Cartas modelo

Las cartas modelo suelen emplearse (aunque no necesariamente) en informes de sección múltiple para generar correspondencia personalizada. Esta sección explica cómo se usan las secciones múltiples para crear cartas modelo o varias versiones de la misma carta modelo para correspondencia personalizada.

Las cartas modelo a menudo usan elementos de texto para incluir el contenido del informe.

7.5.4.1

Uso de elementos de texto

Use elementos de texto para crear cartas modelo. A continuación se enumeran algunas características de los elementos de texto:

● Un elemento de texto puede contener objetos de texto y de resultado. Con frecuencia las cartas modelo usan ambos tipos de objeto.

● Puede cambiar el tamaño de los elementos de texto. En las cartas modelo, a menudo se cambia el tamaño de los elementos de texto para que se imprimen en forma de carta.

7.5.4.2 Crear una carta modelo mediante un elemento de

texto

Se usará un elemento de texto para crear una carta modelo. La carta modelo que usted crea se coordinará con una carpeta de resultado, de modo que cada carta se personalizará con información de la compañía proveniente de un registro diferente.

Si tiene alguna dificultad al efectuar cualquiera de los pasos, consulte Uso de elementos de texto [página 154].

7.5.4.2.1

Para crear una carta modelo

La carta consistirá de la fecha, dirección, saludo, cuerpo de la carta y despedida.

1. Cree un informe vacío que incluya objetos de resultado encontrados en un informe de lista de clientes. Por ejemplo, <Nombre de Cliente>, <País>, <Ciudad>, <Región>, <Código postal>, <Dirección 1>, etc.

2. En el modo Estructura, inserte un elemento de texto en la sección Cuerpo del informe.

3. Arrastre el controlador de ajuste situado en el lado derecho del marco del elemento hacia el borde derecho del lienzo del informe.

Esto hará al elemento de 8 pulgadas de ancho más o menos; la anchura aproximada de la página. Es posible que tenga que detener el ajuste, desplazar la ventana y ajustar un poco más para completar la operación.

7.5.4.2.2

Para insertar una fecha

Puede insertar un objeto predefinido en el informe que imprima la fecha actual en la carta.

1. Para insertar un elemento de fecha, expanda el área Objetos predefinidos del panel lateral Explorador de datos.

2. Arrastre Fecha de impresión al elemento de texto y escriba dos espacios.

a) Para cambiar el formato de fecha, haga clic con el botón derecho en el objeto Fecha de impresión y haga clic en Dar formato al texto.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato. b) Seleccione el formato de fecha apropiado.

Consejo

Puede que tenga que ajustar el tamaño de la sección Cuerpo y del elemento de texto si no ha seleccionado la opción Puede crecer para el elemento de texto.

7.5.4.2.3

Para crear una dirección de destinatario

Para crear una dirección, arrastre los objetos de resultado del panel lateral Explorador de datos a un elemento de texto.

1. Inserte un elemento de texto en la sección Cuerpo del informe.

2. Arrastre el objeto <Dirección 1> en el elemento de texto y, a continuación, escriba un espacio.

3. Arrastre el objeto <Ciudad>, colóquelo en el punto de inserción y escriba una coma seguida por un espacio. 4. Arrastre el objeto <Región>, colóquelo en el punto de inserción y escriba dos espacios.

5. Arrastre el objeto <Código postal>, colóquelo en el punto de inserción y escriba dos espacios.

Nota

Cuando se ubica un objeto dentro de un elemento de texto, se acorta automáticamente en ambos lados para que no contenga espacios en blanco.

7.5.4.2.4 Para crear un saludo

1. Escriba cuatro espacios.

2. Escriba Estimado seguido de una coma y un espacio.

3. En el panel lateral Explorador de datos, arrastre el objeto <Cargo del contacto> al elemento de texto y sitúelo justo después del espacio.

4. Escriba un espacio.

5. En el panel lateral Explorador de datos, arrastre el objeto <Apellido del contacto> al elemento de texto y sitúelo justo después del espacio.

6. Escriba dos puntos en el punto de inserción y dos espacios a continuación.

7.5.4.2.5

Para crear el cuerpo de una carta

Los pasos siguientes sirven para crear el párrafo y el cierre del cuerpo. 1. Escriba Su compañía y después, una coma y un espacio.

2. En el panel lateral Explorador de datos, arrastre el objeto <Nombre de cliente> al elemento de texto y sitúelo justo después del espacio.

3. Escriba una coma y un espacio.

4. Escriba el cuerpo de la carta seguido de dos espacios.

Por ejemplo: ha contribuido a que este año fuera extraordinario para Xtreme Mountain Bikes, Inc. Deseo agradecerle a usted y al personal a su mando el apoyo prestado. Espero que el año próximo sea próspero para su empresa.

5. Escriba Atentamente seguido de una coma cuatro espacios. 6. Para terminar la carta modelo, escriba su nombre.

Puede ver la carta modelo final en el modo Página.

7.5.4.3 Impresión de mensajes condicionales en cartas

modelo

Podría desear imprimir mensajes condicionales en las cartas modelo. Por ejemplo, suponga que su empresa cobra una tasa de pedido mínimo de 50 $ en pedidos inferiores a 300 $ y ofrece envíos gratuitos para pedidos de más de 500 $. Puede crear dos mensajes condicionales, uno para estimular a los clientes cuyo pedido sea inferior a 300 $ a aumentar el valor de la compra para evitar pagar la tasa de pedido mínimo y otro para recordar a los clientes cuyo pedido supera los 500 $ que a partir de dicha cantidad el envío es gratuito.

7.5.4.3.1

Para crear un mensaje condicional

Cree dos cartas modelo. Para obtener más información, consulte Crear una carta modelo mediante un elemento de texto [página 154].

1. Inserte una segunda sección Cuerpo en el informe.

Para obtener más información, consulte Trabajo con secciones [página 151].

2. En la sección Cuerpo A, coloque una carta que anime a los clientes a continuar comprando para evitar pagar la tasa de pedido mínimo.

3. En la sección Cuerpo B, coloque una carta donde felicite a los clientes por ahorrarse los gastos de envío. 4. Haga clic con el botón derecho en la sección Cuerpo A y haga clic en Dar formato a sección.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato.

5. Seleccione Ocultar y haga clic en el botón Fórmula condicional ( ) junto a Ocultar. Aparecerá el Taller de fórmulas.

6. Seleccione <Cantidad ventas Internet> en la lista Agregar objeto. 7. Escriba una condición.

Por ejemplo: > 300.

8. Haga clic en Guardar y cerrar.

Cuando un cliente haga una compra cuyo importe sea inferior al límite del pedido mínimo (300$), se imprimirá una carta que les estimule a continuar comprando para evitar pagar la tasa adicional. 9. Haga clic con el botón derecho en la sección Cuerpo B y haga clic en Dar formato a sección.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato.

10. Seleccione Ocultar y haga clic en el botón Fórmula condicional ( ) junto a Ocultar. Aparecerá el Taller de fórmulas.

11. Seleccione <Cantidad ventas Internet> en la lista Agregar objeto. 12. Escriba una condición.

Por ejemplo: < 500.

13. Haga clic en Guardar y cerrar.

Cuando un cliente haga una compra superior a 500$, se imprimirá una carta felicitándole por haberse ahorrado los gastos de envío.

Nota

Si un cliente realiza una compra por un valor entre 300$ y 500$, no se imprimirá ninguna carta modelo.