CICLO 1 MODELO DE NEGOCIO

En el Ciclo 1 Modelo de Negocio (Renglón 2) existen 5 fases: 1) Diagnóstico, 2) Plan de Acción, 3) Toma de Acción, 4) Evaluación/Observación y 5) Aprendizaje /Conocimiento. Al concluir este ciclo se debe continuar al ciclo 2 para continuar con la implementación del Framework de Zachman. A continuación se describen las actividades que están involucradas en este ciclo.

4.2.1 1) Diagnóstico.

En esta etapa se podrá tener un diagnóstico de la situación o estado actual de la empresa; por lo que es requerido realizar una investigación de la documentación, si existe, de la empresa; así como conocer su historia, objetivos y saber quienes son las principales personas o actores que llevan a cabo las actividades y procesos, así como aquellos que tienen poder de toma de decisiones o que están involucrados e interesados en el desempeño de la organización, como pueden ser: ejecutivos, especialistas técnicos, líderes de proyectos, jefes de áreas, entre otros.

Esta etapa de diagnóstico se realiza con el objetivo hacer un reconocimiento de la situación inicial como base para iniciar una adecuada planeación y futuras toma de acciones; esta etapa también nos sirve para comprobar nuestras ideas iniciales sobre la posible problemática (Kemmis, McTaggart, y Salcedo; 1988).

Como parte del diagnóstico, se debe hacer una revisión de la literatura sobre el Framework de Zachman, para así poder comprender los objetivos que se plantearán y facilitar el entendimiento y acomodamiento de la información dentro de cada una de las casillas o celdas del Framework. Con esta información también podremos conocer los alcances de cada una de las celdas o casillas a llenar para poder limitar la información que se contendrá en cada una de éstas.

Hacer una breve descripción de la empresa, indicando su misión, visión, actividades principales, equipo de trabajo, etc., proporcionará un punto de partida y comparación de nuestra investigación futura. Con esta información puede llenarse parte, o toda, el renglón denominada como Scope o Contexto en el Framework de Zachman.

4.2.2 2) Plan de Acción.

El plan de acción está constituido por tres actividades como se aprecia en la figura 4.2 que es extraída del ciclo de la figura 4.1:

Figura 4.2 Actividades del Plan de Acción del ciclo 1

2.1 Análisis de Involucrados.

El análisis de actores involucrados o stakeholder analysis es una herramienta de planeación que nos ayuda a identificar y definir claramente a las personas que están involucradas en un proyecto, y se realiza un estudio para verificar si benefician o perjudican el proyecto en sí mismo (Manktelow Rachel, 2006).

Un análisis de involucrados ayuda a evaluar el ambiente de un proyecto, a comprender las características, interrelaciones, e interfaces entre dos o más defensores u oponentes del proyecto que asisten planeando estratégicamente el mismo. También logra (Manktelow Rachel, 2006):

• Describir o dibujar los intereses de los involucrados en relación a los problemas que el proyecto busca resolver.

• Identificar los conflictos de intereses entre involucrados, los cuales influirán la evaluación del riesgo de un proyecto antes de que los recursos sean utilizados.

• Ayuda a identificar las relaciones entre los involucrados sobre las cuales pueden ser construidas, y pueden permitir “coaliciones” de financiamientos del proyecto, propiedad y cooperación.

• Ayuda a evaluar los tipos apropiados de participación por los diferentes involucrados, en las etapas sucesivas del ciclo del proyecto.

Manktelow Rachel (2006) menciona que para hacer un análisis de involucrados o stakeholder analysis debe realizarse:

1) Lista de todos los actores involucrados. Deben identificarse y listarse todos los potenciales involucrados (ver anexo A).

2) Evaluación de la importancia de cada involucrado en el éxito del proyecto, así como su poder o riesgo. Hasta este punto se debe tener una lista de personas y/o organizaciones que son afectadas por su trabajo, algunos de ellos tienen el poder tanto de bloquear como de permitir avanzar, mientras otros pueden estar interesados en lo que uno esté haciendo, y otros no, por eso debe hacerse una evaluación de la importancia de cada involucrado en el éxito del proyecto y su relativo poder o riesgo (ver anexo B).

3) Elabora una estrategia para intervenciones. El control de los involucrados es una importante disciplina que la gente usa comúnmente para ganar el apoyo de los demás y así asegurar el éxito. Con la lista ya creada de los actores involucrados en la implementación del Framework de Zachman, ahora deberán agruparse según el contexto de cada una de los renglones del Framework. Una herramienta para la asignación de roles y responsabilidades de los actores involucrados es realizar una Matriz de

Asignación de Responsabilidades, RAM por sus siglas en inglés (Responsibility Assignment Matrix).

Los roles y responsabilidades deberán estar estrechamente ligadas a la definición del alcance. Una Matriz de Asignación de Responsabilidades es usada a menudo para este propósito. En los grandes proyectos, las RAM’s pueden ser desarrolladas a varios niveles. Por ejemplo, una RAM de alto nivel puede definir que grupo o unidad es responsable por cada elemento de la estructura de desglose de trabajo, mientras que una RAM de bajo nivel es usada dentro del grupo para asignar roles y responsabilidades para actividades especificas a individuos específicos (Ver anexo C).

La figura 4.3 muestra una RAM (Project Management Institute, 2000).

Figura 4.3 Matriz de Asignación de Responsabilidades (Project

Las fases del proyecto serán aquellas que involucren cada una de las actividades necesarias para completar la metodología propuesta por el autor de esta tesis.

2.2 Presentación de trabajo a realizar.

Debe desarrollar una presentación que será dirigida a los involucrados detectados en el paso anterior, donde se les dará a conocer:

a) Qué es el Framework de Zachman, b) por qué implementarlo,

c) cuáles son los beneficios,

d) definición de la terminología utilizada, e) definición del rol de arquitecto,

f) muestra del Framework, g) proceso de construcción,

h) reglas de construcción del Framework,

i) definición de los objetivos o lo que se pretende alcanzar, j) implicaciones y compromisos que tendrá el grupo de trabajo.

Al realizar esta presentación ante el equipo de trabajo, los involucrados sabrán de qué se trata el modelo y cuál será el resultado de la implementación del mismo, así como una orientación de cuál será su participación en cada una de los ciclos del modelo propuesto en este capítulo.

2.3 Análisis de Herramientas de recolección de información.

Para poder tener una mejor comprensión de las siguientes herramientas (cuestionarios) es recomendado como se indicó en la fase de diagnóstico, analizar cada una de los renglones que conforman el Framework para así poder tener un mayor conocimiento de la información que es requerida en cada una de las casillas (celdas) y poder completar el Framework.

Existen herramientas para recolectar información, una de ellas y propuesta por el autor de esta tesis, es el cuestionario. Kemmis et. al. (1988) comentan que las preguntas escritas exigen respuestas escritas, y que estas preguntas pueden ser de dos tipos: a) abiertas y b) cerradas o con un número limitado de opciones. Las preguntas deben estar cuidadosamente elaboradas para evitar ambigüedad y que éstas sean claras, y así poder obtener mejoras en los resultados.

También pueden hacerse uso de otro tipos de herramientas de recolección de datos que loguen obtener la información requerida para el llenado de las celdas del Framework, ya sean encuestas, entrevistas, reuniones, debates, etc.

Cuestionario para el renglón de Contexto (Scope).

En el renglón de Contexto se definen las directivas y propósitos de negocio del proyecto. Es necesario para establecer el contexto de cualquier esfuerzo de desarrollo de sistema.

1. WHAT (DATA). Liste las cosas que son importantes para su empresa. 2. HOW (FUNCTION). Liste los procesos de desempeño de su empresa. 3. WHERE (NETWORK). Liste las localidades en las cuáles opera su

empresa.

4. WHO (PEOPLE). Liste las organizaciones que son importantes para su empresa.

5. WHEN (TIME). Liste aquellos eventos significativos para su empresa. 6. WHY (MOTIVATION). Haga un listado de las metas/estrategias que

Cuestionario para el renglón de Modelo de Negocio (Business Model).

El modelo de negocio describe los modelos, arquitecturas y descripciones usadas por quienes son los propietarios del proceso de negocio. Se centra en las características del uso de los productos.

1. WHAT (DATA). Defina y describa los tipos esenciales de información requerida para la operación de la empresa.

2. HOW (FUNCTION). Identifique y describa las actividades fundamentales de administración y soporte en su organización. Representación de las entradas y salidas en procesos de negocio.

3. WHERE (NETWORK) Especifique y describa la disponibilidad de las instalaciones y sus inter-conexiones de su empresa.

4. WHO (PEOPLE). Identifique y defina los roles de los individuos participantes en la empresa.

5. WHEN (TIME). Determinar el orden y la sincronización para los procesos de los servicios prestados por la empresa, pensando en un Master Schedule.

6. WHY (MOTIVATION). Defina las métricas y el objetivo del negocio de su empresa, teniendo como referencia la definición de plan de negocio.

4.2.3 3) Toma de Acción

Como se aprecia en la figura 4.4, la toma de acción está compuesta por 5 actividades que se describen a continuación.

3.1 Reunión de Equipo.

Es conveniente realizar una reunión con el equipo de trabajo para explicarles brevemente en qué consiste el renglón de Modelo de Negocio del Framework de Zachman, esto con la finalidad de dejar clara la dirección de la información que será requerida. Sólo deberán participar las personas que como resultado de la matriz de asignación de responsabilidad hayan sido las idóneas para proporcionar esta información.

3.2 Aplicación de Cuestionarios.

De acuerdo a los resultados de la matriz de asignación de responsabilidad, deberá aplicarse el cuestionario “Cuestionario para el renglón de Modelo de Negocio (Business Model)” de la fase anterior (Plan de Acción).

3.3 Análisis de Resultados.

El análisis de resultados se obtiene de los cuestionarios respondidos por cada uno de los involucrados correspondiente al renglón de Modelo de Negocio. Deberá analizar la información proporcionada en los cuestionarios, valorarla y hacer una comparación de la información recolectada para luego hacer una conclusión entre las respuestas obtenidas con la finalidad de unificar términos y que la información sea entendible para todos.

3.4 Llenado/modelado del renglón 2 – Modelo de Negocio

Con el análisis e interpretación de los resultados de los cuestionarios, deberá iniciar el llenado del renglón 2 (Modelo de Negocio) del Framework de Zachman. Para el renglón de negocios es necesario hacer una comparación de la información obtenida en la etapa de diagnóstico (renglón de contexto) para poder entender la información recolectada y así, comparando con lo requerido en el renglón (perspectiva) de negocio del Framework, poder colocar la información correspondiente y separar la información que corresponda a algún otro renglón. La información que no resulte ser la adecuada para este renglón, deberá guardarse para que sea analizada junto con la información que se recabe a través de los cuestionarios al analizar los otros renglones del Framework.

La interpretación de la información puede ser vaciada en una tabla que corresponda al renglón analizado, simulando un solo renglón del Framework de Zachman que se mostró en el capítulo 3 de esta tesis.

What/Qué

DATOS How/Cómo FUNCIÓN Where/Dónde RED PERSONAS Who/Quién When/Cuándo TIME MOTIVACIÓN Why/Por qué

La información puede estar representada a través de texto o mediante alguna representación gráfica. Es importante la selección de la modelación o representación gráfica, pues esta debe ser adecuada para un fácil entendimiento de los renglones (perspectivas) por aquellos involucrados cuyas actividades de la empresa estén asociadas a estos renglones que integran el Framework. Resulta igual de importante señalar que no todas las casillas podrán ser representadas bajo un arquetipo o modelación en específico.

Dependiendo de la cantidad de información recolectada, podría ser representada la información por casillas, es decir, no se usará una estructura de tabla para el llenado del Framework, sino que se indicará la casilla (ejemplo R2C1 – Renglón 1 Columna 1) para que ésta pueda extender su contenido.

Aunque ya se mencionó en el capítulo 3 que no hay una representación establecida y única para la modelación del contenido de las celdas del Framework, de acuerdo a Paul J.A. Van Vliet (2006), la tabla 4.1 ofrece una guía de modelos gráficos de representación.

DATOS FUNCIÓN RED PERSONAS TIEMPO MOTIVACIÓN

Modelo de

Negocio Diagrama Entidad-

Relación, a nivel de negocio Diagrama de Flujo Funcional Logística de

la Red Organigrama Plan actividades de

(master Schedule)

Tabla 4.1 Propuesta de modelación de información

3.5 Presentación de Resultados

Una vez que se tenga los resultados de la actividad anterior es conveniente hacer una presentación de estos a los integrantes del equipo que estuvieron involucrados en esta fase. El objetivo es mostrarle los resultados proyectados en el Framework y retomar, si aún existen, comentarios que complementen aún más la información.

4.2.5 5) Aprendizaje /Reflexión.

Como parte de la reflexión correspondiente a esta fase de la metodología propuesta en esta tesis, deberá compararse la información obtenida por los cuestionarios y hacer mejoras o recomendaciones en relación a la información obtenida, es decir, se deberá poner en práctica un análisis comparativo para proyectar la situación actual contra la recomendada para un mejor desempeño. Para facilita esta comparación, Inmon et. al. (1997), mencionados en Paul J.A. Van Vliet (2006), proponen la tabla 4.2 que refleja la información producida por este renglón.

DATOS FUNCIONES RED PERSONAS TIEMPO MOTIVACIÓN Modelo de

Negocio Modelo Entidad-

Relación

Procesos de

Negocio Ubicación de redes Organigrama Plan actividades de

(master Schedule)

Objetivos

Tabla 4.2 Información producida por el renglón Modelo de Negocio