Apreciados socios, artistas intérpretes y productores fonográficos.
En cumplimiento de los estatutos sociales y la ley, este Comité de Vigilancia se dirige ante la Asamblea y a todos los socios a fin de rendir informe de sus actuaciones durante la vigencia 2020, precisando desde este instante que todas han sido acordes a las normas que rigen a la Entidad y a sus órganos directivos y de control.
Sea lo primero presentar un inmenso agradecimiento a los miembros del Consejo Directivo, a la Gerencia y cada uno de los funcionarios de la asociación quienes de manera incansable permitieron que durante el 2020, año completamente atípico, se continuara con el desarrollo de nuestro objeto social, lo cual se evidenció claramente en las cifras distribuidas durante cada uno de los periodos autorizados para la vigencia; valores que resultaron ser bastante alentadores y generosos teniendo presente el cese de actividades de las cuales se deriva el cobro y recaudo de los derechos patrimoniales generados por el uso y comunicación pública de la música y de los cuales resultamos ser los titulares.
Este Comité, en el desarrollo ordinario de sus actividades, abordó los siguientes frentes:
1. Tramitar la admisión de nuevos socios
2. Atender las solicitudes cambios de categoría 3. Investigar y decidir sobre procesos disciplinarios 4. Supervisar el proceso de distribución
1. Solicitudes de afiliación aceptadas
El Comité de Vigilancia cuenta con la responsabilidad de tramitar la admisión de nuevos socios previo cumplimiento de los requisitos fijados en los estatutos y reglamento de socios.
Debido a dicha responsabilidad establecida estatutariamente, el Comité de Vigilancia, durante la vigencia 2020, aceptó el ingreso a la entidad de 171 aspirantes; 154 artistas, intérpretes o ejecutantes, y 17 productores fonográficos.
Dichas solicitudes fueron aceptadas previa evaluación del cumplimiento de los requisitos y plazos previamente establecidos en las normas estatutarias y reglamentarias.
Importante resaltar la excelente labor de la Dirección Social que, con ocasión a la situación de pandemia, implementó el formato digital para solicitudes de admisión, lo cual ha permitido una mayor diligencia en la verificación y análisis de la documentación aportada por los diferentes aspirantes a socios.
2. Solicitudes cambio de categoría
Fue necesario para el Comité de Vigilancia atender diferentes solicitudes escritas de socios artistas, intérpretes o ejecutantes, a través de las cuales pedían el cambio de categoría de Adherente por la de Administrados, basados todos en la cantidad de fonogramas acreditados ante la entidad, para lo cual resultó necesario hacer las claridades respectivas, precisando que este cambio opera exclusivamente cuando lo ingresos percibidos durante el año inmediatamente anterior sean iguales y superiores a 12 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Esta situación da lugar para, en esta instancia, recordar a los miembros de la Asamblea los requisitos necesarios para el cambio de categoría de Socio Adherente a Socio Administrado, para lo cual debe tenerse en cuenta exclusivamente los ingresos percibidos por concepto de distribución por el real uso y comunicación pública de sus fonogramas durante el año inmediatamente anterior y no por la cantidad de temas musicales que se tengan acreditados en Acinpro.
3. Procesos disciplinarios
Durante la vigencia 2020 se recibieron dos quejas de parte de socios de la Entidad, las cuales fueron analizadas de conformidad con las normas legales, estatutarias y reglamentarias que rigen al interior de la asociación. Una de las quejas presentadas se encontraba dirigida en contra del personal de la administración, sin embargo, al hacer el estudio de las normas que rigen la relación de los socios, se halla que el Comité de Vigilancia no es competente para adelantar investigaciones en contra de los empleados de Acinpro. Este solo se encuentra facultado para adelantar investigación por conductas de los socios que llegaren a resultar contrarias a las obligaciones contenidas en los estatutos y reglamentos.
La segunda queja analizada sí se encontraba dirigida en contra de un integrante de la asociación, empero, debe decirse que del análisis de los hechos presuntamente acaecidos, y las pruebas aportadas y valoradas por este Comité, no se encontró que de la conducta objeto de queja se evidenciara la vulneración de las obligaciones a cargo de los socios, contenidas en los estatutos sociales, por lo que no se halló mérito alguno para continuar con el proceso de investigación y, en consecuencia, se ordenó el archivo de la queja presentada. Importante resaltar que, si bien el Comité de Vigilancia cuenta con la facultad y obligación contenida en el Literal d, del Artículo 40 de los estatutos sociales, cual es la de adelantar las investigaciones pertinentes en contra de los socios y aplicar las sanciones previstas en los presentes estatutos si a ello hubiere lugar, como bien se expresa, esta solo podrá surtirse y adelantarse respecto de los miembros de la Entidad en calidad de socios y respecto al incumplimiento de las normas expresamente consagradas en los estatutos sociales, no pudiendo en consecuencia, aplicar sanciones diferentes a las previamente establecidas, esto respetando el derecho constitucional del debido proceso.
Además de las quejas mencionadas, este Comité dio inició a tres (3) procesos de investigación por presunto incumplimiento de las obligaciones contenidas en los estatutos sociales, basados en hechos de presunta acreditación de fonogramas respecto de los cuales no son titulares, y la posible vinculación de socios sin la calidad de artistas, intérprete o ejecutante, partícipe en fijaciones fonográficas.
4. Aprobación pago distribuciones económicas realizadas durante el 2020 Previo al pago de cada una de las distribuciones económicas efectuadas por Acinpro y denominadas D-1, D-2 y D-3 de 2020, la Dirección de Innovación y Tecnología puso a disposición para su aprobación el proceso de distribución surtido, tanto para los socios artistas, intérpretes o ejecutantes, como para los productores fonográficos.
En los planes de distribución revisados se evidenciaron los valores de los cuales resultan ser acreedores cada uno de los socios (artistas y productores) por concepto del derecho patrimonial generado por el uso y comunicación pública de la música.
En idéntico sentido, este Comité recibió de parte de la Dirección Contable información de ingresos y gastos efectivos de la Asociación para cada uno de los periodos de distribución y surtidos con corte al mes de abril, agosto y diciembre de 2020, evidenciándose que los mismos se encontraban acordes a los parámetros legales y normas contables generalmente aceptadas.
Analizada la información recibida, se advierte por este Comité que los planes o procesos de distribución (D-1, D-2 y D-3 de 2020) se encontraban acordes a la ley, los estatutos y el reglamento de distribución, por lo que no se generaron objeciones o salvedades, impartiéndose aprobación al proceso surtido, procediendo la entidad con el posterior pago a cada uno de los socios y en los plazos establecidos y/o fijados desde la administración y el Consejo Directivo. Así las cosas, se genera un parte de tranquilidad a los miembros de la Asamblea y demás socios de la Entidad en cuanto a que el proceso de distribución se encuentra acorde a las normas que lo rigen, atendiendo siempre a la real y efectiva comunicación pública de la música reportada por los diferentes usuarios.
Importante traer en mención y recordar que el proceso de distribución se realiza por periodos de cuatro meses, lo que implica que en el año existen tres (3) periodos de cierre, los días 30 de abril, 31 de agosto y 31 de diciembre, fechas a partir de la cuales se inicia con el procesamiento de la información recibida, lo que puede tardar aproximadamente 30 días, razón por la cual el pago de la distribución siempre se realizará pasado un mes después del cierre de cada periodo.
Recomendaciones generadas por el Comité de Vigilancia
Este Comité, en actitud positiva y propositiva, siempre en procura de los intereses de todos los socios, ha generado diferentes recomendaciones a la Gerencia y al Consejo Directivo para su estudio:
1. Clasificación de los socios para el pago del Beneficio de Afiliación
De conformidad con los Estatutos Sociales actuales, los socios artistas, intérpretes o ejecutantes, ostentan las categorías de Administrados y Adherentes, sin embargo, al momento de surtirse el proceso de distribución del Beneficio de Afiliación, se generan las siguientes subcategorías: Administrado Principal y Administrado Secundario, lo cual influye de manera notoria y significativa en el pago del beneficio económico en mención, toda vez que se tiene en cuenta la participación del artista ya sea en calidad de ejecutante o como voz principal.
Así las cosas, a fin de permitir que para aquellos artistas que también tienen participación en los fonogramas con voz principal, se permita que, una vez cumplido ciertos requisitos (que pueden ir asociados a la cantidad de temas musicales en los cuales haya intervenido con voz principal), se le distribuya el Beneficio de Afiliación como Administrado Principal.
Este Comité comprende que en la actualidad, de conformidad con lo estatutos sociales, exclusivamente existen las categorías de Administrados y Adherentes y que los requisitos para cambiar de categoría son los allí enunciados y, por tanto, lo que se pretende no es la posibilidad de cambio de categoría, sino los criterios para valorar cuándo a un socio se le paga el Beneficio de Afiliación, teniendo en cuenta su participación como voz principal, y cuándo, exclusivamente, por su participación como ejecutante. Así las cosas, se propuso al Consejo Directivo analizar lo planteado a fin de que consideren la posibilidad de ajustar el reglamento, respetando las consideraciones y criterios que bien tengan como ente facultado estatutariamente para generar los reglamentos que rigen al interior de la Asociación y así determinar los límites y/o parámetros frente a los ajustes propuestos por este Comité.
2. Mejora y ampliación del monitoreo
Desde el Comité se han planteado, de manera respetuosa y con el ánimo de ser participativos y propositivos en el proceso de distribución, algunas sugerencias referentes a la necesidad de ampliar la cobertura en el proceso de monitoreo, tanto para emisoras como para establecimientos de comercio a través de la OSA, de manera que se logre mejorar la muestra y por ende el proceso de distribución.
Reiteramos lo manifestado en diferentes oportunidades y escenarios. Este es un Comité que ha tenido como objetivo trabajar de forma activa y participativa apoyando el perfeccionamiento de los procesos de la Entidad, procurando siempre la conservación de la institucionalidad y el beneficio general para los asociados.
R