CICLO 2 MODELO DE SISTEMAS

En el Ciclo 2 Modelo de Sistemas (Renglón 3) existen solo 4 fases, pues ya no es necesario hacer un diagnóstico de la empresa. Las fases están representadas en la figura 4.1 y son: 1) Plan de Acción, 2) Toma de Acción, 3) Observación y 4) Reflexión. A continuación se describen las actividades que están involucradas en este ciclo.

4.3.1 1) Plan de Acción

El plan de acción para este ciclo está constituido por dos actividades como se aprecia en la figura 4.5, extraído de la figura 4.1:

Figura 4.5 Actividades de Plan de Acción del ciclo 2

1.1 Presentación de trabajo a realizar.

Es conveniente realizar una reunión con el equipo de trabajo para explicarles brevemente en qué consiste el renglón de Modelo de Sistemas del

Framework de Zachman, esto con la finalidad de dejar clara la dirección de la información que será requerida. Sólo deberán participar las personas que como resultado de la matriz de asignación de responsabilidad hayan sido las idóneas para proporcionar la información para este renglón del Framework de Zachman.

1.2 Análisis de herramienta de recolección de información.

Para poder tener una mejor comprensión de la siguiente herramienta (cuestionario) es recomendado como se indicó en la fase de diagnóstico, analizar cada una de los renglones que conforman el Framework para así poder tener un mayor conocimiento de la información que es requerida en cada una de las casillas (celdas) y poder completar el Framework. El cuestionario para este ciclo es el siguiente.

Cuestionario para el renglón de Modelo de Sistemas (Systems Model).

El modelo de sistemas es aquel que es usado por un analista de sistemas y quien debe determinar que elementos, datos y actores interactúan. Este renglón es una guía de cómo el sistema satisface las necesidades de información de la organización. La representación es libre de una solución específica o de las limitaciones de especificaciones del producto final.

1. WHAT (DATA): ¿Qué información considera importante para la empresa y que debe ser almacenada (que soporte al negocio)?

2. HOW (FUNCTION): ¿Cuáles sistemas soportan los procesos de la empresa? ¿Qué mecanismos y controles están implementados? Considerando sus respuestas anteriores, ¿cuáles son las entradas y salidas de estos sistemas?

3. WHERE: ¿qué arquitectura de sistemas distribuidos utiliza?, ¿cómo es la conectividad entre sistemas y equipo de hardware para el funcionamiento remoto y/o transferencia de información?

4. WHO (PEOPLE): De acuerdo a su estructura organizacional, ¿cuáles son los roles y responsabilidades de cada uno? ¿qué actividades son las más importantes para su empresa (dependiendo del rol)?, ¿qué herramientas (hardware y software) son utilizadas para el correcto desempeño de las actividades de los flujos de trabajo?

5. WHEN (TIME): ¿cuáles son los ciclos de procesos que se llevan a cabo en la empresa? ¿cómo hace la estimación de tiempos a las actividades? En general, ¿cómo lleva a cabo el control de tiempo en las diferentes etapas o ciclos de actividades que hay en su organización?

4.3.2 2) Toma de Acción

Como se aprecia en la figura 4.6, la toma de acción está compuesta por 5 actividades que se describen a continuación.

Figura 4.6 Actividades de la Toma de Acción ciclo 2

2.1 Aplicación de Cuestionarios.

De acuerdo a los resultados de la matriz de asignación de responsabilidad, deberá aplicarse el cuestionario “Cuestionario para el renglón de Modelo de Sistemas (System Model)” de la fase anterior (Plan de Acción).

2.2 Análisis de Resultados.

El análisis de resultados se obtiene de los cuestionarios respondidos por cada uno de los involucrados correspondiente a renglón de Modelo de Sistemas. Deberá analizar la información proporcionada en los cuestionarios, valorarla y hacer una comparación de la información recolectada para luego hacer una conclusión entre las respuestas obtenidas con la finalidad de unificar términos y que la información sea entendible para todos.

2.3 Llenado/modelado del renglón 3 – Modelo de Sistemas

Con el análisis e interpretación de los resultados de los cuestionarios, deberá iniciar el llenado del renglón 3 (Modelo de Sistemas) del Framework de Zachman.

La información que no resulte ser la adecuada para este renglón, deberá guardarse para que sea analizada junto con la información que se recabe a través de los cuestionarios al analizar los otros renglones del Framework.

La interpretación de la información puede ser vaciada en una tabla que corresponda al renglón analizado, simulando un solo renglón del Framework de Zachman que se mostró en el capítulo 3 de esta tesis.

What/Qué

DATOS How/Cómo FUNCIÓN Where/Dónde RED Who/Quién GENTE When/Cuándo TIME

Why/Por qué Motivación

Modelo de Sistemas

Dependiendo de la cantidad de información recolectada, podría ser representada la información por casillas, es decir, no se usará una estructura de tabla para el llenado del Framework, sino que se indicará la casilla (ejemplo R3C1 – Renglón 1 Columna 1) para que ésta pueda extender su contenido.

La información puede estar representada a través de texto o mediante alguna representación gráfica. Es importante la selección de la modelación o representación gráfica, pues esta debe ser adecuada para un fácil entendimiento de los renglones (perspectivas) por aquellos involucrados cuyas actividades de la empresa estén asociadas a estos renglones que integran el Framework.

Resulta igual de importante señalar que no todas las casillas podrán ser representadas bajo un arquetipo o modelación en específico.

Aunque ya se mencionó en el capítulo 3 que no hay una representación establecida y única para la modelación del contenido de las celdas del Framework, de acuerdo a Paul J.A. Van Vliet (2006), la tabla 4.3 ofrece una guía de modelos gráficos de representación.

DATOS FUNCIONES RED GENTE TIEMPO MOTIVACIÓN

Modelo de

Sistemas Diagrama Entidad-

Relación Estándar: gráfico de entidades de datos y relaciones Diagrama de

Flujo Topologías de Red,

Diagramas de

Conectividad

Tabla 4.3 Propuesta de modelación de Información

UML es una notación y requiere un marco de referencia para determinar qué modelo deberá ser usado para describir diferentes aspectos de un negocio

(Rumbaugh, 2004), por lo tanto y dependiendo de la complejidad de la información y el nivel de detalle requerido, un diagrama de componentes, un diagrama de paquetes o un diagrama de clases puede ser usados para modelar la información de la Columna What/Que (datos) del Framework, y para la Columna How/Cómo (funciones) se puede utilizar un diagrama de actividades para modelar la información (OMG, 2006).

2.4 Presentación de Resultados

Una vez que se tenga los resultados de la actividad anterior es conveniente hacer una presentación de estos a los integrantes del equipo que estuvieron involucrados en esta fase. El objetivo es mostrarle los resultados proyectados en el Framework y retomar, si aún existen, comentarios que complementen aún más la información.

4.3.3 5) Aprendizaje /Reflexión.

Como parte de la reflexión correspondiente a esta fase de la metodología propuesta en esta tesis, deberán compararse la información obtenida por los cuestionarios y hacer mejoras o recomendaciones en relación a la información obtenida, es decir, se deberá poner en práctica un análisis comparativo para proyectar la situación actual contra la recomendada para un mejor desempeño. Para facilita esta comparación, Inmon et. al. (1997), mencionados en Paul J.A. Van Vliet (2006), comentan que la tabla 4.4 refleja la información producido por este renglón.

DATOS FUNCIONES RED GENTE TIEMPO MOTIVACIÓN

Modelo de

Sistemas Modelo de Datos Funciones de

Aplicaciones

Funciones

de nodos Secciones Eventos sistema del Reglas de negocio

Tabla 4.4 Información producida por el renglón Modelo de Sistemas