El catálogo de cuentas, es la agrupación ordenada y detallada de todas las cuentas que integran el activo, el pasivo, el capital contable, los ingresos, costos y gastos de una entidad económica y puede presentarse en forma numérica, alfabética, alfanumérica, mnemotécnica o decimal, es común encontrarlo de manera numérica en virtud de que en la actualidad la mayoría de las entidades económicas tienen su sistema de contabilidad de manera electrónica mediante equipos de computo cuyo lenguaje se fundamenta numéricamente.
Veamos a continuación un ejemplo de catálogo de cuentas:
(*) Cuenta acumulativa- o cuenta principal, es la que va a reflejar el saldo total o sumatoria de los montos de subcuentas o auxiliares que la conforman.
(**) Cuenta de detalle- corresponde a cada subcuenta o auxiliar que conforma una cuenta acumulativa
Cabe mencionar que una cuenta puede dividirse en subcuenta, dependiendo del grado de control que se ejerza en dicha cuenta. Una subcuenta es la clasificación de una cuenta colectiva, como bancos, clientes, proveedores, capital social, etc.
La guía contabilizadora, es el manual de aplicación del catálogo de cuentas pues en ella se detallan las causas de aumento o disminución (cargos y abonos) de
cada cuenta que integra el catálogo de cuentas, es decir, cuando se debe cargar o cuando se debe abonar y que representa su saldo, tal como se presenta a continuación un ejemplo de guía contabilizadora con las cuentas más comunes:
Efectivo y equivalentes de efectivo
Debe Haber
Se carga: Se abona:
Por el saldo deudor a valor nominal al Iniciar el ejercicio y representa el dinero
propiedad de una entidad, depositado en cuenta de cheques en una institución bancaria.
Por el valor nominal de los depósitos o transferencias electrónicas a la cuenta de cheques.
por los intereses ganados y depositados por el banco en la cuenta de cheques.
Por el valor nominal de los cheques expedidos por la
empresa, o por las
transferencias electrónicas a favor de terceros realizadas por la empresa.
Por el importe de los intereses, comisiones, situaciones, u otros cobros del banco a valor nominal. Por el monto de su saldo
para saldarla (para cierre de libros).
Su saldo es deudor y representa el dinero propiedad de una entidad, Depositado en cuenta de cheques en una institución bancaria.
Clientes
Debe Haber
Se carga: Se abona
Por el saldo deudor a valor nominal que representa el
Por los pagos totales o a cuenta, realizados por sus clientes para
derecho de la entidad a exigir a sus clientes el pago por la venta de mercancías y la prestación de servicios a crédito.
Del importe originalmente pactado con los clientes por las ventas de mercancías y la prestación de servicios a crédito. Del importe de los intereses normales y moratorios (mora: retardo en el pago).
la liquidación de su adeudo.
Por el monto de las
devoluciones de mercancías (devoluciones sobre venta). Por el monto de las rebajas y
bonificaciones sobre venta otorgadas a los clientes.
Por el monto de los descuentos sobre venta otorgados a los clientes.
Por el monto de las cuentas que se consideren totalmente incobrables.
Por el monto de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Su saldo es deudor y representa el derecho que tiene la entidad de ejercer la cobranza sobre el financiamiento comercial otorgado a sus clientes.
Deudores
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a ejercer el cobro a las entidades que le adeudan, derivado de transacciones a crédito que no provienen de su giro o actividad propia o por los préstamos concedidos.
Del monto de los intereses
pactados o moratorios
generados por sus deudores.
Por los pagos totales o a cuenta, realizados por sus deudores para la liquidación de su adeudo. Del monto de las cuentas que se
consideren incobrables.
Del monto de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Su saldo es deudor y representa el derecho que tiene la entidad de ejercer el cobro del monto correspondiente a sus deudores.
IVA acreditable
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad para acreditar o solicitar su devolución a la autoridad fiscal correspondiente.
Por el monto del impuesto causado derivado de las transacciones realizadas por la entidad con proveedores o prestadores de servicios en la compra o adquisición de mercancías, bienes o servicios.
Del monto del impuesto cancelado por devolución, rebaja o descuento sobre una compra de mercancías o de un servicio. Del monto de su saldo
traspasado a la cuenta correspondiente para determinar el importe a enterar y/o pagar a la autoridad fiscal competente al final de cada mes.
Del monto de las devoluciones solicitadas y hechas efectivas por la autoridad fiscal correspondiente.
Del monte de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Su saldo es deudor y representa el derecho que tiene la entidad de
acreditar o solicitar su devolución a la autoridad fiscal
correspondiente.
IVA por acreditar
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de su saldo deudor que la entidad aun no paga, debido a que se deriva de operaciones realizadas a crédito y que deberá convertirse en IVA acreditable en su totalidad o por el importe parcialmente liquidado.
Por el monto del impuesto derivado de las transacciones realizadas por la entidad con proveedores o prestadores de
Del monto del impuesto cancelado por devolución, rebaja o descuento sobre una compra de mercancías o de un servicio. Del monto de su saldo
traspasado a la cuenta correspondiente para determinar el importe a enterar y/o pagar a la autoridad fiscal competente al final de cada mes.
Del monto de las devoluciones solicitadas y hechas efectivas
servicios en la compra o adquisición de mercancías, bienes o servicios a crédito.
por la autoridad fiscal correspondiente.
Traspaso de su saldo deudor a IVA causado.
Del monto de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Su saldo es deudor y representa el monto que se convertirá en IVA acreditable cuando la entidad realice el pago total o parcial de sus operaciones a crédito.
Almacén de mercancías
Debe Haber
Se carga: Se abona
Por el saldo deudor al iniciar el ejercicio y representa el valor de las mercancías de una entidad en ese
momento.
Por el valor nominal de las compras de mercancías durante el periodo.
por los importes de gastos sobre compras (fletes, seguros, impuestos
arancelarios por importación de mercancías u otros) que incrementen el valor de la mercancía adquirida. Por el monto de las
devoluciones de mercancía que le realicen sus clientes.
Por el valor nominal del costo de la mercancía vendida.
Por el monto a valor nominal de las devoluciones de mercancía adquirida a sus proveedores.
Por el monto de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Su saldo es deudor y representa el dinero invertido en mercancías que la entidad posee en ese momento.
Pagos Anticipados (seguros pagados por anticipado, rentas pagadas por anticipados, intereses pagados por anticipado u otros)
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad para ejercitar su uso o aplicación o en caso contrario y si procede la devolución correspondiente.
Por el monto de los pagos realizados por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir por la entidad, no para su venta ni para el proceso productivo en su caso.
Del monto realizado o consumido por la entidad.
Del monto de la devolución en caso de así corresponder.
Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Su saldo es deudor y representa el derecho que tiene la entidad para ejercitar su uso o aplicación o en caso contrario y si procede la devolución correspondiente.
Propiedades, planta y equipo
Debe Haber
Se carga: Se abona
Por el saldo deudor a valor nominal al Iniciar el ejercicio y representa el dinero invertido en inmuebles maquinaría y equipo por una entidad.
Por el valor nominal de los de gastos como fletes,
seguros, impuestos
arancelarios por importación sobre adquisición de inmuebles maquinaría y equipo que incrementen el valor de su adquisición
Por el valor de los inmuebles, maquinaría y equipo que venda la entidad o que son dados de baja por determinadas circunstancias. Por el monto de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Su saldo es deudor y representa el monto invertido por la entidad en inmuebles, maquinaría y equipo.
Intangibles (Gastos pre-operativos, gastos de instalación, gastos de organización, otros)
Debe Haber
Se carga: Se abona
Por el saldo deudor a valor nominal al Iniciar el ejercicio y representa el dinero invertido en intangibles por una entidad.
Por el valor nominal de los de gastos como fletes,
seguros, impuestos
arancelarios por importación sobre adquisición de intangibles que incrementen el valor de su adquisición
Por el valor de los intangibles que son dados de baja por la entidad en determinadas circunstancias. Por el monto de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Su saldo es deudor y representa el monto invertido por la entidad en intangibles.
Proveedores
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto del pago total o a
cuenta del adeudo con
proveedores.
Del monto de las devoluciones sobre compras de mercancías a crédito.
Del monto de las rebajas sobre compras de mercancías a crédito.
Del monto de su saldo para
Del monto de su saldo acreedor, derivado de las obligaciones contraídas por la entidad con sus proveedores, por las compras de mercancías a crédito, derivadas de su giro o actividad propia. Del monto de compras de
mercancías a crédito, derivadas de su giro o actividad propia. Del monto por intereses
saldarlas (para cierre de libros). moratorios generados por mora en el pago proveedores.
Su saldo es acreedor y representa el monto pendiente de pago a favor de sus proveedores en ese momento.
Acreedores diversos
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de su saldo acreedor, derivado de las obligaciones contraídas por la entidad por operaciones de adquisición o compras de bienes o servicios a crédito, documentadas o no, que no se derivan de su giro o actividad propia.
Del monto de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación del adeudo por transacciones distintas a la compra de bienes o servicios a crédito, sin garantía documental o por los préstamos recibidos. Del monto de su saldo para
saldarla (para cierre de libros).
Del monto de su saldo acreedor, que representa la obligación de pagar por operaciones de adquisición o compras de bienes o servicios a crédito, que no se derivan de su giro o actividad propia o por los préstamos recibidos.
Del monto de las cantidades que por los conceptos anteriores se hayan comprometido a pagar a los acreedores.
Del monto de los intereses moratorios que los acreedores hayan cargado, por la falta de pago oportuno.
Su saldo es acreedor y representa el monto pendiente de pago a favor de sus acreedores en ese momento.
Documentos por pagar
Debe Haber
Del monto del valor nominal de los títulos de crédito que se paguen.
Del monto del valor nominal de los títulos de crédito que se cancelen.
Del monto de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Del monto de su saldo acreedor, que representa el valor nominal de los títulos de crédito a cargo de la entidad, pendientes de pago.
Del monto del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio o pagarés) firmados a cargo de la entidad.
Su saldo es acreedor y representa el monto pendiente de pago por títulos de crédito firmados por la entidad a favor de terceros.
Impuestos por pagar
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de los pagos efectuados por la entidad para su liquidación total o parcial. Del monto por correcciones o en
su caso ajustes o cancelaciones a las retenciones, por circunstancias que ocasionan su disminución.
Del monto de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Del monto de su saldo acreedor, derivado de las obligaciones de impuestos de la entidad generadas por la realización de sus operaciones.
Del monto de las retenciones de impuestos realizadas por la entidad derivadas de sus operaciones.
Su saldo es acreedor y representa el monto pendiente de pago a las autoridades fiscales correspondientes.
IVA trasladado
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de los cobros efectuados por la entidad total o parcialmente de las operaciones realizadas a crédito, mismo que se traslada a la cuenta de IVA por pagar.
Del monto por correcciones o en su caso ajustes o cancelaciones a las provisiones, por circunstancias que ocasionan su disminución, que se traspasa a IVA por pagar para determinar el importe a enterar y/o pagar a la autoridad fiscal competente al final de cada mes.
Del monto de su saldo acreedor, derivado de las obligaciones generadas por la realización de sus operaciones.
Del monto de las operaciones al contado de venta de mercancías, de servicios realizados u otros.
Su saldo es acreedor y representa el monto pendiente de pago a las autoridades fiscales correspondientes.
IVA por trasladar
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de los cobros efectuados por la entidad total o parcialmente de las operaciones realizadas a crédito, mismo que se traslada a la cuenta de IVA trasladado.
Del monto por devoluciones, rebajas o bonificaciones de ventas a crédito.
Del monto de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Del monto de su saldo acreedor, derivado de las operaciones realizadas a crédito por la entidad.
Del monto de las operaciones a crédito, realizadas por la entidad.
Su saldo es acreedor y representa el monto pendiente de cobro por parte de la entidad, que se convertirá en IVA trasladado cuando la entidad realice su cobranza.
Ventas
Debe Haber
Se carga: Se abona
Por el monto de las devoluciones sobre ventas que la entidad recibe de sus clientes.
Del monto de las rebajas que la entidad otorga a sus clientes por determinadas circunstancias. Del monto de las bonificaciones
que la entidad otorga a sus clientes por determinadas circunstancias.
Del monto de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Del monto de las ventas de mercancías realizadas al contado, a crédito o con garantía documental, a precio de venta.
Su saldo es acreedor y representa el monto de las ventas realizadas por la entidad en un periodo determinado.
Costo de ventas
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de las mercancías vendidas a precio de costo.
Del monto de las devoluciones sobre ventas a precio de costo. Del monto de su saldo para
saldarla, con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias.
Su saldo es deudor y representa el monto de las mercancías vendidas a precio de costo.
Gastos generales (de ventas y de administración)
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de las erogaciones realizadas por la empresa, derivadas de su giro o actividad propia correspondiente a sus dos grandes áreas funcionales
denominadas ventas y
administración y su personal
correspondiente como
directores, gerentes,
administradores, contadores y demás, cuyas erogaciones incluyen: sueldos, salarios, honorarios, gratificaciones, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, IMSS, INFONAVIT, renta de oficinas, teléfonos, luz, papelería y útiles, internet ,
seguros, combustibles, lubricantes, gastos de representación, depreciaciones y amortizaciones de equipos e instalaciones en los departamentos correspondientes y otros gastos generales originados por el funcionamiento de esas áreas.
Del monto de los gastos del departamento de ventas o de administración que se hayan devengado por cualquiera de los conceptos anteriores.
Del monto de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias.
Productos financieros
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de su saldo para saldarla, con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias.
Del monto de los intereses cobrados.
Del monto de los descuentos obtenidos o ganados.
Del monto de las utilidades o ganancias en valuación de moneda extranjera, en cambios de la misma o en valuación de metales preciosos amonedados. Del monto de los productos
financieros que se hayan devengado por cualquiera de los conceptos anteriores.
Otros productos
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de su saldo para saldarla, con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias.
Del monto de las ganancias o productos obtenidos por la entidad, derivadas de las operaciones eventuales que no provienen de su giro o actividad principal.
Por cualquiera de los conceptos anteriores.
Gastos financieros
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de los intereses pagados.
Del monto de los descuentos concedidos.
Del monto de las comisiones y situaciones que cobre el banco. Del monto de las pérdidas
obtenidas en valuación de metales preciosos amonedados. Del monto de los gastos
financieros que se hayan devengado, por cualquiera de los conceptos anteriores.
Del monto de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias.
Otros gastos
Debe Haber
Se carga: Se abona
Del monto de las erogaciones efectuadas por la empresa, por operaciones eventuales que no provienen del giro o la actividad principal de la entidad.
Por cualquiera de los conceptos anteriores.
Del monto de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de pérdida y ganancias.
LIBROS DE CONTABILIDAD (LIBRO DIARIO GENERAL Y LIBRO