valores 49
3.6.1.3 Principios 49
3.6.1.4 Reglamento interno de trabajo 49
3.6.1.5 Organigrama Comercial BYDAR 54
3.6.1.6 Manual de Funciones 54
3.7 Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar las insuficiencias
identificadas en el diagnóstico 62
3.8 Descripción de la propuesta 64
3.9 Aplicación práctica parcial o total de la propuesta 64
3.9.1 Reconocimiento. 65
3.9.2 Mediación. 66
3.9.3 Revelación 67
3.10 Validación por resultados 68
3.11 Conclusiones y recomendaciones 70
3.11.1 Conclusiones 70
3.11.2 Recomendaciones 71
TABLAS
Tabla 1 Proceso contable Sistema contable Mónica 8.5 21
Tabla 2 Componentes del Control Interno 23
Tabla 3 Población total 29
Tabla 4 Resultados de encuesta dirigida a propietaria del negocio 33
Tabla 5 Resultados de encuesta dirigida a empleados 35
Tabla 6 Resultados de encuesta dirigida a proveedores 36
Tabla 7 Resultados de encuesta dirigida a clientes corporativos 36
Tabla 8 Resultados de encuesta dirigida a clientes potenciales 37
Tabla 9 Resultados del Control Interno 47
Tabla 10 Funciones del Gerente general 55
Tabla 11 Funciones del cajero 56
Tabla 12 Funciones del bodeguero 56
Tabla 13 Funciones del contador 57
Tabla 14 Funciones del personal de ventas 57
Tabla 15 Procedimiento de venta de productos 58
Tabla 16 Procedimiento de control de inventarios 59
Tabla 17 Procedimiento de compra de productos 61
Tabla 18 Procedimiento de arqueo de caja 62
Tabla 19 Procedimiento de cuentas por pagar 63
Tabla 20 Resultados de implementación Sistema Mónica 8.5 69
FIGURAS
Figura 1 Árbol de Problemas 6
Figura 2 Proceso contable 14
Figura 3 Fórmula establecer muestra 30
Figura 4 Logotipo de Comercial BYDAR 39
Figura 5 Infografía de Proceso Contable 41
Figura 6 Organizador Grafico Sistema Contable Mónica 8,5 44
Figura 7 Organizador Grafico Control interno 45
Figura 8 Organigrama del Comercial BYDAR 53
Figura 9 Flujograma Etapa Reconocimiento – Procesos Contable 64
Figura 10 Flujograma Etapa Mediación – Procesos Contable 65
ANEXOS
Anexo 1 Aprobación de perfil 75
Anexo 2 Aprobación de tutor 76
Anexo 3 Aprobación de la empresa 77
Anexo 4 Guía de entrevista 79
Anexo 5 Cuestionario de encuestas 81
Anexo 6 Análisis e interpretación de encuestas 85
Anexo 7 Demostración del proceso contable 106
Anexo 8 Módulos del Sistema Mónica 8,5 122
Anexo 9 Evaluación de Control Interno 126
Anexo 10 Inventario Comercial BYDAR (Situación anterior) 133
Anexo 11 Kardex de mercadería (Resultado) 132
Anexo 12 Reporte obtenido – Módulo Inventarios 133
Anexo 13 Ventas (Situación anterior) 133
Anexo 14 Reportes obtenidos – Módulo Ventas 134
Anexo 15 Reportes obtenidos – Módulo Cuentas por pagar 136
Anexo 16 Instalaciones Comercial BYDAR 139
Anexo 17 Entrevista con el propietario 140
1 INTRODUCCIÓN
Actualidad e importancia
El poder delinear un adecuado sistema contable y de control, mediante el cual la
información contable sea oportuna, es fundamental para una empresa, para poder conocer
cómo se encuentra económicamente una entidad, logrando tomar las decisiones más
acertadas que beneficie tanto a propietarios, inversionistas, acreedores y autoridades del
estado, permitiendo de esta manera, mantener un adecuado manejo de información y
funciones de la entidad.
Por consiguiente, el tema propuesto mantiene relación con los lineamientos del desarrollo
país específicamente con el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial del Cantón
Tulcán (2011 - 2031) en correlación con lo que establece el numeral 1.4 Económico
Productivo, ya que hace referencia a establecimientos de actividades económicas
comerciales, y en este caso, el negocio objeto de estudio que se dedica a esta tendencia,
en donde se estima que existen 3407 establecimientos de acuerdo al Censo Económico
que realizo el Instituto de Estadísticas y Censos del Ecuador (INEC, 2010), de los cuales
solo algunos mantienen categorías PYMES, como es el caso del Comercial BYDAR
considerada como Empresa Micro, ya que de acuerdo a las variables seleccionadas por la
entidad regulatoria, el comercial obtiene esta certificación; cumpliendo con los siguientes
requerimientos: el personal ocupado va de 1 – 9 personas, el valor bruto de ventas anuales
sea ≤ 100000 dólares y su monto de activos hasta 100000 dólares, es por ello que ante la
última propuesta de Ley de Desarrollo Fronterizo que establece incentivos para reactivar
la economía en zonas fronteriza, analizada y aprobada en el mes de mayo del presente
año por la Asamblea Nacional marque un cambio positivo a este sector que aporta
significativamente a la economía del país, y genera su desarrollo, debido a la disminución
de esta actividad económica en los últimos años ha sido notable, generando en sus
habitantes una desmotivación en el impulso de la misma.
Asimismo, persigue los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo (2017 - 2021) Toda
una Vida de Ecuador, en correspondencia del objetivo 5. Impulsar la productividad y
competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y
solidaria, en el numeral 5.1. Generar trabajo y empleo, dicho de otro modo, el
2
de la fidelidad de sus clientes y de la misma manera significar un soporte económico y
de estabilidad laboral a las personas que trabajan en el Comercial.
Por consiguiente, para poder realizar una descripción de la actualidad del tema propuesto
se ha investigado tanto a nivel nacional e internacional diferentes artículos científicos de
autores que han centrado sus estudios a esta temática, entre los más destacados se
encuentran los siguientes:
De hecho, para la Universidad Estatal Península de Santa Elena (UPSE) Facultad de
Ciencias Administrativas presenta una revista Científica Tecnológica (2014) en donde
hace referencia sobre un estudio realizado para Evaluar la incidencia de los sistemas de
control contable en la gestión administrativa de las empresas privadas en la provincia de
Santa Elena, el proyecto está enmarcado dentro del área de gestión administrativa,
comunicación organizacional, control contable, informes financieros, control de registros
contables, entre otros, de este modo, se observa que el desarrollo de una entidad va de la
mano con los cambios positivos que se le pueda brindar a todos sus procesos; la
implementación de un sistema contable, significa una gran ayuda al momento de registro
y resumen de información de un negocio, y que el control interno permita resguardar los
recursos de la entidad, minimizando así los posibles conflictos que puedan generarse en
el transcurso de sus operaciones, y que finalmente se pueda interpretar los resultados, con
la toma de decisiones más acertadas.
Para la Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. (IMCP) en su publicación El
Contribuyente (2017) presenta un artículo interesante que lleva como título ¿Los sistemas
contables informáticos serán el fin de los contadores?, en donde manifiesta que la
introducción de la contabilidad electrónica por parte de las autoridades fiscales y la
creación de sistemas contables, permite a los empresarios aminorar la carga
administrativa de sus negocios, y que los contadores ya no están para arrastrar el lápiz,
sino para tomar decisiones y recomendar a los empresarios cuáles son las mecánicas
fiscales más convenientes, es decir que la tecnología no priva el trabajo a los profesionales
de esta área, sino más bien tiende a ser una herramienta que facilita la recolección e
interpretación de información para su posterior presentación de informes parciales o
finales en un tiempo exacto y oportuno, ya que los aprendizajes que se hacen de forma
manual, posteriormente lo elaboran los sistemas, sin dejar de lado que el control a las
3
Por lo tanto, la importancia de implementar un sistema contable y de control interno a las
operaciones del negocio permitirán al propietario del establecimiento y demás personas
involucradas en el mismo, mantener una adecuada planificación de los recursos tanto
humano, económico, material y la optimización estos, para que la toma de decisiones en
los procedimientos a implementarse sean los mejores, permitiendo que incremente sus
utilidades, ayudando de esta manera con el desarrollo socio económico de la ciudad de
Tulcán y por ende de la provincia del Carchi, ya que al momento de utilizar la tecnología
en las empresas, esta se convierte en una herramientas que ayuda al ser humano a
simplificar y facilitar sus tareas cubriendo sus necesidades, para conseguir una
comunicación efectiva con las personas, es por ello que el mantener un sistema contable
ayuda a las labores administrativas y contables del negocio.
En consecuencia, la investigación del presente proyecto es innovadora, y no ha sido
desarrollada adecuadamente en el Comercial BYDAR, mediante la implementación de
un sistema contable y de control interno del negocio, permitirá mejorar la información
contable, brindando las herramientas necesarias para minimizar los riesgos y que el
cumplimiento, inspección y comprobación de sus procedimientos sean óptimos para el
correcto progreso de las actividades desarrolladas en el negocio, sirviendo de modelo para
varios locales comerciales que se dedican a una actividad económica y que al momento
manejan sus procedimientos de forma desordenada e ineficiente provocando que las
decisiones que se tomen perjudiquen al desarrollo económico del negocio.
Problema de investigación
Actualmente los procedimientos contables en algunas empresas son inexistentes, y la
información contable se la realiza manualmente, ocasionando que esta sea desorganizada,
confusa y en algunos casos de manera veranea con apuntes en hojas y en el mejor de los
casos en cuadernos o libretas, evidenciando así, que la carencia de control interno y de un
sistema contable de las operaciones desarrolladas en un negocio es un problema común,
de negocio y micro empresas en el Ecuador, la falta depolíticas, normas y procedimientos
que deben ser desarrollados tanto por autoridades y subordinados no se lo ejecuta,
generando así conflictos en el desarrollo de procesos, perdidas y posible culminación de
actividades; es necesario que todas las empresas sin importar su actividad económica
4
sus operaciones puedan desarrollarse de manera efectiva y oportuna sin retrasar ninguna
de ellas por falta de información adecuada
La provincia del Carchi, por ser una zona fronteriza se ha visto muy afectada en los
últimos años debido a la devaluación de la moneda de Colombia, lo que ocasiona que la
economía disminuya a nivel provincial y que empresas comerciales, industriales y de
servicio no tengan un crecimiento económico y más aún si sus operaciones son realizadas
de manera rústica, sin poseer un sistema contable y de control interno, originando así
pérdidas en la escaza utilidad que generan, al momento de tomar decisiones las mismas
no proyectan el desarrollo empresarial que necesita este sector.
Por consiguiente, para la presente investigación se propone al Comercial BYDAR,
negocio familiar que se encuentra en la ciudad de Tulcán alrededor de 15 años brindando
el servicio de venta al por menor de productos de aseo, la misma que no mantiene registros
diarios de las operaciones que realiza, ocasionando que la información contable no se
encuentre de forma ordenada y sistemática, sino únicamente de una manera simple e
informal, sin contar con un adecuado control interno económico, al manejo de
procedimientos, operaciones y funciones, originando el retraso en procesos, duplicación
de funciones de cada persona que labora en el mismo, sin permitir la planificación
adecuada de sus actividades, y generando posibles pérdidas, al ser el principal objetivo
de la creación de una empresa sin importar su tamaño o su accionar es generar utilidad
satisfaciendo una necesidad, el control se convierte en una herramienta útil mediante la
cual se podrá conocer posibles desfalcos e inconvenientes que se podrían presentar en su
entorno, para poder evitar conflictos que conlleve con el tiempo a la culminación de sus
actividades, significando un grave riesgo para todas las personas involucradas en esta
organización.
Es por ello, que las consecuencias de la inexistencia de procedimientos claros son varios,
entre los más principales se puede señalar: que él no efectuar un arqueo de caja diario
ocasiona que no se pueda llevar un control del efectivo que se maneja, comprobando de
esta manera si se ha contabilizado todo lo recibido y si el saldo que proyecta corresponde
a lo que se mantiene físicamente en billetes, monedas, cheques; por otro lado, la cuenta
bancos necesita mantenerse en constante control a través de una conciliación bancaria
para poder interpretar los fondos disponibles que posee la empresa y compararla con el
5
diariamente para conocer si los límites mínimos y máximos son los correctos para poder
realizar los pedidos a tiempo a los proveedores, también si existe alguna anormalidad
como perdidas, faltantes, hurtos o que algún artículo este pronto a vencerse, para poder
realizar las gestiones para su cambio; así mismo, el archivo de los documentos que maneja
el negocio no está ordenado de manera cronológica lo que ocasiona retrasos y pérdida de
tiempo en conseguir información, igualmente las ventas y compras deberán ser
controladas de manera rigurosa al momento de entregar y recibir facturas y retenciones.
Finalmente, se vuelve necesario e imprescindible el poder llevar el manejo contable de
manera oportuna, ordenada y evidenciarla en los procesos contables, permitiendo a los
dueños, tener un amplio conocimiento de cómo se encuentra la empresa financieramente,
si la cartera está siendo recuperada de manera oportuna y ágil, y en su caso si el servicio
que se está brindando es de calidad y excelencia para tener un cliente satisfecho, sirviendo
de referencia para las demás empresas comerciales que se encuentran en la localidad
poder implantar un sistema contable y de control interno para el beneficio de sus
operaciones.
Formulación del problema
¿Cómo contribuir al mejoramientode la información contable en el Comercial BYDAR
de la ciudad de Tulcán?
Árbol de problemas
A continuación, se presenta la técnica del árbol de problemas en donde se puede visualizar
y comprender de una manera general el contexto del proyecto de investigación
presentado, en el mismo, consta de tres partes, tronco, raíz y ramas respectivamente:
1. Problema principal
2. Motivos por los cuales se presenta el inconveniente estudiado (causas)
3. Resultados obtenidos por falta de administración a procesos o decisiones mal
6
Deficiente manejo de la información contable del Comercial BYDAR de la ciudad de Tulcán No se lleva un control del
efectivo que se maneja
No se conoce los
fondos disponibles
Desconocimiento de la
cantidad y calidad del producto
No se actualiza
inventarios diariamente Falta de conciliaciones
bancarias Falta de arqueos de caja
Efecto
Causa
Pérdida de tiempo en
buscar información
Falta de archivo
adecuado de información
7
Objetivo de investigación
Objetivo general
Implementar un sistema contable y de control interno que contribuya al mejoramiento de
la información contable del Comercial BYDAR de la ciudad de Tulcán.
Objetivos específicos
Fundamentar teóricamente sobre información contable, sistema contable y control interno.
Diagnosticar la situación actual de la información contable del Comercial BYDAR de la ciudad de Tulcán.
Diseñar un sistema contable y de control interno que contribuya al mejoramiento de la información contable del Comercial BYDAR de la ciudad de Tulcán.
8
1 CAPÍTULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1.1 Antecedentes de la Investigación
Para poder desarrollar la presente investigación y tener una idea más clara y precisa, sobre
los procesos y herramientas que son útiles para diseñar un sistema contable y de control
interno, que permita el mejoramiento apropiado de la información contable de una
organización, se examinó diferentes trabajos relacionados al tema que se propone.
De acuerdo a Guerra (2017), menciona en el presente trabajo Diseño de un sistema de
control interno contable y administrativo para ELDINCROP S.A donde específica, que
las empresas se encuentran envueltas en un sistema de competitividad por el cual las hace
buscar nuevas estrategias para dar un valor agregado a sus productos o servicios que
ofrecen, para esto debe tener un control interno y procesos debidamente estandarizados
en donde la eficacia y la eficiencia estén a la par para poder entrar con calidad a las
exigencias que el mercado maneja, por lo cual se buscará diseñar un sistema de control
interno para un mejor manejo dentro de las operaciones. La compañía a evaluar será
ELDINCORP S.A. El objetivo de la presenta investigación es diseñar un sistema de
control interno contable administrativo que busque darle a la administración una mejor
herramienta para la toma de decisiones. Se recomienda, por lo tanto, que la dirección de
la empresa chequee de manera mensual el comportamiento de las funciones y el
desempeño de cada jefe buscando realizar correcciones y ajustes pertinentes.
De la misma manera Arteaga (2015), con su investigación Diseño de un sistema de control
interno administrativo y contable para la empresa Dueroing S.A. presenta el resumen de
los capítulos que contiene la presente tesis para facilitar su análisis y comprensión, en el
primer capítulo se presentan aspectos y conceptos generales; así como la estructura
organizacional, misión, visión, objetivos, ubicación geográfica y la reseña histórica de la
empresa en la que se basa la tesis, también se explica el significado de control interno, su
importancia, clasificación, características, su estructura, los elementos necesarios para su
diseño, además cada uno de los tipos de riesgos, su significado, como detectarlos y cómo
prevenirlos; en el segundo capítulo se centra el análisis situacional de la empresa en la
que se basa la tesis, se sitúa el organigrama del departamento administrativo y el
departamento contable, la misión, visión, objetivos y funciones de cada uno de ellos; en
el tercer capítulo se busca evaluar primero el control interno actual mediante el
levantamiento de la información de la empresa.
9
todo el trabajo de diseño de propuestas como son: objetivos, procedimientos, ciclos,
organigramas para cada área y departamento, formatos de aplicación de procesos,
flujogramas de actividades y sus respectivos responsables.
Por otro parte Cisneros (2013) en su trabajo investigativo Diseño de un manual de
procedimientos administrativo financiero y contable para la ferretería Andrade de la
ciudad de Ibarra provincia de Imbabura manifiesta que el objetivo principal es de
contribuir con un instrumento guía que permita a la Ferretería Andrade, mejorar el
desempeño de su organización administrativa, financiera y contable, además de
proporcionar a dicha microempresa de una herramienta que norme las actividades que se
realizan en cada una de sus áreas. Este manual de procedimientos constituirá una fuente
de información muy valiosa ya que orientará a su recurso humano en la utilización de los
sistemas y procedimientos administrativos, financieros y contables prescritos y detallados
en el mismo.
1.2Actualidad de Procesos Contables
El proceso contable como tal se vincula directamente con los orígenes plenos de la
contabilidad, por el hecho de tratarse de la parte esencial o enfoque del estudio de dicha
doctrina, misma ciencia se remonta a antiguos tiempos como se expresa a continuación.
El empleo de la contabilidad se origina junto con la necesidad del ser humano por
mantener constancia y cuenta de aquellos bienes que le pertenecían y/o administraba,
dicho hecho requirió del uso de procesos que aunque empíricos aún, le permitían
mantener un control pertinente de su actividad.
Label, Ledesma & Ramos (2013), exponen a los inicios de la contabilidad en la siguiente
forma.
El indicio más remoto de la contabilidad data desde la civilización Mesopotámica, la cual tuvo existencia miles de años antes de la era cristiana, debido a que su auge económico, requirió elementos de contabilidad. Se evidencian movimientos de Trueque en el templo rojo de Babilonia; hacia el año 3600 A. de C. como resultado de las actividades del faraón Menach, se llevaban anotaciones ordenadas de ingresos y egresos por sus escribanos. Los asirios también llevaron a cabo registros contables de carácter fiscal, impresos en tablillas de barro. (pág. 24)
Tal y como lo relata el autor en previa cita, en la antigüedad y retornando a aquellas
épocas en donde las grandes civilizaciones surgieron como tal, la contabilidad se percibía
como una actividad mecánica que permitía contabilizar aquellos datos numéricos
10
constante evolución y requería de algún sistema que permitiera efectuar la inscripción
ordenada de cuentas; sin duda alguna y más adelante las reconocidas colonizaciones
fueron eslabón clave del inicio en el proceso contable, el hecho de mantener un control
y registro de las gestiones económicas del faraón, originaron el empleo de herramientas
como tablillas. Probablemente dicho origen se manifestó cuando se superó la capacidad
memorística del hombre y éste se viera en la situación de mantener por escrito dichas
operaciones, así la contabilidad nace de la práctica y va evolucionando gradualmente a
medida que surgen las necesidades del hombre como tal.
Posteriormente la contabilidad toma un desarrollo evidente, ya que el registro simple de
operaciones en técnicas escuetas y poco eficientes requirieron de medios que permitieran
complementar el proceso y evidenciar detalladamente los movimientos de una actividad
económica.
De tal manera López (2012), cita en base a la edad media el empleo de contabilidad en
términos más formales con la aparición de la partida doble, como a continuación lo describe.
La contabilidad en la edad media surgió como tal por la partida doble que fue ideada en Venecia, en el siglo XIII, donde se empezó a utilizar en diversas ciudades italianas la teneduría de libros por partida doble y el acaecimiento de un cambio trascendental en la vida económica: la aparición del capitalismo. (pág. 9)
De manera más consistente y como lo expresa el autor en cita, el proceso contable no tomo
importancia relevante sino es con el inicio en la elaboración de registros detallados que se
plasmaban en grandes libros o encuadernados contables, mismos que sirvieron como base
para determinar cuentas claras de aquellas actividades que requerían de documentos control
de carácter legal; llega un punto en donde la denominada partida doble donde el objetivo
básico era el determinar que las mismas expresaran la debida coherencia de las transacciones
económicas que se había suscitado en un periodo, con ello la función principal de la
contabilidad paso a servir como instrumento en la rendición de cuentas ante un superior, así
mismo pasó a precisar cuál era la posición económica tanto de un individuo como de una
sociedad en su conjunto, y permitía de igual forma otorgar una garantía frente a terceros.
Más adelante la contabilidad requirió de procesos innovadores, los cuales se demandan
constantemente por los grandes avances de la industria, mismos permitirían controlar tanto
los bienes de su propiedad como las deudas que mantenían con terceras personas; hasta la
11
La contabilidad ha evolucionado de manera significativa desde que se produjo la revolución industrial como un proceso de cambio constante y crecimiento o el aparecimiento de máquinas, capitales y transformaciones sociales, acompañado por una renovación en la agricultura provocando la necesidad de adaptar las técnicas contables, el papel de la contabilidad y por primera vez se determina los tipos de contabilidad de acuerdo a la naturaleza del negocio o empresa (Velastegui Ojeda, 2014, pág. 3).
Los procesos contables se muestran trascendentales en el desarrollo de la sociedad, así lo
expresa el autor mismo al que se hizo mención previamente; de esta manera se logra
entender el gran giro de la contabilidad en la conocida revolución industrial, sin duda los
cambios en la agricultura, tecnología y conocimiento impulsaron a la población a exhortar
de la contabilidad y a clasificarle de acuerdo a su enfoque y aplicación, así mismo surge la
necesidad de asociarse esperando grandes resultados en grupo y como consecuencia lógica
se genera la necesidad de calcular resultados por periodo para ser presentados en base a
normativas legales o que estipulen la contabilidad como tal, que requiere de innovaciones
en sus procesos por estar inmersa en una sociedad de constante avance, que requiere de
pautas, normas, estándares o sistemas contables fijados en los modelos de planificación,
creados con el fin de precaver las deficiencias que existen o se han vertido en dicho progreso.
1.3 Información contable
La información que se genere a lo largo del proceso contable es de importancia por varias
razones, a continuación se conocerá algunos de sus usos brevemente.
La información contable tiene el principal propósito de dar a conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo; de este modo, llegamos a distinguir dos categorías de usuarios, internos y externos. (Sarmiento, 2012, pág. 31)
La información contable que resulta de un ejercicio contable dentro de una institución es
diversa, está integrada principalmente de aquellos reportes financieros económicos que
se han obtenido a los largo del proceso el mismo está destinado para diferentes usuarios
tanto internos como externos para el fin conveniente de cada uno de ellos, así mismo
permite basar la planeación organización y dirección del negocio; es importante
mencionar que de esta manera será posible el evaluar la gestión de qué dirige a una
organización y por ende la información estadística permitirá analizar e interpretar la
situación actual y posteriormente tomar decisiones oportunas y adecuadas en base a dicho
resultado información obtenida, esta posee diversos usos y todos ellos van encaminados
a obtenerse para estimar actividades, movimientos y demás funciones de la organización
12 1.4 Definición de contabilidad
Como aporte adicional a la argumentación teórica se presenta la definición de la
contabilidad en términos básicos.
Sustentar en principios y procedimientos generalmente aceptados, objetivos de: análisis registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa, con las finalidades de informar e interpretar la situación económica financiera y los resultados operaciones alcanzados en cada período o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad. (Orozco Cadena, 2016, pág. 1)
En tal virtud se entiende a la contabilidad como la ciencia aplicada a satisfacer las
necesidades de información contable financiera en una entidad, dicha disciplina es
utilizada para determinar, registrar y comprobar los movimientos financieros de acuerdo
a la naturaleza de un ente; el producto final o resultado de la contabilidad es la obtención
de los principales reportes que evidencien las consecuencias económicas que se ha
logrado en determinado periodo fiscal; el arte y la técnica que permite el análisis,
clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realizan en una
empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera.
1.5 Normativa vigente
1.5.1 Norma Internacional de Información Financiera para pequeñas y medianas
entidades (NIIF para las PYMES)
Para el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (2009) manifiesta que “son
normas internacionales emitidas por el IASB (International Accounting Standards Board)
que se aplican a la elaboración de los estados financieros y otras informaciones
financieras pero enfocadas especialmente en Pequeñas y Medianas Empresas” (pág.10)
Po lo tanto, es un conjunto de principios, utilizadas en las pequeñas y medianas empresas
para proporcionar información que útil para la toma de decisiones, se han tomado en
cuenta únicamente las que se adaptan al establecimiento objeto de estudio.
Sección 3. Presentación de Estados Financieros. “La NIIF para las PYMES
tiene como objeto aplicarse a los estados financieros con propósito de información
general de entidades que no tienen obligación pública de rendir cuentas”
((IASB®), 2009, pág. 26)
Es decir, que los estados financieros con propósito de información general se dirigen
a la satisfacción de las necesidades comunes de información de varios usuarios, por
13
Sección 13. Inventarios. “Inventarios son activos, mantenidos para la venta en el
curso normal de las operaciones” ((IASB®), 2009, pág. 78)
En efecto, los inventarios se basan en todos los productos y materias primas que posee la
empresa y que son potenciales para la futura venta, para que pueda proporcionar
beneficios a la organización.
Sección 17 – Propiedades, Planta y Equipo. “Esta sección se aplicará a la contabilidad de las propiedades, planta y equipo” ((IASB®), 2009, pág. 97)
Por lo tanto, se refiere a activos tangibles adquiridos o construidos por un ente económico,
y que son registrados en los estados financieros para poder conocer la información acerca
de la inversión que la entidad tiene en sus propiedades, planta y equipo.
1.6 Definición del proceso contable
Por su parte el proceso contable en específico hace referencia a determinadas actividades
de la contaduría, y por ende se habla de resultados expuestos en documentos formales.
Así expone Bravo Valdivieso (2016), al ciclo contable en su obra literaria denominada
Contabilidad General.
“Denominado también Ciclo Contable, constituye la serie de pasos o la secuencia que
sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o
documentos fuente) hasta la presentación de los Estados Financieros”. (pág. 78)
En tal virtud se determina al proceso contable como al conjunto de todas las operaciones
y transacciones que registra la contabilidad en un periodo determinado, regularmente el
del año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros, hasta la confección
de los estados financieros, en todo proceso se espera un resultado de calidad; para obtener
dichas derivaciones se debe disponer de insumos adecuados es decir que aquellos hechos
económicos estén debidamente sustentados con la documentación que corresponda, de
igual forma el proceso debería ser ágil y seguro en forma que se apoye a cada una de las
acciones.
14 RECONOCIMIENTO Análisis Pertinencia Exactitud legalidad RECONOCIMIENTO Análisis Pertinencia Exactitud legalidad JORNALIZACIÓN Imputación Valorización con base en
NIFF
JORNALIZACIÓN
Imputación Valorización con base en
NIFF
MAYORIZACIÓN Imputación a cuenta
respectiva Clasificación adecuada
Imputación a subcuentas auxiliares
Verificar los pases completos al libro mayor
MAYORIZACIÓN
Imputación a cuenta respectiva Clasificación adecuada
Imputación a subcuentas auxiliares
Verificar los pases completos al libro mayor
COMPROBACIÓN Y AJUSTES Aplica técnicas de
verificación Registra ajustes Asegura calidad de
saldos
COMPROBACIÓN Y AJUSTES
Aplica técnicas de verificación Registra ajustes Asegura calidad de
saldos
PRODUCTOS EEFF Estado de resultados
Balance general Estado de flujo de
efectivo Estado de cambios en el
patrimonio
PRODUCTOS EEFF
Estado de resultados Balance general Estado de flujo de
efectivo Estado de cambios en el
patrimonio
Figura 2 Proceso contable
Fuente: (Zapata Sánchez, 2017, pág. 9)
A continuación se detallará cada una de las fases que integran al proceso contable como
tal, para ello se recolecta varios aportes de fuentes bibliográficas, como se muestra a
continuación.
FASE 1. Reconocimiento
Esta primera fase comprende verificar la legalidad y pertinencia de la operación. Por consiguiente demanda que el contador conozca la realidad económica de la empresa, las normas técnicas de contabilidad y las leyes de comercio. Los comprobantes son la fuente u origen de los registros contables, respaldan datos y cada una de las transacciones que se realizan en la empresa. (Cholvis, 2014, pág. 52)
La primera etapa del proceso contable implica el asociarse o colocarse en contacto con la
documentación de sustento originada en cada transacción (facturas, recibos, notas de
crédito, etc.) y con ello lograr efectuar el análisis del hecho económico, el alcance de la
operación y las cuentas contables afectadas por los mismos. En definitiva un documento
fuente constituye la evidencia escrita que da origen a los registros, considerada de gran
importancia por cuanto proporcionan un mayor grado de confiabilidad y validez a la
contabilidad en general, sirviendo de referencia y prueba en caso de desacuerdo legal.
FASE 2. Jornalización
La jornalización es el registro inicial e inmediato de toda transacción que realiza una empresa en uno de los libros principales de la contabilidad, denominado libro diario o diario general, registro que debe hacerse bajo la fórmula de asiento contable, cuidando siempre el cumplimiento del principio de partida doble, se registran los hechos que a día a día van ocurriendo en la empresa, de forma inmediata a su ocurrencia, esta denominando la jornalización. (Díaz, 2012, pág. 74)
En tal virtud se define a la jornalización como el registro origen de las transacciones en
forma cronológica, para ello se realiza el empleo o construcción del asiento contable que
corresponda, cabe añadir que éste último término se entiende como la formula técnica de
anotación de las acciones económica las cuales basan su realización en el concepto de
15
movimiento de la entidad conforme ocurren las diferentes actividades de carácter
económico en un determinado periodo, de esta forma el profesional contable tiene la
capacidad de demostrar cada uno de los movimientos de acuerdo a la naturaleza de la
empresa y en forma ordenada.
FASE 3. Mayorización
Consiste en trasladar los valores de cada una de las cuentas que aparecen en el libro diario a otro, denominado libro mayor. El libro mayor agrupa individualmente movimiento del debe o haber de cada una de las partidas; por tanto, en un periodo contable se abrirán tantos libros mayores como numero de cuentas participantes existan, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. (Ramirez Padilla, 2014, pág. 40)
La siguiente fase del proceso contable es la mayorización, la cual contempla la acción de
transponer sistemáticamente y de manera ordenada las cifras que se encuentran
jornalizadas en el libro de entrada original, su confección radica con el propósito de
conocer el movimiento específico de las cuentas y su correspondiente saldo. También es
evidente la creación y empleo de libros auxiliares a lo largo del proceso, mismos que son
necesarios para el desglose o detalle de la información principal. El libro mayor tendrá el
número de cuentas necesarias y basará su elaboración en la codificación prevista en el
plan o catálogo de cuentas.
FASE 4. Comprobación
Este paso se ha evidenciado en el denominado balance de comprobación, que puede ser de saldos o de sumas o de las dos a la vez. Este registro puede ser considerado un informe preliminar de la contabilidad, por tanto es consultado eventualmente por la gerencia, con el fin de constatar que se ha cumplido con el principio de partida doble y disponer de datos que serán verificados inmediatamente. (Horngren & Foster, Contabilidad de costos, un enfoque gerencial, 2015, pág. 85)
La etapa de comprobación permite resumir la información contenida en los registros
efectuados tanto en el Libro Diario u origen y en el Libro Mayor con la individualización
de cuentas con los saldos que correspondan, de igual forma permite verificar la exactitud
y coherencia registrada en el periodo. El empleo de concepto de partida doble nuevamente
se ve evidenciado, ya que este registro debe contener la igualdad de la formula contable,
en este escenario también se comprueba la habilidad del profesional para emitir su criterio
y para vislumbrar su conocimiento al analizar los diferentes rubros que integran los
registros.
16
A lo largo del proceso contable y como naturaleza inherente de todo tipo de actividad es
evidente la filtración de errores, omisiones o desactualizaciones que de alguna manera
implican saldos incorrectos, ante este hecho se originan los ajustes y reclasificaciones. Se
elaboran al término de un periodo contable o ejercicio económico. Los ajustes contables
son estrictamente necesarios para la que se facilite la preparación de los Estados
Financieros.
Clausura del ciclo de operaciones y cierre contable
El propósito de clausurar el ejercicio económico y cerrar las cuentas de resultados es medir el grado de gestión, la posición financiera, y evaluar los logros alcanzados al finalizar el año económico. (Hansen-Holm, 2012, pág. 78)
Es aquella acción encaminada a dar fin al proceso mediante dos actividades secuenciales
importantes, mismas que son las presentación y entrega de estados financieros lo cual
implica el exponer o dar conocimiento a la alta dirección, propietarios u otros usuarios de
la información de los resultados obtenidos para su posterior evaluación; otra de las
actividades que se integran en esta fase es el cierre de cuentas cuya naturaleza obliga a
que las mismas se cierren en saldo cero, aquí se comprende a las rubros de ingresos,
costos y gastos por ejemplo.
FASE 5. Estructuración de Estados financieros
Los estados financieros son reportes que se elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa, la cual permite examinar los resultados obtenidos y valuar el potencial económico de la entidad. (Zapata Sanchez, 2011, pág. 78)
El producto final del proceso contable como se menciona en la cita referida, son los
estados financieros de la entidad, dichos documentos contables son reportes que se
elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto de proporcionar información sobre
la situación económica y financiera de la empresa, de esta manera es posible evaluar la
situación de una organización en el ambiente económico que se desarrolla. Actualmente
el proceso contable como tal se facilita con la intervención oportuna de paquetes o
sistemas computarizados que procesan la información desde el inicio de una transacción
de esta forma se agiliza la obtención de resultados, sin embargo cabe mencionar que los
software destinados a la contabilidad requieren de personal plenamente formado, quien
se encargue de verificar el funcionamiento y que la información refleje razonablemente
La contabilidad tiene como uno de sus principales objetivos el conocer la situación
económica y financiera de la empresa al término de un periodo contable o ejercicio
económico, el mismo se logra a través de la preparación de los siguientes estados
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Estado de resultados integrales
El estado de resultados integrales muestra los efectos económicos de las operaciones ordinarias, no ordinarias y discontinuas que han realizado la empresa en un periodo de tiempo. Estos efectos pueden ser una ganancia (utilidad) o una perdida, reflejando de esta forma la calidad en el manejo de los recursos empresariales, y por ende el desempeño de la gerencia. (Román Fuentes, 2017, pág. 91)
Al estado de resultados integrales también se le conoce como estado de pérdidas y
ganancias, dicho reporte se elabora al culminar el periodo contable con el objeto de
determinar la situación económica de la empresa; se muestra claramente las
consecuencias del manejo de directivos y la entidad en su conjunto, ya sea ganancia o
pérdida. Cabe mencionar que es uno de las principales herramientas del contador,
permitiendo evaluar si la entidad crece en ingresos o sus gastos, cualquiera de los
escenarios conlleva a la toma de decisiones empresariales respecto a medidas correctivas
o de mejora para poder optimizar recursos y a su vez aminorar costos.
Balance general o estado de situación financiera
Es un informe contable que presenta ordenada y sistemáticamente las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, y determina la posición financiera de la empresa en un momento determinado. La situación financiera se refiere a la posición que tiene un ente respecto al origen de los recursos que dispone como activos y la capacidad de pago de las deudas contraídas. (Apaza Meza, 2015, pág. 54)
Este tipo de reporte se elabora al finalizar el periodo contable, de esta manera se informa
en forma ordenada y sistemática las cuentas del activo, pasivo y patrimonio, conociendo
la capacidad que tiene en un momento determinado una organización para hacer frente a
sus obligaciones y si se cuenta con los recursos necesarios para continuar con sus
operaciones normales; se enfatiza como una herramienta de evaluación de la parte
administrativa conjuntamente con directivos, ya que se habla de la calidad de inversiones
optadas y por ende las fuentes de endeudamiento seleccionadas para hacer frente a las
primeras.
Los estados financieros son reportes que se confeccionan al término de un ejercicio
económico, ello con el propósito general de evaluar el potencial económico que presenta
la entidad en dicho periodo, y poder compararla con años anteriores para mejorar la
perspectiva de resultado que se busca.
1.7 Ciclo de operaciones
Antes de tratar al proceso contable como tal, es necesario iniciar desde la
conceptualización del ciclo de operaciones financieras ya que el mismo contempla
18
Pedro Zapata (2017) conceptualiza al ciclo de operaciones en la siguiente manera.
Las empresas en forma constante realizan actividades o actos de comercio. Por ejemplo la compra y venta de bienes y servicios, cobro y pago de cuentas pendientes, depósitos y retiros de dinero de bancos, importación y exportación de mercaderías y activos fijos, entre otras. (pág. 62)
Bajo este contexto, se evidencia que las empresas en forma constante y por no decirlo
diario, efectúan diversos actos de comercio, lo cual a su vez integra al flujo económico
que registra el país en general; en esta conceptualización se integra a información que se
organiza y sintetiza, lo que permite formular los denominados informes contables,
conocidos técnicamente como estados financieros, dicha información hace que los
directivos de diferentes organizaciones procedan a la toma de decisiones coherentes,
puesto que se basan en documentos que revelan la verdadera situación económica
financiera que se atraviesa en determinado periodo estudiado.
De igual manera es necesario que para la comprensión del lector se aborde el término
“proceso”, puesto que forma parte del acápite en tratamiento y para ello se hará uso
brevemente de diferentes aportes bibliográficos en referencia.
“El proceso implicaría una serie de actos o fenómenos que se suscitan en el tiempo”
(Álvarez del Cuvillo, 2015, pág. 76)
En tal sentido un proceso comprende el conjunto de actos coordinados que lleva por
objeto el generar un resultado o cumplir un fin en específico; en forma sintética el
concepto anteriormente expuesto es considerado como el conjunto de etapas o fases que
se efectúan por medio de recursos, el mismo genera resultados o un producto como tal.
1.8 Importancia ciclo contable
El ciclo contable es el proceso que permite el registro de las transacciones comerciales y el procesamiento de los datos contables para generar información financiera útil, es decir los estados financieros incluyendo las cuentas de resultados, balance general, estado de flujos de efectivo y estado de cambio en el patrimonio. (Faría Faría & Caldeira, 2016, pág. 45)
19
oportunamente, todo ello se consigue realizando sistemática y adecuadamente las fases que integran a dicho ciclo.
1.9 Sistema contable
Parte primordial del estudio es definir al sistema contable como tal; en base a ello se
cita lo siguiente.
Jorion (2015), determina al sistema contable como la conjunción de varios elementos a
continuación se detalla a resumen dicha afirmación.
El sistema de información contable es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de información financiera. El sistema contiene la calificación de las cuentas y de los libros de Contabilidad, formas procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones. (Jorion, 2015, pág. 14)
En tal virtud se determina al sistema contable como la relación directa entre aspectos
claves de una institución y como aquel medio que proporciona información ya sea de
carácter numérico y descriptivo de las operaciones que se llevan a cabo en un determinado
periodo económico; el sistema contable origina tanto información de carácter interno
utilizado por la alta gerencia para el respectivo proceso de toma decisiones como la
información externa dirija a los distintos usuarios entre estas los gobiernos y demás
terceras personas.
1.10 Estructura de Sistema Contable
A continuación se dará a conocer la estructura básica de un sistema contable; se presenta.
Es el conjunto de formularios, elementos, métodos y técnicas para ejecutar los registros contables. En contabilidad, como en cualquier otra actividad humana, los esfuerzos deben canalizarse a obtener métodos simplificados con el fin de obtener más habilidad y mejor rendimiento. (Alcarría Jaime, 2014)
La estructura del sistema contable incorpora varios aspectos que serán clave para el
desarrollo de actividades en forma ágil y de manera eficiente, es decir facilitara de alguna
manera el trabajo del profesional contador, ya que se incorpora todo aquello que
interviene en la contabilidad desde su origen hasta su procesamiento y por ende en los
resultados obtenidos como fin del mismo. Como lo expresa el autor en cita un sistema en
contabilidad requiere tanto de recursos físicos, magnéticos, normativos como humanos
mismos que se enfocan en complementar sus actividades para alcanzar ordenada y
20
1.11 Procedimientos para implementar un Sistema Contable
Sistematizar la contabilidad no es otra cosa, que el establecimiento de un sistema de
información financiera. Esta sistematización implica las siguientes etapas.
“Selección del sistema de información financiera. Esta etapa inicial consiste en la
identificación y elección de los procedimientos que de acuerdo a las necesidades de
información de la empresa resulten los adecuados para la obtención de la misma”
(Alcarría Jaime, 2014, pág. 78).
La implantación de un sistema contable se inicia por la selección del mismo, puesto que
este tipo de herramientas se escoge mediante el estudio de las necesidades y naturaleza
del negocio. La selección de un sistema también se determina mediante el concepto
general costo-beneficio, algo importante a considerar por el hecho de que no todas las
organizaciones o personas poseen los recursos para adquirir tecnología de punta.
Diseño del sistema de información financiera. Se refiere a la construcción en si del sistema contable, para ello habrá de considerarse el catálogo de cuentas a utilizar, los documentos fuente, los flujogramas, las guías de contabilización o procesamiento y los informes que resultaran como producto del sistema. (Román Fuentes, 2017, pág. 16)
El diseño del sistema contable deberá de contar con todos los insumos necesarios que se
requieren para poder incorporar una herramienta que contribuya a llevar el proceso de la
contabilidad en su totalidad y automatizar tareas que resultan tediosas para el profesional;
en este punto se desarrolla el contenido y los ítems que deberían integrarse para obtener
los reportes financieros con facilidad y ser presentados en cualquier punto del ejercicio
fiscal sin que sea el final del mismo; en general este tipo de herramientas requieren de
estudios o pruebas preliminares que ayudara a monitorear cómo se desarrollan las
actividades programadas para tener garantía de que el proceso cumplirá su fin.
Instalación del sistema de información financiera. Esta última etapa básicamente consiste en la obtención de la aprobación del sistema diseñado por quienes toman decisiones en la empresa, su implantación y operación, implica también, la adquisición de los insumos necesarios y la contratación y capacitación de los recursos humanos que operaran el sistema. (Puerta Gómez, 2016, pág. 45)
Es la etapa que básicamente representa la aprobación de este tipo de herramienta
automatizado por parte de quienes tienen la potestad de dirigir y decidir una entidad;
como se mencionaba en apartados anteriores se verifica constantemente su
funcionamiento para corregir o mejorar ciertos aspectos que aportaran a calificar a este
tipo de herramienta como el adecuado y optimo; considerando a un sistema aprobado para
21 1.12 Sistema contable Mónica 8.5
A continuación se expone a uno de los principales y más conocidos Software en la
contabilidad, relatando brevemente su definición y por ende la descripción de funciones.
El programa de computador está diseñado para realizar facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad básica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier país del habla castellana. (Gerencial E.c., 2018)
El programa Mónica se define como un software contable útil en el procesamiento de la
información, dicho sistema se compone de diversos ítems o herramientas que permiten el
manejo integrado de la contabilidad. El programa computarizado no requiere que sus
operarios conozcan a la contabilidad y/o informática a profundidad, sin embargo para ello
el tipo de sistema en estudio si requiere de la habilidad de quien analice ciertos parámetros
técnicos, aunque todo tipo de herramienta informática casi siempre presenta algún tipo de
manual que facilitará el uso de éstas.
Tabla 1 Proceso contable Sistema contable Mónica 8.5
Software de negocios Mónica 8.5
Función Descripción
Facturación Crea facturas, obtiene totales de ventas por clientes, fechas, ítem, vendedor. Permite versatilidad en la impresión de facturas.
Inventario Lleva el control de los ítems del inventario: asignando códigos, conociendo en cualquier momento el precio, el costos y la cantidad disponible de un determina producto. Clientes Puede determinar mediante el auxilio de MÓNICA cuales han sido sus ventas por
clientes Cuentas por
Pagar
Maneja las compras a sus suplidores, MÓNICA; puede conocer que cantidad le debe a un abastecedor, si la compra fue a crédito, hasta cuando es vigente una factura, etc. Reportes
contables.
El contador tiene a su alcance y en cualquier momento el Libro Diario, Reporte de Análisis de cuenta y el balance de comprobación, el balance general de la empresa, el estado de ganancias y pérdidas. MÓNICA permite obtener estos reportes en forma interactiva, es decir, tan pronto ingresa un asiento en el libro diario, se verá reflejado inmediatamente en los reportes.
Fuente: (Mónica 8.5, 2018)
Como lo sabe exponer la cita, Mónica es un software de soporte contable que integra
diferentes funciones complementarias de la contabilidad como tal, entre ellas la de
facturación, importante herramienta que permite mantener una base de ventas ordenada,
sistemática y clasificada, de productos y por ende realizar la impresión de este tipo de
comprobantes, necesarios y básicos en el proceso contable de toda entidad.
Por su parte la función de inventario permite un control de los productos que mantiene
una entidad, automáticamente se generan códigos a cada uno de los componentes que
22
en cualquier momentos precios, unidades o existencias, todo ello permite a dicho sistema
originar las correspondientes kardex individuales, las cuales representa métodos de
valuación para poder posteriormente determinar el costo que mantiene el inventario ante
ciertos periodos determinados.
La herramienta clientes además de mantener una base de registros de los mismos, permite
calcular, estimar ventas y visualizar a los clientes más sobresalientes.
Cuentas por pagar, mantiene un registro adecuado de quien debe a la entidad y operario
de quien puede obtener crédito o no. Mónica además cuenta con registros de entrada
original que permite el registro de asientos contables con el ingreso correspondiente de
documentos fuente que respaldan las diferentes transacciones, además la utilidad de
contar con un plan de cuentas el cual puede ser modificado de acuerdo a las necesidades
de cada ente es realmente útil, entre los principales libros contables se encuentra el libro
diario, libro mayor, entre otros documentos legales que complementan al proceso
contable, de igual manera, el instrumento más primordial en el manejo del sistema es sin
duda alguna la obtención de reportes contables al finalizar un ejercicio fiscal pues los
mismos permiten comprobar la situación económica financiera que atraviesa un ente y en
base a ellos se produce la toma de decisiones importantes por parte de quien integra y
dirige a una institución.
1.13 Sistema de evaluación del control
Un sistema de control en la contabilidad se distribuye por fases para al final llegar a un
propósito general.
Es un instrumento que ayuda efectivamente a los directivos, para utilizar técnicas de la administración, planeación, ejecución y control de cada una de las áreas que integran a la institución. (Anaya Sánchez, 2013)
Tal y como lo expresa el autor el sistema de control comprende e involucra las etapas de
la administración para que conjuntamente se unan esfuerzos y se puedan cumplir los
objetivos fijados; de esta manera se comprende que con el debido monitoreo que permitirá
acatar un plan inicial en las fechas y recursos estipulado en el mismo.
1.14 Control interno
El control interno representa el esfuerzo y la supervisión constante de quien compone un
ente para que los objetivos se cumplan de acuerdo a una planificación inicial.
